Wie verbinde ich ein Dokument in SharePoint?

Müssen Sie lernen, wie Sie ein Dokument schnell und einfach in SharePoint verknüpfen können? SharePoint ist ein unschätzbares Instrument zum Organisieren und Teilen von Daten, aber es kann verwirrend sein, wenn Sie damit nicht vertraut sind. Glücklicherweise ist das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint ein einfacher Prozess, sobald Sie die Schritte kennen. Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Verknüpfung von Dokumenten in SharePoint, damit Sie die Plattform in vollem Umfang potenziell nutzen können.

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Wie verbinde ich ein Dokument in SharePoint?

SharePoint ist eine leistungsstarke und vielseitige Dokumentverwaltungslösung, mit der Sie Dokumente mit anderen speichern und teilen können. Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um den Zugang zu erleichtern und organisiert zu bleiben. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Dokument in SharePoint verknüpfen.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Dokumentbibliothek

Der erste Schritt besteht darin, in SharePoint zur Dokumentbibliothek zu navigieren, in der das Dokument, das Sie verlinken möchten, gespeichert wird. Dies kann durch Klicken auf den Link "Site Inhalt" in der Navigationsleiste oben auf der Seite erfolgen.

Schritt 2: Suchen Sie das Dokument

Sobald Sie in die Dokumentbibliothek navigiert haben, müssen Sie das Dokument finden, das Sie verlinken möchten. Dazu können Sie entweder durch die Liste der Dokumente scrollen oder das Suchfeld verwenden, um das Dokument schnell zu finden.

Schritt 3: Klicken Sie auf das Dokument

Sobald Sie das Dokument gefunden haben, klicken Sie darauf, um es zu öffnen. Dadurch wird das Dokument in einem neuen Fenster geöffnet.

Schritt 4: Kopieren Sie den Dokumentlink

Sobald das Dokument geöffnet ist, können Sie den Link zum Dokument kopieren, indem Sie oben rechts im Fenster auf die Schaltfläche "Link" klicken. Dadurch wird ein Popup-Fenster mit dem Link zum Dokument geöffnet. Kopieren Sie den Link, indem Sie auf die Schaltfläche "Kopieren" klicken.

Schritt 5: Fügen Sie den Link in den gewünschten Ort ein

Sobald der Link kopiert wurde, können Sie ihn an den gewünschten Ort einfügen. Dies kann in einer E -Mail, einer Chat -Nachricht oder einem anderen Ort sein, an dem der Link angezeigt werden soll.

Schritt 6: Überprüfen Sie den Link

Sobald Sie den Link eingefügt haben, ist es wichtig zu überprüfen, ob er richtig funktioniert. Klicken Sie dazu einfach auf den Link und stellen Sie sicher, dass das richtige Dokument geöffnet wird.

Schritt 7: Teilen Sie den Link

Sobald Sie überprüft haben, ob der Link richtig funktioniert, können Sie ihn mit anderen teilen. Dies kann erfolgen, indem der Link in eine E -Mail gesendet, in einem Chatraum veröffentlicht oder in den sozialen Medien geteilt wird.

Vorteile der Verknüpfung von Dokumenten in SharePoint

Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint bietet viele Vorteile, darunter:

Einfacher Zugang

Durch die Verknüpfung von Dokumenten in SharePoint erleichtert es den Benutzern viel einfacher, auf die von ihnen benötigten Dokumente zuzugreifen. Dies kann sowohl für Benutzer als auch für Administratoren Zeit sparen, indem die Zeit verringert wird, die für die Suche nach Dokumenten aufgewendet wird.

Organisation

Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint kann auch dazu beitragen, Dokumente organisiert zu halten. Dies verringert das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden, und erleichtert es, die benötigten Dokumente zu finden.

Zusammenarbeit

Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint erleichtert den Benutzern die Zusammenarbeit mit Dokumenten. Dies kann dazu beitragen, die Zeit, die für die Bearbeitung aufgewendet wird, zu reduzieren, und es können Benutzer leicht auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen.

Sicherheit

Durch die Verknüpfung von Dokumenten in SharePoint hilft es auch, sie sicher zu halten. Dies liegt daran, dass SharePoint über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen verfügt, mit denen Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können.

Kosteneinsparungen

Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint kann auch dazu beitragen, die Kosten zu senken. Dies liegt daran, dass Dokumente freigegeben werden können, ohne zusätzlichen Speicherplatz oder Software kaufen zu müssen.

