Wie erstelle ich einen Workflow in SharePoint?

Das Erstellen eines erfolgreichen Workflows in SharePoint kann ein komplexer Prozess sein, muss jedoch nicht sein. Mit der richtigen Anleitung können Sie problemlos einen Workflow erstellen, der Ihrem Unternehmen hilft, effizienter zu werden und Aufgaben zu automatisieren, damit Sie Zeit und Ressourcen sparen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Workflow in SharePoint erstellen, von der Einrichtung einer Umgebung bis zum Testen und Bereitstellen. Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten können Sie einen erfolgreichen Workflow in SharePoint erstellen, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

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Wie erstelle ich einen Workflow in SharePoint?

SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform zum Erstellen und Verwalten von Workflows. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Erstellen von Workflows, zum Zuweisen von Aufgaben und zum Verfolgen von Fortschritten. Mit SharePoint können Sie Workflows für jede Art von Projekt von einfach bis komplex erstellen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Workflow in SharePoint erstellen.

SharePoint -Workflows verstehen

Bevor Sie einen Workflow in SharePoint erstellen, ist es wichtig, die Grundlagen der Funktionsweise des Workflow -Systems zu verstehen. Ein Workflow ist eine Reihe von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge miteinander verbunden und ausgeführt werden. Die Aufgaben werden Einzelpersonen oder Gruppen zugeordnet, und der Workflow wird von SharePoint verwaltet. Der Workflow kann je nach Einstellungen manuell oder automatisch ausgelöst werden.

SharePoint -Workflows werden im SharePoint -Designer erstellt. Dies ist ein webbasiertes Tool, mit dem Benutzer Workflows erstellen und verwalten können. Der Designer bietet eine visuelle Darstellung des Workflows und erleichtert es leicht zu verstehen und zu verwalten.

Erstellen eines SharePoint -Workflows

Sobald Sie die Grundlagen von SharePoint -Workflows verstanden haben, können Sie beginnen, Ihre eigenen zu erstellen. Öffnen Sie zunächst den SharePoint -Designer und navigieren Sie zur Registerkarte "Workflows". Wählen Sie die Option "Erstellen" und wählen Sie eine zu verwendende Workflow -Vorlage. Dies gibt Ihnen einen Ausgangspunkt für Ihren Workflow.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihrem Workflow Aufgaben hinzuzufügen. Sie können Aufgaben manuell hinzufügen oder eine Vorlage verwenden. Um Aufgaben manuell hinzuzufügen, wählen Sie die Option "Aufgabe hinzufügen" und geben Sie die Aufgabendetails ein. Sie können einem Benutzer oder einer Gruppe auch eine Aufgabe zuweisen. Um einer Gruppe eine Aufgabe zuzuweisen, wählen Sie die Option "zur Gruppe zuweisen zuweisen". Sie können auch die Start- und Enddaten für die Aufgabe festlegen.

Sobald Sie Ihrem Workflow Aufgaben hinzugefügt haben, können Sie sie miteinander verknüpfen. Um Aufgaben zu verknüpfen, wählen Sie die Option "Link" aus und wählen Sie die verknüpften Aufgaben aus. Sie können auch Bedingungen für den Link angeben. Auf diese Weise können Sie den Fluss des Workflows steuern. Sie können beispielsweise angeben, dass eine Aufgabe nur ausgeführt werden sollte, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

Konfigurieren eines SharePoint -Workflows

Sobald Sie Ihren Workflow erstellt haben, können Sie ihn konfigurieren. Mit den Konfigurationsoptionen können Sie steuern, wie der Workflow ausgeführt wird. Sie können beispielsweise angeben, wie der Workflow ausgelöst werden soll, ob er nach einem Zeitplan ausgeführt werden soll und wie lange es dauern sollte, bis er abgeschlossen ist. Sie können auch angeben, wer benachrichtigt werden sollte, wenn der Workflow abgeschlossen ist.

