Wie erstelle ich eine Kategorie in SharePoint?

Das Erstellen einer Kategorie in SharePoint kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit der richtigen Anleitung und dem richtigen Know-how kann es eine Brise sein. In diesem Artikel bieten wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Kategorie in SharePoint. Mit diesem Handbuch lernen Sie die wesentlichen Schritte zum Erstellen einer Kategorie aus, von der Definition des Umfangs der Kategorie bis hin zur Einrichtung von Benutzerberechtigungen. Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie Ihre Kategorie effektiver und effizienter gestalten können. Mit diesem Handbuch können Sie schnell und einfach eine Kategorie in SharePoint erstellen.

Wie erstelle ich eine Kategorie in SharePoint?

Die Fähigkeit, Kategorien zu erstellen und Inhalte in SharePoint zu organisieren, ist für Unternehmen, die große Mengen an Informationen speichern und verwalten müssen, von wesentlicher Bedeutung. Kategorien können den Benutzern schnell und einfach helfen, die von ihnen benötigten Informationen zu finden. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine Kategorie in SharePoint und die Vorteile dazu erstellen.

Was ist eine Kategorie in SharePoint?

Eine Kategorie in SharePoint ist eine Möglichkeit, Inhalte und Dokumente in Gruppen zu organisieren. Kategorien werden erstellt, indem jedem Element oder Dokument ein einzelnes Wort oder eine Phrase hinzugefügt wird, mit der dann Inhalte gefiltert und gesucht werden können. Wenn Sie beispielsweise eine Liste von Dokumenten im Zusammenhang mit „Verkauf“ haben, können Sie eine Kategorie namens „Verkäufe“ erstellen und alle Dokumente hinzufügen. Sie können dann die Kategorie "Verkauf" verwenden, um Dokumente im Zusammenhang mit Verkäufen zu filtern und zu suchen.

Warum Kategorien in SharePoint verwenden?

Kategorien sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Inhalte in SharePoint zu organisieren und zu verwalten. Durch die Verwendung von Kategorien können Benutzer leicht die Dokumente, Bilder und andere Inhalte finden, die sie benötigen. Darüber hinaus können Benutzer mit SharePoint benutzerdefinierte Kategorien erstellen und Dokumenten und anderen Inhalten zuweisen. Dies erleichtert den Benutzern die Suche und Zugriff auf die spezifischen Inhalte, die sie benötigen.

Wie erstelle ich eine Kategorie in SharePoint?

Um eine Kategorie in SharePoint zu erstellen, öffnen Sie zunächst die SharePoint -Bibliothek, in der Sie die Kategorie hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Spalte hinzufügen" und wählen Sie aus der Liste der Spaltentypen "Auswahl". Geben Sie anschließend die Werte für die Kategorie im Feld "Auswahl" ein und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Wie kann ich Inhalt in SharePoint eine Kategorie zuweisen?

Öffnen Sie zuerst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird, zuerst eine Kategorie zuzuweisen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten" und wählen Sie den Inhalt aus, zu dem Sie die Kategorie hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Eigenschaften bearbeiten bearbeiten“ und wählen Sie die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Verwenden von Kategorien zur Suche und Filterung in SharePoint

Kategorien können verwendet werden, um Inhalte in SharePoint zu durchsuchen und zu filtern. Öffnen Sie zuerst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird, zuerst nach Inhalten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Filter" und wählen Sie die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche "Anwenden" anwenden, um in der ausgewählten Kategorie nach Inhalten zu suchen.

Verwenden von Kategorien, um Ansichten in SharePoint zu erstellen

Kategorien können verwendet werden, um benutzerdefinierte Ansichten in SharePoint zu erstellen. Öffnen Sie zum Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht mit Kategorien zunächst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Ansicht erstellen" und wählen Sie die Option "nach Kategorie". Wählen Sie anschließend die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Ansicht zu speichern.

Verwenden Sie Kategorien, um das Listenlayout in SharePoint anzupassen

Kategorien können verwendet werden, um das Layout einer Liste in SharePoint anzupassen. Öffnen Sie zum Anpassen des Layouts einer Liste mit den Kategorien zunächst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Layout bearbeiten" und wählen Sie die Option "Nach Kategorie". Wählen Sie anschließend die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Verwenden von Kategorien, um Inhalte mit externen Benutzern in SharePoint zu teilen

Kategorien können verwendet werden, um Inhalte mit externen Benutzern in SharePoint zu teilen. Öffnen Sie zuerst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird, zuerst Inhalte mithilfe von Kategorien frei. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Teilen" und wählen Sie die Option "nach Kategorie". Wählen Sie anschließend die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus und geben Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers ein. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche "Senden", um den Inhalt zu teilen.

Verständnis der Sicherheitseinstellungen für Kategorien in SharePoint

Beim Erstellen von Kategorien in SharePoint ist es wichtig, die Sicherheitseinstellungen für die Kategorien zu verstehen. Mit SharePoint können Benutzer steuern, die in einer bestimmten Kategorie auf Inhalte zugreifen können. Öffnen Sie zum Konfigurieren der Sicherheitseinstellungen für eine Kategorie zuerst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Berechtigungen verwalten“ und wählen Sie die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Berechtigungen verwalten“, um die Sicherheitseinstellungen für die Kategorie zu konfigurieren.

Verwenden von Kategorien zum Verwalten von Zugriff auf Inhalte in SharePoint

Kategorien können verwendet werden, um den Zugriff auf Inhalte in SharePoint zu verwalten. Öffnen Sie zum Verwalten von Zugriff auf Inhalte mithilfe von Kategorien zunächst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zugriff verwalten" und wählen Sie die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus. Wählen Sie anschließend die Benutzer oder Gruppen aus, die Zugriff auf den Inhalt haben sollten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „OK“, um die Änderungen anzuwenden.

