Wie richte ich Workflows in SharePoint ein?

Suchen Sie eine Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität in Ihrem Arbeitsplatz zu steigern? Möchten Sie lernen, wie Sie Workflows in SharePoint einrichten? SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie automatisierte Workflows erstellen, Prozesse rationalisieren und Ihre Ressourcen optimal nutzen können. In diesem Artikel skizzieren wir die Schritte, die Sie ausführen können, um Workflows in SharePoint einzurichten und Tipps für die optimale Plattform zu geben. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit SharePoint -Workflows beginnen.

So richten Sie Workflows in SharePoint ein

SharePoint ist ein leistungsstarkes Collaboration -Tool, das von Unternehmen aller Größen verwendet wird. Es ermöglicht den Teams, auf einfache Weise auf Dokumente zuzugreifen und auszutauschen, an Projekten zusammenzuarbeiten, Aufgaben zu verwalten und vieles mehr. Eine der Funktionen von SharePoint ist die Fähigkeit, Workflows zu erstellen und zu verwalten, bei denen es sich um automatisierte Prozesse handelt, mit denen ein Geschäftsprozess verwaltet oder gestaltet wird. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Workflows in SharePoint eingerichtet werden.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihren Workflow vor

Bevor Sie einen Workflow in SharePoint einrichten können, müssen Sie den Workflow zuerst selbst vorbereiten. Dies beinhaltet das Verständnis des Prozesses, den Sie automatisieren möchten, und die Schritte, die unternommen werden müssen, um ihn zu vervollständigen. Sie sollten auch überlegen, wer am Workflow beteiligt ist und welche Aufgaben sie erledigen müssen.

Schritt 2: Greifen Sie auf die Workflow -Einstellungen zu

Sobald Sie bereit sind, den Workflow einzurichten, müssen Sie in SharePoint auf die Workflow -Einstellungen zugreifen. Öffnen Sie dazu die SharePoint -Site und klicken Sie auf das Symbol "Einstellungen". Wählen Sie auf der Seite "Einstellungen" "Workflows" aus.

Schritt 3: Erstellen Sie den Workflow

Auf der Workflow -Seite sehen Sie eine Liste vorhandener Workflows sowie einen Link zum Erstellen einer neuen. Klicken Sie auf den Link „Ein Workflow erstellen“ und geben Sie einen Namen für Ihren neuen Workflow ein. Sie können dann die Art des Workflows auswählen, den Sie erstellen möchten.

Schritt 4: Konfigurieren von Workflow -Einstellungen

Sobald Sie den Workflow -Typ ausgewählt haben, können Sie die Einstellungen dafür konfigurieren. Dies beinhaltet die Auswahl der Benutzer, die am Workflow beteiligt sind, Aufgaben und Fristen einrichten und die Bedingungen für die Auslösung des Workflows festlegen.

Schritt 5: Aktionen und Stufen hinzufügen

Sobald Sie die Einstellungen konfiguriert haben, können Sie dem Workflow Aktionen und Stufen hinzufügen. Eine Aktion ist eine Aufgabe, die im Workflow erledigt werden muss, während eine Stufe eine Gruppe von Aufgaben ist, die nacheinander abgeschlossen sein werden.

Schritt 6: Testen und veröffentlichen Sie den Workflow

Wenn Sie das Konfigurieren und Hinzufügen von Aktionen und Stufen zum Workflow beendet haben, müssen Sie sie testen, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Sobald Sie mit dem Workflow zufrieden sind, können Sie ihn veröffentlichen, damit er von den anderen Benutzern der Website verwendet werden kann.

Schritt 7: Überwachen und verwalten Sie den Workflow

Sobald der Workflow veröffentlicht wurde, können Sie ihn über die Workflow -Seite überwachen und verwalten. Hier können Sie den Fortschritt des Workflows sehen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen. Sie können auch die Workflow -Einstellungen ändern oder den Workflow löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Schritt 8: Erstellen Sie eine Workflow -Vorlage

Wenn Sie einen Workflow wiederverwenden möchten, können Sie ihn als Vorlage speichern. Auf diese Weise können Sie problemlos einen neuen Workflow erstellen, der auf denselben Einstellungen, Aktionen und Phasen wie das Original basiert. Um eine Vorlage zu erstellen, klicken Sie einfach auf der Workflow -Seite auf die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“.

