Wie lade ich Dokumente in SharePoint hoch?

Wenn Sie nach einer effizienten Möglichkeit suchen, mit Ihrem Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten, ist SharePoint für Sie. Durch das Hochladen von Dokumenten in SharePoint können Sie auf sie zugreifen und sie mit jedem, der Zugriff auf die Website hat, zugreifen. In diesem Artikel gehen wir durch die Schritte zum Hochladen von Dokumenten in SharePoint und erläutern die Vorteile, dies zu tun. Fangen wir an!

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Wie lade ich Dokumente in SharePoint hoch?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, mit der Unternehmen Dokumente, Daten und Anwendungen teilen und verwalten können. Es ist ein großartiges Tool für die Dokumentenverwaltung und ermöglicht es Benutzern, Dokumente problemlos in ihre SharePoint -Websites hochzuladen. In diesem Artikel werden wir die Schritte zum Hochladen von Dokumenten in SharePoint erörtern.

Schritt eins: Melden Sie sich in SharePoint an

Der erste Schritt zum Hochladen von Dokumenten in SharePoint besteht darin, sich auf Ihrer SharePoint -Site anzumelden. Dazu müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um auf die Website zuzugreifen. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie die bereits in der Website vorhandenen Dokumente und Ordner anzeigen.

Schritt 2: Bereiten Sie Dokumente für das Upload vor

Bevor Sie Dokumente in SharePoint hochladen können, müssen Sie sicherstellen, dass sie sich in einem kompatiblen Dateiformat befinden. SharePoint unterstützt eine Reihe von Dateitypen, einschließlich .docx, .pdf, .xlsx, .ppt, .jpg, .png und viele mehr. Sobald Sie sichergestellt haben, dass sich Ihre Dateien in einem kompatiblen Dateiformat befinden, können Sie den Upload -Prozess beginnen.

Schritt drei: Hochladen von Dokumenten

Nachdem Sie sich in SharePoint angemeldet und Ihre Dokumente in einem kompatiblen Dateiformat befinden, können Sie den Upload -Prozess beginnen. Um Dokumente in SharePoint hochzuladen, müssen Sie zu der Bibliothek oder dem Ordner navigieren, auf den Sie die Dokumente hochladen möchten. Sobald Sie sich am richtigen Ort befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“ und wählen Sie die Dokumente aus, die Sie hochladen möchten.

Schritt vier: Metadaten hinzufügen

Sobald Ihre Dokumente in SharePoint hochgeladen wurden, müssen Sie ihnen Metadaten hinzufügen. Metadaten sind Informationen zu dem Dokument, die es hilft, es zu kategorisieren und zu klassifizieren. Es können Schlüsselwörter, Beschreibungen, Tags und andere Informationen enthalten, um Dokumente zu ermitteln. Um einem Dokument Metadaten hinzuzufügen, navigieren Sie zur Dokumentbibliothek oder zum Ordner und wählen Sie das Dokument aus, das Sie bearbeiten möchten. Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie die entsprechenden Metadaten hinzufügen.

Schritt fünf: Dokumente teilen

Sobald Ihre Dokumente hochgeladen und Metadaten hinzugefügt wurden, können Sie sie mit anderen Benutzern weitergeben. Dazu müssen Sie in die Bibliothek oder den Ordner, der die Dokumente enthält, navigieren und die Dokumente auswählen, die Sie teilen möchten. Sie können dann die Schaltfläche „Freigabe“ verwenden, um die Dokumente mit den entsprechenden Benutzern zu teilen.

Schritt 6: Berechtigungen verwalten

Wenn Sie Dokumente mit anderen Benutzern teilen, müssen Sie die Berechtigungen für jeden Benutzer verwalten. Dies bedeutet, dass für jeden Benutzer die entsprechende Zugriffsstufe festgelegt wird. Dazu müssen Sie in die Bibliothek oder den Ordner navigieren, der die Dokumente enthält, und das Dokument auswählen, für das Sie die Berechtigungen verwalten möchten. Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie die entsprechenden Berechtigungen für jeden Benutzer hinzufügen.

Schritt sieben: Erstellen Sie Links

Sobald Ihre Dokumente hochgeladen und freigegeben wurden, können Sie Links zu den Dokumenten erstellen. Auf diese Weise können Benutzer auf die Dokumente von jedem Ort aus zugreifen. Um einen Link zu einem Dokument zu erstellen, navigieren Sie zur Bibliothek oder zum Ordner, das das Dokument enthält, und wählen Sie das Dokument aus, für das Sie einen Link erstellen möchten. Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie die Schaltfläche „Link erstellen“ verwenden, um eine URL für das Dokument zu erstellen.

Schritt acht: Versionskontrolle

Beim Hochladen von Dokumenten in SharePoint müssen Sie die Versionskontrolle in Betracht ziehen. Dies ist der Prozess der Verfolgung von Änderungen an einem Dokument im Laufe der Zeit. Um die Versionskontrolle zu verwalten, müssen Sie in die Bibliothek oder den Ordner, das das Dokument enthält, navigieren und das Dokument auswählen, für das Sie die Versionskontrolle verwalten möchten. Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie die Schaltfläche "Versionsverlauf" verwenden, um den Historie des Dokuments anzuzeigen.

