Wie man SharePoint strukturiert?
SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement, aber es kann schwierig sein, sie zu strukturieren, um das Beste daraus herauszuholen. Dieses Tutorial bietet Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Strukturieren von SharePoint, damit Sie alle Funktionen und Funktionen nutzen können. Mit diesem Leitfaden können Sie Ihre SharePoint -Umgebung für maximale Effizienz problemlos planen, organisieren und optimieren.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine Cloud-basierte Plattform, mit der Benutzer einfach an Dokumenten und Geschäftsprozessen zusammenarbeiten können. Es handelt sich um ein Content-Management-System auf Unternehmensebene und wird von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet, um ihre Inhalte und Geschäftsprozesse zu verwalten. SharePoint verfügt über eine breite Palette von Funktionen, mit denen Benutzer Dokumente erstellen, speichern und teilen, an Projekten zusammenarbeiten und Geschäftsprozesse verwalten können.
Struktur SharePoint
Der wichtigste Aspekt von SharePoint ist die Fähigkeit, die Plattform zu strukturieren, um den Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Dies beinhaltet das Einrichten der entsprechenden Websites und das Erstellen einer Struktur, mit der Benutzer einfach auf die benötigten Inhalte finden und zugreifen können. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, loszulegen:
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen
Der erste Schritt zur Strukturierung von SharePoint besteht darin, Ihre Anforderungen zu definieren. Welche Art von Inhalten benötigen Sie, um zu speichern und zu verwalten? Welche Art von Geschäftsprozessen müssen Sie unterstützen? Welche Art von Zusammenarbeit brauchen Sie? Bei der Beantwortung dieser Fragen können Sie die Art der Struktur ermitteln, die Sie in SharePoint einrichten müssen.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Websites
Sobald Sie Ihre Anforderungen ermittelt haben, besteht der nächste Schritt darin, die entsprechenden Websites in SharePoint zu erstellen. Dies beinhaltet das Einrichten der Websites, das Erstellen der entsprechenden Ordner und das Hinzufügen der erforderlichen Berechtigungen. Sie können auch das Erscheinungsbild der Website anpassen, um die Bedürfnisse Ihrer Organisation zu erfüllen.
Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihren Inhalt
Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt in Ihren SharePoint -Websites zu konfigurieren. Dies beinhaltet das Erstellen der entsprechenden Dokumente, das Hinzufügen von Metadaten, das Einrichten der erforderlichen Berechtigungen und das Konfigurieren der Suchfunktionalität. Sie können auch das Erscheinungsbild der Website anpassen, um die Bedürfnisse Ihrer Organisation zu erfüllen.
Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Workflows
Sobald Sie Ihren Inhalt konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, die entsprechenden Workflows zu erstellen. Mit Workflows können Benutzer problemlos an Dokumenten und Geschäftsprozessen zusammenarbeiten, und sind ein wesentlicher Bestandteil jeder SharePoint -Struktur. Sie können eine Vielzahl von Workflows erstellen, z. B. Genehmigungsverfahren und Überprüfungsprozesse für Dokumenten.
Schritt 5: Passen Sie Ihre SharePoint -Struktur an
Schließlich können Sie Ihre SharePoint -Struktur an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen. Dies umfasst das Konfigurieren der Sicherheitseinstellungen, das Einrichten der entsprechenden Berechtigungen und das Erstellen benutzerdefinierter Ansichten und Webteile. Sie können auch SharePoint Designer verwenden, um das Erscheinungsbild Ihrer Websites anzupassen.
Schritt 6: Überwachen und verwalten Sie Ihre SharePoint -Struktur
Sobald Ihre SharePoint -Struktur eingerichtet ist, müssen Sie sie kontinuierlich überwachen und verwalten. Dies schließt sicher, dass der Inhalt auf dem neuesten Stand ist und dass die Berechtigungen ordnungsgemäß konfiguriert sind. Sie können SharePoint auch verwenden, um die Leistung Ihrer Websites zu überwachen und Benutzeraktivitäten zu verfolgen.
Schritt 7: Integrieren Sie sich in andere Systeme
Schließlich können Sie Ihre SharePoint -Struktur in andere Systeme integrieren. Dies beinhaltet eine Verbindung zu anderen Unternehmenssystemen wie ERP- und CRM -Systemen sowie die Integration in andere Cloud -Dienste wie Office 365. Dadurch können Sie auf einfache Weise auf die Daten und Inhalte zugreifen, die in anderen Systemen aus SharePoint gespeichert sind.
Schritt 8: Inhalt auf SharePoint migrieren
Wenn Sie vorhandene Inhalte in anderen Systemen gespeichert sind, können Sie ihn auf SharePoint migrieren. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Inhalte an einem einzigen, zentralisierten Ort speichern und verwalten. Sie können Inhalte aus einer Vielzahl von Systemen migrieren, einschließlich Dateifreigaben, Webservern und anderen Dokumentenverwaltungssystemen.
Schritt 9: Trainieren Sie Ihre Benutzer
Sobald Ihre SharePoint -Struktur vorhanden ist, müssen Sie Ihre Benutzer darin trainieren, wie sie sie verwenden. Dies beinhaltet das Unterrichten, wie Sie die Websites navigieren, Dokumente hochladen und die verschiedenen Funktionen verwenden. Sie können Benutzern auch zusätzliche Ressourcen wie Tutorials und Benutzerführer zur Verfügung stellen, um ihnen zu helfen, das Beste aus SharePoint herauszuholen.
Schritt 10: Überwachen und Fehlerbehebung Probleme
Schließlich müssen Sie alle Probleme überwachen und beheben, die mit Ihrer SharePoint -Struktur auftreten. Dies beinhaltet die Überprüfung nach Aktualisierungen, Lösung von Sicherheitsproblemen und Fehlerbehebung bei Fehlern oder Leistungsproblemen. Sie können die SharePoint -Protokolle verwenden, um Benutzeraktivitäten und -leistung zu verfolgen, und Sie können die Berichterstattungsinstrumente verwenden, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
Verwandte FAQ
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Es handelt sich um eine sichere Plattform, mit der Benutzer Dokumente speichern und freigeben, Websites erstellen, verwalten und freigeben und Aufgaben verfolgen und verwalten können. Außerdem können Benutzer Workflows erstellen, Kalender verwalten und Projektdokumente verwalten. SharePoint wird von Organisationen verwendet, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und einen einfachen Zugriff auf Daten und Dokumente zu gewährleisten.
SharePoint kann verwendet werden, um verschiedene Arten von Websites zu erstellen, z. B. Team -Websites, Dokumentbibliotheken und Kollaborationsseiten. Es bietet auch Tools zum Verwalten von Inhalten wie Webteilen, Vorlagen und Themen. Es bietet auch eine Plattform für die Entwicklung benutzerdefinierter Anwendungen wie Web -Teile, Workflows und Webdienste.
Wie man SharePoint strukturiert?
Strukturieren SharePoint beinhaltet die Erstellung einer Hierarchie von Websites, Bibliotheken und Listen. Die Struktur muss für Benutzer leicht zu navigieren und zu verstehen und die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen. Um SharePoint zu strukturieren, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Art von Websites, Bibliotheken und Listen Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise eine Team -Site erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Dokumentbibliothek, eine Aufgabenliste und ein Diskussionsbehörde.
Sobald Sie die Websites, Bibliotheken und Listen identifiziert haben, die Sie benötigen, können Sie die Struktur erstellen. Dies beinhaltet das Erstellen von Websites und das Organisieren in einer Hierarchie. Sie können auch Bibliotheken und Listen zu den Websites hinzufügen. Sie können auch Web -Teile und Workflows erstellen, um die Websites anzupassen und sie einfacher zu verwenden. Darüber hinaus können Sie Themen erstellen, um das Erscheinungsbild der Websites anzupassen.
Was sind die Vorteile der Strukturierung von SharePoint?
Die Strukturierung von SharePoint bietet viele Vorteile, z. B. eine verbesserte Organisation von Daten und Dokumenten sowie eine verbesserte Zusammenarbeit. Das Strukturieren von SharePoint erleichtert den Benutzern die Suche und Zugriff auf Dokumente und Daten sowie die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern. Es erleichtert den Benutzern auch das Teilen von Dokumenten und die Verwaltung von Aufgaben. Darüber hinaus erleichtert es Benutzern, Anwendungen wie Workflows und Webteile zu entwickeln.
