Wie kann ich in SharePoint Online Zugriff auf externe Benutzer zugreifen?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, externen Benutzern auf Ihre SharePoint -Online -Site zugreifen zu können? SharePoint Online ist eine hervorragende Kollaborationsplattform, mit der Sie Dokumente, Daten und andere Ressourcen mit externen Benutzern sicher teilen und verwalten können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie externe Benutzer in SharePoint online Zugriff erhalten, damit sie auf die Dokumente, Daten und andere von Ihnen gespeicherte Ressourcen zugreifen können. Wir werden die Schritte durchlaufen, die erforderlich sind, um einen externen Benutzerzugriff einzurichten und die Sicherheitsmaßnahmen zu diskutieren, die ergriffen werden müssen, um Ihre Daten zu schützen. Wenn Sie also wissen, wie Sie externen Benutzern Zugriff auf Ihre SharePoint -Online -Site gewähren, können Sie loslegen!

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Einführung in SharePoint online

SharePoint Online ist ein Cloud-basierter Service von Microsoft, mit dem Unternehmen Websites entwickeln und mit Kollegen, Partnern und Kunden zusammenarbeiten können. Mit damit können Unternehmen in einer privaten Online -Umgebung problemlos Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere Informationen erstellen, speichern, aufbewahren und freigeben. Mit SharePoint Online können Teammitglieder zusammenarbeiten, auch wenn sie sich nicht am selben physischen Ort befinden.

Was kann SharePoint online tun?

Mit SharePoint Online können Unternehmen Dokumente, Tabellen und andere Informationen in einer privaten Online -Umgebung problemlos erstellen, speichern und teilen. Außerdem können Teammitglieder zusammenarbeiten und mit Kollegen, Partnern und Kunden kommunizieren. SharePoint Online bietet auch eine Reihe von Tools, mit denen Unternehmen ihre Inhalte verwalten können, z. B. Dokumentbibliotheken, Listen und Kalender. Darüber hinaus können Benutzer mit SharePoint Online mit einer Internetverbindung von jedem Gerät von jedem Gerät zugreifen.

Wie kann ich in SharePoint Online Zugriff auf externe Benutzer zugreifen?

Schritt 1: Gehen Sie zur Seite "Site -Einstellungen"

Gehen Sie zur SharePoint Online -Site und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Cogheel -Symbol, um die Seite "Site -Einstellungen" zu öffnen.

Schritt 2: Gehen Sie zur Seite der Site -Berechtigungen

Sobald Sie sich auf der Seite "Site-Einstellungen" befinden, klicken Sie im Link "Site-Berechtigungen" im linken Menü.

Schritt 3: Klicken Sie auf den Link „Personen und Gruppen“

Sobald Sie auf der Seite "Site -Berechtigungen" sind, klicken Sie auf den Link „Personen und Gruppen“. Dadurch wird die Seite „Personen und Gruppen“ geöffnet.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Personen einladen“

Sobald Sie auf der Seite „Personen und Gruppen“ sind, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „People einladen“. Dadurch wird die Seite "People einladen" geöffnet.

Schritt 5: Geben Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers ein

Geben Sie auf der Seite „People einladen“ die E -Mail -Adresse des externen Benutzers ein, auf den Sie Zugriff erhalten möchten. Sie können der Einladung auch eine Nachricht hinzufügen.

Schritt 6: Wählen Sie die Berechtigungsstufe für den externen Benutzer aus

Sobald Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers eingegeben haben, wählen Sie die Berechtigungsstufe aus, die Sie angeben möchten. Es stehen verschiedene Optionen zur Auswahl, wie z. B. „Lesen“, „Bearbeiten“ und „Vollständige Kontrolle“.

Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“

Sobald Sie die Berechtigungsstufe für den externen Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Freigabe“. Dies sendet eine Einladung an den externen Benutzer.

Schritt 8: Der externe Benutzer akzeptiert die Einladung

Der externe Benutzer erhält eine Einladung per E -Mail. Sie müssen in der E -Mail auf den Link klicken, um die Einladung zu akzeptieren.

Schritt 9: Der externe Benutzer kann jetzt auf die SharePoint Online -Site zugreifen

Sobald der externe Benutzer die Einladung akzeptiert hat, kann er mit der angegebenen Berechtigungsstufe auf die SHarePoint -Online -Website zugreifen.

Schritt 10: Überwachen Sie den Zugriff und widerrufen gegebenenfalls den Zugriff

Es ist wichtig, den Zugriff auf den externen Benutzer zu überwachen und gegebenenfalls den Zugriff zu widerrufen. Dies kann durch die Auswahl der Schaltfläche „Personen und Gruppen“ für den externen Benutzer ausgewählt werden.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint online?

SharePoint Online ist eine Cloud-basierte Kollaborationsplattform, die Teil der Microsoft Office 365 Suite ist. Es bietet Benutzern eine benutzerfreundliche Plattform, um Dokumente, Webseiten und andere digitale Vermögenswerte zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Es bietet auch Tools für Benutzer, um Teams zu bilden, zusammenzuarbeiten und über Projekte zu kommunizieren. SharePoint Online ist eine großartige Lösung für Unternehmen, um ihre Daten in der Cloud zu speichern, zu verwalten und zu teilen.

SharePoint Online ist eine großartige Lösung für große und kleine Unternehmen. Es ist einfach eingerichtet und zu verwalten und kann verwendet werden, um große Datenmengen schnell und sicher zu speichern und zu teilen. Es bietet auch verschiedene Anpassungsoptionen wie benutzerdefinierte Designs, Branding und Benutzerfunktionen, um eine Vielzahl von Anforderungen zu entsprechen.

