Wie erstelle ich eine freigegebene Excel -Datei in SharePoint?

Das Erstellen einer Excel -Datei in SharePoint kann eine nützliche Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team Zugriff auf dasselbe Dokument hat, unabhängig davon, wo sie sich befinden. In diesem Handbuch wird angezeigt, wie Sie eine gemeinsam genutzte Excel -Datei in SharePoint erstellen, sowie die Vorteile der Verwendung dieses Systems. Mit diesem Leitfaden können Sie die Vorteile des Austauschs einer Excel -Datei in SharePoint nutzen und die einfachen Schritte lernen, um dies zu erreichen.

Erstellen einer gemeinsam genutzten Excel -Datei in SharePoint: Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine freigegebene Excel -Datei in SharePoint zu erstellen:

Öffnen Sie SharePoint in Ihrem Webbrowser.
Wählen Sie die Bibliothek, in der Sie die Datei speichern möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Upload Upload, um die Excel -Datei hochzuladen.
Sobald die Datei hochgeladen ist, klicken Sie auf sie, um sie zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte "Datei" und wählen Sie Freigabe.
Geben Sie die Namen der Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten.
Wählen Sie die Ebene des Zugriffs, die Sie ihnen geben möchten.
Klicken Sie auf Freigabe, um fertig zu werden.

SharePoint ist ein leistungsstarkes Cloud-basierter Collaboration-Tool, mit dem Unternehmen Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere digitale Assets aufbewahren, zugreifen und zusammenarbeiten können. Viele Unternehmen verwenden SharePoint, um ihre Daten und Dokumente in der Cloud zu hosten, und es ist ein hervorragendes Instrument, um Excel -Tabellen mit Kollegen und externen Partnern zu teilen.

Das Erstellen einer gemeinsam genutzten Excel -Datei in SharePoint ist einfach und unkompliziert und erfordert nur wenige einfache Schritte. In diesem Artikel werden wir genau erklären, wie es geht.

Schritt 1: Laden Sie die Excel -Datei in SharePoint hoch

Der erste Schritt zum Erstellen einer gemeinsam genutzten Excel -Datei in SharePoint besteht darin, die Datei auf die SharePoint -Site hochzuladen. Dazu müssen Sie sich in Ihrem SharePoint -Konto anmelden und zur Dokumentbibliothek navigieren, in der Sie die Datei speichern möchten. Sobald Sie sich in der Dokumentbibliothek befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" und wählen Sie die Excel -Datei von Ihrem Computer aus.

Sobald die Datei hochgeladen ist, können Sie ihr einen Namen geben und zusätzliche Informationen hinzufügen, die Sie über die Datei speichern möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern" und die Datei wird auf die SharePoint -Site hochgeladen.

Schritt 2: Setzen Sie Sicherheit und Berechtigungen

Sobald die Datei auf SharePoint hochgeladen ist, besteht der nächste Schritt darin, die Sicherheit und Berechtigungen für die Datei festzulegen. Dies bestimmt, wer auf die Datei zugreifen kann und was sie damit machen können. Um die Sicherheit und Berechtigungen festzulegen, klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Einstellungen" und wählen Sie "Berechtigungen" aus.

Von hier aus können Sie die Berechtigungen für die Datei festlegen. Sie können beispielsweise die Datei „öffentlich“ machen, damit jeder mit dem Link darauf zugreifen kann oder sie privat machen und den Zugriff auf bestimmte Personen einschränken kann. Sie können auch spezifische Berechtigungsstufen wie „Lesen“ oder „Bearbeiten“ für verschiedene Benutzer oder Gruppen festlegen.

Schritt 3: Teilen Sie die Excel -Datei frei

Sobald die Sicherheit und die Berechtigungen festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, die Excel -Datei zu teilen. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Teilen“ und geben Sie die E -Mail -Adressen der Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, um zu erklären, warum Sie die Datei teilen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Senden" und die Datei wird mit den von Ihnen angegebenen Personen freigegeben. Sie erhalten eine E -Mail mit einem Link zur Datei und können mit ihrem SharePoint -Konto darauf zugreifen.