Abschluss

Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um den Zugang zu erleichtern und organisiert zu bleiben. Durch die Verknüpfung von Dokumenten in SharePoint können Benutzer von einer verbesserten Organisation, Zusammenarbeit, Sicherheit und Kosteneinsparungen profitieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein webbasiertes Collaboration-Tool, das von Unternehmen und Organisationen zum Speichern, Verwalten und Zugriff auf Dokumente, Inhalte und andere Ressourcen verwendet wird. Es ermöglicht Benutzern, sich sicher mit Dokumenten, Kalendern, Aufgaben und anderen Elementen zu teilen und zusammenzuarbeiten. Es bietet auch Tools zum Verwalten von Projekten, zur Durchführung von Umfragen und zum Erstellen von Workflows. SharePoint kann als einfache Plattform für die Freigabe und Kollaboration von Dateien oder als leistungsstarkes Business Intelligence -Tool verwendet werden.

Was sind die Vorteile der Verknüpfung eines Dokuments in SharePoint?

Das Verknüpfen eines Dokuments in SharePoint bietet den Benutzern viele Vorteile. Es ermöglicht Benutzern, schnell auf Dokumente von jedem Computer oder Gerät zugreifen zu können, und ermöglicht die Zusammenarbeit in Dokumenten in Echtzeit. Außerdem können Benutzer Berechtigungen für diejenigen festlegen, die auf Dokumente zugreifen und bearbeiten können, und bietet einen Audit -Trail, um Änderungen einfach zu verfolgen. Das Verknüpfen von Dokumenten in SharePoint bietet Benutzern eine sichere und zuverlässige Möglichkeit, Dokumente zu speichern, zu verwalten und zugreifen zu können.

Wie kann ich ein Dokument in SharePoint verknüpfen?

Das Verknüpfen eines Dokuments in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Zunächst muss der Benutzer das Dokument finden, das er verlinken möchte. Dies kann durch Navigieren in die Dokumentbibliothek erfolgen, in der das Dokument gespeichert wird. Sobald sich das Dokument befindet, kann der Benutzer im Menü des Bandes auf die Option „Link zu einem Dokument“ klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer das Dokument auswählen kann, das er verlinken möchte. Schließlich kann der Benutzer auf die Schaltfläche „Link“ klicken, um den Link zu erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Verknüpfen und Hochladen eines Dokuments in SharePoint?

Der Hauptunterschied zwischen Verknüpfen und Hochladen eines Dokuments in SharePoint besteht darin, dass das Verknüpfen eines Dokuments eine „Verknüpfung“ zum Dokument erstellt und ein Dokument hochgeladen wird, während das Dokument tatsächlich in der SharePoint -Bibliothek gespeichert wird. Das Verknüpfen eines Dokuments wird im Allgemeinen verwendet, wenn das Dokument an einem externen Ort gespeichert wird, z. B. ein Netzwerklaufwerk oder ein Cloud -Speicher, während das Hochladen eines Dokuments verwendet wird, wenn das Dokument lokal gespeichert wird.

Gibt es Einschränkungen bei der Verknüpfung eines Dokuments in SharePoint?

Ja, es gibt einige Einschränkungen bei der Verknüpfung eines Dokuments in SharePoint. Beispielsweise können verknüpfte Dokumente nicht direkt in SharePoint bearbeitet werden, da das Dokument an einem externen Ort gespeichert ist. Darüber hinaus können die Berechtigungen für verknüpfte Dokumente nicht in SharePoint festgelegt werden, da dies vom externen Standort aus erfolgt. Schließlich können verknüpfte Dokumente in SharePoint nicht nachverfolgt oder geprüft werden, da die Änderungen vom externen Standort aus verfolgt werden müssen.

Zusammenfassend kann das Verknüpfen eines Dokuments in SharePoint ein einfacher Prozess sein, vorausgesetzt, Sie verfügen über die richtigen Ressourcen. Es ist wichtig, nach der Suche nach der Bibliothek zu suchen, mit der Sie verlinken möchten, sowie alle spezifischen Einstellungen, die Sie anpassen müssen, um einen erfolgreichen Link zu gewährleisten. Mit den richtigen Schritten können Sie ein Dokument schnell und einfach in SharePoint verknüpfen und sicherstellen, dass Ihr Dokument für alle zugänglich ist, die es benötigen.