Wie teile ich Dateien über SharePoint?

Das Teilen von Dateien kann ein schwieriger Prozess sein, insbesondere wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten müssen. Zum Glück gibt es ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen dabei helfen kann, dies schnell und einfach zu tun: SharePoint! In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Dateien über SharePoint freigegeben werden können, um Zeit zu sparen und die Arbeit schnell zu erledigen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Funktionen und Vorteile von SharePoint zu erfahren und darüber, wie Sie diese in Ihren Workflows am besten nutzen können.

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Wie teile ich Dateien über SharePoint?

SharePoint ist ein unglaublich leistungsfähiges Tool, mit dem Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, Dokumente speichern und teilen und Ihre Workflows in einem zentralen Hub verwalten können. Es ist ein wesentliches Instrument für Unternehmen jeder Größe, die Dateien und Dokumente sicher und effizient teilen müssen. Hier werden die Schritte aufgeschlüsselt, um Dateien über SharePoint zu teilen.

Schritt 1: Zugriff auf SharePoint

Der erste Schritt ist der Zugriff auf SharePoint. Wenn Sie SharePoint online verwenden, können Sie über Ihr Office 365 -Portal darauf zugreifen. Nachdem Sie sich angemeldet haben, werden Sie auf die SharePoint -Startseite gebracht, auf der Sie eine Liste aller Websites, Bibliotheken und Listen sehen, auf die Sie Zugriff haben. Hier können Sie auch neue Websites und Bibliotheken erstellen.

Schritt 2: Laden Sie Dateien in eine Bibliothek hoch hoch

Sobald Sie auf SharePoint zugegriffen haben, wird der nächste Schritt Ihre Dateien in eine Bibliothek hochladen. Wählen Sie dazu die Bibliothek aus, zu der Sie die Dateien hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Upload". Von hier aus können Sie die Dateien auswählen, die Sie von Ihrem Computer hochladen möchten, oder sie in die Bibliothek abziehen und fallen lassen. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig hochladen oder einen Ordner von Dateien hochladen.

Schritt 3: Dateien mit anderen teilen

Sobald die Dateien hochgeladen sind, können Sie sie mit anderen Personen weitergeben. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, den Sie teilen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Freigabe“. Von hier aus können Sie die Namen oder E -Mails der Personen eingeben, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können auch auswählen, ob sie nur Ansichtszugriff haben oder die Datei bearbeiten können. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen".

Schritt 4: Berechtigungen festlegen

Der nächste Schritt besteht darin, Berechtigungen für die von Ihnen geteilten Dateien festzulegen. Auf diese Weise können Sie steuern, wer die Dateien anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, für die Sie Berechtigungen festlegen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Berechtigungen". Von hier aus können Sie Personen aus der Liste der Personen hinzufügen oder entfernen, die Zugriff auf die Datei haben, und spezifische Berechtigungen für jede Person festlegen.

Schritt 5: Zugriff verwalten

Schließlich können Sie den Zugriff auf die von Ihnen geteilten Dateien verwalten. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf die Dateien widerrufen und Ablaufdaten für den Zugriff festlegen. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, für den Sie den Zugriff verwalten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zugriff verwalten". Von hier aus können Sie Personen aus der Liste der Personen hinzufügen oder entfernen, die Zugriff auf die Datei haben, und spezifische Ablaufdaten für jede Person festlegen.

Schritt 6: Zugriff verfolgen

Sie können auch verfolgen, wer auf die von Ihnen geteilten Dateien zugegriffen hat. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, für den Sie den Zugriff verfolgen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zugriff verfolgen". Von hier aus können Sie eine Liste von Personen anzeigen, die auf die Datei zugegriffen haben, sowie wenn sie darauf zugreifen und auf welche Art von Zugriff sie hatten.

Schritt 7: Überwachen Sie die Dateiaktivität

Sie können auch die Aktivität der von Ihnen geteilten Dateien überwachen. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, die Sie überwachen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Dateiaktivität überwachen“. Von hier aus können Sie eine Liste von Personen anzeigen, die auf die Datei zugegriffen haben, sowie wenn sie darauf zugreifen, welche Art von Zugriff sie hatten und welche Änderungen sie vorgenommen haben.

Schritt 8: Benachrichtigungen einstellen

Sie können auch Warnungen festlegen, wenn jemand die von Ihnen geteilten Dateien zugreift oder bearbeitet. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, für die Sie Warnungen festlegen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Warnungen festlegen". Von hier aus können Sie auswählen, welche Art von Aktivität Sie alarmiert werden möchten und wer alarmiert werden sollte.

Schritt 9: Versionsverlauf verwalten

Sie können auch den Versionsverlauf der von Ihnen geteilten Dateien verwalten. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, für die Sie Versionen verwalten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Versionsverlauf verwalten". Von hier aus können Sie eine Liste früherer Versionen der Datei anzeigen und sie bei Bedarf wiederherstellen.

