Wie teile ich eine Datei mit SharePoint?

Das Teilen von Dateien mit SharePoint kann entmutigend sein, wenn Sie mit dem Prozess nicht vertraut sind. Mit den richtigen Schritten können Sie jedoch einfach und sicher Dateien mit SharePoint teilen. In diesem Artikel werden wir die Grundlagen der Freigabe einer Datei mit SharePoint durchführen, einschließlich der verschiedenen verfügbaren Methoden, den folgenden Schritten und Tipps, um sie einfacher zu machen. Mit diesem Leitfaden haben Sie das Vertrauen, heute Dateien mit SharePoint zu teilen.

Sprache.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Anwendung, mit der Unternehmen zusammenarbeiten und Informationen teilen können. Es ist eine Plattform, die Dokumentenmanagement-, Zusammenarbeits- und Business Intelligence -Dienste bietet. Es wird von Organisationen verwendet, um Daten zu speichern, zu teilen und zu verwalten. SharePoint wird auch verwendet, um Websites zu erstellen, Dokumente zu verwalten und mit anderen Benutzern zu kommunizieren.

SharePoint ist ein Microsoft-Produkt und ist in verschiedenen Geschmacksrichtungen erhältlich, einschließlich einer Cloud-basierten Version und einer lokalen Version. SharePoint ist als Teil der Office 365 Suite erhältlich und kann zum Erstellen von Websites und zum Verwalten von Dokumenten verwendet werden.

Was ist Dateifreigabe?

Die Dateifreigabe ist die Praxis, Dateien anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen. Es ist eine häufige Möglichkeit, Dokumente, Bilder, Musik und andere Dateien zwischen Computern zu teilen. Die Dateifreigabe kann direkt zwischen zwei Computern oder einem Netzwerk erfolgen. Die beliebtesten Methoden zur Freigabe von Dateien sind Peer-to-Peer-Netzwerke, Cloud-Dienste und E-Mails.

Die Dateifreigabe ist ein wichtiger Bestandteil des Zusammenarbeitsprozesses und ermöglicht es Benutzern, Dokumente, Bilder, Musik und andere Dateientypen mit anderen Benutzern zu teilen. Dies kann sicher oder über ein ungesicherter Netzwerk erfolgen.

Wie teile ich eine Datei mit SharePoint?

Schritt 1: Erstellen Sie eine SharePoint -Site

Der erste Schritt bei der Freigabe einer Datei mit SharePoint besteht darin, eine SharePoint -Site zu erstellen. Dies kann durch Anmelden im Office 365 -Portal erfolgen. Wenn Sie sich angemeldet haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Sites" und wählen Sie die Option "Erstellen einer Site". Von dort aus können Sie die Art der Website auswählen, die Sie erstellen möchten.

Schritt 2: Laden Sie Ihre Datei hoch hoch

Sobald die SharePoint -Site erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Datei hochzuladen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Upload“ oben auf der Seite erfolgen. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen".

Schritt 3: Teilen Sie die Datei frei

Nachdem Ihre Datei hochgeladen wurde, können Sie sie mit anderen Benutzern weitergeben. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Teilen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die E -Mail -Adressen der Personen eingeben können, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sobald Sie die E -Mail -Adressen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“.

Schritt 4: Berechtigungen festlegen

Der nächste Schritt besteht darin, die Berechtigungen für die Datei festzulegen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Berechtigungen“ oben auf der Seite erfolgen. Von hier aus können Sie auswählen, wer die Datei anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Sobald Sie die Berechtigungen festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Schritt 5: Benachrichtigen Sie die Benutzer

Sobald die Datei freigegeben und die Berechtigungen festgelegt wurden, können Sie die Benutzer benachrichtigen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Benachrichtigen“ oben auf der Seite erfolgen. Von hier aus können Sie eine Nachricht an die Benutzer eingeben und die Option zum Senden von E -Mail -Benachrichtigungen auswählen.

Schritt 6: Zeigen Sie die Datei anzeigen

Sobald die Datei freigegeben und die Benutzer benachrichtigt wurden, können sie die Datei anzeigen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Ansicht“ oben auf der Seite erfolgen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, das die Datei zeigt.

Schritt 7: Bearbeiten Sie die Datei

Wenn die Benutzer die richtigen Berechtigungen haben, können sie auch die Datei bearbeiten. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ oben auf der Seite erfolgen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem die Benutzer Änderungen an der Datei vornehmen können.

Schritt 8: Löschen Sie die Datei

Wenn die Benutzer die richtigen Berechtigungen haben, können sie die Datei löschen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Löschen“ oben auf der Seite erfolgen. Dadurch werden die Benutzer aufgefordert, die Löschung der Datei zu bestätigen.

