Wie teile ich Dateien von SharePoint aus?

Wenn Sie nach einer einfachen und sicheren Möglichkeit suchen, Dateien online zusammenzuarbeiten, zu teilen und zu speichern, möchten Sie SharePoint überprüfen. SharePoint bietet eine Reihe nützlicher Funktionen, einschließlich der Möglichkeit, Dateien einfach mit Kollegen und Kunden zu teilen. In diesem Artikel geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Freigeben von Dateien von SharePoint. Wir werden uns auch die verschiedenen Arten von Dateien ansehen, die Sie freigeben können, und wie die Dateien sicher und zugänglich sind. Also lass uns anfangen!

So teilen Sie Dateien von SharePoint

SharePoint ist ein Office 365 -Dienst, der eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten und anderen wichtigen Informationen bietet. Es ist eine ideale Lösung für Unternehmen und Organisationen, die Dokumente und andere Inhalte mit Gruppen von Benutzern sicher teilen müssen. In diesem Artikel werden wir erklären, wie Dateien aus SharePoint freigegeben werden.

Erstellen von SharePoint -Websites

Der erste Schritt bei der Freigabe von Dateien von SharePoint besteht darin, eine SharePoint -Site zu erstellen. Dies ist eine webbasierte Plattform, mit der Benutzer Dokumente und andere Informationen sicher zusammenarbeiten und freigeben können. SharePoint -Websites können schnell und einfach mit dem SharePoint Online -Administratorzentrum erstellt werden. Hier können Benutzer eine neue Site erstellen, Einstellungen konfigurieren und Benutzer zur Website hinzufügen. SharePoint -Websites können auch im Office 365 Admin Center erstellt werden.

Sobald die SharePoint -Site erstellt wurde, kann sie so konfiguriert werden, dass sie den spezifischen Anforderungen der Organisation entspricht. Dies beinhaltet das Einrichten von Berechtigungsstufen, das Hinzufügen von Apps und das Anpassen des Erscheinungsbilds der Website. Sobald die Website konfiguriert ist, können Benutzer Dateien hochladen und freigeben.

Hochladen und Freigeben von Dateien

Dateien können mit einer Vielzahl von Methoden auf die SharePoint -Site hochgeladen werden. Dazu gehören die Verwendung der Drag & Drop-Funktion, das Hochladen über den Browser oder die Verwendung der Online-Apps der Office. Sobald die Dateien hochgeladen wurden, können sie mit anderen Benutzern auf der Website gemeinsam genutzt werden. Dies kann durch Einrichten von Zugriffsberechtigungen oder durch Senden eines Links zur Datei erfolgen.

Zusätzlich zum Freigeben von Dateien können Benutzer auch Dokumente freigeben, die in OneDrive oder OneNote gespeichert sind. Dies kann durch die Verwendung der Schaltfläche „Freigabe“ in der jeweiligen App erfolgen. Dies generiert einen Link zu dem Dokument, der an andere Benutzer gesendet werden kann.

Verwenden der SharePoint Mobile App

Die SharePoint Mobile App erleichtert den Zugriff auf und gemeinsame Nutzung von Dateien von SharePoint unterwegs. Die App kann kostenlos aus dem App Store oder Google Play heruntergeladen werden. Es ermöglicht Benutzern, auf ihre SharePoint -Sites zugreifen, Dateien hochzuladen und zu teilen und mit anderen Benutzern unterwegs zusammenzuarbeiten.

Die SharePoint Mobile App erleichtert auch einfach, Dokumente zu finden, die in OneDrive und OneNote gespeichert sind. Benutzer können nach Dokumenten suchen, indem sie Schlüsselwörter verwenden, auf Dokumente zugreifen, die in der Cloud gespeichert sind, und Dokumente mit anderen Benutzern freigeben.

Verwenden des SharePoint Sync Clients

Der SharePoint -Sync -Client ist eine Desktop -Anwendung, mit der die in SharePoint gespeicherten Dateien zugreifen können. Der SYNC -Client kann unter Windows- oder Mac -Computern installiert werden. Nach der Installation können Benutzer ihre SharePoint -Dateien mit ihrem lokalen Computer synchronisieren, sodass sie offline auf die Dateien zugreifen können.

Der Sync -Client erleichtert auch einfach, Dateien von SharePoint zu teilen. Benutzer können die Dateien auswählen, die sie teilen möchten, und dann einen Link generieren, der an andere Benutzer gesendet werden kann. Mit diesem Link kann der Empfänger auf die Datei zugreifen, ohne sich an der SharePoint -Site anzumelden.

Abschluss

Das Teilen von Dateien von SharePoint ist eine einfache und sichere Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und Dokumente mit anderen Benutzern zu teilen. Mit den verschiedenen verfügbaren Tools können Benutzer Dateien schnell und einfach hochladen und freigeben. Dies beinhaltet die Verwendung der SharePoint Mobile App und des SharePoint Sync -Clients. Mit diesen Tools können Benutzer problemlos auf Dateien zugreifen und Dateien freigeben, die in SharePoint, OneDrive und OneNote gespeichert sind.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Es ermöglicht Benutzern, Dateien, Dokumente und andere Informationen mit Kollegen, Kunden und anderen Interessenten zu teilen. Es wird hauptsächlich von Unternehmen verwendet, um Dokumente und andere Daten zu speichern, zu organisieren und zu teilen. SharePoint enthält auch Funktionen wie Aufgabenmanagement, Umfragen, Kalender und Teamstandorte.

