Wie erstelle ich einen gemeinsam genutzten Ordner auf SharePoint?

Suchen Sie eine einfache und sichere Möglichkeit zum Zugriff auf und teilen Dateien mit Kollegen? SharePoint ist ein großartiges Tool für Unternehmen, da Sie problemlos gemeinsam genutzte Ordner erstellen und die Teamzusammenarbeit verwalten können. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Sie einen gemeinsam genutzten Ordner für SharePoint erstellen und die verschiedenen Vorteile der Nutzung dieser Plattform. Lesen Sie weiter, um mehr über SharePoint und wie man das Beste daraus macht.

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Wie erstelle ich einen gemeinsam genutzten Ordner auf SharePoint?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Dokumente und Daten mit anderen teilen können. Es ist ein großartiges Tool für Unternehmen, um alle ihre Dateien in einem zentralisierten Repository zu verwalten, zu speichern und zuzugreifen und gleichzeitig autorisierten Benutzern kontrollierten Zugriff zu bieten. Eine der wesentlichen Komponenten von SharePoint ist die Möglichkeit, gemeinsam genutzte Ordner zu erstellen und ihnen anderen Benutzern Zugriff zu gewähren. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Sie einen gemeinsam genutzten Ordner auf SharePoint erstellen.

Schritt 1: Melden Sie sich in SharePoint an

Der erste Schritt zum Erstellen eines freigegebenen Ordners auf SharePoint besteht darin, sich in Ihrem Konto anzumelden. Sie müssen Ihre E -Mail -Adresse und Ihr Passwort verwenden, um sich anzumelden. Sobald Sie sich angemeldet haben, sollten Sie die SharePoint -Startseite sehen. Von hier aus können Sie zum Ordner navigieren, in dem Sie den gemeinsam genutzten Ordner erstellen möchten.

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Ordner

Sobald Sie den Ordner navigiert haben, in dem Sie den gemeinsam genutzten Ordner erstellen möchten, müssen Sie einen neuen Ordner erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neue" und wählen Sie die Option "Ordner" aus. Sie werden dann aufgefordert, einen Namen für den Ordner einzugeben. Geben Sie den gewünschten Namen ein und klicken Sie auf "Erstellen", um den Ordner zu erstellen.

Schritt 3: Teilen Sie den Ordner

Nachdem Sie den Ordner erstellt haben, müssen Sie ihn mit anderen Benutzern weitergeben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie "Freigabe". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzer angeben können, die Zugriff auf den Ordner haben. Sie können den Ordner je nach Ihren Bedürfnissen entweder öffentlich oder privat machen. Sobald Sie die Benutzer angegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigabe“, um den Ordner zu teilen.

Schritt 4: Elemente in den Ordner hinzufügen

Sobald Sie den Ordner mit den gewünschten Benutzern geteilt haben, können Sie ihm Elemente hinzufügen. Ziehen Sie dazu einfach die Dateien und Ordner ab, die Sie in den gemeinsam genutzten Ordner aufnehmen möchten. Sie können auch die Option "Element hinzufügen" verwenden, um Elemente einzeln hinzuzufügen.

Schritt 5: Verwalten Sie Zugriffsberechtigungen

Der letzte Schritt besteht darin, die Zugriffsberechtigungen für den gemeinsam genutzten Ordner zu verwalten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie "Zugriffsberechtigungen verwalten". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie den Zugrifftyp auf jeden Benutzer oder die Gruppe in den Ordner angeben können. Sie können für jeden Benutzer oder jede Gruppe den Zugriff auf den Ordner zulassen oder verweigern.

Schritt 6: Zeigen Sie den gemeinsam genutzten Ordner an

Sobald Sie die oben genannten Schritte ausgeführt haben, können Sie jetzt den freigegebenen Ordner von jedem der Benutzer anzeigen, die darauf zugreifen. Melden Sie sich einfach in ihr SharePoint -Konto an und navigieren Sie zum Ordner. Der Ordner sollte sichtbar sein und in der Lage sein, den Inhalt des Ordners zu öffnen und anzusehen.

