Wie organisiere ich die SharePoint -Dokumentbibliothek?

Die Organisation einer SharePoint -Dokumentbibliothek kann eine entmutigende Aufgabe sein. Aber es muss nicht sein! Mit den richtigen Anleitung und Tipps können Sie Ihre Bibliothek in kürzester Zeit organisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine SharePoint -Dokumentbibliothek erstellen und organisieren sowie wie Sie sicherstellen können, dass sie einfach zu verwenden und Dokumente zu finden. Wenn Sie also die Dokumentenbibliothek Ihres Unternehmens in Ordnung bringen möchten, lesen Sie weiter, um die besten Verfahren für die Organisation einer SharePoint -Dokumentbibliothek zu erfahren!

So organisieren Sie SharePoint -Dokumentbibliotheken

SharePoint -Dokumentbibliotheken sind leistungsstarke Tools zum Speichern und Verwalten digitaler Dateien. Unabhängig davon, ob Sie SharePoint für persönliche oder Arbeitszwecke verwenden, ist es wichtig, Ihre Dateien ordnungsgemäß zu organisieren, damit Sie leicht finden können, was Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen. Hier sind einige Tipps zur Organisation Ihrer SharePoint -Dokumentbibliotheken.

Verstehen Sie Ihre Optionen für die Organisation

Der erste Schritt zur Organisation Ihrer Dateien besteht darin, die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen zu verstehen. SharePoint -Dokumentbibliotheken bieten eine Reihe von Optionen für die Organisation Ihrer Dateien, einschließlich Ordner, Ansichten, Metadaten und Inhaltstypen.

Ordner sind die grundlegendste Möglichkeit, Ihre Dateien zu organisieren, sodass Sie sie in logische Sammlungen gruppieren können. Sie können Unterordner in Ordnern erstellen, sodass Sie Ihre Organisation weiter verfeinern können.

Mit Ansichten können Sie die Art und Weise anpassen, wie Ihre Dateien angezeigt werden. Sie können verschiedene Ansichten für verschiedene Arten von Dateien oder für bestimmte Benutzer oder Gruppen erstellen.

Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben. Durch Hinzufügen von Metadaten zu Ihren Dateien können Sie Ihre Dokumente problemlos durchsuchen und filtern.

Inhaltstypen sind Vorlagen, mit denen Sie Dateien mit bestimmten Eigenschaften erstellen können. Wenn Sie beispielsweise über eine Dokumentbibliothek für Verkaufsverträge verfügen, können Sie einen Inhaltstyp für Verträge erstellen, der Eigenschaften wie Vertragsnummer, Datum und Kundeninformationen enthält.

Erstellen Sie einen Plan für die Organisation

Sobald Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für die Organisation Ihrer Dateien zu erstellen. Erstellen Sie zunächst eine Grundstruktur für Ihre Dokumentbibliothek, z. B. einen Ordner für jede Abteilung oder jedes Projekt.

Entscheiden Sie dann, wie Sie Ordner, Ansichten, Metadaten und Inhaltstypen verwenden möchten, um Ihre Dateien zu organisieren. Sie können beispielsweise Ordner zu Gruppern von Dateien erstellen und Ansichten verwenden, um Dateien auf unterschiedliche Weise anzuzeigen. Sie können auch Metadaten- und Inhaltstypen verwenden, um Ihren Dateien Struktur hinzuzufügen.

Organisieren Sie Ihre Dateien

Sobald Sie einen Plan haben, ist es Zeit, Ihre Dateien zu organisieren. Erstellen Sie zunächst Ordner und Unterordner für gruppenbezogene Dateien. Fügen Sie dann Ansichten und Metadaten hinzu, um Ihre Organisation weiter zu verfeinern.

Verwenden Sie schließlich Inhaltstypen, um Vorlagen für bestimmte Arten von Dateien zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Dateien in Ihrer Dokumentbibliothek die gleichen Eigenschaften haben und auf die gleiche Weise organisiert sind.

Verwalten Sie Ihre Dokumentbibliothek

Das Organisieren Ihrer Dokumentbibliothek ist ein fortlaufender Prozess und es ist wichtig, Ihre Dateien organisiert zu halten. Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumentbibliothek organisiert bleibt, sollten Sie Ihren Organisationsplan regelmäßig überprüfen und aktualisieren.

