Wie funktionieren Workflows in SharePoint?

Möchten Sie verstehen, wie Workflows in SharePoint funktionieren? Wenn ja, dann sind Sie am richtigen Ort gekommen. In diesem Artikel werden wir die Grundlagen von Workflows, wie sie in SharePoint verwendet werden, und einige der wichtigsten Vorteile untersucht, die sie bieten. Am Ende dieses Artikels haben Sie ein besseres Verständnis dafür, wie Workflows in SharePoint verwendet werden können, um die Effizienz zu maximieren und Zeit zu sparen. Fangen wir an!

Was ist ein Workflow in SharePoint?

Ein Workflow in SharePoint ist eine Reihe von automatisierten Aktionen, mit denen ein Geschäftsprozess abgeschlossen wird. Workflows können verwendet werden, um die Genehmigung der Dokumente zu automatisieren, Aufgaben zuzuweisen, Dokumente zu erstellen und vieles mehr. Mit SharePoint werden Workflows mit einem grafischen Workflow -Designer erstellt. Mit diesem Designer können Benutzer ihre Workflows einfach erstellen und verwalten.

Workflows bestehen aus einer Abfolge von Schritten. Jeder Schritt im Workflow kann eingerichtet werden, um bestimmte Ereignisse auszulösen oder bestimmte Aktionen zu ergreifen. Beispielsweise könnte ein Workflow beginnen, wenn ein Dokument auf SharePoint hochgeladen wird. Der Workflow könnte dann eine E -Mail an den angegebenen Genehmiger senden und dann eine Benachrichtigung an den Dokumentinhaber senden, sobald das Dokument genehmigt wurde.

Workflows können auch verwendet werden, um Aufgaben zu automatisieren, die Eingaben von mehreren Personen erfordern. Zum Beispiel könnte der Workflow mit einem Formular beginnen, das von jeder am Workflow beteiligten Person ausgefüllt werden muss. Sobald das Formular abgeschlossen ist, kann der Workflow die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um den Prozess abzuschließen.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Workflows in SharePoint?

Die Verwendung von Workflows in SharePoint bietet mehrere Vorteile. Der offensichtlichste Vorteil ist, dass es mühsame und sich wiederholende Aufgaben automatisiert. Dies erhöht die Produktivität, da sich Benutzer auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können, anstatt Zeit für manuelle Prozesse zu verschwenden.

Mit Workflows können Unternehmen auch ihre Prozesse besser verwalten. Mit SharePoint ist es einfach, den Fortschritt eines Workflows zu überwachen und zu verfolgen. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt und die Prozesse reibungslos ausgeführt werden.

Schließlich sind SharePoint -Workflows sicher. Alle Daten und Dokumente, die an einem Workflow beteiligt sind, werden sicher in SharePoint gespeichert, und nur autorisierte Benutzer können auf die Daten zugreifen. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen sicher und sicher gehalten werden.

Wie funktionieren Workflows in SharePoint?

Workflows in SharePoint werden mit dem Workflow -Designer erstellt. Mit diesem Designer können Benutzer ihre Workflows erstellen und verwalten, indem sie die Abfolge der Schritte entwerfen, aus denen der Workflow besteht.

Mit dem Workflow -Designer können Benutzer die Start- und Endbedingungen des Workflows definieren. Außerdem können Benutzer die Aktionen definieren, die während jedes Schritts des Workflows ergriffen werden sollten. Sobald der Workflow entworfen wurde, kann er getestet und veröffentlicht werden.

Sobald der Workflow veröffentlicht wurde, wird er automatisch ausgeführt. Jeder Schritt des Workflows wird ausgelöst, wenn die Start- und Endbedingungen erfüllt sind. Wenn der Workflow beispielsweise so eingerichtet ist, dass ein Dokument auf SharePoint hochgeladen wird, wird der Workflow ausgeführt, wenn das Dokument hochgeladen wird.

Wie erstelle ich einen Workflow in SharePoint?

Das Erstellen eines Workflows in SharePoint ist einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist den Workflow -Designer zu öffnen, die Art des Workflows auszuwählen, den Sie erstellen möchten, und dann den Workflow zu entwerfen.

