Wie richte ich einen Workflow in SharePoint ein?

Ein effizienter Workflow in SharePoint kann ein großes Gut für die Straffung Ihrer Geschäftsprozesse sein. Aber wie können Sie einen einrichten? In diesem Artikel geben wir Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Erstellung eines erfolgreichen Workflows in SharePoint. Wir werden die Grundlagen für die Einrichtung des Workflows, das Erstellen und Konfigurieren der Aufgaben sowie die Prüfung des Workflows abdecken, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Am Ende dieses Artikels haben Sie ein umfassendes Verständnis dafür, wie Sie einen Workflow in SharePoint einrichten, der Ihrem Unternehmen zugute kommt.

Wie richte ich einen Workflow in SharePoint ein?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, mit der Unternehmen Workflows einfach erstellen und verwalten können. Ein Workflow ist ein automatisierter Prozess, mit dem Benutzer verschiedene Aufgaben schnell und einfach verwalten und ausführen können. Mit SharePoint können Benutzer Workflows in wenigen einfachen Schritten erstellen und verwalten.

Schritt 1: Konfigurieren Sie eine Liste oder Bibliothek

Der erste Schritt, um einen Workflow in SharePoint einzurichten, besteht darin, eine Liste oder Bibliothek zu konfigurieren. Navigieren Sie dazu zu der Liste oder Bibliothek, die Sie konfigurieren möchten. Klicken Sie dann oben rechts auf die Seite auf das Symbol Einstellungen. Von hier aus können Sie die Liste oder Bibliothek konfigurieren, indem Sie Spalten, Berechtigungen usw. einstellen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Workflow

Sobald Sie die Liste oder Bibliothek konfiguriert haben, können Sie einen Workflow erstellen. Navigieren Sie dazu zu der Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf der linken Seite auf den Workflows-Link. Von hier aus können Sie einen neuen Workflow erstellen. Sie werden dann aufgefordert, die Art des Workflows auszuwählen, den Sie erstellen möchten. SharePoint bietet eine Vielzahl von Workflow -Optionen, einschließlich Genehmigungs-, Dokumentenüberprüfungs- und Aufgabenverwaltungs -Workflows.

Schritt 3: Entwerfen Sie den Workflow

Sobald Sie den Workflow erstellt haben, können Sie ihn dann entwerfen. Dies beinhaltet das Einrichten der verschiedenen Aufgaben, die Zuweisung von Berechtigungen und mehr. Sie können auch Bedingungen hinzufügen, z. B. wenn/dann Anweisungen, um den Workflow weiter anzupassen. Wenn Sie fertig sind, können Sie den Workflow speichern und er ist bereit zu verwenden.

Schritt 4: Testen und veröffentlichen Sie den Workflow

Der nächste Schritt besteht darin, den Workflow zu testen, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert. Dazu können Sie die Funktion „Test“ in SharePoint verwenden. Auf diese Weise können Sie den Workflow ausführen und sehen, wie er funktioniert. Sobald Sie mit dem Workflow zufrieden sind, können Sie ihn so veröffentlichen, dass sie Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung stehen.

Schritt 5: Überwachen Sie den Workflow

Sobald Sie den Workflow veröffentlicht haben, können Sie ihn überwachen. Mit SharePoint können Sie den Status des Workflows sowie alle möglicherweise aufgetretenen Fehler anzeigen. Sie können auch anzeigen, wer zugewiesen wird, welche Aufgaben und wann sie fällig sind. Auf diese Weise können Sie den Workflow im Auge behalten und sicherstellen, dass er reibungslos verläuft.

Schritt 6: Ändern Sie den Workflow

Wenn Sie Änderungen am Workflow vornehmen müssen, können Sie dies tun, indem Sie ihn bearbeiten. Navigieren Sie dazu zu der Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf der linken Seite auf den Workflows-Link. Von hier aus können Sie den Workflow nach Bedarf ändern. Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Workflow speichern und er wird aktualisiert.

Schritt 7: Teilen Sie den Workflow

Sobald Sie den Workflow erstellt und getestet haben, können Sie ihn mit anderen Benutzern in Ihrem Unternehmen teilen. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link zur Freigabe in der oberen rechten Ecke der Seite. Von hier aus können Sie Benutzer einladen, den Workflow anzusehen und zu verwenden.

Schritt 8: Benachrichtigungen hinzufügen

Schließlich können Sie dem Workflow Benachrichtigungen hinzufügen, damit die Benutzer bei Fälligkeit der Aufgaben alarmiert werden. Navigieren Sie dazu zu der Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf der linken Seite auf den Link zur Benachrichtigung. Von hier aus können Sie Benachrichtigungen für Benutzer wie E -Mail -Benachrichtigungen oder Site -Benachrichtigungen hinzufügen.

Schritt 9: Stellen Sie den Workflow ein

Sobald Sie den Workflow konfiguriert, getestet und Benachrichtigungen hinzugefügt haben, können Sie den Workflow bereitstellen. Navigieren Sie dazu zu der Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link zur Bereitstellung von oben rechts auf der Seite. Von hier aus können Sie den Workflow den Benutzern in Ihrer Organisation bereitstellen.