Sie sollten auch Warnungen und Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Änderungen an Ihren Dateien nachverfolgt und überprüft werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien organisiert und aktuell bleiben.

Verwenden Sie Apps und Tools, um den Prozess zu vereinfachen

Das Organisieren Ihrer Dokumentbibliothek kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, aber es stehen eine Reihe von Apps und Tools zur Verfügung, um es einfacher zu machen. Der SharePoint App Store verfügt beispielsweise über eine Reihe von Apps und Tools, mit denen Sie Ihre Dokumentbibliothek verwalten und organisieren können.

Es gibt auch eine Reihe von Tools von Drittanbietern, die zusätzliche Funktionen bieten, z. B. Tools für Dokumentenversionen und Zusammenarbeit. Diese Tools können Ihnen helfen, den Prozess der Organisation Ihrer Dokumentbibliothek zu optimieren und die Verwaltung einfacher zu machen.

Trainieren Sie Ihr Team im guten Dateimanagement

Der Erfolg Ihrer Dokumentbibliotheksorganisation hängt davon ab, wie gut Ihr Team in guten Dateimanagementpraktiken geschult ist. Stellen Sie sicher, dass jeder, der Zugriff auf Ihre Dokumentbibliothek hat, versteht, wie wichtig es ist, sie organisiert zu halten.

Sie sollten auch Schulungen zur Verwendung der in SharePoint verfügbaren Funktionen und Tools anbieten, z. B. Ordner, Ansichten, Metadaten und Inhaltstypen. Dies wird sicherstellen, dass jeder Dateien auf die gleiche Weise erstellt und verwaltet.

Sichern Sie Ihre Dokumentbibliothek

Das Organisieren Ihrer Dokumentbibliothek ist ein wichtiger Schritt, aber es ist auch wichtig, Ihre Dateien zu sichern. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Sicherungsplan haben, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien im Falle eines Systemfehlers oder einer anderen Katastrophe sicher sind.

Überwachen und verbessern Sie Ihre Organisation der Dokumentbibliothek

Das Organisieren Ihrer Dokumentbibliothek ist ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, Ihren Organisationsplan regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen. Überwachen Sie Ihre Dokumentbibliothek, um sicherzustellen, dass sie auf effektivste Weise organisiert ist und dass Ihr Team gute Dateimanagementpraktiken einhält.

Integrieren Sie Ihre Dokumentbibliothek in andere Systeme

Die Integration Ihrer Dokumentbibliothek in andere Systeme kann dazu beitragen, den Organisationsprozess zu optimieren. Sie können beispielsweise Ihre Dokumentbibliothek in Ihr CRM -System integrieren, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente automatisch hinzugefügt werden.

Sie können auch Integration verwenden, um Prozesse wie Dokumentengenehmigungen und Dokumentversioning zu automatisieren. Die Automatisierung kann dazu beitragen, die Organisation Ihrer Dokumentbibliothek zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Berücksichtigen Sie die Sicherheit

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihre Dokumentbibliothek ein öffentlicher Raum ist und es wichtig ist, die Sicherheit bei der Organisation Ihrer Dateien zu berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass Sie angemessene Zugriffskontrollen vorhanden sind, um Ihre Dateien vor nicht autorisierten Zugriff zu schützen.

Sie sollten auch Ihre Sicherheitseinstellungen regelmäßig überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Dies hilft, sicherzustellen, dass Ihre Dateien sicher bleiben und dass Ihr Organisationsplan effektiv ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine SharePoint -Dokumentbibliothek?

Eine SharePoint -Dokumentbibliothek ist ein spezieller Ordnertyp, der Dokumente einfach speichern, organisieren und freigeben kann. Es ist einem regulären Windows-Ordner sehr ähnlich, aber mit der zusätzlichen Fähigkeit, Dokumente in einer hierarchischen Struktur zu organisieren, Meta-Daten-Spalten hinzuzufügen und andere Funktionen hinzuzufügen, um den Benutzern die Zusammenarbeit an Dokumenten zu erleichtern.