Schritt 10: Kommentare hinzufügen

Schließlich können Sie den Dateien, die Sie geteilt haben, Kommentare hinzufügen. Wählen Sie dazu die Datei oder den Ordner aus, zu dem Sie Kommentare hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Kommentare hinzufügen". Von hier aus können Sie der Datei Kommentare hinzufügen sowie Kommentare anderer Personen anzeigen und antworten.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte kollaborative Plattform, die sich in Microsoft Office integriert. Es verfügt über Dokumentenmanagement-, Workflow- und Kollaborationsfunktionen, mit denen Teams effektiver zusammenarbeiten können. Es bietet ein zentrales Repository für Dokumente und Informationen und erleichtert Teams, Dateien zu teilen, an Projekten zu arbeiten und Aufgaben zu verwalten.

SharePoint bietet außerdem eine Plattform für die Entwicklung benutzerdefinierter Anwendungen und Websites sowie für die Erstellung und Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es kann für Content -Management, Business Intelligence, soziale Netzwerke und Zusammenarbeit verwendet werden. SharePoint kann vor Ort, in der Cloud oder als Hybridlösung verwendet werden.

Wie teilen Sie Dateien über SharePoint?

Das Teilen von Dateien über SharePoint ist einfach. Der erste Schritt besteht darin, eine Dokumentbibliothek auf der Website zu erstellen. Nach dem Erstellen können Sie Dateien in die Bibliothek hochladen. Sie können auch Ordner in der Bibliothek erstellen, um Dateien zu organisieren.

Sobald die Dateien hochgeladen wurden, können Sie sie mit anderen Benutzern weitergeben. Dies kann durch Senden einer E-Mail-Einladung an den Benutzer oder durch Einrichten von Berechtigungen auf Benutzerebene erfolgen. Sie können auch Dateien mit externen Benutzern freigeben, indem Sie einen anonymen Zugriff einrichten. Auf diese Weise können Benutzer außerhalb Ihrer Organisation auf die Dateien zugreifen.

Was sind die Vorteile des Teilens von Dateien über SharePoint?

Das Teilen von Dateien über SharePoint bietet mehrere Vorteile. Zunächst bietet es ein zentrales Repository für alle Ihre Dateien, mit dem Benutzer auf Dokumente zugreifen und diese freigeben können. Zweitens ermöglicht es eine Zusammenarbeit in Dokumenten in Echtzeit. Drittens bietet es eine Versionskontrolle, mit der Teams auf derselben Seite bleiben können. Viertens ermöglicht es Benutzern, Dateien einfach mit externen Benutzern zu teilen. Schließlich bietet es Sicherheitsfunktionen, um Ihre Daten zu schützen.

Insgesamt erleichtert SharePoint den Teams, an Dokumenten, Projekten und Aufgaben zusammenzuarbeiten. Es bietet eine effiziente Möglichkeit, Dokumente zu speichern und zu verwalten sowie Dateien mit externen Benutzern zu teilen.

Was sind die Einschränkungen beim Teilen von Dateien über SharePoint?

Obwohl SharePoint viele Vorteile bietet, gibt es einige Einschränkungen, die sich bewusst sind. Erstens ist es nicht als Datei-Sharing-Dienst ausgelegt, daher ist es möglicherweise nicht für große Dateien oder Hochverkehrseiten geeignet. Zweitens ist es möglicherweise nicht die beste Lösung für das Teilen von Dateien mit externen Benutzern, da es schwierig sein kann, anonymen Zugriff aufzubauen. Drittens kann es kostspielig sein, die Aufrechterhaltung zu erhalten, da es eine Investition in Hardware und Software erfordert.

Schließlich ist es möglicherweise nicht die beste Lösung für Teams, die viel Anpassung erfordern. SharePoint ist so konzipiert, dass sie grundlegende Funktionen für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit bieten und möglicherweise nicht für Teams mit komplexeren Bedürfnissen geeignet sind.

Wie sichern Sie Dateien, die über SharePoint geteilt werden?

SharePoint bietet mehrere Sicherheitsfunktionen an, um Ihre Daten zu schützen. Zunächst können Sie Berechtigungen auf Benutzerebene einrichten, damit Sie steuern können, wer auf Ihre Dateien zugreifen kann. Zweitens können Sie den anonymen Zugriff einrichten, sodass externe Benutzer auf Dateien zugreifen können, ohne sich anzumelden. Drittens bietet sie Datenverschlüsselung, sodass Ihre Dateien auch dann sicher sind, wenn sie gemeinsam genutzt werden.

Schließlich bietet SharePoint auch Anti-Malware-Schutz, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Dateien vor böswilliger Software sicher sind. Insgesamt bietet SharePoint eine sichere Plattform zum Teilen von Dateien und trägt dazu bei, dass Ihre Daten geschützt bleiben.

Das Teilen von Dateien über SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien sicher und sicher sind und gleichzeitig Sie und Ihr Team zusammenarbeiten können, ohne sich um die Sicherheit Ihrer Daten kümmern zu müssen. Mit der verfügbaren Funktionen ist SharePoint eine ideale Möglichkeit für Teams, schnell und einfach auf Dateien zugreifen zu können und miteinander zu teilen. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind, SharePoint kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und in einer sicheren Umgebung zusammenzuarbeiten.