Beim Entwerfen des Workflows müssen Sie die Start- und Endbedingungen des Workflows definieren. Sie müssen auch die Maßnahmen definieren, die während jedes Schritts des Workflows ergriffen werden sollten. Sobald der Workflow entworfen wurde, können Sie ihn testen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert.

Sobald der Workflow getestet und genehmigt wurde, können Sie ihn veröffentlichen. Dadurch wird der Workflow für Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen zur Verfügung gestellt.

Wie verwaltet ich Workflows in SharePoint?

Das Verwalten von Workflows in SharePoint ist einfach. SharePoint bietet ein Workflow -Dashboard, mit dem Benutzer ihre Workflows überwachen und verwalten können.

Das Dashboard zeigt eine Liste aller erstellten Workflows sowie den Status jedes Workflows. Benutzer können die Details jedes Workflows, einschließlich der Start- und Endbedingungen sowie die in jedem Schritt ergriffenen Aktionen anzeigen.

Mit dem Dashboard können Benutzer auch vorhandene Workflows bearbeiten und löschen sowie neue Workflows erstellen. Auf diese Weise können Benutzer ihre Workflows schnell und einfach in SharePoint verwalten.

Was sind die Einschränkungen von Workflows in SharePoint?

SharePoint -Workflows haben einige Einschränkungen. Beispielsweise können Workflows nicht verwendet werden, um Prozesse zu automatisieren, für die Benutzereingaben erforderlich sind. Dies bedeutet, dass, wenn der Workflow Benutzereingaben erfordert, er von einem Benutzer manuell ausgelöst werden muss.

Darüber hinaus sind SharePoint -Workflows auf maximal 30 Schritte beschränkt. Dies bedeutet, dass komplexe Prozesse, die mehr als 30 Schritte erfordern, nicht in SharePoint automatisiert werden können.

Schließlich sind SharePoint -Workflows auf die im Workflow Designer verfügbaren Funktionen beschränkt. Dies bedeutet, dass Benutzer in ihren Workflows keinen benutzerdefinierten Code oder Skripte verwenden können.

Was sind die besten Praktiken für die Verwendung von Workflows in SharePoint?

Bei der Verwendung von Workflows in SharePoint gibt es einige Best Practices, die befolgt werden sollten. Erstens sollten Benutzer sicherstellen, dass der Workflow so effizient wie möglich ist. Dies bedeutet, dass jeder Schritt so eingerichtet werden sollte, dass nur die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden.

Zweitens sollten Benutzer ihre Workflows testen, bevor sie veröffentlicht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Workflow wie erwartet funktioniert und dass alle Schritte korrekt ausgelöst werden.

Drittens sollten Benutzer sicherstellen, dass der Workflow sicher ist. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Benutzer in der Lage sein sollten, auf den Workflow und alle vertraulichen Informationen, die am Workflow beteiligt sind, zugreifen können.

Schließlich sollten Benutzer das Workflow -Dashboard verwenden, um ihre Workflows zu überwachen und zu verwalten. Auf diese Weise können sie Probleme schnell identifizieren und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sie zu lösen.

Welche Arten von Workflows können in SharePoint erstellt werden?

SharePoint bietet eine Vielzahl von Workflow -Vorlagen, mit denen Workflows erstellt werden können. Diese Vorlagen können verwendet werden, um Workflows für die Genehmigung von Dokumenten, Aufgabenzuweisung, Datenerfassung und mehr zu erstellen.

Mit SharePoint können Benutzer auch benutzerdefinierte Workflows erstellen. Auf diese Weise können Benutzer Workflows erstellen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Abschluss

Workflows in SharePoint können verwendet werden, um eine Vielzahl von Aufgaben zu automatisieren. Sie sind einfach zu erstellen und zu verwalten und bieten eine sichere Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren. Durch die Befolgung der oben beschriebenen Best Practices können Benutzer sicherstellen, dass ihre Workflows reibungslos und effizient ausgeführt werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Workflow in SharePoint?

Ein Workflow ist eine Reihe automatisierter Schritte, mit denen ein Prozess oder eine Aufgabe verwaltet wird. In SharePoint können Workflows verwendet werden, um eine Vielzahl von Aufgaben zu verwalten und zu automatisieren, z. B. die Genehmigung von Dokumenten, das Dokumentenrouting und die Aufgabenverwaltung. Workflows können verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, z. B. die Genehmigung eines Dokuments, die Zuweisung von Aufgaben oder das Versenden von Benachrichtigungen.

Workflows werden mit SharePoint Designer erstellt und können so angepasst werden, dass sie den spezifischen Anforderungen der Organisation entsprechen. Workflows können manuell oder automatisch ausgelöst und sowohl einfache als auch komplexe Prozesse verwaltet werden.

Wie funktionieren Workflows in SharePoint?

Workflows in SharePoint -Arbeit, indem verschiedene Aktivitäten miteinander verbunden werden. Die Aktivitäten können alles sein, wenn Sie eine E -Mail bis zur Zuweisung einer Aufgabe senden. Der Workflow ist so eingerichtet, dass die Aktivitäten in einer Reihe von Schritten verbunden sind. Jeder Schritt hat eine Bedingung, die erfüllt sein muss, bevor der nächste Schritt ausgeführt werden kann.

Workflows können auch so angepasst werden, dass die Anforderungen der Organisation gerecht werden. Workflows können so angepasst werden, dass zusätzliche Aktivitäten enthalten sind, z. B. Aufgaben zuzuweisen, Benachrichtigungen zu senden oder eine Datenbank zu aktualisieren. Workflows können auch automatisiert werden, damit sie durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden können, z. B. ein Dokument, das in eine Bibliothek hochgeladen wird, oder eine Aufgabe, die einem Benutzer zugewiesen wird.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Workflows in SharePoint?

Die Verwendung von Workflows in SharePoint kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen können Workflows dazu beitragen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Workflows können auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Aufgaben korrekt erledigt werden und dass Daten genau erfasst werden.

Darüber hinaus können Workflows verwendet werden, um Dokumentenrouting- und Genehmigungsverfahren zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Dokumente rechtzeitig überprüft und genehmigt werden, wodurch die Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess abzuschließen, zu verringern. Workflows können auch verwendet werden, um Benutzer zu benachrichtigen, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird oder wenn ein Dokument überprüft oder genehmigt werden muss.

Wie erstellen Sie einen Workflow in SharePoint?

Workflows in SharePoint werden mit SharePoint Designer erstellt. Beim Erstellen eines Workflows können Sie aus einer Vielzahl von Aktivitäten wählen, die in einer Reihe von Schritten miteinander verbunden werden können. Sie können den Workflow auch an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anpassen.

Sobald der Workflow erstellt wurde, kann er aktiviert und einer Liste oder Bibliothek zugeordnet werden. Der Workflow wird dann ausgelöst, wenn bestimmte Ereignisse auftreten, z. B. ein Dokument, das in eine Bibliothek hochgeladen wird, oder eine Aufgabe, die einem Benutzer zugewiesen wird. Der Workflow kann bei Bedarf auch von einem Benutzer manuell ausgelöst werden.

Können Workflows in SharePoint angepasst werden?

Ja, Workflows können in SharePoint angepasst werden, um die spezifischen Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Workflows können so angepasst werden, dass zusätzliche Aktivitäten enthalten sind, z. B. das Senden von Benachrichtigungen oder das Aktualisieren einer Datenbank. Workflows können auch automatisiert werden, damit sie durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden können.

Darüber hinaus können Workflows so angepasst werden, dass benutzerdefinierte Variablen wie Datumsfelder, Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Menüs enthalten sind. Diese Variablen können verwendet werden, um Daten zu speichern, die im Workflow verwendet werden können. Dies ermöglicht mehr Flexibilität und Kontrolle über den Workflow -Prozess.

Zusammenfassend sind SharePoint -Workflows ein leistungsstarkes und einfach zu verwendendes Tool, mit dem eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und Aufgaben automatisiert werden können. Sie sind eine großartige Möglichkeit, den Betrieb zu optimieren und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Mit Hilfe von SharePoint -Workflows können Unternehmen Zeit und Geld sparen und sicherstellen, dass die Aufgaben korrekt erledigt werden. Letztendlich sind SharePoint -Workflows ein wesentliches Instrument für Unternehmen aller Größen, die ihren Betrieb optimieren möchten.