SharePoint -Dokumentbibliotheken können auch benutzerdefinierte Ansichten hinzufügen, mit denen Benutzer anpassen können, wie Dokumente angezeigt und zugegriffen werden. Dies erleichtert es einfach, die für ein Projekt oder eine Aufgabe benötigten Dokumente schnell zu finden.

Was sind die Vorteile der Verwendung einer SharePoint -Dokumentbibliothek?

Die Verwendung einer SharePoint -Dokumentbibliothek bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen. Durch die Bereitstellung einer einfachen Möglichkeit, Dokumente zu speichern, zu organisieren und auszutauschen, kann dies dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Außerdem erleichtert es, Änderungen zu verfolgen und Versionen von Dokumenten auf dem neuesten Stand zu halten.

SharePoint -Dokumentbibliotheken können auch benutzerdefinierte Ansichten hinzufügen, mit denen Dokumente auf eine Weise organisiert werden können, die für den Benutzer sinnvoll ist. Dies erleichtert es einfach, die für ein Projekt oder eine Aufgabe benötigten Dokumente schnell zu finden.

Wie richte ich eine SharePoint -Dokumentbibliothek ein?

Das Einrichten einer SharePoint -Dokumentbibliothek ist einfach. Der erste Schritt besteht darin, eine neue Bibliothek auf der SharePoint -Website zu erstellen. Dies kann durch Klicken auf die Registerkarte "Bibliotheken", Auswahl der "neuen Bibliothek" aus dem Menü und dann den Namen der Bibliothek ausgerechnet werden.

Sobald die Bibliothek erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, der Bibliothek Dokumente hinzuzufügen. Dies kann durch Ziehen und Ablegen von Dokumenten aus einem lokalen Ordner oder durch Verwendung der Funktion „Upload“ erfolgen. Sobald die Dokumente hochgeladen wurden, können sie in Ordner organisiert werden, und Meta-Data-Spalten können hinzugefügt werden, um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern.

Was sind die besten Praktiken für die Organisation einer SharePoint -Dokumentbibliothek?

Die Organisation einer SharePoint -Dokumentbibliothek ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Benutzer schnell und einfach die benötigten Dokumente finden können. Der beste Weg, eine Bibliothek zu organisieren, besteht darin, Ordner zu erstellen, die nach Projekt oder Aufgabe organisiert sind, und Meta-Daten-Spalten zur Bibliothek hinzuzufügen, um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern.

Es ist auch eine gute Idee, benutzerdefinierte Ansichten zu verwenden, um Dokumente zu organisieren. Mit benutzerdefinierten Ansichten können Benutzer anpassen, wie Dokumente angezeigt und zugegriffen werden, sodass die für ein Projekt oder eine Aufgabe benötigten Dokumente schneller gefunden werden können.

Wie kann ich meine SharePoint -Dokumentbibliothek organisieren?

Eine SharePoint -Dokumentbibliothek zu führen, ist ein laufender Prozess, der regelmäßig Wartung erfordert. Es ist wichtig, regelmäßig die Bibliothek zu durchlaufen und veraltete oder unnötige Dokumente zu löschen, Dokumente in die richtigen Ordner zu verschieben und nach Bedarf neue Meta-Daten-Spalten hinzuzufügen.

Es ist auch eine gute Idee, eine Namenskonvention für Dokumente und Ordner einzurichten. Dies erleichtert es, schnell Dokumente zu finden und die Bibliothek organisiert zu halten. Eine Namenskonvention sollte ein konsistentes Format und die Verwendung von Schlüsselwörtern enthalten, mit denen die Suche nach Dokumenten einfacher ist.

Die Organisation einer SharePoint -Dokumentbibliothek kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit den richtigen Tools und Strategien kann sie ein reibungsloser und unkomplizierter Prozess sein. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um eine ordnungsgemäße Ordnerstruktur zu erstellen, Dokumente zu beschriften und zu kategorisieren und die verfügbaren Funktionen zu verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre SharePoint -Dokumentbibliothek organisiert, effizient und einfach zu bedienen ist. Mit einer gut organisierten Dokumentbibliothek können Sie den Wert Ihres SharePoint-Systems maximieren und sicherstellen, dass alle Benutzer die von ihnen benötigten Dokumente problemlos finden und zugreifen können.