Sie können auch die Einstellungen für jede Aufgabe konfigurieren. Dazu gehört das Festlegen der Start- und Enddaten, das Zuweisen von Aufgaben an Benutzer oder Gruppen sowie die Festlegen von Bedingungen für die Aufgabe. Auf diese Weise können Sie steuern, wie der Workflow ausgeführt wird und wer für die Ausführung jeder Aufgabe verantwortlich ist.

Testen und Bereitstellen eines SharePoint -Workflows

Sobald Sie Ihren Workflow konfiguriert haben, können Sie ihn testen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Workflow richtig funktioniert. Um Ihren Workflow zu testen, wählen Sie die Option "Test" aus und geben Sie die Testdaten ein. Sobald Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie den Workflow bereitstellen.

Um den Workflow bereitzustellen, wählen Sie die Option „Bereitstellung“ aus und geben Sie die Bereitstellungsdetails ein. Dies schließt den Workflow -Namen, die Benutzer oder Gruppen ein, die Zugriff auf den Workflow haben sollten, und die Umgebung, in der der Workflow bereitgestellt werden sollte. Sobald die Bereitstellung abgeschlossen ist, kann der Workflow verwendet werden.

Überwachung eines SharePoint -Workflows

Sobald Sie Ihren Workflow bereitgestellt haben, können Sie den Fortschritt überwachen. Wählen Sie dazu die Option „Monitor“ aus und sehen Sie sich den Fortschritt des Workflows an. Auf diese Weise können Sie erkennen, wie die Aufgaben ausgeführt werden, und alle Probleme identifizieren, die auftreten können.

Sie können die Protokolle auch für jede Aufgabe anzeigen. Auf diese Weise können Sie sehen, was während der Ausführung der Aufgabe passiert ist. Dies ist nützlich, um Fehler zu beheben, die möglicherweise aufgetreten sind.

Bearbeiten eines SharePoint -Workflows

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen müssen, können Sie dies im SharePoint -Designer tun. Um den Workflow zu bearbeiten, wählen Sie die Option "Bearbeiten" aus und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sobald Sie mit den Änderungen zufrieden sind, können Sie den Workflow speichern.

Sie können auch einen Workflow löschen, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen. Um einen Workflow zu löschen, wählen Sie die Option "Löschen" aus und bestätigen Sie die Löschen. Der Workflow wird dauerhaft von SharePoint entfernt.

Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows in SharePoint

Zusätzlich zu den integrierten Workflows können Sie auch benutzerdefinierte Workflows in SharePoint erstellen. Wählen Sie dazu die Option "benutzerdefinierte" aus und geben Sie die Workflow -Details ein. Sie können dann Aufgaben erstellen und sie wie gewünscht miteinander verknüpfen. Sobald Sie mit dem Workflow zufrieden sind, können Sie ihn wie gewohnt speichern und bereitstellen.

Verwenden von SharePoint -Workflows für die Automatisierung

SharePoint -Workflows können zum Automatisieren von Aufgaben verwendet werden, z. B. das Senden von E -Mails, das Aktualisieren von Daten und das Erstellen von Dokumenten. Dazu müssen Sie einen Workflow erstellen, der die gewünschten Aufgaben enthält. Sobald der Workflow bereitgestellt ist, wird er bei Bedarf ausgelöst.

Sie können auch SharePoint -Workflows verwenden, um benutzerdefinierte Formulare zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Daten von Benutzern sammeln und in SharePoint speichern. Diese Daten können dann verwendet werden, um Workflows auszulösen oder Aufgaben zu automatisieren.

Teilen eines SharePoint -Workflows

Sobald Sie einen Workflow erstellt haben, können Sie ihn mit anderen teilen. Wählen Sie dazu die Option „Freigabe“ aus und geben Sie den Benutzer oder die Gruppe ein, die Zugriff auf den Workflow haben sollte. Sie können auch Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe angeben. Auf diese Weise können Sie steuern, wer den Workflow anzeigen, bearbeiten und löschen kann.

