Wie kann man mehrere Dateien in SharePoint Office 365 einchecken?

Suchen Sie nach Möglichkeiten, den Prozess der Überprüfung mehrerer Dateien in SharePoint Office 365 zu optimieren? Mit den richtigen Schritten und Tools können Sie mehrere Dateien schnell und einfach einchecken. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mehrere Dateien in SharePoint Office 365 einchecken, sowie die Best Practices für die Straffung des Prozesses. Wenn Sie diesen einfachen Schritten befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien sicher eingecheckt und in SharePoint Office 365 organisiert werden.

Melden Sie sich in mehreren Dateien in SharePoint Office 365 ein

SharePoint Office 365 ist eine leistungsstarke Cloud-basierte Plattform zum Verwalten von Dateien und Dokumenten. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente mit anderen zu speichern und zu teilen. Außerdem bietet es eine effiziente Methode, um mehrere Dateien gleichzeitig zu überprüfen. In diesem Artikel erläutert wir, wie Sie mehrere Dateien in SharePoint Office 365 einchecken.

Schritt 1: Wählen Sie die Dateien aus

Der erste Schritt beim Überprüfen mehrerer Dateien in SharePoint Office 365 besteht darin, die Dateien auszuwählen, die Sie überprüfen möchten. Sie können Dateien von Ihrem lokalen Computer oder von einem Netzwerkspeicherort aus auswählen. Um die Dateien auszuwählen, öffnen Sie den Ordner mit den Dateien, wählen Sie die Dateien aus, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Check -in“.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Check -in“ klicken, werden Sie mit einem Dialogfeld angezeigt, in dem die von Ihnen ausgewählten Dateien angezeigt werden. Sie können dann Kommentare zu den Dateien eingeben, in denen Sie einchecken, und klicken dann auf die Schaltfläche „Check -In“, um den Vorgang abzuschließen.

Schritt 2: Kommentare hinzufügen

Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, die Sie einchecken möchten, können Sie Kommentare zu den Dateien hinzufügen. Kommentare sind optional, können jedoch hilfreich sein, um Änderungen an den Dateien zu verfolgen und anderen Benutzern Informationen bereitzustellen, die möglicherweise auf die Dateien zugreifen.

Um Kommentare hinzuzufügen, wählen Sie im Dialogfeld die Registerkarte "Kommentar" aus und geben Sie Ihre Kommentare in das angegebene Textfeld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Kommentare zu speichern.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Dateien

Sobald Sie die Dateien ausgewählt und Kommentare hinzugefügt haben, können Sie die Dateien überprüfen. Klicken Sie dazu im Dialogfeld auf die Schaltfläche "Check -In". Sie werden dann gebeten, zu bestätigen, dass Sie die Dateien einchecken möchten, und dann werden die Dateien eingecheckt.

Beachten Sie, dass beim Einchecken mehrerer Dateien die Dateien im selben Ordner gespeichert werden. Wenn Sie also Dateien aus verschiedenen Ordnern einchecken möchten, müssen Sie sie in denselben Ordner verschieben, bevor Sie sie einchecken können.

Schritt 4: Zeigen Sie die überprüften Dateien an

Sobald Sie die Dateien überprüft haben, können Sie sie in SharePoint Office 365 anzeigen. Öffnen Sie dazu den Ordner, in dem die Dateien eingecheckt wurden, und klicken Sie auf die Registerkarte „Checked-in“. Dadurch werden eine Liste der Dateien angezeigt, die eingecheckt wurden. Sie können dann auf die Datei klicken, um sie anzuzeigen oder Änderungen vorzunehmen.

Schritt 5: Überprüfen Sie die Dateien

Wenn Sie Änderungen an einer Datei vornehmen müssen, die eingecheckt wurde, können Sie sie von SharePoint Office 365 ausprobieren. Öffnen Sie die Datei, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schauen Sie sich“ und nehmen Sie dann Ihre Änderungen vor. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Datei wieder in die Datei überprüfen.

Schritt 6: Verwalten Sie Versionen von Dateien

Mit SharePoint Office 365 können Sie verschiedene Versionen einer Datei verwalten. Öffnen Sie dazu die Datei und klicken Sie auf die Registerkarte "Versionsverlauf". Dadurch werden eine Liste der verschiedenen Versionen der Datei angezeigt, und Sie können dann auswählen, welche Version Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

Schritt 7: Fügen Sie den Dateien Berechtigungen hinzu

Mit SharePoint Office 365 können Sie auch Berechtigungen zu Dateien hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Datei, klicken Sie auf die Registerkarte "Berechtigungen" und wählen Sie dann die Benutzer oder Gruppen aus, die Sie zur Anzeige oder Bearbeitung der Datei geben möchten. Sie können auch die gewünschte Zugangsgrenze angeben.

Schritt 8: Dateien mit anderen teilen

Sobald Sie die Dateien überprüft und Berechtigungen hinzugefügt haben, können Sie die Dateien mit anderen freigeben. Öffnen Sie dazu die Datei, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ und geben Sie dann die E -Mail -Adressen der Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können der Datei auch eine Nachricht hinzufügen, wenn Sie möchten.

Schritt 9: Dateien löschen

Wenn Sie Dateien von SharePoint Office 365 löschen müssen, können Sie dies tun, indem Sie die Datei auswählen, auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken und dann bestätigen, dass Sie die Datei löschen möchten. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Dateien nicht wiederhergestellt werden können.

