Wie organisiere ich SharePoint?
Ein gutes Organisationssystem zu haben, ist für die Verwaltung eines Projekts unerlässlich. SharePoint ist eine leistungsstarke Cloud-basierte Plattform, mit der Teams einfach zusammenarbeiten und zusammenarbeiten können. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche kann es ein großartiges Tool zum Organisieren von Dateien und zum Aufbewahren von Aufgaben sein. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie SharePoint für maximale Effizienz und Produktivität organisiert werden kann.
- Erstellen Sie eine Site -Struktur und entscheiden Sie, welche Arten von Websites Sie benötigen, um Ihre Ziele und Ziele zu unterstützen.
- Wählen Sie die richtigen Inhaltstypen für jede Website aus und entscheiden Sie, welche Spalten und Metadaten benötigt werden.
- Erstellen Sie die Navigationsstruktur, um sicherzustellen, dass die Benutzer die Website problemlos verwenden können.
- Weisen Sie den verschiedenen Websites die richtigen Berechtigungen zu, sodass nur die richtigen Benutzer oder Gruppen darauf zugreifen können.
- Erstellen Sie Regeln, Aufbewahrungsrichtlinien und Workflow, um sicherzustellen, dass die Websites im Laufe der Zeit ordnungsgemäß verwaltet werden.
Das Organisieren einer SharePoint-Website kann ein komplexer Prozess sein. Wenn Sie jedoch diese Schritte befolgen, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie eine gut strukturierte und sichere Website erstellen, die den Anforderungen Ihrer Benutzer entspricht.
Organisieren SharePoint
SharePoint ist ein leistungsstarkes Dokument- und Content -Management -System, das von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet wird. Mit SharePoint können Unternehmen effizienter zusammenarbeiten und ihre Daten organisiert und sicher organisieren. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie SharePoint organisiert und die Vorteile dazu führen.
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele
Der erste Schritt zur Organisation von SharePoint besteht darin, Ihre Ziele zu definieren. Was sind die Ziele Ihrer Organisation? Was müssen Sie mit SharePoint erreichen? Sobald Sie ein klares Verständnis Ihrer Ziele haben, können Sie beginnen, die Struktur Ihrer SharePoint -Website zu planen.
Schritt 2: Entwerfen Sie die Struktur Ihrer Website
Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, können Sie damit beginnen, die Struktur Ihrer SharePoint -Website zu entwerfen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Dokumente, Inhalte und Daten organisieren möchten. Sie können Bibliotheken, Listen und Ordner erstellen, mit denen Sie Ihre Informationen organisieren können. Sie können auch Websites erstellen und unterbreiten, um Ihre Struktur weiter zu definieren.
Schritt 3: Erstellen Sie die Sicherheit Ihrer Website
Der nächste Schritt zur Organisation von SharePoint besteht darin, die Sicherheit Ihrer Website zu erstellen. Sie müssen sicherstellen, dass nur diejenigen, die die Erlaubnis haben, auf Ihre Website zuzugreifen, dies tun können. Sie können Gruppen erstellen und ihnen Berechtigungen zuweisen oder einzelne Benutzerkonten erstellen und Berechtigungen von Benutzerbasis zuweisen.
Schritt 4: Erstellen Sie die Metadaten Ihrer Website
Sobald Sie die Struktur und Sicherheit Ihrer Website vorhanden haben, können Sie die Metadaten Ihrer Website erstellen. Metadaten sind Informationen zu Ihren Inhalten und Dokumenten wie Tags, Dokumenttypen und Kategorien. Sie können Metadaten verwenden, um Ihre Inhalte einfacher zu finden und zu organisieren.
Schritt 5: Erstellen Sie die Workflows Ihrer Website
Workflows sind automatisierte Prozesse, mit denen Sie Aufgaben verwalten und Ihre Website reibungslos laufend halten können. Sie können Workflows erstellen, um Aufgaben wie Dokumentengenehmigung, Dokumentveröffentlichung und Aufgabenzuweisung zu verwalten. Workflows können die Verwaltung Ihrer Dokumente und Inhalte erleichtern.
