Wie erstelle ich Workflow in SharePoint Office 365?

Das Erstellen eines Workflows in SharePoint Office 365 kann eine großartige Möglichkeit sein, Prozesse zu optimieren, die Handarbeit zu verringern und die Effizienz am Arbeitsplatz zu erhöhen. Es kann Teams helfen, einfacher zusammenzuarbeiten, bestimmte Aufgaben zu automatisieren und komplexe Aufgaben mit minimalem Aufwand auszuführen. In diesem Artikel werden wir die Schritte zum Erstellen und Verwalten von Workflows in SharePoint Office 365 untersuchen und Tipps zur Gewährleistung eines erfolgreichen Workflows geben.

Wie erstelle ich Workflow in SharePoint Office 365?

SharePoint Office 365 bietet eine einfache Möglichkeit, automatisierte Workflows für die Rationalisierung von Geschäftsprozessen zu erstellen. Mit SharePoint können Benutzer Workflows im Intranet ihres Unternehmens schnell erstellen und verwalten. In diesem Artikel werden wir die Schritte erläutern, die erforderlich sind, um einen Workflow in SharePoint Office 365 zu erstellen.

Schritt 1: Greifen Sie auf die Workflow -Seite zu

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Workflows in SharePoint Office 365 besteht darin, auf die Workflow -Seite zuzugreifen. Öffnen Sie dazu das Intranet Ihrer Organisation und navigieren Sie zur Workflow-Seite, indem Sie auf den Link "Workflows" im linken Navigationsbereich klicken. Sobald Sie auf der Workflow -Seite sind, sehen Sie eine Liste vorhandener Workflows und die Möglichkeit, eine neue zu erstellen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Workflow

Der nächste Schritt besteht darin, einen neuen Workflow zu erstellen. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Erstellen“. Anschließend wird die Option zur Auswahl einer Vorlage oder zum Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows angezeigt. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen möchten, werden Sie aufgefordert, den Namen des Workflows, eine Beschreibung und die erforderlichen zusätzlichen Informationen einzugeben.

Schritt 3: Entwerfen Sie den Workflow

Sobald Sie den Workflow erstellt haben, werden Sie auf die Designseite gebracht. Auf dieser Seite können Sie den Workflow konfigurieren, indem Sie Aktionen und Bedingungen hinzufügen. Die Maßnahmen sind die Schritte, die unternommen werden, wenn der Workflow ausgelöst wird, und die Bedingungen sind die Kriterien, die für die ergriffenen Maßnahmen erfüllt werden müssen. Sie können nach Bedarf zusätzliche Aktionen und Bedingungen hinzufügen.

Schritt 4: Konfigurieren Sie die Einstellungen

Der nächste Schritt besteht darin, die Einstellungen für den Workflow zu konfigurieren. Auf dieser Seite können Sie auswählen, wer den Workflow anzeigen und bearbeiten kann, wer den Workflow starten kann und wann der Workflow beginnt. Sie können auch alle Benachrichtigungen oder Benachrichtigungen konfigurieren, die Sie beim Auslösen des Workflows gesendet werden möchten.

Schritt 5: Testen und debuggen Sie den Workflow

Sobald die Einstellungen konfiguriert sind, können Sie den Workflow testen und debuggen. Dazu klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Test“, um zu sehen, wie sich der Workflow beim Auslösen verhalten wird. Sie können auch die Schaltfläche „Debugg“ verwenden, um den Workflow durchzusetzen und die Werte aller verwendeten Variablen anzusehen.

Schritt 6: Veröffentlichen Sie den Workflow

Sobald Sie den Workflow getestet und debuggen haben, können Sie ihn veröffentlichen, indem Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“ klicken. Dadurch wird der Workflow allen Benutzern, die Zugriff auf die SharePoint -Website haben, zur Verfügung gestellt. Sobald der Workflow veröffentlicht wurde, kann er jederzeit ausgelöst werden.

Schritt 7: Überwachen Sie den Workflow

Der letzte Schritt besteht darin, den Workflow zu überwachen. Dies kann durch Anzeigen der Fortschritte des Workflows auf der Seite "Workflows" erfolgen. Sie können auch alle Benachrichtigungen oder Benachrichtigungen anzeigen, die beim Auslösen des Workflows verschickt wurden. Natürlich können Sie den Workflow bei Bedarf auch ändern.

Schritt 8: Automatisieren Sie den Workflow

Sobald der Workflow korrekt funktioniert, können Sie ihn automatisieren, indem Sie einen Zeitplan einrichten. Auf diese Weise kann der Workflow regelmäßig ausgelöst werden, ohne dass eine manuelle Intervention erforderlich ist. Sie können den Zeitplan auf der Seite "Workflows" konfigurieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Zeitplan" klicken.

Schritt 9: Verwalten Sie den Workflow

Der letzte Schritt besteht darin, den Workflow zu verwalten. Dies kann durch Bearbeiten der Einstellungen, Hinzufügen oder Löschen von Aktionen und Bedingungen sowie durch Testen und Debuggen des Workflows erfolgen. Sie können auf die Einstellungen des Workflow auf der Seite "Workflows" zugreifen, indem Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" klicken.

