Wie kann ich externen Benutzern Zugriff auf SharePoint gewähren?

Suchen Sie eine einfache Möglichkeit, externen Benutzern den Zugriff auf den SharePoint Ihres Unternehmens zu gewähren? Mit den richtigen Strategien und Techniken können Sie externen Benutzern Zugriff auf SharePoint gewähren, ohne die Sicherheit Ihres Unternehmens zu beeinträchtigen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie externen Benutzern auf effiziente und sichere Weise Zugriff auf SharePoint zugreifen können. Aus dem Verständnis der verschiedenen Ebenen der Zugriffsrechte bis hin zur Erstellung externer Freigabe-Richtlinien stellen wir Ihnen das Know-how zur Verfügung, um sicherzustellen, dass der externe Zugriff auf SharePoint ordnungsgemäß verwaltet wird.

Wie kann ich externen Benutzern Zugriff auf SharePoint gewähren?

Haben Sie externe Benutzer, die auf eine SharePoint -Website zugreifen müssen? Sie können externe Benutzer auf verschiedene Arten in SharePoint verwalten. In diesem Artikel behandeln wir die Grundlagen, wie externe Benutzer Zugriff auf Ihre SharePoint -Websites gewähren können. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Schritt 1: Entscheiden Sie, wer Zugriff benötigt

Der erste Schritt, um externen Benutzern Zugriff auf SharePoint zu gewähren, besteht darin, zu entscheiden, wer Zugriff benötigt und warum. Stellen Sie sicher, dass alle externen Benutzer einen legitimen Zugang zur SharePoint -Website benötigen. Wenn es Zweifel gibt, ist es am besten, sich auf der Seite der Vorsicht zu irren und keinen Zugang zu gewähren.

Betrachten Sie bei der Entscheidung, wer Zugriff benötigt, die Menge an Zugriff, die jeder Benutzer haben sollte. Beispielsweise benötigt ein Anbieter möglicherweise nur schreibgeschützt, während ein Partner möglicherweise den Zugriff bearbeiten oder beisteuert. Bestimmen Sie die Zugriffsstufe, die jeder Benutzer benötigt, und dokumentieren Sie ihn.

Schritt 2: Erstellen Sie Microsoft 365 -Konten

Der nächste Schritt besteht darin, Microsoft 365 -Konten für die externen Benutzer zu erstellen. Dies kann im Microsoft 365 Admin Center erfolgen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzer" und klicken Sie dann auf "Benutzer hinzufügen". Geben Sie die Informationen des Benutzers einschließlich des Namens, der E -Mail -Adresse und des Benutzers ein und klicken Sie auf "Hinzufügen".

Sobald der Benutzer erstellt wurde, weisen Sie ihm die entsprechende Lizenz zu. Dies gibt ihnen Zugang zu den Diensten, die sie benötigen. Wenn sie beispielsweise auf SharePoint zugreifen, stellen Sie sicher, dass sie über die entsprechende SharePoint -Lizenz verfügen.

Schritt 3: Berechtigungen zuweisen

Sobald die Benutzer in Microsoft 365 eingerichtet wurden, können Sie ihnen Berechtigungen in SharePoint zuweisen. Dies kann über das SharePoint Admin Center erfolgen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzer" und klicken Sie dann auf "Benutzer hinzufügen". Geben Sie die Informationen des Benutzers ein, einschließlich des Namens, der E -Mail -Adresse und der Berechtigungsstufe, die er haben sollte.

Wenn Sie einer Gruppe von Benutzern bestimmte Berechtigungen zuweisen müssen, können Sie eine SharePoint -Gruppe erstellen und die Benutzer dazu hinzufügen. Sie können dann die Gruppe anstelle einzelner Benutzer Berechtigungen zuweisen. Dies erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen für eine große Anzahl von Benutzern.

Schritt 4: Richten Sie die externe Freigabe ein

Der nächste Schritt besteht darin, eine externe Freigabe in SharePoint einzurichten. Dies kann über das SharePoint Admin Center erfolgen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und klicken Sie dann auf "Externe Freigabe". Hier können Sie konfigurieren, wie externe Benutzer auf Ihre SharePoint -Websites zugreifen können. Sie können auch Einstellungen für bestimmte Websites und für bestimmte Benutzer konfigurieren.

Sobald die externe Freigabe eingerichtet ist, können Benutzer auf die von Ihnen konfigurierten SharePoint -Websites zugreifen. Sie können auch die externe Freigabe verwenden, um bestimmte Dokumente oder Ordner mit externen Benutzern zu teilen.

Schritt 5: Überwachen Sie die Nutzung

Sobald Sie externe Benutzer Zugriff auf SharePoint gewährt haben, ist es wichtig, deren Nutzung zu überwachen. Dies kann über das SharePoint Admin Center erfolgen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Verwendung" und klicken Sie dann auf "Verwendungsberichte". Hier können Sie Berichte darüber anzeigen, wie externe Benutzer Ihre SharePoint -Websites verwenden.

Sie können auch das Audit -Anmeldeprotokoll in SharePoint verwenden, um detaillierte Informationen über Benutzeraktivitäten anzuzeigen. Das Audit -Protokoll zeigt Ihnen, auf welche Benutzer auf welche Websites zugreifen und auf welche Dokumente und Listen sie zugreifen. Dies kann Ihnen helfen, potenzielle Sicherheitsprobleme zu identifizieren.

