Wie benutze ich SharePoint als Datenbank?

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, eine Datenbank in SharePoint zu erstellen, sind Sie am richtigen Ort gekommen. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie SharePoint als Datenbank verwendet werden, die Vorteile, die dies tun, und welche Schritte erforderlich sind, um loszulegen. Mit SharePoint können Sie eine leistungsstarke Datenbank erstellen, mit der Sie Informationen speichern und verwalten, Prozesse automatisieren und Daten sicher mit Kollegen teilen können. Wir werden all diese Funktionen untersuchen, damit Sie SharePoint als Datenbank optimal nutzen können.

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So verwenden Sie SharePoint als Datenbank

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool zum Verwalten und Organisieren von Daten. Es kann als Datenbank verwendet werden, um Informationen mit Kollegen oder Kunden zu speichern und auszutauschen. SharePoint ist eine vielseitige Plattform, mit der Benutzer ihre Erfahrung anpassen, Daten verfolgen und verwalten und mit anderen Benutzern zusammenarbeiten können.

Die Verwendung von SharePoint als Datenbank bietet viele Vorteile. Es ist einfach eingerichtet, erfordert keine zusätzliche Hardware oder Software und ist sehr sicher. Es bietet auch eine flexible Zugriffskontrolle, mit der Benutzer steuern können, wer auf Daten zugreifen und bearbeiten kann. Darüber hinaus kann SharePoint verwendet werden, um Daten aus mehreren Quellen zu speichern, zu aktualisieren und zu melden. Alle diese Funktionen machen SharePoint für Unternehmen, die eine sichere, zuverlässige Datenspeicherung und -verwaltungslösung benötigen, eine gute Wahl.

Die folgende Anleitung enthält schrittweise Anweisungen zur Verwendung von SharePoint als Datenbank. Wir werden die Umgebung einrichten, die Datenbank erstellen und Daten verwalten und zugreifen.

Einrichten der Umgebung

Bevor Sie SharePoint als Datenbank verwenden können, müssen Sie die Umgebung einrichten. Dazu gehört das Erstellen einer SharePoint -Site, das Hinzufügen von Benutzern und das Konfigurieren der Zugriffskontrolle. Hier sind die Schritte, die Sie folgen müssen:

Schritt 1: Erstellen Sie eine SharePoint -Site

Der erste Schritt besteht darin, eine SharePoint -Site zu erstellen. Dies kann durch Anmeldung in das SharePoint -Portal und die Auswahl der Option "Site erstellen" durchgeführt werden. Von dort aus werden Sie gebeten, einen Namen für die Website einzugeben, eine Vorlage auszuwählen und die Sicherheitseinstellungen auszuwählen.

Schritt 2: Benutzer hinzufügen

Sobald die SharePoint -Website erstellt wurde, müssen Benutzer hinzugefügt werden. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Personen und Gruppen“ und Auswahl der Option „Neue“ durchgeführt werden. Von dort aus werden Sie aufgefordert, die E -Mail -Adresse des Benutzers einzugeben und ihnen eine Rolle zuzuweisen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie die Zugriffskontrolle

Der letzte Schritt besteht darin, die Zugriffskontrolle zu konfigurieren. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Berechtigungen“ und Auswahl der Option "Berechtigungen verwalten" erfolgen. Von dort aus können Sie benutzerdefinierte Rollen erstellen und Benutzern diesen Rollen zuweisen.

Erstellen der Datenbank

Sobald die Umgebung eingerichtet wurde, können Sie die Datenbank erstellen. Dies kann durch Navigieren zur Seite "Listen und Bibliotheken" und der Auswahl der Option "Erstellen" erfolgen. Von dort aus werden Sie aufgefordert, einen Namen für die Datenbank einzugeben und eine Vorlage auszuwählen.

Schritt 1: Wählen Sie eine Vorlage aus

Der erste Schritt besteht darin, eine Vorlage auszuwählen. SharePoint bietet eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Datenbanken erstellt werden können. Sie können aus einer Liste, Bibliothek, Dokumentenbibliothek, Umfrage, Kalender oder Kontaktliste auswählen.

Schritt 2: Erstellen Sie die Datenbank

Sobald eine Vorlage ausgewählt wurde, können Sie die Datenbank erstellen. Dies kann durch Eingeben eines Namens, einer Beschreibung und anderer relevanter Informationen erfolgen. Sie können auch benutzerdefinierte Felder einrichten und die Datenbankeinstellungen konfigurieren.

Schritt 3: Sicherheit einrichten

Der letzte Schritt besteht darin, Sicherheit einzurichten. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Berechtigungen“ und Auswahl der Option "Berechtigungen verwalten" erfolgen. Von dort aus können Sie benutzerdefinierte Rollen erstellen und Benutzern diesen Rollen zuweisen.

Verwalten und Zugriff auf Daten

Sobald die Datenbank erstellt wurde, können Sie mit dem Verwalten und Zugriff auf Daten beginnen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Listen und Bibliotheken“ und Auswahl der entsprechenden Datenbank erfolgen. Von dort aus können Sie Daten hinzufügen, bearbeiten und löschen. Sie können auch nach Daten suchen, Warnungen einrichten und Berichte erstellen.