Schritt 10: Teilen Sie den Workflow

Sobald der Workflow korrekt funktioniert, können Sie ihn mit anderen Benutzern in Ihrem Unternehmen teilen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche "Freigeben" auf der Seite "Workflows" erfolgen. Sie können den Workflow mit bestimmten Benutzern oder mit allen in Ihrem Unternehmen teilen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine Reihe von automatisierten Schritten oder Aufgaben, die ausgeführt werden, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Dies könnte alles sein, von der Genehmigung eines Dokuments bis zur Durchführung einer Datenanalyse. Workflows werden verwendet, um Prozesse zu optimieren und die manuelle Arbeit zu verringern. Sie können auch verwendet werden, um den Fortschritt zu verfolgen und die Genauigkeit zu gewährleisten.

SharePoint Office 365 erleichtert das Erstellen und Verwalten von Workflows. Mit dem Workflow -Designer können Benutzer benutzerdefinierte Workflows mit wenigen Klicks erstellen. Workflows können durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden, z. B. ein Dokument, das hochgeladen wird, oder sie können manuell von einer Person ausgelöst werden.

Was ist SharePoint Office 365?

SharePoint Office 365 ist eine Cloud-basierte Kollaborationsplattform von Microsoft. Es wird von Unternehmen und Organisationen verwendet, um Dokumente und andere Inhalte zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zusammenzuarbeiten. SharePoint Office 365 ist als eigenständiges Produkt oder als Teil der Office 365 Suite erhältlich.

SharePoint Office 365 verfügt auch über Workflow -Funktionen. Mit dem Workflow -Designer können Benutzer Workflows für die Automatisierung von Aufgaben entwerfen und verwalten, z. B. die Genehmigung von Dokumenten oder das Verwalten von Daten. Der Workflow -Designer erleichtert das Erstellen und Verwalten von Workflows, und Benutzer können sogar vorhandene Workflows so anpassen, dass sie ihren Anforderungen entsprechen.

Wie erstelle ich einen Workflow in SharePoint Office 365?

Das Erstellen eines Workflows in SharePoint Office 365 ist einfach. Zunächst müssen Sie den Workflow -Designer öffnen. Dies finden Sie im Abschnitt „Workflows“ der SharePoint -Site. Sobald der Workflow -Designer geöffnet ist, können Sie einen neuen Workflow erstellen, indem Sie die Schaltfläche „Workflow erstellen“ auswählen.

Sie werden dann aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen oder einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen möchten, können Sie die Schritte im Workflow sowie dann angeben, wenn der Workflow starten und enden sollte. Sie können auch Bedingungen angeben, z. B. wenn ein Dokument hochgeladen wird oder wenn einem bestimmten Benutzer eine Aufgabe zugewiesen wird. Sobald der Workflow erstellt wurde, können Sie ihn aktivieren und sofort verwenden.

Kann ich einen vorhandenen Workflow anpassen?

Ja, Sie können einen vorhandenen Workflow in SharePoint Office 365 anpassen. Dazu öffnen Sie den Workflow -Designer und wählen Sie den Workflow auswählen, den Sie anpassen möchten. Sie können dann die Schaltfläche „Bearbeiten“ auswählen, um Änderungen am Workflow vorzunehmen.

Sie können Änderungen an den Workflow -Schritten, -bedingungen und anderen Einstellungen vornehmen. Sie können auch Schritte hinzufügen oder entfernen oder die Reihenfolge der Schritte ändern. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Workflow speichern und aktivieren. Dadurch wird die Änderungen am Workflow angewendet und kann sofort verwendet werden.

Kann ich einen Workflow vorschauen?

Ja, Sie können einen Workflow in SharePoint Office 365 vorschauen. Dadurch öffnen Sie den Workflow -Designer und wählen Sie den Workflow aus, den Sie vorschauen möchten. Sie können dann die Schaltfläche „Vorschau“ auswählen, um zu sehen, wie der Workflow aussehen und sich verhalten.

Die Vorschau zeigt Ihnen die Workflow -Schritte und -bedingungen sowie eine Zeitleiste, wenn der Workflow ausgelöst wird. Dies ist eine großartige Möglichkeit, einen Workflow zu testen, bevor Sie ihn aktivieren. Sie können auch Änderungen am Workflow im Vorschautmodus vornehmen und ihn dann aktivieren, sobald Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Abschließend ist die Erstellung eines Workflows in SharePoint Office 365 eine großartige Möglichkeit, Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und zu automatisieren. Mit der richtigen Einrichtung und der richtigen Anleitung können Sie die Leistung von SharePoint Office 365 nutzen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig und mit maximaler Effizienz erledigt werden. Mithilfe von SharePoint Office 365 können Sie problemlos Workflows erstellen und verwalten, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf andere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren.