Wie kann ich eine Excel -Datei in SharePoint freigeben?

Excel ist eines der beliebtesten und am häufigsten verwendeten Datenanalyse -Tools, und mit dem richtigen Wissen kann es ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug sein. Aber was ist, wenn Sie eine Excel -Datei in SharePoint freigeben müssen? Dies kann eine Welt der Kollaborationsmöglichkeiten eröffnen, sodass mehrere Personen auf die gleiche Datei zugreifen und Änderungen in Echtzeit vornehmen können. In diesem Artikel werden wir uns mit den Schritten befassen, die erforderlich sind, um eine Excel -Datei in SharePoint freizugeben, sowie einige Tipps, wie Sie das Beste aus dem Prozess herausholen können. Machen Sie sich bereit, das Potenzial der Excel- und SharePoint -Zusammenarbeit freizuschalten!

Wie kann ich eine Excel -Datei in SharePoint freigeben?

Eine Excel -Datei in SharePoint zu erstellen, ist ein einfacher Prozess, der nur wenige Schritte erfordert. SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, und das Teilen von Excel -Dateien kann den Teams helfen, effizienter zusammenzuarbeiten. Mit SharePoint können Benutzer Dokumente wie Excel -Dateien in einer sicheren Umgebung speichern, teilen und verwalten. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Excel -Datei in SharePoint gemeinsam nutzen können.

Schritt 1: Öffnen Sie SharePoint und laden Sie die Excel -Datei hoch

Der erste Schritt besteht darin, die SharePoint -Website zu öffnen und sich mit den Anmeldeinformationen des Benutzers anzumelden. Sobald sich angemeldet hat, sollte der Benutzer die Option „Ein Element hinzufügen“ im Menü oberes Navigation auswählen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer die Excel -Datei, die er teilen möchte, hochladen kann. Sobald die Datei hochgeladen ist, kann der Benutzer zum nächsten Schritt übergehen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen gemeinsam genutzbaren Link

Sobald die Datei hochgeladen ist, sollte der Benutzer die Datei auswählen und auf die Schaltfläche „Freigeben“ klicken. Dadurch wird ein Fenster mit verschiedenen Optionen zum Teilen der Datei geöffnet. Der Benutzer sollte die Option "Ein Link erstellen" auswählen, mit dem eine gemeinsam genutzbare URL für die Datei generiert wird. Diese URL kann kopiert und mit jedem geteilt werden, der Zugriff auf die Datei benötigt.

Schritt 3: Dateizugriff verwalten

Der Benutzer kann auch den Dateizugriff verwalten, indem er die Schaltfläche „Zugriff verwalten“ auswählt. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer angeben kann, wer Zugriff auf die Datei hat und welche Art von Zugriff er hat. Die Zugriffsstufen sind nur Ansicht, Lesen/Schreiben und vollständige Kontrolle. Abhängig von der Präferenz des Benutzers können sie die Zugriffsstufe auswählen, die sie jedem Benutzer gewähren möchten.

Schritt 4: Teilen Sie die Datei frei

Sobald der Benutzer mit den von ihm festgelegten Zugriffsebenen zufrieden ist, können er auf die Schaltfläche „Freigabe“ klicken, um den gemeinsam genutzbaren Link an die Personen zu senden, mit denen er die Datei teilen möchte. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer die E -Mail -Adressen der Personen eingeben kann, mit denen er die Datei teilen möchte. Der Benutzer kann der Freigabeeinladung auch eine persönliche Nachricht hinzufügen.

Schritt 5: Überwachen Sie den freigegebenen Dateizugriff

Der Benutzer kann auch überwachen, wer auf die Datei zugegriffen hat und wann, indem Sie die Schaltfläche „Zugriff verwalten“ erneut auswählen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem die Liste der Personen angezeigt wird, mit denen die Datei freigegeben wurde, sowie die Uhrzeit und das Datum des letzten Zugriffs. Der Benutzer kann bei Bedarf auch Zugriff auf die Datei widerrufen.

Schritt 6: Bearbeiten Sie die Datei

Sobald die Datei freigegeben wurde, kann der Benutzer die Datei bei Bedarf auch bearbeiten. Der Benutzer sollte die Option "Bearbeiten" im oberen Navigationsmenü auswählen. Dadurch wird die Datei in Excel online geöffnet, in der der Benutzer Änderungen an der Datei vornehmen kann. Die Änderungen werden automatisch gespeichert und die aktualisierte Version der Datei steht den Personen, mit denen sie geteilt wurde, zur Verfügung.

Schritt 7: Verwalten Sie die Dateiversion

Der Benutzer kann auch wählen, um die Versionen der Datei zu verwalten, indem die Option „Versionen verwalten“ im oberen Navigationsmenü ausgewählt wird. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem die Liste der Versionen der Datei zusammen mit der Uhrzeit und dem Datum jeder Version angezeigt wird. Der Benutzer kann Versionen der Datei löschen, die er nicht mehr benötigt, oder Versionen wiederherstellen, die möglicherweise versehentlich gelöscht wurden.

Schritt 8: Teilen Sie die Datei erneut

Der Benutzer kann bei Bedarf auch die Datei erneut freigeben. Sie sollten die Schaltfläche „Freigabe“ im oberen Navigationsmenü auswählen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer die E -Mail -Adressen der Personen eingeben kann, mit denen er die Datei teilen möchte. Der Benutzer kann der Freigabeeinladung auch eine persönliche Nachricht hinzufügen.