Schritt 7: Halten Sie den Ordner aktualisiert

Sobald Sie den gemeinsam genutzten Ordner erstellt haben, ist es wichtig, dass er auf dem neuesten Stand ist. Da der Ordner neue Dokumente und Dateien hinzugefügt werden, sollten Sie sicherstellen, dass sie an die anderen Benutzer gemeinsam genutzt werden, die Zugriff auf den Ordner haben. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat.

Schritt 8: Überwachen Sie die Aktivität im Ordner

Sie sollten auch die Aktivität im gemeinsamen Ordner überwachen, um sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Informationen nicht missbraucht oder unangemessen geteilt werden. Dazu können Sie die Aktivitätsüberwachungsfunktion von SharePoint verwenden, die Ihnen eine detaillierte Ansicht aller Aktivitäten im Ordner bietet.

Schritt 9: Erstellen Sie eine Sicherung des Ordners

Schließlich sollten Sie auch eine Sicherung des gemeinsam genutzten Ordners erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Ordner und seinen Inhalt im Falle eines Notfalls oder eines unerwarteten Datenverlusts wiederherstellen können. Um eine Sicherung des Ordners zu erstellen, können Sie die integrierte Sicherungsfunktion von SharePoint verwenden.

Schritt 10: Schließen Sie das Setup ab

Sobald Sie die oben genannten Schritte ausgeführt haben, können Sie jetzt die Einrichtung des gemeinsam genutzten Ordners abschließen. Zu diesem Zweck müssen Sie allen Benutzern Zugriff auf den Ordner zugreifen, die Zugriff benötigen. Sie können auch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten, um sicherzustellen, dass der freigegebene Ordner sicher ist.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein Cloud-basierter Dienst, der Unternehmen hilft, an Dokumenten, Aufgaben und anderen Informationen zusammenzuarbeiten und zusammenzuarbeiten. Es basiert auf Microsoft Office 365 und wird von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet. Mit SharePoint können Benutzer Dateien mit Kollegen, Partnern und Kunden speichern, organisieren und teilen. Es bietet auch Zugriff auf leistungsstarke Zusammenarbeits- und Kommunikationsinstrumente wie Diskussionsrettbretter, Umfragen und Webteile.

Mit SharePoint können Benutzer nicht nur Dokumente speichern und gemeinsam genutzt werden, sondern auch Websites, Kalender und andere Inhalte erstellen und verwaltet. Es soll den Benutzern helfen, ihre Daten und Dokumente zu organisieren und zu verwalten sowie mit Kollegen, Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten.

Wie erstelle ich einen gemeinsam genutzten Ordner auf SharePoint?

Das Erstellen eines gemeinsam genutzten Ordners auf SharePoint ist ein einfacher und unkomplizierter Prozess. Zunächst müssen Sie sich bei Ihrem SharePoint -Konto anmelden. Sobald Sie angemeldet sind, müssen Sie in die Bibliothek navigieren, in der Sie den gemeinsam genutzten Ordner erstellen möchten. Sie können dies tun, indem Sie auf der Registerkarte "Bibliotheken" auf der linken Seite der Seite klicken.

Sobald Sie sich in der Bibliothek befinden, müssen Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Neu“ klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie den Dateityp auswählen können, den Sie erstellen möchten. Wählen Sie "Ordner" und geben Sie dann einen Namen für den Ordner ein. Sobald Sie den Ordneramen eingegeben haben, klicken Sie auf "Erstellen", um den Ordner zu erstellen.

Wie kann ich dem gemeinsam genutzten Ordner Berechtigungen geben?

Sobald Sie den gemeinsam genutzten Ordner erstellt haben, müssen Sie ihm Berechtigungen zuweisen. Dazu müssen Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Berechtigungen" klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie auswählen können, wer Zugriff auf den Ordner haben soll. Sie können einzelnen Benutzern oder ganze Gruppen Berechtigungen zuweisen.