Schritt 6: Implementieren Sie Ihre Website
Sobald Sie die Struktur, Sicherheit, Metadaten und Workflows Ihrer Website haben, können Sie Ihre Website implementieren. Dies beinhaltet das Einrichten des Themas Ihrer Website, das Anpassen der Navigation und die Seiten sowie das Hinzufügen von Inhalten. Sie sollten sich auch untersuchen, um SharePoint in andere Systeme wie Microsoft Office und Outlook zu integrieren.
Schritt 7: Überwachen Sie Ihre Site -Leistung
Sobald Ihre Website in Betrieb ist, müssen Sie ihre Leistung überwachen, um sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich ausgeführt wird. Sie können die integrierten Analyse- und Berichtstools verwenden, um die Leistung Ihrer Website zu überwachen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.
Schritt 8: Trainieren Sie Ihre Benutzer
Sobald Ihre Website in Betrieb ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer darin geschult sind, wie sie verwendet werden. Dies beinhaltet das Verständnis der Struktur der Website, zum Navigieren, die Erstellung von Inhalten und die Verwendung der verfügbaren Tools. Sie sollten auch ein Benutzerhandbuch erstellen und bei Bedarf Ihren Benutzern Unterstützung bieten.
Schritt 9: Verwalten und aktualisieren Sie Ihre Website
Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Website regelmäßig pflegen und aktualisieren. Dies beinhaltet sicher, dass alle Sicherheitspatches auf dem neuesten Stand sind, um sicherzustellen, dass alle Inhalte auf dem neuesten Stand sind, und die erforderlichen Anpassungen an der Struktur oder den Arbeitsabläufen vorzunehmen.
Schritt 10: Professionelle Hilfe suchen
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre SharePoint -Website zu organisieren, möchten Sie möglicherweise professionelle Hilfe suchen. Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die sich auf SharePoint -Beratung spezialisiert haben und Ihnen helfen können, Ihre Website zu organisieren und effizient zu betreiben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft, mit der Organisationen Informationen zum Speichern, Organisieren, Teilen und Zugriff auf Informationen von jedem Gerät verwenden. Es bietet einen sicheren zentralisierten Standort, um Dokumente und andere Daten mit Personen innerhalb und außerhalb der Organisation zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Es kann verwendet werden, um an Projekten zusammenzuarbeiten, Aufgaben zu verwalten und Dateien an einem sicheren, zentralisierten Ort zu speichern.
SharePoint verfügt auch über eine Reihe von Funktionen und Tools, mit denen Teams organisiert und produktiv bleiben können. Dazu gehören Dokumentenbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalender, Diskussionsrettbretter, Umfragen und mehr. Es bietet auch eine Reihe von Anpassungsoptionen, mit denen Unternehmen die Plattform auf ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.
Wie organisiere ich SharePoint?
Das Organisieren von SharePoint kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber es ist wichtig, dass die Plattform einfach zu navigieren und zu verwenden ist. Der erste Schritt besteht darin, eine Site -Struktur zu erstellen, mit der der Inhalt innerhalb der Plattform organisiert wird. Diese Struktur sollte auf den Anforderungen der Organisation beruhen und berücksichtigen, wie unterschiedliche Inhaltstypen verwendet werden. Es ist wichtig, die Struktur so einfach wie möglich zu halten, da dies den Benutzern die Suche nach den benötigten Inhalten erleichtert.
Der nächste Schritt besteht darin, Informationsarchitektur innerhalb der Standortstruktur zu erstellen. Dies beinhaltet das Erstellen von Bibliotheken, Listen und Ordnern sowie das Einrichten von Berechtigungen, damit nur Benutzer mit der richtigen Zugriffsebene Inhalte anzeigen und bearbeiten können. Das Einrichten von Metadaten ist ebenfalls wichtig, da dies die Suche und den richtigen Inhalt erleichtert. Schließlich ist es wichtig, die SharePoint -Umgebung aufgeräumt zu halten, da dies den Benutzern hilft, den Inhalt schnell und effizient zu finden.
Das Organisieren einer SharePoint -Website kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit den richtigen Tools und Strategien muss dies nicht sein. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie eine gut strukturierte, organisierte SharePoint-Site erstellen, mit der die Daten und Dokumente Ihrer Organisation sicher und gesichert werden können. Mit ein wenig Mühe kann Ihre SharePoint -Website für Ihr Unternehmen zu einem wertvollen Vorteil werden und Ihre Arbeit einfacher und effizienter machen.
