Wie erstelle ich eine private Gruppe in SharePoint?

Die Erstellung einer privaten Gruppe in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente auszutauschen, an Projekten zusammenzuarbeiten und Informationen vertraulich zu halten. Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftsinhaber, ein Freiberufler oder ein Schüler sind, hilft Ihnen, Ihren digitalen Arbeitsbereich effektiver zu verwalten, wie Sie eine private Gruppe in SharePoint erstellen. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Schritte zum Erstellen einer privaten SharePoint -Gruppe und diskutieren dann die Vorteile der Verwendung dieser Funktion. Fangen wir an!

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Wie erstelle ich eine private Gruppe in SharePoint?

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für Zusammenarbeit und Kommunikation, das von vielen Organisationen verwendet wird. Dort können Benutzer Dateien speichern, Dokumente freigeben und benutzerdefinierte Anwendungen erstellen. Eine der nützlichsten Funktionen von SharePoint ist die Fähigkeit, private Gruppen zu erstellen. Eine private Gruppe ist ein geschlossener Bereich für die Zusammenarbeit, in dem nur Mitglieder auf Inhalte zugreifen und sie anzeigen und kommunizieren können.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Site -Sammlung

Der erste Schritt bei der Erstellung einer privaten Gruppe in SharePoint besteht darin, eine Site -Sammlung zu erstellen. Eine Site -Sammlung ist eine Gruppe von Websites, die die gleichen Berechtigungen, Inhalte und Struktur teilen. Um eine Site -Sammlung zu erstellen, müssen Sie Zugriff auf das SharePoint Administration Center haben. Wählen Sie im Administrationszentrum die Option „Site -Sammlung erstellen“ aus und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Sobald die Site -Sammlung erstellt wurde, können Sie den Mitgliedern der Gruppe Berechtigungen zuweisen.

Schritt 2: Erstellen einer Website

Der nächste Schritt besteht darin, eine Site innerhalb der Site -Sammlung zu erstellen. Eine Website ist ein Ort, an dem Benutzer zusammenarbeiten, Dokumente speichern, Informationen teilen und Anwendungen erstellen können. Um eine Site zu erstellen, wählen Sie zunächst die Option "Site erstellen" im SharePoint Administration Center aus. Geben Sie dann die erforderlichen Informationen wie den Namen der Website und die Beschreibung ein. Sobald die Website erstellt wurde, können Sie den Mitgliedern der Gruppe Berechtigungen zuweisen.

Schritt 3: Berechtigungen zuweisen

Der letzte Schritt besteht darin, den Mitgliedern der Gruppe Berechtigungen zuzuweisen. Berechtigungen können einzelnen Benutzern, Gruppen oder der gesamten Site -Sammlung zugewiesen werden. Um Berechtigungen zuzuweisen, wählen Sie die Option „Berechtigungen verwalten“ im SharePoint -Verwaltungszentrum. Wählen Sie dann die Benutzer oder Gruppen aus, die Sie zugreifen möchten, und weisen Sie die entsprechenden Berechtigungen zu. Klicken Sie nach Abschluss auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Schritt 4: Inhalte erstellen

Sobald die Berechtigungen zugewiesen sind, können die Mitglieder der Gruppe Inhalte erstellen. Der Inhalt umfasst Dokumente, Diskussionen, Listen, Kalender und mehr. Um Inhalte zu erstellen, wählen Sie die Option „Inhalt erstellen“ im SharePoint Administration Center. Wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, den Sie erstellen möchten, z. B. ein Dokument, eine Liste oder eine Diskussion. Sobald der Inhalt erstellt wurde, kann er mit den Mitgliedern der Gruppe geteilt werden.

Schritt 5: Inhalt teilen

Der letzte Schritt besteht darin, den Inhalt mit den Mitgliedern der Gruppe zu teilen. Um Inhalte zu teilen, wählen Sie die Option „Freigabe“ im SharePoint Administration Center. Geben Sie dann die Namen oder E -Mail -Adressen der Gruppe der Gruppe ein und wählen Sie die Berechtigungen aus, die Sie geben möchten. Klicken Sie nach Abschluss auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Schritt 6: Aktivität überwachen

Sobald die Gruppe erstellt wurde, können Sie die Aktivität der Gruppe überwachen. Um die Aktivität zu überwachen, wählen Sie die Option „Monitor“ im SharePoint -Administrationszentrum. Wählen Sie dann die Art der Aktivität aus, die Sie überwachen möchten, z. B. Änderungen des Inhalts oder wer auf die Gruppe zugreift. Klicken Sie nach Abschluss auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Schritt 7: Einstellungen anpassen

Der letzte Schritt besteht darin, die Einstellungen der Gruppe anzupassen. Um Einstellungen anzupassen, wählen Sie die Option „Einstellungen“ im SharePoint Administration Center aus. Wählen Sie dann die Einstellungen aus, die Sie anpassen möchten, z. B. wer können den Inhalt anzeigen oder wer den Inhalt bearbeiten kann. Klicken Sie nach Abschluss auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Abschluss

Das Erstellen einer privaten Gruppe in SharePoint ist eine einfache und effektive Möglichkeit, zusammenzuarbeiten, Dokumente zu speichern und Informationen auszutauschen. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, können Sie problemlos eine private Gruppe in SharePoint erstellen und den Mitgliedern der Gruppe Berechtigungen zuweisen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Es wird verwendet, um Informationen von jedem Gerät von jedem Gerät zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zugreifen zu können. Es handelt sich um eine sichere, cloudbasierte Plattform, mit der Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten, Dateien speichern und Informationen innerhalb und außerhalb der Organisation austauschen können.