SharePoint ermöglicht auch die Freigabe von Dateien und Dokumenten mit anderen Benutzern. Es ermöglicht Benutzern, zu steuern, wer auf die Dateien zugreifen kann, und Dateien von anderen Benutzern zu senden und zu empfangen. Außerdem können Benutzer mit anderen Benutzern in Dokumenten zusammenarbeiten und Dateien mit externen Parteien freigeben.

Wie teile ich Dateien von SharePoint aus?

Das Teilen von Dateien von SharePoint ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie zum Dokument oder zur Datei navigieren, die Sie teilen möchten. Von dort aus können Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche „Teilen“ klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Namen oder E -Mail -Adressen der Personen eingeben können, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können auch eine Nachricht eingeben, um die Datei zu begleiten.

Sobald Sie die Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf "Teilen", um die Datei zu senden. Die Person oder Personen, mit denen Sie die Datei geteilt haben, erhalten eine E -Mail -Benachrichtigung mit einem Link zur Datei. Sie können dann die Datei anzeigen und zugreifen. Sie können auch Dateien mit externen Parteien wie Kunden oder Anbietern freigeben, indem Sie deren E -Mail -Adresse eingeben.

Welche Arten von Dateien können von SharePoint ausgetauscht werden?

Mit SharePoint können Benutzer eine Vielzahl von Dateitypen teilen, einschließlich Microsoft Office -Dokumente, PDFs, Bilder, Videos, Audiodateien und Webseiten. Es unterstützt auch Dateitypen von Drittanbietern wie Adobe Photoshop und Autodesk AutoCAD. Die Dateien müssen in einer SharePoint -Bibliothek gespeichert werden und können mit anderen Benutzern oder externen Parteien gemeinsam genutzt werden.

SharePoint unterstützt auch die Versionskontrolle, mit der Benutzer im Laufe der Zeit Änderungen an einer Datei im Auge behalten können. Mit dieser Funktion können Benutzer verfolgen, wer Änderungen an einer Datei vorgenommen hat und wann, sowie ältere Versionen der Datei anzuzeigen und wiederherzustellen. Dies stellt sicher, dass die aktuellste Version der Datei immer verfügbar ist.

Wie sicher ist SharePoint?

SharePoint ist eine sehr sichere Plattform. Es verwendet Verschlüsselung zum Schutz von Dateien und Dokumenten und entspricht den neuesten Branchenstandards. Es bietet den Benutzern die Möglichkeit, zu steuern, wer Zugriff auf Dateien hat, und um bestimmte Berechtigungen für jeden Benutzer festzulegen. Es bietet außerdem erweiterte Sicherheitsfunktionen wie zwei-Faktor-Authentifizierung und Einzelanmeldung, um Daten weiter zu schützen.

SharePoint ermöglicht auch die Überwachung und Prüfung der Benutzeraktivität. Auf diese Weise können Administratoren verfolgen, wer auf Dateien zugreift und wann. Außerdem können Administratoren Warnungen für verdächtige Aktivitäten festlegen, z. B. ungewöhnliche Downloads oder Änderungen an Dateien. Dies hilft sicherzustellen, dass Dateien und Daten sicher gehalten werden.

Kann ich Dateien von SharePoint an Nicht-Benutzer teilen?

Ja, SharePoint ermöglicht es Benutzern, Dateien mit Nichtbenutzern zu teilen. Wenn Sie eine Datei teilen, können Sie einfach die E -Mail -Adresse der Person eingeben, mit der Sie die Datei teilen möchten. Der Empfänger erhält dann eine E -Mail -Benachrichtigung mit einem Link zur Datei. Sie können dann die Datei anzeigen und zugreifen.

Mit SharePoint können Benutzer außerdem Ablaufdaten und Kennwörter für gemeinsam genutzte Dateien festlegen. Dies stellt sicher, dass die Datei nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar ist und nur von Personen mit dem richtigen Passwort zugegriffen werden kann. Dies hilft sicherzustellen, dass vertrauliche Daten auch dann sicher sind, selbst wenn sie mit Nichtnutzern geteilt werden.

Kann ich Dateien von SharePoint mit externen Parteien teilen?

Ja, SharePoint ermöglicht es Benutzern, Dateien mit externen Parteien wie Kunden oder Anbietern zu teilen. Beim Teilen einer Datei können Sie die E -Mail -Adresse der externen Partei eingeben. Sie erhalten dann eine E -Mail -Benachrichtigung mit einem Link zur Datei. Die Datei kann auch passwortgeschützt oder so eingestellt sein, dass sie nach einem bestimmten Zeitraum abläuft.

Mit SharePoint können Benutzer auch steuern, wer auf die Dateien zugreifen und bestimmte Berechtigungen für jeden Benutzer festlegen kann. Dies stellt sicher, dass nur diejenigen mit den richtigen Berechtigungen in der Lage sind, die Datei anzusehen und zugreifen zu können. Es bietet außerdem erweiterte Sicherheitsfunktionen wie zwei-Faktor-Authentifizierung und Einzelanmeldung, um Daten weiter zu schützen.

Das Teilen von Dateien von SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und Dokumente mit anderen zu teilen. Es ist einfach zu bedienen, sicher und effizient, was es zu einer perfekten Lösung für jedes Unternehmen macht. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Dateien einfach von SharePoint mit jedem freigeben. Mit SharePoint können Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien immer zugänglich und auf dem neuesten Stand sind, sodass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.