Schritt 9: Löschen Sie die Datei

Schließlich kann der Benutzer bei Bedarf die Datei löschen. Der Benutzer sollte die Option "Löschen" im oberen Navigationsmenü auswählen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer die Löschung der Datei bestätigt. Sobald der Benutzer bestätigt wird, wird die Datei von SharePoint gelöscht.

Schritt 10: Archivieren Sie die Datei

Der Benutzer kann bei Bedarf auch die Datei archivieren. Der Benutzer sollte die Option "Archiv" im oberen Navigationsmenü auswählen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer die Archivierung der Datei bestätigt. Sobald der Benutzer bestätigt wird, wird die Datei in SharePoint aus der Liste der Dateien des Benutzers archiviert und entfernt.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Cloud-basierte Technologieplattform von Microsoft, die für die Zusammenarbeit und das Content-Management verwendet wird. Damit können Personen Dokumente, Dateien und andere Daten einfach und sicher miteinander teilen. Es bietet auch eine Plattform zum Erstellen von Websites, Blogs und anderen Webanwendungen. SharePoint wird häufig von Unternehmen, Organisationen und Regierungen verwendet, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern.

Wie kann ich eine Excel -Datei in SharePoint freigeben?

Um eine Excel -Datei in SharePoint freizugeben, müssen Sie zunächst die Datei auf die SharePoint -Site hochladen. Öffnen Sie dazu die Excel -Datei und wählen Sie Datei> speichern als> SharePoint. Anschließend werden Sie aufgefordert, die URL der SharePoint -Site einzugeben, auf der Sie die Datei hochladen möchten. Sobald die Datei hochgeladen ist, steht allen Benutzern Zugriff auf die SharePoint -Site zur Verfügung.

Sie können die Datei auch freigeben, indem Sie auf die SharePoint -Site zugreifen und die Datei auswählen. Klicken Sie dann in der oberen rechten Ecke der Datei auf die Schaltfläche Teilen. Im Sharing -Fenster können Sie angeben, wer Zugriff auf die Datei haben und die entsprechende Berechtigungsstufe auswählen sollte. Klicken Sie schließlich auf Freigabe, um die Datei den angegebenen Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Wie kann ich Berechtigungen für die gemeinsame Excel -Datei in SharePoint geben?

Nachdem Sie eine Excel -Datei in SharePoint geteilt haben, können Sie Berechtigungen für die Datei erteilen. Zu diesem Zweck zugreifen Sie auf die SharePoint -Site und wählen Sie die Datei aus. Klicken Sie dann in der oberen rechten Ecke der Datei auf die Schaltfläche Teilen. Im Sharing -Fenster können Sie angeben, wer Zugriff auf die Datei haben und die entsprechende Berechtigungsstufe auswählen sollte.

Sie können auch eine Gruppe von Benutzern mit denselben Berechtigungen einrichten. Klicken Sie dazu auf den Link Advanced Settings im Sharing -Fenster. Wählen Sie dann die Option zum Erstellen einer Gruppe für diese Datei aus und geben Sie den Gruppennamen ein. Wählen Sie als Nächstes die Berechtigungsstufe für die Gruppe aus und klicken Sie auf Erstellen. Dadurch wird eine neue Gruppe mit der angegebenen Berechtigungsstufe erstellt und die Datei allen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung gestellt.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Dateifreigabe?

Die Verwendung von SharePoint für die Dateifreigabe bietet viele Vorteile. Erstens ist es sicher und verschlüsselt, was bedeutet, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Zweitens ist es einfach, Dateien mit mehreren Personen zu teilen, da Sie einzelne Berechtigungen für jeden Benutzer angeben oder eine Gruppe mit denselben Berechtigungen erstellen können. Drittens ist SharePoint von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zugänglich, was es ideal für die Fernarbeit macht. Schließlich handelt es sich um eine Cloud-basierte Plattform, was bedeutet, dass alle Daten in der Cloud sicher gespeichert werden und von jedem Gerät von jedem Gerät zugegriffen werden können.

Was sind die Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint für die Dateifreigabe?

Obwohl SharePoint eine großartige Plattform für die Dateifreigabe ist, gibt es einige Einschränkungen. Erstens ist es für große Dateien nicht geeignet, da die maximale Dateigröße 250 MB beträgt. Zweitens kann es schwierig sein, die Berechtigungen für größere Gruppen zu verwalten, da es keine Funktionen für Änderungen der Massenberechtigung gibt. Drittens unterstützt es nicht bestimmte Dateitypen wie Video- und Audiodateien. Schließlich ist es möglicherweise nicht für Unternehmen mit strengen Datensicherheit und Datenschutzrichtlinien geeignet, da die Daten in der Cloud gespeichert werden und möglicherweise von Microsoft zugegriffen werden können.

Sobald Sie gelernt haben, wie man eine Excel -Datei in SharePoint geteilt hat, können Sie die leistungsstarken Funktionen, die diese Plattform bietet, nutzen. Sie können schnell und einfach Dokumente erstellen, zusammenarbeiten, speichern und teilen und mit anderen Benutzern zusammenarbeiten. Mit SharePoint können Sie Ihre Produktivität und Effizienz steigern und für jede Organisation zu einem unschätzbaren Instrument machen.