Wie teile ich Dateien mit SharePoint aus?

Suchen Sie eine effektive Möglichkeit, Dateien mit Ihren Teamkollegen und Kollegen zu teilen? SharePoint ist ein großartiges Werkzeug, mit dem Sie genau das helfen können. Mit SharePoint können Sie Dateien sicher mit jedem in Ihrer Organisation speichern, organisieren und teilen. In diesem Artikel führen wir Sie durch, wie Sie Dateien mit SharePoint teilen, damit Sie schneller mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.

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Wie teile ich Dateien mit SharePoint aus?

SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Geschäftskollaboration, auf der Unternehmen Inhalte speichern, teilen und verwalten können. Dies ist eine großartige Möglichkeit, mit Kollegen und Partnern an Dokumenten zusammenzuarbeiten, Dateien mit externen Kunden auszutauschen und von überall von Dokumenten zu speichern und zuzugreifen. Hier behandeln wir, wie Sie Dateien mit SharePoint teilen.

Erstellen einer SharePoint -Dokumentbibliothek

Der erste Schritt bei der Freigabe von Dateien mithilfe von SharePoint besteht darin, eine Dokumentbibliothek zu erstellen. Eine Dokumentbibliothek ist eine spezielle Art von Liste, mit der Dokumente gespeichert werden. Um eine Dokumentbibliothek zu erstellen, gehen Sie zu der SharePoint -Site, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf die Option "Einstellungen". Wählen Sie anschließend "eine App hinzufügen" und wählen Sie die Option "Dokumentbibliothek". Geben Sie einen Namen für die Dokumentbibliothek ein und drücken Sie "Erstellen".

Hinzufügen von Dateien zur Dokumentbibliothek

Sobald die Dokumentbibliothek erstellt wurde, können Sie Dateien dazu hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Dokumentbibliothek und wählen Sie "Dokument hinzufügen". Wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf "Öffnen". Die Dateien werden nun der Dokumentbibliothek hinzugefügt.

Teilen von Dateien aus der Dokumentbibliothek

Sobald die Dateien in die Dokumentbibliothek hinzugefügt wurden, können Sie sie mit anderen weitergeben. Klicken Sie dazu auf die Datei, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigabe". Geben Sie den Namen oder die E -Mail -Adresse der Person ein, die Sie mit der Datei freigeben möchten, und klicken Sie auf "Teilen". Die Datei wird nun mit der angegebenen Person freigegeben.

Festlegen von Dateiberechtigungen

Wenn Sie eine Datei teilen, können Sie auch Berechtigungen festlegen, um zu steuern, wer auf die Datei zugreifen kann und was sie damit tun können. Klicken Sie dazu auf die Datei und wählen Sie "Berechtigungen verwalten". Wählen Sie die Personen aus, auf die Sie Zugriff aufnehmen möchten, und setzen Sie die Berechtigungen ein, die sie haben möchten.

Verwaltung freigegebener Dateien

Sobald Sie eine Datei geteilt haben, können Sie sie mit der SharePoint -Dokumentbibliothek verwalten. Sie können die Datei anzeigen und bearbeiten, prüfen, wer darauf zugreifen und die Dateiberechtigungen ändern. Klicken Sie dazu auf die Datei und wählen Sie "Verwalten".

Synchronisieren von Dateien mit SharePoint

Mit SharePoint können Sie auch Dateien mit Ihrem lokalen Computer synchronisieren. Klicken Sie dazu auf die Datei und wählen Sie "Synchronisierung". Geben Sie Ihre lokalen Computer -Anmeldeinformationen ein und wählen Sie den Ordner aus, mit dem Sie die Datei synchronisieren möchten. Die Datei wird nun mit Ihrem lokalen Computer synchronisiert.

Versionsdateien in SharePoint

Mit SharePoint können Sie auch verschiedene Versionen einer Datei im Auge behalten. Klicken Sie dazu auf die Datei und wählen Sie "Versionsverlauf". Hier können Sie die verschiedenen Versionen der Datei anzeigen und ältere Versionen bei Bedarf wiederherstellen.

Überprüfen Sie die Dateiaktivität in SharePoint

Mit SharePoint können Sie auch die Aktivität einer Datei anzeigen. Klicken Sie dazu auf die Datei und wählen Sie "Aktivität". Hier können Sie die Benutzeraktivität in der Datei anzeigen, z. B. wer darauf zugegriffen, sie bearbeitet oder gelöscht hat.

Wiederherstellung von gelöschten Dateien in SharePoint wiederherstellen

Wenn eine Datei in SharePoint gelöscht wird, können Sie sie wiederherstellen. Klicken Sie dazu auf die Datei und wählen Sie "Bin recyceln". Hier können Sie die gelöschten Dateien anzeigen und bei Bedarf wiederherstellen.

Suche nach Dateien in SharePoint

Mit SharePoint können Sie auch nach Dateien suchen. Klicken Sie dazu auf das Suchfeld und geben Sie die Schlüsselwörter ein, nach der Sie suchen möchten. Hier können Sie die Liste der Dateien anzeigen, die Ihren Suchkriterien entsprechen.

