Können Sie eine Sharepoint-Site mit externen Benutzern teilen?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Informationen mit externen Mitarbeitern zu teilen, ohne die Sicherheit der internen Dokumente Ihres Unternehmens zu gefährden? SharePoint ist ein großartiges Tool, mit dem Sie Dokumente, Daten und andere Informationen sicher mit externen Benutzern teilen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine SharePoint-Site mit externen Benutzern teilen, damit Sie produktiv und sicher bleiben.

Können Sie eine SharePoint-Site mit externen Benutzern teilen?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, auf organisierte und sichere Weise zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Aber was passiert, wenn Sie Informationen mit externen Benutzern teilen müssen? Können Sie eine SharePoint-Site mit externen Benutzern teilen?

Die Antwort lautet: Ja, das können Sie. Microsoft hat eine externe Freigabefunktion in SharePoint integriert, mit der Sie Websites einfach und sicher für externe Benutzer freigeben können. Dies ist eine großartige Möglichkeit, mit Kunden, Partnern und Lieferanten zusammenzuarbeiten, ohne die Sicherheit Ihrer internen Daten zu gefährden.

Externe Freigabe verstehen

Die externe Freigabe in SharePoint ist eine Möglichkeit, Dokumente, Websites und Listen sicher für externe Benutzer freizugeben. Sie können steuern, wer auf was zugreifen kann und wie der Zugriff erfolgt. Externe Benutzer können eingeladen werden, Dokumente und Listen auf Ihrer SharePoint-Website anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu diesen beizutragen.

Die externe Freigabe ist in SharePoint standardmäßig aktiviert, Sie können jedoch steuern, wer Zugriff auf die Daten hat. Sie können Berechtigungsstufen für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen, sodass diese nur Dokumente oder Listen auf Ihrer Site anzeigen, bearbeiten oder zu diesen beitragen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass nur die Personen, die Zugriff auf die Daten haben sollen, tatsächlich Zugriff darauf haben.

Externe Freigabe verwalten

Wenn Sie eine SharePoint-Site für externe Benutzer freigeben möchten, müssen Sie die Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe verwalten. SharePoint vereinfacht dies, indem es eine zentrale Schnittstelle zur Verwaltung externer Benutzer bereitstellt. Sie können die Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe problemlos hinzufügen, entfernen oder bearbeiten. So behalten Sie leicht den Überblick darüber, wer auf was Zugriff hat.

Sie können die externe Freigabe auch über das SharePoint-Admin-Center verwalten. Hier können Sie globale Richtlinien für die externe Freigabe festlegen und die Berechtigungen einzelner Benutzer oder Gruppen verwalten. So können Sie ganz einfach sicherstellen, dass Ihre Daten sicher sind, und gleichzeitig Informationen mit externen Benutzern teilen.

Dokumente und Listen teilen

Sobald Sie die externe Freigabe aktiviert haben, können Sie Dokumente und Listen problemlos für externe Benutzer freigeben. Sie können Dokumente und Listen direkt von der SharePoint-Site aus oder per E-Mail oder über einen Link freigeben. Sie können steuern, wer auf die Dokumente und Listen zugreifen kann und wie die Benutzer darauf zugreifen können.

Sie können außerdem steuern, wie lange externe Benutzer auf die Dokumente und Listen zugreifen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sicher sind und nur die Personen darauf zugreifen können, die Sie darauf haben möchten.

Websites teilen

Sie können auch ganze SharePoint-Sites für externe Benutzer freigeben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, mit Kunden, Partnern und Lieferanten zusammenzuarbeiten, ohne die Sicherheit Ihrer internen Daten zu gefährden.

Wenn Sie eine SharePoint-Site für externe Benutzer freigeben, können Sie steuern, wer Zugriff auf die Site hat und was diese Benutzer damit tun können. Sie können auch steuern, wie lange externe Benutzer Zugriff auf die Site haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten sicher sind und nur die Personen, die Zugriff auf die Daten haben sollen, darauf zugreifen können.

Externe Benutzer hinzufügen

Das Hinzufügen externer Benutzer zu einer SharePoint-Site ist ganz einfach. Sie können sie direkt von der SharePoint-Site aus einladen oder ihnen eine Einladung per E-Mail oder über einen Link senden. Nachdem sie hinzugefügt wurden, können Sie ihre Berechtigungen verwalten, sodass sie nur Dokumente und Listen auf Ihrer Site anzeigen, bearbeiten oder zu diesen beitragen können.

Abschluss

SharePoint erleichtert die sichere Freigabe von Websites für externe Benutzer. Mit der Funktion zur externen Freigabe können Sie steuern, wer auf die Daten zugreifen kann und wie. Sie können auch steuern, wie lange externe Benutzer auf die Daten zugreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten sicher sind und nur die Personen darauf zugreifen können, die Sie darauf zugreifen lassen möchten.

Häufig gestellte Fragen

Können Sie eine SharePoint-Site mit externen Benutzern teilen?

Ja, Sie können eine SharePoint-Site mit externen Benutzern teilen. Allerdings gibt es einige Einschränkungen und Überlegungen, die Sie beachten sollten, bevor Sie dies tun. Erstens kann eine SharePoint-Site nur mit externen Benutzern geteilt werden, wenn die Site so eingerichtet ist, dass die externe Freigabe zulässig ist. Dies kann nur von einem Administrator der Site durchgeführt werden. Sobald die externe Freigabe aktiviert ist, kann die Site mit externen Benutzern geteilt werden, indem ihnen die Berechtigung zum Zugriff auf die Site zugewiesen wird.

Der externe Benutzer muss jedoch bereits über ein eingerichtetes Microsoft-Konto verfügen, um auf die SharePoint-Site zugreifen zu können. Darüber hinaus hat der externe Benutzer keinen Zugriff auf alle Funktionen und Tools der SharePoint-Site. Er kann nur auf die Inhalte zugreifen, die für ihn freigegeben wurden. Es ist auch wichtig zu beachten, dass externe Benutzer je nach den angewendeten Einstellungen die Inhalte möglicherweise für andere externe Benutzer freigeben können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Teilen einer SharePoint-Site mit externen Benutzern sehr unkompliziert ist. Sie müssen sie lediglich entweder als Gast oder mit einem Vollkonto zur Site hinzufügen. Mit den richtigen Berechtigungen können Sie sicher sein, dass Ihre Site sicher ist und die externen Benutzer Zugriff auf die benötigten Informationen haben.