Schritt 10: Dateiaktivität überwachen

SharePoint Office 365 bietet eine einfache Möglichkeit, Dateiaktivitäten zu überwachen. Öffnen Sie dazu die Datei, klicken Sie auf die Registerkarte "Aktivität" und wählen Sie dann den Zeitrahmen, den Sie anzeigen möchten. Dies zeigt eine Zeitleiste der Aktivität für die Datei, einschließlich der auf die Datei zugegriffene Datei auf und wann.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint Office 365?

SharePoint Office 365 ist ein Cloud-basierter Dienst von Microsoft, der eine Plattform für Unternehmen bietet, um Dokumente zu speichern, zu teilen, zu verwalten und zusammenzuarbeiten. Es handelt sich um eine sichere und benutzerfreundliche Umgebung für das Dokumentenmanagement und die Freigabe. SharePoint ermöglicht auch die Integration in andere Office 365 -Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint.

Mit SharePoint Office 365 können Benutzer einfach Dokumente, Bilder und andere Dateien teilen, teilen, verwalten und zusammenarbeiten. Es bietet außerdem eine sichere Umgebung zum Teilen mit Funktionen wie Versionskontrolle, Dokumentenverfolgung und sicherer Zugriffskontrolle.

Wie kann man mehrere Dateien in SharePoint Office 365 einchecken?

Um mehrere Dateien in SharePoint Office 365 einzuchecken, wählen Sie zunächst die Dateien aus, die eingecheckt werden müssen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Dateien und wählen Sie im Dropdown-Menü „einchecken“. Wenn ein Benutzer die Berechtigung zur Überprüfung mehrerer Dateien hat, wird ein Dialogfeld „Mehrfachelemente checkin checken“ angezeigt. Der Benutzer kann dann die Dateien auswählen, die überprüft werden müssen, und alle Kommentare angeben, die er einbeziehen möchte. Schließlich kann der Benutzer klicken, um den Vorgang abzuschließen.

Für Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen bietet SharePoint Office 365 im Dialogfeld Mehrfachelemente mit dem Checkin mehrerer Elemente eine Option „ALLE“. Mit dieser Option können Benutzer schnell alle ausgewählten Dateien gleichzeitig einchecken. Es ist wichtig zu beachten, dass einige Dateien möglicherweise nicht für die Option „Alle“ einchecken können, da sie möglicherweise detailliertere Kommentare oder eine weitere Überprüfung erfordern.

Was ist der Unterschied zwischen dem Einchecken und dem Auschecken einer Datei?

Wenn Sie eine Datei einchecken und eine Datei ausprobieren, sind zwei verschiedene Prozesse in SharePoint Office 365. Wenn eine Datei ausgecheckt wird, ist sie gesperrt, damit andere Benutzer sie nicht bearbeiten können. Auf diese Weise können der Benutzer, der die Datei überprüft hat, Änderungen vorzunehmen, ohne sich um andere Benutzer kümmern zu müssen, die gleichzeitig Änderungen an der Datei vornehmen. Wenn der Benutzer Änderungen vornimmt, überprüfen er die Datei wieder ein, sodass andere Benutzer darauf zugreifen und Änderungen vornehmen können.

Durch die Überprüfung einer Datei können andere Benutzer auch die vorgenommenen Änderungen erkennen. Dies geschieht, damit alle Benutzer die aktuellste Version der Datei sehen können. Andere Benutzer können auch die Kommentare sehen, die abgelegt wurden, als die Datei eingecheckt wurde. Dies trägt dazu bei, dass jeder mit derselben Version der Datei arbeitet und sich der vorgenommenen Änderungen bewusst ist.

Was ist Versionskontrolle?

Versionskontrolle ist eine Funktion von SharePoint Office 365, mit der Benutzer Änderungen nachverfolgen können, die an einer Datei vorgenommen wurden. Wenn eine Datei eingecheckt wird, erstellt SharePoint eine "Version" der Datei, die Informationen zu den vorgenommenen Änderungen enthält. Auf diese Weise können Benutzer leicht erkennen, welche Änderungen an der Datei vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat.

Mit der Versionskontrolle können Benutzer auch bei Bedarf in eine ältere Version der Datei zurückkehren. Dies kann nützlich sein, wenn ein Benutzer Änderungen, die vorgenommen wurden, rückgängig machen möchte oder wenn er auf den Inhalt einer älteren Version der Datei zugreifen möchte. Mit SharePoint Office 365 können Benutzer auch verschiedene Versionen einer Datei vergleichen, die bei der Ermittlung der Version der Datei hilfreich sein können.

Was ist Dokumentverfolgung?

Die Dokumentverfolgung ist eine Funktion von SharePoint Office 365, mit der Benutzer den Fortschritt von Dokumenten verfolgen können. Es bietet eine Prüfspur aller Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden, sowie wer sie vorgenommen hat. Dies hilft sicherzustellen, dass alle Benutzer mit derselben Version der Datei arbeiten und dass alle Änderungen genehmigt wurden, bevor das Dokument an andere gemeinsam genutzt wird.

Mit der Dokumentverfolgung können Administratoren auch die Genehmigungsanforderungen für Dokumente festlegen und sicherstellen, dass alle Änderungen vor ihrer Veröffentlichung überprüft und genehmigt werden. Dies hilft sicher, dass nur die aktuellste und genaueste Version des Dokuments geteilt wird. Es hilft auch, den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu optimieren, was es den Teams erleichtert, an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Sobald Sie alle Dateien in SharePoint Office 365 überprüft haben, haben Sie eine vollständig organisierte und sichere Dokumentenbibliothek für Ihr Unternehmen. Mit SharePoint Office 365 können Sie Dokumente problemlos mit dem Team teilen, Revisionen kontrollieren und sicherstellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden. Mit diesem Wissen können Sie die Leistung von SharePoint Office 365 maximieren und sicherstellen, dass alle Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.