Wie synchronisieren Sie Dateien mit SharePoint?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Dateien einfach mit SharePoint zu synchronisieren? Sie sind am richtigen Ort gekommen. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Dateien mit einigen einfachen Schritten mit SharePoint synchronisiert werden. Wir werden die besten Tools und Software besprechen, mit denen Sie die Aufgabe schnell und effizient erledigen können. Wir geben auch Tipps und Tricks, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien ohne Schluckauf synchronisiert werden. Am Ende dieses Artikels haben Sie ein besseres Verständnis dafür, wie Dateien mit SharePoint synchronisiert werden können. Also lass uns anfangen!

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Wie synchronisieren Sie Dateien mit SharePoint?

SharePoint ist ein hervorragendes Tool für die Freigabe und Zusammenarbeit von Dateien. Mit SharePoint können Sie Dateien problemlos mit einem zentralen Repository synchronisieren und für mehrere Benutzer zugänglich machen. Dies ermöglicht eine einfachere Zusammenarbeit und eine bessere Kontrolle über den Zugriff auf sensible Daten. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Dateien mit SharePoint synchronisiert werden können.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bibliothek

Der erste Schritt zum Synchronisieren von Dateien mit SharePoint besteht darin, eine Bibliothek zu erstellen. Eine Bibliothek ist ein zentrales Repository für eine Sammlung von Dateien und Dokumenten. Mit einer Bibliothek können Sie Dateien einfach mit anderen Benutzern speichern, verwalten und freigeben. Sie können eine Bibliothek von der SharePoint -Site erstellen oder eine auf der Registerkarte "Dokumente" in der Bandesnote erstellen.

Klicken Sie zum Erstellen einer Bibliothek auf die Schaltfläche „Bibliothek erstellen“ im Band. Dadurch wird die Seite "Eine Bibliothek erstellen" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie der Bibliothek einen Namen und eine Beschreibung geben, Spalten hinzufügen und die Art der Bibliothek auswählen, die Sie erstellen möchten. Wenn Sie alle erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Erstellen", um die Bibliothek zu erstellen.

Schritt 2: Fügen Sie Dateien zur Bibliothek hinzu

Sobald Sie die Bibliothek erstellt haben, können Sie damit beginnen, Dateien hinzuzufügen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dateien hinzuzufügen. Sie können Dateien direkt von Ihrem Computer in die Bibliothek ziehen und fallen lassen oder Dateien von Ihrem Computer hochladen. Sie können auch Dateien aus einer URL-, OneDrive- oder anderen Cloud -Speicherdiensten hinzufügen.

Um Dateien hinzuzufügen, wählen Sie einfach die Dateien aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf "Öffnen". Dadurch werden die Dateien zur Bibliothek hinzugefügt. Sie können die Dateien anzeigen, indem Sie auf die Registerkarte "Dateien" in der Bandnibne klicken.

Schritt 3: Synchronisieren Sie Dateien mit SharePoint

Sobald Sie die Dateien zur Bibliothek hinzugefügt haben, können Sie sie mit SharePoint synchronisieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Synchronisation“ im Band. Dadurch wird die Seite "Synchronisierungsdateien" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie die Bibliothek auswählen, die Sie synchronisieren möchten, und die Dateien, die Sie synchronisieren möchten, auswählen. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Synchronisieren", um den Synchronisierungsprozess zu starten.

Sobald die Dateien synchronisiert wurden, stehen sie anderen Benutzern mit Zugriff auf die Bibliothek zur Verfügung. Sie können die Dateien auch von jedem Gerät mit Zugriff auf die Bibliothek bearbeiten. Dies erleichtert einfach zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die neueste Version der Dateien hat.

Schritt 4: Synchierte Dateien verwalten

Sobald Sie die Dateien mit SharePoint synchronisiert haben, können Sie sie aus der Bibliothek verwalten. Sie können die Dateien anzeigen, umbenennen, weitergeben und löschen. Sie können auch Berechtigungen festlegen und steuern, wer Zugriff auf die Dateien hat. Auf diese Weise können Sie sensible Dateien sicher halten.

Klicken Sie zum Verwalten der Dateien auf die Schaltfläche „Verwalten“ im Band. Dadurch wird die Seite "Dateien verwalten" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie Dateien anzeigen, bearbeiten und löschen. Sie können auch Berechtigungen für jede Datei festlegen.

Schritt 5: Unbekannte Dateien

Wenn Sie keine Datei mehr mit SharePoint synchronisieren müssen, können Sie sie enttäuschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Unsynchronisieren" im Band. Dadurch wird die Seite "Unsynchronisierende Dateien" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie die Dateien auswählen, die Sie entsynchronisieren möchten, und auf "Unsynchronisiert" klicken.

Sobald die Dateien entschlossen sind, stehen sie anderen Benutzern nicht mehr zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie sensible Dateien sicher halten. Sie können die Dateien auch jederzeit erneut synchronisieren.

Schritt 6: Synchierte Dateien teilen

Sobald Sie Dateien mit SharePoint synchronisiert haben, können Sie sie mit anderen Benutzern weitergeben. Um eine Datei freizugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigabe“ im Band. Dadurch wird die Seite "Dateien freigeben" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie die Dateien auswählen, die Sie freigeben und die E -Mail -Adressen der Benutzer eingeben möchten, mit denen Sie die Dateien teilen möchten.

Sobald die Dateien freigegeben wurden, können die Benutzer von ihren Computern auf die Dateien zugreifen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern.