Sobald Sie die Benutzer oder Gruppen ausgewählt haben, die Zugriff auf den Ordner haben sollten, müssen Sie den Zugriffstyp auswählen, den sie haben sollten. Sie können den Benutzern den Zugriff "lesen" oder "schreiben". Wenn Sie den Benutzern die Möglichkeit geben möchten, Dateien hochzuladen und zu bearbeiten, müssen Sie den Zugriff "schreiben" auswählen. Wenn Sie die Zuweisung von Berechtigungen beendet haben, klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen anzuwenden.

Wie greife ich auf den gemeinsam genutzten Ordner?

Sobald Sie den freigegebenen Ordner erstellt und ihm zugewiesen haben, können Benutzer auf den Ordner von ihrem Computer oder Mobilgerät von ihm zugreifen. Um auf den Ordner zuzugreifen, müssen sich Benutzer bei ihrem SharePoint -Konto anmelden. Sobald sie angemeldet sind, können Benutzer in die Bibliothek navigieren, in der sich der Ordner befindet, und auf den Ordner klicken, um ihn zu öffnen.

Benutzer mit dem "Lesen" -Access können die Dateien im Ordner anzeigen, während Benutzer mit "Schreiben" -Access in der Lage sind, Dateien im Ordner hochzuladen und zu bearbeiten. Sobald ein Benutzer eine Datei hochgeladen hat, ist er für alle Benutzer zugegriffen, denen der Zugriff auf den Ordner gewährt wurde.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint?

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Unternehmen zusammenarbeiten und Informationen effektiver teilen können. Es bietet Benutzern einen einfachen Zugriff auf Dateien und Dokumente, mit denen sie effizienter arbeiten können. Außerdem können Benutzer in Echtzeit an Projekten und Aufgaben zusammenarbeiten, wodurch die Produktivität steigern kann.

Darüber hinaus bietet SharePoint Benutzern leistungsstarke Kommunikations- und Kollaborations -Tools wie Diskussionsrettbretter, Umfragen und Webteile. Diese Tools können den Benutzern helfen, schnell von Kollegen und Kunden Feedback zu erhalten, was ihnen helfen kann, bessere Entscheidungen zu treffen. Schließlich ist SharePoint einfach zu verwalten und kann verwendet werden, um große Mengen an Daten und Dokumenten zu speichern und zu organisieren.

Was sind die Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint?

Während SharePoint ein leistungsfähiges und nützliches Werkzeug ist, hat es einige Einschränkungen. Beispielsweise kann SharePoint langsam und schwer zu bedienen sein, wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern haben. Darüber hinaus kann SharePoint für die Wartung und das Upgrade teuer sein, da viele Serverressourcen erforderlich sind.

Schließlich kann SharePoint schwierig anpassen sein und erfordert ein bestimmtes technisches Fachwissen. Dies kann es Organisationen mit begrenzten technischen Ressourcen erschweren, die Plattform vollständig zu nutzen. Darüber hinaus ist SharePoint nicht mit bestimmten Arten von Dateien wie Audio- und Videodateien kompatibel.

Das Erstellen eines gemeinsam genutzten Ordners auf SharePoint ist ein einfacher Prozess, mit dem Sie Ihren Workflow optimieren und Dokumente einfacher mit Ihrem Team teilen können. Mit einem gemeinsamen Ordner können Sie Ihre Dokumente in den richtigen Ordnern organisieren, Berechtigungen festlegen, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen einzuschränken und einfach mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Mit Hilfe dieses Handbuchs können Sie jetzt mit Leichtigkeit und Selbstvertrauen einen gemeinsam genutzten Ordner auf SharePoint erstellen. Nutzen Sie dieses leistungsstarke Tool und nutzen Sie heute das Beste aus Ihrer Arbeit!