Die Strukturierung von SharePoint verbessert auch die Sicherheit und Leistung der Plattform. Es erleichtert es, den Zugriff auf Websites, Bibliotheken und Listen zu kontrollieren, und erleichtert auch die Überwachung der Leistung. Das Strukturieren von SharePoint erleichtert auch die Verwaltung von Inhalten wie Web -Teilen, Vorlagen und Themen. Darüber hinaus erleichtert es das Anpassen von SharePoint, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen.
Was sind die Vorteile der Strukturierung von SharePoint?
Die Strukturierung von SharePoint bietet viele Vorteile, z. B. eine verbesserte Organisation von Daten und Dokumenten sowie eine verbesserte Zusammenarbeit. Das Strukturieren von SharePoint erleichtert den Benutzern die Suche und Zugriff auf Dokumente und Daten sowie die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern. Darüber hinaus erleichtert es den Zugriff auf Websites, Bibliotheken und Listen und die Leistung. Das Strukturieren von SharePoint erleichtert auch die Verwaltung von Inhalten wie Web -Teilen, Vorlagen und Themen.
Ein weiterer Vorteil der Strukturierung von SharePoint besteht darin, dass es einfacher ist, SharePoint an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen. Die Strukturierung von SharePoint erleichtert auch die Entwicklung von Anwendungen wie Workflows und Webteilen. Darüber hinaus erleichtert die Integration von SharePoint in andere Anwendungen wie Microsoft Office und andere webbasierte Anwendungen.
Was sind die Nachteile der Strukturierung von SharePoint?
Das Strukturieren von SharePoint kann zeitaufwändig und komplex sein und erfordert ein gutes Wissen über die Plattform. Darüber hinaus kann es schwierig sein, die Struktur aufrechtzuerhalten, da Änderungen möglicherweise aufgrund von Änderungen der Bedürfnisse der Organisation vorgenommen werden müssen. Wenn die Struktur nicht korrekt implementiert ist, kann sie zu Fehlern und Leistungsproblemen führen.
Wenn die Struktur nicht korrekt implementiert ist, kann sie zu einer Datenbeschädigung führen. Wenn eine Struktur nicht korrekt gewartet wird, kann sie auch die Leistung der Plattform verringern und es schwierig machen, auf Daten und Dokumente zuzugreifen. Daher ist es wichtig, die Plattform ein gutes Verständnis zu haben, bevor Sie versuchen, SharePoint zu strukturieren.
Welche Tools können verwendet werden, um SharePoint zu strukturieren?
SharePoint bietet mehrere Tools zur Strukturierung der Plattform wie Web -Teile, Vorlagen und Themen. Darüber hinaus kann SharePoint Designer verwendet werden, um benutzerdefinierte Workflows und Webteile zu erstellen. Darüber hinaus kann Microsoft Visual Studio verwendet werden, um benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen.
SharePoint bietet auch eine Reihe von Tools von Drittanbietern, um die Plattform zu strukturieren, z. B. SharePoint Manager und SharePoint Manager Plus. Darüber hinaus können Tools von Drittanbietern verwendet werden, um SharePoint in andere Anwendungen wie Microsoft Office und andere webbasierte Anwendungen zu integrieren. Darüber hinaus können Tools von Drittanbietern verwendet werden, um das Erscheinungsbild der Plattform anzupassen.
SharePoint ist ein unglaublich leistungsfähiges Tool zum Verwalten von Informationen und Daten. Wenn es richtig strukturiert ist, kann es das Leben von Teams, Abteilungen und Organisationen erleichtern und effizienter erleichtern. Mit dem richtigen Wissen können Teams das Beste aus SharePoint herausholen und eine Plattform erstellen, die für sie funktioniert. Durch das Verständnis der Grundlagen von SharePoint, einschließlich ihrer Architektur, Tools und Funktionen, können Teams eine Struktur schaffen, die ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen.