Schritt 7: Verwalten Sie die Berechtigungen für synchronisierte Dateien

Sobald Sie Dateien mit SharePoint synchronisiert haben, können Sie die Berechtigungen für diese Dateien verwalten. Um Berechtigungen zu verwalten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Berechtigungen“ im Band. Dadurch wird die Seite "Berechtigungen verwalten" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie die Benutzer auswählen, die Sie auf die Dateien zugreifen möchten, und die Art des Zugriffs festlegen, den sie haben.

Sie können auch Berechtigungen für einzelne Dateien festlegen. Auf diese Weise können Sie steuern, wer Dateien anzeigen, bearbeiten und löschen kann. Dies ist eine großartige Möglichkeit, vertrauliche Informationen sicher zu halten.

Schritt 8: Überwachen Sie synchronisierte Dateien

Sobald Sie Dateien mit SharePoint synchronisiert haben, können Sie die Aktivität dieser Dateien überwachen. Um die Aktivität zu überwachen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivität“ im Band. Dadurch wird die Seite "Aktivitätsprotokoll" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie die Aktivität der Dateien anzeigen, einschließlich wer auf sie zugreift, wenn sie zugegriffen werden und welche Änderungen vorgenommen werden.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, um zu verfolgen, wer auf die Dateien zugreift und bearbeitet. Es ermöglicht Ihnen auch, verdächtige Aktivitäten schnell zu identifizieren.

Schritt 9: Fehlerbehebung mit synchronisierten Dateien

Wenn Sie Probleme beim Synchronisieren von Dateien mit SharePoint haben, können Sie die Schaltfläche „Fehlerbehebung“ im Band verwenden. Dadurch wird die Seite "Fehlerbehebung" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie den Status der Synchronisierung, alle aufgetretenen Fehler und die Schritte anzeigen, die Sie ausführen müssen, um das Problem zu beheben.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, alle Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben, die Sie möglicherweise mit der Synchronisierung erleben.

Schritt 10: Synchierte Dateien löschen

Wenn Sie keine synchronisierte Datei mehr benötigen, können Sie sie löschen. Um eine Datei zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen" im Band. Dadurch wird die Seite "Dateien löschen" geöffnet. Auf dieser Seite können Sie die Dateien auswählen, die Sie löschen möchten, und klicken auf "Löschen".

Sobald die Dateien gelöscht wurden, stehen sie anderen Benutzern nicht mehr zur Verfügung. Dies ist eine großartige Möglichkeit, vertrauliche Informationen sicher zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Cloud-basierte Kollaborationsplattform. Es handelt sich um eine webbasierte Plattform, mit der Benutzer an Dokumenten und Daten speichern, zugreifen, teilen und zusammenarbeiten können. Es ist eine Plattform zum Verwalten und Teilen von Inhalten, Anwendungen und Diensten für Unternehmen. Es bietet eine integrierte Suite von Tools und Funktionen zum Verwalten von Dokumenten, Kalendern, Kontakten, Aufgaben und vielem mehr.

Wie synchronisiere ich Dateien mit SharePoint?

Das Synchronisieren von Dateien mit SharePoint ist einfach und kann in wenigen Schritten erfolgen. Zunächst müssen Sie das OneDrive für Business Sync -Client auf Ihrem Computer installieren. Auf diese Weise können Sie Dateien von Ihrem Computer von SharePoint synchronisieren. Sobald der Sync -Client installiert ist, können Sie Ihre SharePoint -Dateien dem lokalen Sync -Ordner auf Ihrem Computer hinzufügen. Sie können die Dateien dann mit SharePoint synchronisieren, indem Sie das Synchronisationssymbol auf der SharePoint -Seite auswählen. Dadurch wird der Synchronisierungsvorgang gestartet und die Dateien werden auf SharePoint hochgeladen.

Kann ich Dateien von mehreren Computern zu SharePoint synchronisieren?

Ja, es ist möglich, Dateien von mehreren Computern auf SharePoint zu synchronisieren. Sie müssen das OneDrive für Business Sync -Client auf jedem der Computer installieren und die SharePoint -Dateien zum lokalen Sync -Ordner hinzufügen. Sie können dann die Dateien von jedem der Computer mit SharePoint synchronisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dateien auf allen Computern synchronisiert werden, und alle Änderungen an den Dateien werden in SharePoint aktualisiert.

Welche Dateitypen kann ich mit SharePoint synchronisieren?

SharePoint unterstützt eine breite Palette von Dateitypen, einschließlich Word -Dokumenten, Excel -Tabellen, PowerPoint -Präsentationen, PDFs, Bildern und mehr. Sie können jeden dieser Dateitypen mit SharePoint synchronisieren, solange die Dateien kleiner als 15 GB groß sind.

Gibt es Sicherheitsrisiken beim Synchronisieren von Dateien mit SharePoint?

Ja, es gibt bestimmte Sicherheitsrisiken, die mit der Synchronisierung von Dateien mit SharePoint verbunden sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Dateien auf dem Server verschlüsselt und sicher gespeichert werden. Darüber hinaus sollten Sie eine sichere Verbindung verwenden, um auf die Dateien zuzugreifen und den Zugriff auf die Dateien nur auf diejenigen zu beschränken, die die Berechtigung zur Anzeige haben. Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien sicher bleiben, wenn sie mit SharePoint synchronisiert werden.

Durch die Synchronisierung von Dateien mit SharePoint können Sie problemlos an Projekten zusammenarbeiten, Dateien im gesamten Unternehmen speichern und freigeben und die neuesten Änderungen an Dokumenten verfolgen. Es ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, sicherzustellen, dass jeder in der Organisation die gleichen aktuellen Informationen hat. Mit SharePoint können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos und effizient mit den neuesten Informationen zu Ihren Fingerspitzen läuft.