SharePoint integriert sich auch in andere Microsoft -Produkte wie Office 365, um den Benutzern eine einzige Plattform zu bieten, um alle ihre Arbeitsdokumente zuzugreifen und zusammenzuarbeiten.

Wie erstelle ich eine private Gruppe in SharePoint?

Das Erstellen einer privaten Gruppe in SharePoint ist einfach und unkompliziert. Navigieren Sie zunächst zur SharePoint -Site und klicken Sie im linken Navigationspanel auf „Gruppen“. Klicken Sie dann auf "Gruppe erstellen" und geben Sie den Gruppennamen und die Beschreibung ein. Wählen Sie als Nächstes die Option „Private Group“ aus und fügen Sie die Mitglieder hinzu, die Zugriff auf die Gruppe haben. Klicken Sie schließlich auf "Erstellen", um das Erstellen der Gruppe zu beenden.

Sobald die Gruppe erstellt wurde, können Sie der Gruppe Inhalte und Dateien hinzufügen und die Gruppenmitglieder verwalten. Sie können auch ein Diskussionsbehörde erstellen, Aufgaben zuweisen und Benachrichtigungen für Mitglieder einrichten. Auf diese Weise können Sie problemlos in einer sicheren und privaten Umgebung mit anderen zusammenarbeiten.

Was sind die Vorteile der Schaffung einer privaten Gruppe in SharePoint?

Die Erstellung einer privaten Gruppe in SharePoint bietet viele Vorteile. Sie können sensible Informationen mit nur autorisierten Mitgliedern sicher speichern und teilen. Dies stellt sicher, dass nur diejenigen, die die Erlaubnis haben, auf die Informationen zuzugreifen, dies tun können.

Darüber hinaus können die Mitglieder an Projekten in einer sicheren Umgebung zusammenarbeiten. Dies bedeutet, dass Dokumente und Dateien bearbeitet und geteilt werden können, ohne dass sie von nicht autorisierten Benutzern zugegriffen werden. Dies macht es ideal für Gruppen, die an vertraulichen Projekten arbeiten.

Welche Sicherheitsfunktionen bietet SharePoint?

SharePoint bietet eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, um die Sicherheit der in der Plattform gespeicherten Daten zu gewährleisten. Es verwendet die Verschlüsselungstechnologie, um sicherzustellen, dass die Daten sicher über das Internet übertragen werden. Darüber hinaus bietet es eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Daten zugreifen können, die auf der Plattform gespeichert sind.

Darüber hinaus bietet SharePoint auch Funktionen zur Prävention von Datenverlusten an, um sicherzustellen, dass sensible Daten nicht versehentlich an nicht autorisierte Benutzer weitergegeben werden. Es überwacht auch Benutzeraktivitäten und alarmiert Administratoren über verdächtige Aktivitäten. Dies hilft sicherzustellen, dass die auf der Plattform gespeicherten Daten sicher sind.

Wie verwalte ich die Mitglieder meiner privaten Gruppe in SharePoint?

Die Verwaltung der Mitglieder Ihrer privaten Gruppe in SharePoint ist einfach. Beim Erstellen der Gruppe können Sie Mitglieder hinzufügen, die Zugriff auf die Gruppe haben. Nachdem die Gruppe erstellt wurde, können Sie Mitglieder hinzufügen oder entfernen, indem Sie in die Registerkarte "Mitglieder" in der Gruppe gehen.

Sie können jedem Mitglied auch Rollen wie Eigentümer, Mitwirkender oder Leser zuweisen. Auf diese Weise können Sie angeben, welche Mitglieder Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Dateien haben und welche Art von Zugriff sie haben. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass nur die erforderlichen Mitglieder Zugriff auf den Inhalt der Gruppe haben.

Wie überwachte ich die Aktivitäten in meiner privaten Gruppe in SharePoint?

SharePoint bietet mehrere Funktionen an, mit denen Sie die Aktivitäten in Ihrer privaten Gruppe überwachen können. Sie können das Aktivitätsprotokoll anzeigen, um zu sehen, auf welche Mitglieder auf welche Dateien oder Dokumente zugegriffen haben. Darüber hinaus können Sie Benachrichtigungen einrichten, damit Sie über jede Aktivität in der Gruppe alarmiert werden.

Sie können auch die Analytics -Funktion verwenden, um Benutzeraktivitäten und Nutzungsmuster zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie feststellen, auf welche Benutzer auf welche Dokumente zugreifen und wie oft sie dies tun. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Gruppe als beabsichtigt verwendet wird und dass die in der Gruppe gespeicherten Daten sicher sind.

Die Erstellung einer privaten Gruppe in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, an Projekten zusammenzuarbeiten und Informationen sicher zu teilen. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie eine private Gruppe in SharePoint erstellen und sofort zusammenarbeiten. Überprüfen Sie einfach die Sicherheitseinstellungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Berechtigungen vorhanden sind, um die in Ihrer privaten Gruppe gespeicherten vertraulichen Informationen zu schützen. Mit den richtigen Einstellungen kann SharePoint eine unglaublich sichere und effiziente Plattform für die Zusammenarbeit sein.