Schritt 4: Dateibenachrichtigungen festlegen

Sobald die Excel -Datei freigegeben wurde, besteht der nächste Schritt darin, Dateibenachrichtigungen festzulegen. Auf diese Weise können Sie benachrichtigt werden, wenn jemand Änderungen an der Datei vornimmt. Klicken Sie zum Festlegen von Dateibenachrichtigungen in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Einstellungen" und wählen Sie "Warnungen" aus.

Von hier aus können Sie auswählen, welche Arten von Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Beispielsweise können Sie benachrichtigt werden, wenn die Datei geändert wird, wenn jemand die Datei kommentiert oder wenn jemand eine neue Version erstellt. Sobald die Benachrichtigungen festgelegt sind, werden Sie alarmiert, wenn jemand Änderungen an der Datei vornimmt.

Schritt 5: Arbeiten Sie in der Excel -Datei zusammen

Der letzte Schritt ist die Zusammenarbeit mit der Excel -Datei. SharePoint erleichtert die Zusammenarbeit mit Dateien in Echtzeit. Klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Kollaboration“ auf die Schaltfläche „Kollaboration“ und wählen Sie "im Browser bearbeiten".

Dadurch wird die Excel-Datei im Browser geöffnet, und Sie und Ihre Mitarbeiter können in Echtzeit Änderungen an der Datei vornehmen. Sie können auch im Chat -Fenster miteinander chatten, und alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Schritt 6: Laden Sie die Excel -Datei herunter

Wenn Sie mit der Zusammenarbeit in der Excel -Datei fertig sind, können Sie sie auf Ihren Computer herunterladen. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Download" und wählen Sie "Download als Excel". Dadurch wird die Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, und Sie können sie dann nach Belieben verwenden.

Schritt 7: Versionskontrolle verwalten

SharePoint erleichtert es auch einfach, die Versionskontrolle für die Excel -Datei zu verwalten. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Einstellungen" und wählen Sie "Versionsverlauf". Dadurch wird eine Liste aller Versionen der Datei geöffnet und Sie können die Änderungen anzeigen, die im Laufe der Zeit an der Datei vorgenommen wurden.

Sie können auch eine frühere Version der Datei wiederherstellen, wenn Sie müssen. Wählen Sie dazu die Version, die Sie wiederherstellen möchten, klicken, klicken Sie auf "Wiederherstellen", und die Version wird in den vorherigen Status wiederhergestellt.

Schritt 8: Löschen Sie die Excel -Datei

Wenn Sie mit der Excel -Datei fertig arbeiten, können Sie sie aus SharePoint löschen. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Einstellungen" und wählen Sie "Löschen". Dadurch wird die Datei dauerhaft von der SharePoint -Site gelöscht und nicht mehr zum Anzeigen oder Download verfügbar sein.

Schritt 9: Speicherplatz verwalten

Wenn Sie mit der Verwaltung der Excel -Datei fertig sind, können Sie Ihren Speicherplatz verwalten, um sicherzustellen, dass Sie über genügend Speicherplatz für alle Ihre Dateien verfügen. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Speicher" und wählen Sie "Speicher verwalten".

Von hier aus können Sie die Menge an Speicherplatz und die Menge des Speicherplatzes anzeigen, die Sie hinterlassen haben. Sie können auch Dateien löschen, die Sie nicht mehr für den Speicherplatz freilegen müssen.

Schritt 10: Dateiaktivität überwachen

Schließlich können Sie Dateiaktivitäten überwachen, um sicherzustellen, dass auf Ihre Dateien zugegriffen und angemessen verwendet werden. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Aktivität" und wählen Sie "Monitor". Dies zeigt Ihnen, wer auf die Datei zugegriffen hat und wann sowie alle Änderungen an der Datei vorgenommen wurden.

Sie können auch feststellen, dass Benachrichtigungen benachrichtigt werden, wenn jemand auf die Datei zugreift oder Änderungen daran vornimmt. Auf diese Weise können Sie den Überblick über den Zugriff auf die Datei und das, was sie damit machen, verfolgen.