Schritt 6: Zugriff verwalten

Sobald Sie externe Benutzer Zugriff auf SharePoint gewährt haben, ist es wichtig, ihren Zugriff zu verwalten. Dies kann über das SharePoint Admin Center erfolgen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzer" und klicken Sie dann auf "Zugriff verwalten". Hier können Sie anzeigen, welche Benutzer Zugriff auf welche Websites haben und welche Berechtigungsstufen sie haben.

Sie können auch die Seite "Zugriff verwalten" verwenden, um den Zugriff für Benutzer zu widerrufen, die ihn nicht mehr benötigen. Sie können die Seite auch verwenden, um den Benutzern nach Bedarf unterschiedliche Berechtigungsstufen zuzuweisen.

Schritt 7: Setzen Sie Sicherheitspolitiken ein

Der letzte Schritt, um externen Benutzern Zugriff auf SharePoint zu gewähren, besteht darin, Sicherheitsrichtlinien einzurichten. Dies kann über das SharePoint Admin Center erfolgen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und klicken Sie dann auf "Sicherheitsrichtlinien". Hier können Sie Einstellungen wie Kennwortrichtlinien, Zugriffskontrolle und Richtlinien für die Site -Sammlung konfigurieren.

Sobald Sie die Sicherheitsrichtlinien konfiguriert haben, können externe Benutzer auf die SharePoint -Websites zugreifen, jedoch nur mit den entsprechenden Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen.

Abschluss

Externe Benutzer Zugriff auf SharePoint zu geben, ist ein unkomplizierter Prozess. Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten können Sie externe Benutzer problemlos in SharePoint verwalten. Durch das Erstellen von Microsoft 365 -Konten, das Zuweisen von Berechtigungen, das Einrichten der externen Freigabe, die Überwachung der Nutzung, das Verwalten von Zugriff und die Einrichtung von Sicherheitsrichtlinien können Sie sicherstellen, dass externe Benutzer sicher und sicher auf Ihre SharePoint -Websites zugreifen können.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung von Microsoft. Es soll Unternehmen helfen, Dokumente, Inhalte und Informationen zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Es kann für Websites, Intranets und Content -Management -Systeme verwendet werden und ist ein leistungsstarkes Tool zum Verwalten und Austausch von Informationen sowohl intern als auch extern.

Wie können externe Benutzer SharePoint zugreifen?

Externe Benutzer können auf verschiedene Weise auf SharePoint zugreifen. Die häufigste Methode besteht darin, sie als externer Benutzer zu einer vorhandenen SharePoint -Site hinzuzufügen. Dadurch Zugriff auf dieselben Inhalte und Dokumente wie die internen Benutzer. Sie können auch Zugriff auf eine bestimmte Liste oder Bibliothek erhalten. Darüber hinaus können sie auch zu einer bestimmten Website oder zur Zusammenarbeit mit einem bestimmten Dokument eingeladen werden.

Was sind die Vorteile, externen Benutzern Zugriff auf SharePoint zu gewähren?

Durch den Zugriff externer Benutzer zu SharePoint kann eine Reihe von Vorteilen bereitgestellt werden. Es kann dazu beitragen, die Zeit und den Aufwand für manuelle Prozesse zu verringern. Es kann auch die Effizienz der Zusammenarbeit erhöhen, indem alle Parteien Zugriff auf dieselben Dokumente und Inhalte gewährt werden. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, die Kommunikation zwischen internen und externen Stakeholdern zu verbessern, und kann dazu beitragen, dass die Organisation den Datenschutzbestimmungen entspricht.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sollten ergriffen werden, wenn externe Benutzer Zugriff auf SharePoint erhalten?

Wenn externe Benutzer Zugriff auf SharePoint erhalten, ist es wichtig sicherzustellen, dass die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Dies beinhaltet das Einrichten eines Authentifizierungssystems, um die Identität des externen Benutzers zu überprüfen und sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Berechtigungen erteilt werden. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass das System regelmäßig auf verdächtige Aktivitäten überwacht wird und dass alle gemeinsam genutzten Daten verschlüsselt werden, um es vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Wie können externe Benutzer verwaltet und überwacht werden?

Externe Benutzer können verwaltet und überwacht werden, indem die Listen für Zugriffssteuerung eingerichtet werden, um zu begrenzen, auf die der externe Benutzer zugreifen kann. Es ist auch wichtig, ihre Aktivitäten zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie nicht auf Inhalte oder Dokumente zugreifen, die sie nicht sein sollten. Darüber hinaus ist es wichtig, ihre Berechtigungen regelmäßig zu überprüfen und nach Bedarf zu aktualisieren. Schließlich ist es wichtig, die Sicherheitseinstellungen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das System sicher ist und alle Daten ordnungsgemäß geschützt sind.

Abschließend ist es eine großartige Möglichkeit, externen Benutzern Zugriff auf SharePoint zu gewähren, um eine sichere Zusammenarbeit sicherzustellen und sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder problemlos auf die von ihnen benötigten Daten zugreifen können. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie externen Benutzern die Möglichkeit bieten, sicher auf die in Ihrer SharePoint -Umgebung gespeicherten Daten zugreifen zu können. Mit den richtigen Berechtigungen und Zugriffskontrolle können Sie sicherstellen, dass Ihre externen Benutzer sicher und bequem mit Ihren Daten arbeiten können.