Verwenden von SharePoint -Apps

SharePoint bietet auch eine Vielzahl von Apps an, mit denen Dateien geteilt werden können. Um auf die Apps zuzugreifen, klicken Sie auf die Option "Apps" und wählen Sie die App, die Sie verwenden möchten. Hier können Sie die Funktionen der App anzeigen und wie Sie sie zum Freigeben von Dateien verwenden.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Informationen von jedem Gerät von jedem Gerät aus speichern, organisieren, teilen und zugreifen können. Es handelt sich um eine Plattform, mit der Benutzer Websites erstellen, Inhalte verwalten und Dokumente mit Kollegen, Kunden und Partnern teilen können. SharePoint wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit zu ermöglichen, Geschäftsprozesse zu verbessern und das Datenmanagement zu optimieren. Es wird für Benutzer eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, um ihre Dokumente auf, hochzuladen und zu verwalten sowie deren Website -Inhalte zu verwalten. Es bietet auch eine Plattform für Teams, um zusammenzuarbeiten, Dateien zu teilen und zusammenzuarbeiten.

Mit SharePoint können Benutzer auch Workflows erstellen, Dokumentversionen verfolgen und Sicherheitsberechtigungen festlegen. Dies erleichtert es, wichtige Dokumente zu verfolgen, Änderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Benutzer nur auf Informationen zugreifen, die sie zugreifen können. SharePoint bietet auch Integrationstools mit anderen Anwendungen, sodass die Verwaltung von Daten über mehrere Systeme hinweg einfacher wird.

Wie teile ich Dateien mit SharePoint aus?

Um Dateien mit SharePoint zu teilen, müssen Sie zunächst eine Dokumentbibliothek erstellen. Eine Dokumentbibliothek ist ein Ordner, in dem Sie Dokumente speichern und verwalten können, z. B. Microsoft Word- und Excel -Dateien. Sie können dann Dateien in die Bibliothek hochladen, Sicherheitsberechtigungen zuweisen und andere Benutzer einladen, auf die Dokumente zuzugreifen.

Sobald die Dokumentenbibliothek erstellt wurde, können Sie Dateien mit anderen freigeben. Sie können wählen, ob Sie einzelne Dateien oder ganze Bibliotheken mit Benutzern innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten. Sie können auch Berechtigungen zuweisen, um festzustellen, wer Dateien anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Dies erleichtert einfach zu steuern, wer Zugriff auf Ihre Dokumente hat und Benutzerberechtigungen verwaltet.

Wie organisiere ich Dateien auf SharePoint?

Das Organisieren von Dateien auf SharePoint ist einfach. Sie können Dokumentbibliotheken erstellen, um Ihre Dokumente zu speichern und zu verwalten und Sicherheitsberechtigungen zuzuweisen, um zu steuern, wer Dateien anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Sie können auch Ordner innerhalb der Bibliothek erstellen, um Dateien in Kategorien zu organisieren. Sie können auch Metadaten verwenden, um Dateien zu markieren und sie einfacher zu suchen und zu finden.

Mit SharePoint können Sie auch die Versioning verwenden, um Änderungen in einem Dokument zu verfolgen. Mit Versioning können Sie den Dokumentenverlauf anzeigen und verschiedene Versionen vergleichen, um zu sehen, was sich geändert hat. Dies erleichtert es, wichtige Dokumente zu verfolgen und Änderungen zu überprüfen.

Wie suche ich nach Dateien auf SharePoint?

Die Suche nach Dateien auf SharePoint ist einfach. Sie können das Suchfeld verwenden, um nach Dateien nach Namen, Typ oder Schlüsselwort zu suchen. Sie können auch Metadaten verwenden, um Dateien zu markieren und sie einfacher zu suchen und zu finden. Darüber hinaus verfügt SharePoint über fortgeschrittene Suchfunktionen wie Filterung von Dateitypen und Inhaltssuche, mit denen Sie genau das finden können, wonach Sie suchen.

SharePoint bietet auch eine Reihe von Suchoptionen für spezifischere Suchvorgänge. Beispielsweise können Sie die Option "Erweiterte Suche" verwenden, um nach Autor, Datum oder anderen Kriterien zu suchen. Sie können auch Suchfilter verwenden, um Ihre Suche zu verfeinern und genau das zu finden, wonach Sie suchen.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint?

SharePoint bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter eine verbesserte Zusammenarbeit, optimiertes Datenmanagement und erweiterte Sicherheit. SharePoint soll es den Benutzern erleichtern, zusammenzuarbeiten, Dateien auszutauschen und Dokumente zu verwalten. Es bietet auch Integration in andere Anwendungen, sodass die Verwaltung von Daten über mehrere Systeme hinweg einfacher wird.

SharePoint bietet auch eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Benutzer auf ihre Dokumente zugreifen und verwalten können. Es ermöglicht Benutzern, Dokumentbibliotheken zu erstellen, Sicherheitsberechtigungen zuzuweisen und andere einzuladen, auf ihre Dokumente zuzugreifen. Darüber hinaus bietet SharePoint Funktionen wie Versioning- und Workflow -Tools, mit denen wichtige Dokumente und Überprüfungsänderungen im Auge behalten können.

Das Teilen von Dateien über SharePoint ist eine effiziente und sichere Möglichkeit, mehreren Benutzern zusammenzuarbeiten und auf Dokumente zuzugreifen. Mit der benutzerfreundlichen Schnittstelle, dem einfachen Setup-Prozess und einer Vielzahl nützlicher Funktionen ist SharePoint eine großartige Option für jede Organisation, die ihre Dokumente digital verwalten möchte. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen, eine Schule oder ein gemeinnütziges Unternehmen sind, kann SharePoint dazu beitragen, dass Ihre Dateifreigabebedürfnisse einfacher und organisierter werden.