Schritt 1: Daten hinzufügen

Der erste Schritt besteht darin, Daten hinzuzufügen. Dies kann durch die Auswahl der Option „Hinzufügen“ und Eingabe der gewünschten Daten erfolgen. Sie können auch Daten aus einer externen Quelle wie einer Excel -Datei importieren.

Schritt 2: Daten bearbeiten

Sobald Daten hinzugefügt wurden, können Sie diese bearbeiten, indem Sie den entsprechenden Datensatz auswählen und die gewünschten Änderungen vornehmen. Sie können auch Datensätze löschen oder als schreibgeschützt markieren, um weitere Änderungen zu verhindern.

Schritt 3: Suche nach Daten

Sie können auch nach Daten suchen, indem Sie im Suchfeld Schlüsselwörter oder Phrasen eingeben. Dadurch werden alle Datensätze zurückgegeben, die den Suchkriterien entsprechen. Sie können auch Warnungen einrichten, um Sie zu benachrichtigen, wenn neue Daten hinzugefügt oder aktualisiert wurden.

Schritt 4: Berichte generieren

Schließlich können Sie Berichte aus den in der Datenbank gespeicherten Daten erstellen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Berichte“ und Auswahl des gewünschten Berichtstyps erfolgen. Von dort aus können Sie die Berichtsdaten filtern, sortieren und exportieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde und die Funktionen vieler verschiedener Software-Arten zu einer einzigen Plattform kombiniert. Es wird für Intranet- und Content -Management, Zusammenarbeit und Dokumentenspeicher und -abruf verwendet. SharePoint kann auch zum Erstellen benutzerdefinierter Datenbanken verwendet werden, mit denen Daten gespeichert und verwaltet werden können.

Wie benutze ich SharePoint als Datenbank?

Die Verwendung von SharePoint als Datenbank erfordert einige Schritte. Zunächst müssen Sie eine benutzerdefinierte Liste in SharePoint erstellen, die als Datenbank dient. Anschließend müssen Sie der Liste Spalten hinzufügen, die als Felder in der Datenbank dienen. Schließlich müssen Sie der Liste Daten hinzufügen, die in der Datenbank gespeichert werden. Sobald die Daten eingegeben wurden, können Sie die integrierte Suchfunktion von SharePoint verwenden, um bestimmte Datensätze zu finden.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint als Datenbank?

Die Verwendung von SharePoint als Datenbank bietet eine Reihe von Vorteilen. Erstens ist es einfach zu verwenden und zu konfigurieren, was es ideal für Unternehmen aller Größen macht. Zweitens ist es sicher und zuverlässig, was bedeutet, dass Ihre Daten immer sicher sind. Drittens bietet SharePoint leistungsstarke Suchfunktionen, die es einfach erleichtern, spezifische Datensätze in der Datenbank zu finden. Schließlich kann SharePoint in andere Anwendungen und Dienste integriert werden, was effizientere Prozesse ermöglicht.

Was sind die Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint als Datenbank?

Während SharePoint eine leistungsstarke Datenbankplattform ist, hat sie einige Einschränkungen. Erstens ist SharePoint nicht so leistungsfähig wie andere Datenbanksoftware wie Microsoft Access oder Oracle. Zweitens sind SharePoint-Datenbanken auf maximal 5.000 Elemente pro Liste beschränkt, sodass sie möglicherweise nicht für die Datenspeicherung in großem Maßstab geeignet sind. Drittens sind SharePoint -Datenbanken auf maximal 8 Spalten pro Ansicht beschränkt, was ihre Nützlichkeit für komplexe Abfragen einschränken kann.

Wie stelle ich sicher, dass meine SharePoint -Datenbank sicher ist?

Um sicherzustellen, dass Ihre SharePoint -Datenbank sicher ist, müssen Sie die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen anwenden. Zunächst sollten Sie für jeden Benutzer, der Zugriff auf die Datenbank hat, einen eindeutigen Benutzernamen und ein eindeutiges Kennwort erstellen. Zweitens sollten Sie den Zugriff auf bestimmte Benutzer und Gruppen einschränken. Drittens sollten Sie Verschlüsselung verwenden, um sensible Daten zu schützen. Schließlich sollten Sie im Falle eines Datenverlusts Sicherungskopien der Datenbank erstellen.

Die Verwendung von SharePoint als Datenbank bietet eine Reihe von Vorteilen, von der Bereitstellung einer sicheren und zentralisierten Datenbankstruktur bis hin zur Vereinfachung der Zusammenarbeit und der Freigabe von Informationen zwischen Teams und Abteilungen. SharePoint ist ein leistungsstarkes und vielseitiges Tool zur Verwaltung und Analyse von Daten und kann verwendet werden, um maßgeschneiderte und benutzerfreundliche Datenbanklösungen zu erstellen, auf die alle mit den erforderlichen Berechtigungen zugegriffen werden können. Mit der richtigen Einrichtung und Konfiguration kann die Datenbankverwaltung in SharePoint eine leistungsstarke und kostengünstige Möglichkeit sein, Ihre Daten zu verwalten.