Schritt 10: Archivieren Sie den Workflow

Schließlich können Sie den Workflow so nach dem Gebrauch archivieren. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link Archivs oben rechts auf der Seite. Von hier aus können Sie den Workflow löschen oder archivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass es Benutzern in Ihrem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung steht.

Verwandte FAQ

Was ist ein SharePoint -Workflow?

Ein SharePoint -Workflow ist eine Reihe von Anweisungen, die Aktionen und Prozesse auf der Grundlage festgelegter Kriterien automatisieren. Es handelt sich um eine Reihe von Schritten, mit denen Geschäftsprozesse und Workflows wie Dokumentengenehmigung, Datenerfassung und Aufgabenzuweisung verwaltet werden können. Mit SharePoint -Workflows können Benutzer automatisierte Prozesse erstellen und verwalten, mit denen Aufgaben optimiert und komplexe Geschäftsprozesse vereinfacht werden können.

SharePoint -Workflows können auch verwendet werden, um Aufgaben und Aktivitäten zu verfolgen und zu verwalten sowie bestimmten Benutzern Aufgaben zuzuweisen. Auf diese Weise können Benutzer ihre Aufgaben besser verwalten und effizienter zusammenarbeiten.

Was wird benötigt, um einen Workflow in SharePoint einzurichten?

Um einen Workflow in SharePoint einzurichten, müssen Sie eine SharePoint -Website mit einer aktiven Workflow -Funktion haben. Sie müssen auch eine Workflow -Vorlage haben oder einen benutzerdefinierten Workflow erstellen. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, benötigen Sie Kenntnisse über die SharePoint Designer -Anwendung, mit der Workflows erstellt und verwaltet werden.

Sie müssen auch den Prozess und die Aufgaben verstehen, die im Workflow erledigt werden müssen. Dies beinhaltet das Verständnis der Schritte und Aktionen, die abgeschlossen werden müssen, sowie die Kriterien, die den Workflow auslösen. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie den Workflow erstellen und die entsprechenden Parameter einrichten.

Wie richten Sie einen Workflow in SharePoint ein?

Um einen Workflow in SharePoint einzurichten, müssen Sie zunächst eine Workflow -Vorlage erstellen oder einen benutzerdefinierten Workflow erstellen. Sobald die Workflow -Vorlage oder der benutzerdefinierte Workflow erstellt wurden, kann sie auf der SharePoint -Site bereitgestellt werden.

Sobald der Workflow bereitgestellt wurde, können Sie die Workflow -Einstellungen konfigurieren. Damit werden die Parameter des Workflows eingerichtet, z. B. die Kriterien, die den Workflow auslösen, die Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, und den Benutzern, denen Aufgaben zugewiesen werden. Sobald der Workflow konfiguriert ist, können Sie den Workflow veröffentlichen und ihn verwenden.

Was sind die Vorteile der Einrichtung eines Workflows in SharePoint?

Das Einrichten eines Workflows in SharePoint kann dazu beitragen, Aufgaben zu optimieren und komplexe Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Workflows können verwendet werden, um Prozesse und Aufgaben zu automatisieren, sodass Benutzer ihre Aufgaben besser verwalten und effizienter zusammenarbeiten können.

Workflows können auch verwendet werden, um Aufgaben und Aktivitäten zu verfolgen und zu verwalten sowie bestimmten Benutzern Aufgaben zuzuweisen. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit von Aufgaben zu verbessern und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig und innerhalb des Budgets erledigt werden.

Gibt es Einschränkungen bei der Einrichtung eines Workflows in SharePoint?

Ja, es gibt einige Einschränkungen beim Einrichten eines Workflows in SharePoint. Beispielsweise können Workflows nur mit bestimmten Versionen von SharePoint und bestimmten Versionen der SharePoint Designer -Anwendung verwendet werden. Darüber hinaus muss die Workflow -Funktion auf der SharePoint -Site aktiv sein, um Workflows zu verwenden.

Darüber hinaus kann die Komplexität des Workflows auch die Fähigkeit einschränken, den Workflow einzurichten und zu verwalten. Beispielsweise erfordern komplexe Workflows zusätzliche Ressourcen und Fachwissen, um den Workflow einzurichten und zu verwalten. Dies kann zusätzliche Zeit und Kosten beinhalten, um den Workflow ordnungsgemäß zu konfigurieren und zu verwalten.

SharePoint Workflow Einführung

Die Einrichtung eines Workflows in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie problemlos einen Workflow einrichten, der Ihnen und Ihrem Team hilft, produktiver und effizienter zu sein. Mit der richtigen Einrichtung kann SharePoint ein leistungsstarkes Tool für die Verwaltung von Geschäftsprozessen sein und sicherstellen, dass die richtigen Aufgaben pünktlich erledigt werden. Mit seiner breiten Palette an Funktionen und Fähigkeiten kann SharePoint Ihnen und Ihrem Team helfen, organisiert zu bleiben und zusätzlich zu Ihrer Arbeit.