Wie kann ich in SharePoint Online Zugriff auf externe Benutzer zugreifen?

Es ist ein einfacher Prozess, den Zugriff auf externe Benutzer in SharePoint Online zugreifen zu können. Zunächst muss der Administrator der Website die E -Mail -Adresse des externen Benutzers zur Benutzerliste der Website hinzufügen. Auf diese Weise kann sich der Benutzer mit seiner E -Mail -Adresse und einem Passwort anmelden. Sobald der Benutzer angemeldet ist, kann der Administrator ihm die Berechtigungen zuweisen, die er für den Zugriff auf die Website benötigen.

Der Administrator kann auch eine Gruppe erstellen und dem externen Benutzer dieser Gruppe zuweisen. Auf diese Weise kann der Administrator die Ebene des Zugriffs auf die Website steuern und die Berechtigungen des Benutzers einfach verwalten. Der Administrator kann auch Benutzerbenachrichtigungen einrichten, wodurch der externe Benutzer über Änderungen der für sie relevanten Site informiert wird.

Was sind die Vorteile eines Zugriffs externer Benutzer in SharePoint online?

Wenn Sie den Zugriff auf externe Benutzer in SharePoint Online zugreifen, können Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten. Es kann Unternehmen helfen, effizienter zusammenzuarbeiten, indem externe Benutzer auf Dokumente, Webseiten und andere digitale Assets zugreifen können. Es kann Unternehmen auch helfen, ihre Daten sicherer zu verwalten, da alle Daten in der Cloud gespeichert werden und problemlos an externe Benutzer gemeinsam genutzt werden können.

Darüber hinaus kann der Zugriff auf externe Benutzer Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu optimieren, da sie Workflows erstellen und Aufgaben automatisieren können. Dies kann dazu beitragen, Zeit und Geld zu sparen, da Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden können. Darüber hinaus können externe Benutzer wertvolles Feedback zu Projekten geben, die dazu beitragen können, dass der Unternehmen über Trends und Kundenbedürfnisse auf dem Laufenden bleibt.

Was sind die Sicherheitsüberlegungen, um externe Benutzer in SharePoint online Zugriff zu gewähren?

Wenn externe Benutzer in SharePoint online Zugriff erhalten, müssen bestimmte Sicherheitsüberlegungen berücksichtigt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Identität des Benutzers überprüft wird und über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, um auf die von ihnen benötigten Daten zuzugreifen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle Daten in einer sicheren Cloud -Umgebung verschlüsselt und gespeichert werden.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Benutzerrollen ordnungsgemäß zugewiesen und durchgesetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer über die korrekte Ebene des Zugriffs auf die Website verfügt und dass die Daten sicher sind. Schließlich sollte der Administrator die Benutzeraktivität im Auge behalten und die Sicherheitseinstellungen auf der Website regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind.

Wie können externe Benutzer in SharePoint online verwaltet werden?

Externe Benutzer in SharePoint Online können auf verschiedene Weise verwaltet werden. Der Administrator der Site kann externen Benutzern Benutzerrollen zuweisen, um den Zugriffsgrad, den sie auf der Website haben, zu steuern. Der Administrator kann auch Benutzernbenachrichtigungen einrichten, um den Benutzer über Änderungen der für sie relevanten Website zu informieren.

Darüber hinaus kann der Administrator Gruppen erstellen und externen Benutzern diesen Gruppen zuweisen. Auf diese Weise kann der Administrator die Berechtigungen des Benutzers einfach verwalten und den Zugriffsgrad des Benutzers auf der Website steuern. Der Administrator kann auch Tools wie Prüfung und Berichterstattung verwenden, um die Benutzeraktivität zu überwachen und sicherzustellen, dass die Daten sicher sind.

Was sind die Einschränkungen, externe Benutzer in SharePoint online Zugriff zu gewähren?

Es gibt einige Einschränkungen, wenn sie externe Benutzer in SharePoint online zugreifen können. Der externe Benutzer hat möglicherweise keinen Zugriff auf alle Funktionen der Website, da er aufgrund ihrer Benutzerrolle möglicherweise eingeschränkt wird. Darüber hinaus hat der externe Benutzer möglicherweise nicht den gleichen Zugriff auf die Website wie interne Benutzer.

Darüber hinaus kann der externe Benutzer möglicherweise nicht auf bestimmte Dokumente oder Daten zugreifen, da er vom Administrator eingeschränkt wird. Darüber hinaus kann der externe Benutzer möglicherweise nicht von bestimmten Orten auf die Website zugreifen, da der Zugriff möglicherweise vom Administrator eingeschränkt wird. Diese Einschränkungen sollten berücksichtigt werden, wenn externe Benutzer Zugriff erhalten.

So teilen Sie SharePoint Online -Websites mit externen Benutzern

Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, sollten Sie nun ein klares Verständnis dafür haben, wie Sie externe Benutzer in SharePoint online Zugriff erhalten können. Der Prozess ist einfach und unkompliziert, sodass Sie schnell Zugriff für Benutzer einrichten und mit Kollegen, Kunden und Partnern zusammenarbeiten können. Mit SharePoint Online können Sie Dateien und Dokumente sicher freigeben, sodass Sie effizient und effektiv mit externen Benutzern arbeiten können.