Schritt 9: Aktivität verfolgen

Sobald die Datei freigegeben wurde, können Sie die Aktivität in der Datei verfolgen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Aktivität“ oben auf der Seite erfolgen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, das die Aktivität in der Datei zeigt.

Schritt 10: Verwalten Sie die Datei

Schließlich können Sie die Datei verwalten, indem Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Verwalten“ klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, das die Einstellungen für die Datei wie die Berechtigungen und die Aktivität zeigt.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Collaboration-Plattform, mit der mehrere Benutzer auf Dokumente, Listen und andere Daten zugreifen und diese freigeben können. Es ist Teil der Microsoft Office Suite und wird von vielen Organisationen verwendet, um Dokumente zu verwalten und an Projekten zusammenzuarbeiten. Es wird auch verwendet, um Websites, Blogs und Wikis zu erstellen.

Mit SharePoint können Benutzer Dokumente und andere Dateien mit Kollegen, Kunden und Partnern freigeben. Außerdem können mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten bearbeiten und zusammenarbeiten.

Wie teile ich eine Datei mit SharePoint?

Um eine Datei mit SharePoint zu teilen, müssen Sie zunächst die Datei in die SharePoint -Bibliothek hochladen. Sobald die Datei hochgeladen ist, können Sie sie mit den gewünschten Benutzern weitergeben. Dazu müssen Sie in der Bibliothek auf die Datei zugreifen und die Option "Freigabe" auswählen. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die E -Mail -Adressen der Benutzer hinzufügen können, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können die Berechtigungen auch für jeden Benutzer festlegen, z. B. ob er die Datei anzeigen oder bearbeiten kann. Sobald die Benutzer hinzugefügt wurden, können Sie auf die Schaltfläche "Freigeben" klicken, um den Vorgang abzuschließen.

Sie können auch einen Link zur Datei erstellen und mit anderen Benutzern freigeben. Dazu müssen Sie die Datei in der Bibliothek auswählen und dann auf die Option "Link kopieren" klicken. Sie können dann den Link in eine E -Mail oder eine SMS einfügen und an die Benutzer senden. Die Benutzer können dann auf den Link klicken, um auf die Datei zuzugreifen.

Was sind die verschiedenen Arten von SharePoint -Dateien?

SharePoint unterstützt eine breite Palette von Dateitypen, einschließlich Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bildern, Videos, Audiodateien und mehr. Es unterstützt auch verschiedene Versionen desselben Dateityps wie Word, Excel, PowerPoint und Visio.

Mit SharePoint können Benutzer auch Dokumente in verschiedenen Formaten speichern und teilen, z. B. PDF, HTML und XML. Auf diese Weise können Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten, ohne die Datei in ein anderes Format konvertieren zu müssen.

Kann ich Dateien mit externen Benutzern freigeben?

Ja, SharePoint ermöglicht es Benutzern, Dateien mit externen Benutzern wie Kunden und Partnern zu teilen. Zu diesem Zweck müssen Sie einen externen Freigabelink für die Datei erstellen. Dieser Link kann dann an die externen Benutzer gesendet werden, die dann auf die Datei zugreifen können.

Externe Benutzer können auch eingeladen werden, an einer SharePoint -Website teilzunehmen. Auf diese Weise können sie mit den anderen Mitgliedern der Website auf Dokumenten zugreifen und zusammenarbeiten. Dazu müssen Sie die Option "Einladung" in der SharePoint -Website auswählen und die E -Mail -Adressen der externen Benutzer hinzufügen.

Wie beschränkt ich den Zugriff auf eine Datei?

Mit SharePoint können Benutzer steuern, wer auf eine Datei zugreifen und ändern kann, indem Sie Berechtigungen festlegen. Dazu müssen Sie die Datei in der Bibliothek auswählen und auf die Option "Berechtigungen" klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzer auswählen können, die auf die Datei zugreifen und ihre Berechtigungen festlegen können.

Sie können auch den Zugriff auf Dateien einschränken, indem Sie einen gemeinsam genutzbaren Link erstellen. Dieser Link kann an die Benutzer gesendet werden, die dann mit dem Link auf die Datei zugreifen können. Dazu müssen Sie die Datei in der Bibliothek auswählen und auf die Option "Link kopieren" klicken. Dies generiert einen Link, der an die Benutzer gesendet werden kann.

Das Teilen einer Datei mit SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten, auf wichtige Dokumente zu speichern und auf wichtige Dokumente zuzugreifen und Ihre Workflows zu verwalten. Der Vorgang ist einfach eingerichtet und zu verwenden und kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und mit Ihrem Team in Verbindung zu bleiben. Mit den verfügbaren Tools und Ressourcen können Sie diese leistungsstarke Kollaborationsplattform problemlos nutzen und das Beste aus ihren vielen Funktionen nutzen.