Schritt 9: Teilen Sie den Workflow mit anderen Benutzern

Wenn Sie den Workflow mit anderen Benutzern freigeben möchten, können Sie dies mithilfe der Freigabeoptionen auf der Workflow -Seite tun. Hier können Sie auswählen, mit welchen Benutzern Sie den Workflow teilen möchten und welche Berechtigungen sie haben werden.

Schritt 10: Ändern oder löschen Sie den Workflow

Wenn Sie den Workflow ändern oder löschen müssen, können Sie dies von der Workflow -Seite tun. Hier klicken Sie auf die Schaltflächen "Bearbeiten" oder "Löschen", um Änderungen vorzunehmen oder den Workflow zu entfernen. Sie können den Workflow auch als Vorlage exportieren, wenn Sie ihn für die spätere Verwendung speichern möchten.

Häufig gestellte Fragen

Was sind SharePoint -Workflows?

SharePoint -Workflows sind automatisierte Prozesse, die den Informationsfluss und Aufgaben innerhalb einer Organisation optimieren und verwalten. Workflows können verwendet werden, um eine breite Palette von Geschäftsprozessen und -aktivitäten wie Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Kundenservice und mehr zu automatisieren. Workflows können erstellt und angepasst werden, um den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens zu entsprechen.

Wie richte ich Workflows in SharePoint ein?

Das Einrichten von Workflows in SharePoint ist einfach und unkompliziert. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Workflow zu erstellen, abhängig von der Art des Workflows und der Komplexität des Prozesses. Für einfache Workflows kann der SharePoint -Designer zum Erstellen und Anpassen des Workflows verwendet werden, ohne dass eine Codierung erforderlich ist. Für komplexe Workflows können Microsoft Flow, Visual Studio und SharePoint -Apps zum Erstellen und Anpassen des Workflows verwendet werden, wobei eine gewisse Codierung erforderlich ist.

Was sind die Vorteile der Einrichtung von Workflows in SharePoint?

Das Einrichten von Workflows in SharePoint kann einer Organisation zahlreiche Vorteile bieten. Es kann dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern, indem sie Prozesse optimieren, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern und die Sichtbarkeit in den Fortschritt von Projekten zu verbessern.

Was sind die verschiedenen Arten von Workflows in SharePoint?

Es gibt einige verschiedene Arten von Workflows in SharePoint. Die gängigsten Typen sind sequentielle Workflows, Zustandsmaschinen -Workflows und wiederverwendbare Workflows. Sequentielle Workflows sind der grundlegendste Typ und werden für einfache Prozesse verwendet, die lineare Schritte erfordern. Statusmaschinen -Workflows werden für komplexere Prozesse verwendet, die Verzweigungslogik erfordern, und wiederverwendbare Workflows werden für Prozesse verwendet, die mehrmals wiederholt werden müssen.

Was sind die Einschränkungen beim Einrichten von Workflows in SharePoint?

SharePoint -Workflows haben einige Einschränkungen, die bei der Einrichtung berücksichtigt werden sollten. Die bemerkenswerteste Einschränkung ist, dass die Workflows nicht in der Lage sind, mit externen Systemen oder Datenbanken zu interagieren, was bedeutet, dass auf Daten, auf die außerhalb von SharePoint zugegriffen oder aktualisiert werden muss, manuell erfolgen müssen. Darüber hinaus können komplexe Workflows, die eine Menge Verzweigungslogik erfordern, schwierig einrichten und aufrechterhalten sein.

Das Einrichten von Workflows in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Mit Hilfe der verschiedenen Tools und Funktionen, die in SharePoint angeboten werden, können Sie mehrere Workflows erstellen und nach Ihren Anforderungen anpassen. Durch das Einrichten von Workflows in SharePoint sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Effizienz Ihres Geschäftsbetriebs. Mit ein paar Klicks können Sie jetzt sowohl einfache als auch komplexe Workflows einrichten, mit denen Sie Ihre Geschäftsaufgaben automatisieren und Ihnen helfen können, organisiert und produktiv zu bleiben.