Verwenden von Kategorien, um Spalten automatisch in SharePoint zu erstellen

Kategorien können verwendet werden, um Spalten in SharePoint automatisch zu erstellen. Öffnen Sie zum Erstellen von Spalten mit Kategorien zunächst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Spalten hinzufügen" und wählen Sie die Option "nach Kategorie". Wählen Sie anschließend die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Verwenden von Kategorien zum Exportieren von Inhalten von SharePoint

Kategorien können verwendet werden, um Inhalte aus SharePoint zu exportieren. Öffnen Sie zum Exportieren von Inhalten mit Kategorien zunächst die Bibliothek, in der der Inhalt gespeichert wird. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Exportieren" und wählen Sie die Option "nach Kategorie". Wählen Sie anschließend die Kategorie aus der Liste der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Speichern“, um den exportierten Inhalt zu speichern.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde, mit der Unternehmen Websites, Dokumente und andere Inhalte erstellen und verwalten können. Es bietet einen kollaborativen Arbeitsbereich für Teams, um zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Es wird auch verwendet, um Daten an einem sicheren, zentralisierten Ort zu speichern, zu organisieren und zuzugreifen.

SharePoint wird in vielen Branchen verwendet, von der Gesundheitsversorgung über Finanzierung bis hin zur Bildung, zum Erstellen und Verwalten von Websites, Dokumenten und anderen Inhalten. Es wird auch für das Projektmanagement, das Dokumentenmanagement und das Unternehmensmanagement für Unternehmen verwendet.

Wie erstelle ich eine Kategorie in SharePoint?

Das Erstellen einer Kategorie in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie zur Seite "Site -Einstellungen" wechseln und die Option "Kategorien" auswählen. Klicken Sie auf der Seite Kategorien auf die Schaltfläche „Neu“, geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Kategorie ein und klicken Sie auf "OK".

Sobald die Kategorie erstellt wurde, wird sie in der Liste der Kategorien auf der Seite "Site -Einstellungen" angezeigt. Sie können dann Elemente zur Kategorie hinzufügen, indem Sie die Elemente auswählen, auf die Schaltfläche „Kategorisieren“ klicken und die entsprechende Kategorie auswählen. Sobald die Elemente in die Kategorie hinzugefügt wurden, werden sie in der Liste der Elemente angezeigt, die der Kategorie zugeordnet sind.

Welche Arten von Elementen können einer Kategorie in SharePoint hinzugefügt werden?

SharePoint -Kategorien können verschiedene Elemente enthalten, einschließlich Dokumente, Bilder, Videos, Webseiten und Listen. Die Elemente können in der Kategorie organisiert und unterschiedliche Berechtigungsstufen zugewiesen werden. Beispielsweise kann eine Kategorie eingerichtet werden, damit nur bestimmte Benutzer die darin enthaltenen Elemente anzeigen oder bearbeiten können.

Beim Erstellen einer Kategorie in SharePoint können Sie den Elementen auch Metadaten hinzufügen. Durch das Hinzufügen von Metadaten können Sie die Artikel erleichtern, nach denen Sie suchen und finden können. Dies kann nützlich sein, um große Mengen an Inhalten zu organisieren und die Suche nach den benötigten Elementen zu vereinfachen.

Sind Kategorien in SharePoint privat?

SharePoint -Kategorien sind standardmäßig nicht privat. Sie können jedoch Kategorien als privat einrichten, was bedeutet, dass nur bestimmte Benutzer die Elemente in der Kategorie anzeigen oder bearbeiten können. Um eine Kategorie als privat einzurichten, müssen Sie zur Seite der Kategorieeinstellungen wechseln und die Option „Private erstellen“ auswählen.

Sobald die Kategorie auf privat festgelegt wurde, können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen die Elemente in der Kategorie angezeigt werden. Sie können die Kategorie auch einrichten, damit nur bestimmte Benutzer die Elemente anzeigen oder allen Benutzern die Anzeigen der Elemente ermöglichen.

Kann ich meiner Kategorie in SharePoint eine Beschreibung hinzufügen?

Ja, Sie können Ihrer Kategorie in SharePoint eine Beschreibung hinzufügen. Wenn Sie eine Kategorie erstellen, werden Sie aufgefordert, einen Namen und eine Beschreibung einzugeben. Die Beschreibung wird in der Kategorieliste auf der Seite "Site -Einstellungen" angezeigt und kann nützlich sein, um zusätzliche Informationen über die Kategorie bereitzustellen.

Die Beschreibung kann eine Vielzahl von Informationen enthalten, z. B. welche Art von Elementen die Kategorie enthält, die die Elemente in der Kategorie und alle anderen relevanten Informationen anzeigen können. Dies kann es den Benutzern erleichtern, die von ihnen gesuchten Elemente zu ermitteln und zusätzlichen Kontext und Klarheit zu liefern.

Das Erstellen einer Kategorie in SharePoint kann eine effektive Möglichkeit sein, Informationen zu organisieren und das Finden zu erleichtern. Mit der richtigen Einrichtung und Überlegung können Sie eine Kategorie erstellen, die sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Benutzer nützlich und vorteilhaft ist. Unter Berücksichtigung der Bedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Benutzer können Sie eine Kategorie in SharePoint erstellen, mit der die Effizienz und Zufriedenheit maximiert werden. Mit den richtigen Schritten und der richtigen Planung können Sie eine Kategorie in SharePoint erstellen, die effektiv und vorteilhaft ist.