Sie können auch einen Workflow exportieren und ihn mit anderen teilen. Wählen Sie dazu die Option "Exportieren" aus und geben Sie den Dateityp ein. SharePoint generiert dann eine Datei, die mit anderen gemeinsam genutzt werden kann.

Abschluss

Das Erstellen eines Workflows in SharePoint ist einfach und unkompliziert. Mit dem SharePoint -Designer können Sie Workflows schnell und einfach erstellen und verwalten. Sie können den Workflow auch für Ihren Anforderungen konfigurieren, ihn testen und bereitstellen. Darüber hinaus können Sie den Workflow mit anderen teilen und ihn verwenden, um Aufgaben zu automatisieren.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, um Dokumente zu teilen und zu verwalten. Es ist ein Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Menschen organisiert und miteinander verbunden bleiben können. Außerdem können Benutzer Workflows erstellen, bei denen es sich um eine Reihe von Schritten handelt, die ausgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen. SharePoint ist ein großartiges Werkzeug für Unternehmen, die Dokumente und Aufgaben problemlos verwalten müssen.

Wie erstelle ich einen Workflow in SharePoint?

Das Erstellen eines Workflows in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie in SharePoint zur Seite Workflows in SharePoint navigieren und auf die Schaltfläche „Ein Workflow erstellen“ klicken. Anschließend werden Sie gebeten, den Namen des Workflows einzugeben und die Art des Workflows auszuwählen, den Sie erstellen möchten. Danach können Sie die Schritte und Bedingungen für den Workflow hinzufügen. Sobald Sie den Workflow erstellt haben, können Sie ihn speichern und er steht zur Verwendung zur Verfügung.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint für Workflows?

Die Verwendung von SharePoint für Workflows bietet Unternehmen mehrere Vorteile. Erstens können Benutzer Workflows einfach erstellen und verwalten, wodurch Zeit und Mühe sparen können. Darüber hinaus erleichtert SharePoint die Fortschritte eines Workflows einfach, um Änderungen oder Updates für einen Workflow zu vornehmen. Die Verwendung von SharePoint hilft schließlich sicherzustellen, dass Unternehmen die erforderlichen Schritte befolgen, um ihre Aufgaben zu erledigen.

Welche Arten von Workflows kann ich in SharePoint erstellen?

Mit SharePoint können Benutzer eine Vielzahl verschiedener Arten von Workflows erstellen. Dazu gehören Zulassungsworkflows, Workflows für Dokumentenüberprüfungen, Workflows für Aufgabenverwaltung und vieles mehr. Abhängig von der Art des benötigten Workflows können Benutzer den Workflow so anpassen, dass sie ihre spezifischen Anforderungen entsprechen.

Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint für Workflows?

Ja, es gibt einige Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint für Workflows. SharePoint unterstützt nicht die Verwendung externer Dienste oder Anwendungen, wodurch die Arten von Workflows einschränken können, die erstellt werden können. Darüber hinaus kann SharePoint für komplexe Workflows schwierig zu verwenden sein, da es nicht so flexibel ist wie einige andere Workflow -Tools. Schließlich ist SharePoint nicht so benutzerfreundlich wie einige andere Workflow-Tools, die es den Benutzern schwierig machen können, schnell einzubauen.

Es ist klar, dass SharePoint ein leistungsstarkes Werkzeug ist, um einen Workflow zu erstellen. Mit seiner Fähigkeit, Prozesse zu automatisieren, Aufgaben zuzuweisen und alle auf dem neuesten Stand zu halten, kann es jedem Team helfen, produktiver und effizienter zu sein. Wenn Sie den oben beschriebenen Schritten befolgen, können Sie problemlos einen Workflow in SharePoint erstellen, der auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Mit dem richtigen Setup können Sie und Ihr Team das Beste aus SharePoint herausholen und einen Workflow erstellen, der dazu beiträgt, die Produktivität und Zusammenarbeit zu steigern.