Schritt neun: Automatisierte Workflows

Beim Hochladen von Dokumenten in SharePoint können Sie auch automatisierte Workflows einrichten. Dies ist der Prozess, Dokumente automatisch durch eine Reihe von Schritten wie Genehmigung oder Überprüfung zu leiten. Um einen automatisierten Workflow einzurichten, müssen Sie in die Bibliothek oder den Ordner, das das Dokument enthält, navigieren und das Dokument auswählen, für das Sie einen Workflow einrichten möchten. Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie die Schaltfläche „Workflows“ verwenden, um einen Workflow zu erstellen.

Schritt zehn: Dokumente überwachen

Sobald Ihre Dokumente hochgeladen und geteilt wurden, können Sie sie überwachen, um sicherzustellen, dass sie korrekt verwendet werden. Um Dokumente zu überwachen, müssen Sie in die Bibliothek oder den Ordner navigieren, der die Dokumente enthält, und das Dokument auswählen, das Sie überwachen möchten. Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie die Schaltfläche "Monitor" verwenden, um die Verwendung des Dokuments anzuzeigen.

Abschluss

Das Hochladen von Dokumenten in SharePoint ist ein einfacher und einfacher Prozess. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Dokumente einfach hochladen, Metadaten hinzufügen, Dokumente freigeben, Berechtigungen verwalten, Links erstellen, die Versionssteuerung verwalten, automatisierte Workflows einrichten und Dokumente überwachen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, mit der Unternehmen von jedem Gerät von jedem Gerät von Informationen speichern, organisieren, teilen und zugreifen können. Es handelt sich um eine Online -Dokumentspeicherplattform, die eine sichere Möglichkeit bietet, Dokumente und andere digitale Inhalte zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zu verwalten. SharePoint bietet auch eine Plattform für die Zusammenarbeit, mit der Benutzer in Echtzeit an Dokumenten, Aufgaben und Projekten zusammenarbeiten können.

SharePoint bietet auch Funktionen wie Dokumentbibliotheken, Listenmanagement, benutzerdefinierte Formulare, Workflow und mehr. Dies macht es zu einer idealen Plattform für Unternehmen, die Dokumente und andere Inhalte auf sichere und organisierte Weise speichern und teilen müssen.

Wie lade ich Dokumente in SharePoint hoch?

Das Hochladen von Dokumenten auf SharePoint ist einfach. Öffnen Sie zunächst die Dokumentbibliothek oder den Ordner, in dem Sie das Dokument hochladen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Upload und suchen Sie die Datei auf Ihrem Computer. Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Öffnen, um den Upload -Prozess zu starten.

Sobald der Upload -Prozess abgeschlossen ist, erstellt SharePoint automatisch ein neues Dokument in der Bibliothek. Sie können dann die Datei anzeigen, bearbeiten und an andere Benutzer weitergeben. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Tags, Kategorien und Metadaten hinzufügen, um das Dokument zu organisieren und zu suchen.

Welche Arten von Dokumenten kann ich auf SharePoint hochladen?

Sie können eine Vielzahl verschiedener Dateitypen auf SharePoint hochladen, einschließlich Microsoft Office -Dokumente, PDFs, Bilder und Videos. SharePoint unterstützt auch eine breite Palette von Dateitypen von Drittanbietern, einschließlich CAD, Photoshop und anderen textbasierten Dateien.

Darüber hinaus können Sie auch Dokumente von anderen Cloud-basierten Speichersystemen wie Dropbox, Google Drive und OneDrive hochladen. Auf diese Weise können Sie Dokumente problemlos an andere Benutzer weitergeben, auch wenn sie keinen Zugriff auf dasselbe Cloud -Speichersystem haben.

Was ist die maximale Dateigröße für SharePoint?

Die maximale Dateigröße für SharePoint beträgt 2 GB für Dateien, die in einer SharePoint -Bibliothek gespeichert sind. Wenn Sie Dateien von anderen Cloud-basierten Speichersystemen hochladen, kann die maximale Dateigröße je nach Dienst variieren. Darüber hinaus haben einige SharePoint -Bibliotheken möglicherweise auch ihre eigenen maximalen Größengrößen.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen?

Ja, Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig auf SharePoint hochladen. Wählen Sie dazu einfach die Dokumente aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Upload. Sie können bis zu fünf Dokumente gleichzeitig hochladen. Alle werden in denselben Ordner in Ihrer Bibliothek hochgeladen.

Sobald die Dokumente hochgeladen wurden, können Sie sie anzeigen, bearbeiten und mit anderen Benutzern teilen. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Tags, Kategorien und Metadaten hinzufügen, um die Dokumente zu organisieren und zu suchen.

Abschließend ist das Hochladen von Dokumenten in SharePoint eine einfache, effiziente und sichere Möglichkeit, Dokumente mit anderen zu speichern und zu teilen. Mit nur wenigen Klicks können Sie jedes Dokument in SharePoint hochladen, sodass Sie schnell und einfach Dokumente mit Kollegen, Freunden und Familie teilen können. Mit SharePoint können Sie sicher sein, dass Sie wissen, dass Ihre Dokumente sicher sind.