Wie strukturiere ich Sharepoint?

SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, aber es kann schwierig sein, zu wissen, wie man es strukturiert, um das Beste daraus zu machen. Dieses Tutorial bietet Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Strukturieren von SharePoint, damit Sie alle seine Funktionen und Möglichkeiten nutzen können. Mit dieser Anleitung können Sie Ihre SharePoint-Umgebung ganz einfach planen, organisieren und optimieren, um maximale Effizienz zu erzielen.

Strukturieren Sie SharePoint so, dass es Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht. Entscheiden Sie zunächst, was Sie mit einer SharePoint-Site erreichen möchten. Berücksichtigen Sie die Anzahl der Benutzer, ihre Rollen und ihre Zugriffsebene auf die Site. Bewerten Sie dann die verfügbaren Vorlagen, um die für Ihre Organisation am besten geeignete zu ermitteln. Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, erstellen Sie die Navigationsstruktur, indem Sie Site-Sammlungen und Unterwebsites erstellen. Sie können auch Inhaltstypen erstellen, um das Format von Dokumenten, Listen und Bibliotheken zu definieren, und benutzerdefinierte Spalten für Metadaten hinzufügen. Richten Sie abschließend die Sicherheit für jede Site-Sammlung, Unterwebsite, jeden Inhaltstyp und jede Spalte ein.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Cloud-basierte Plattform, die Benutzern die einfache Zusammenarbeit an Dokumenten und Geschäftsprozessen ermöglicht. Es handelt sich um ein Content-Management-System auf Unternehmensebene, das von Organisationen auf der ganzen Welt zur Verwaltung ihrer Inhalte und Geschäftsprozesse verwendet wird. SharePoint verfügt über eine breite Palette von Funktionen, mit denen Benutzer Dokumente erstellen, speichern und freigeben, an Projekten zusammenarbeiten und Geschäftsprozesse verwalten können.

Strukturieren von SharePoint

Der wichtigste Aspekt von SharePoint ist die Möglichkeit, die Plattform so zu strukturieren, dass sie den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Dazu gehört das Einrichten der entsprechenden Websites und der Aufbau einer Struktur, die es Benutzern ermöglicht, die benötigten Inhalte einfach zu finden und darauf zuzugreifen. Hier sind einige Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen

Der erste Schritt bei der Strukturierung von SharePoint besteht darin, Ihre Anforderungen zu definieren. Welche Art von Inhalten müssen Sie speichern und verwalten? Welche Art von Geschäftsprozessen müssen Sie unterstützen? Welche Art von Zusammenarbeit benötigen Sie? Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, die Art der Struktur zu bestimmen, die Sie in SharePoint einrichten müssen.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Websites

Nachdem Sie Ihre Anforderungen ermittelt haben, besteht der nächste Schritt darin, die entsprechenden Websites in SharePoint zu erstellen. Dazu müssen Sie die Websites einrichten, die entsprechenden Ordner erstellen und die erforderlichen Berechtigungen hinzufügen. Sie können auch das Erscheinungsbild der Website an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihren Inhalt

Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt Ihrer SharePoint-Sites zu konfigurieren. Dazu gehört das Erstellen der entsprechenden Dokumente, das Hinzufügen von Metadaten, das Einrichten der erforderlichen Berechtigungen und das Konfigurieren der Suchfunktion. Sie können auch das Erscheinungsbild der Site an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Workflows

Nachdem Sie Ihre Inhalte konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, die entsprechenden Workflows zu erstellen. Workflows ermöglichen Benutzern die einfache Zusammenarbeit an Dokumenten und Geschäftsprozessen und sind ein wesentlicher Bestandteil jeder SharePoint-Struktur. Sie können eine Vielzahl von Workflows erstellen, z. B. Genehmigungsprozesse und Dokumentüberprüfungsprozesse.

Schritt 5: Passen Sie Ihre SharePoint-Struktur an

Schließlich können Sie Ihre SharePoint-Struktur an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen. Dazu gehört das Konfigurieren der Sicherheitseinstellungen, das Einrichten der entsprechenden Berechtigungen und das Erstellen benutzerdefinierter Ansichten und Webparts. Sie können auch SharePoint Designer verwenden, um das Erscheinungsbild Ihrer Websites anzupassen.

Schritt 6: Überwachen und verwalten Sie Ihre SharePoint-Struktur

Sobald Ihre SharePoint-Struktur eingerichtet ist, müssen Sie sie kontinuierlich überwachen und verwalten. Dazu gehört, dass Sie sicherstellen, dass der Inhalt aktuell ist und die Berechtigungen richtig konfiguriert sind. Sie können SharePoint auch verwenden, um die Leistung Ihrer Sites zu überwachen und die Benutzeraktivität zu verfolgen.

Schritt 7: Integration mit anderen Systemen

Schließlich können Sie Ihre SharePoint-Struktur in andere Systeme integrieren. Dazu gehört die Anbindung an andere Unternehmenssysteme wie ERP- und CRM-Systeme sowie die Integration in andere Cloud-Dienste wie Office 365. So können Sie von SharePoint aus problemlos auf die in anderen Systemen gespeicherten Daten und Inhalte zugreifen.

Schritt 8: Inhalte nach SharePoint migrieren

Wenn Sie vorhandene Inhalte in anderen Systemen gespeichert haben, können Sie diese nach SharePoint migrieren. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Inhalte an einem einzigen, zentralen Ort speichern und verwalten. Sie können Inhalte aus einer Vielzahl von Systemen migrieren, darunter Dateifreigaben, Webserver und andere Dokumentenverwaltungssysteme.

Schritt 9: Schulen Sie Ihre Benutzer

Sobald Ihre SharePoint-Struktur eingerichtet ist, müssen Sie Ihre Benutzer in deren Verwendung schulen. Dazu gehört, ihnen beizubringen, wie sie auf den Websites navigieren, Dokumente hochladen und die verschiedenen Funktionen verwenden. Sie können den Benutzern auch zusätzliche Ressourcen wie Tutorials und Benutzerhandbücher zur Verfügung stellen, damit sie SharePoint optimal nutzen können.

Schritt 10: Probleme überwachen und beheben

Schließlich müssen Sie alle Probleme überwachen und beheben, die bei Ihrer SharePoint-Struktur auftreten. Dazu gehört die Suche nach Updates, die Behebung von Sicherheitsproblemen und die Behebung von Fehlern oder Leistungsproblemen. Sie können die SharePoint-Protokolle verwenden, um Benutzeraktivität und Leistung zu verfolgen, und Sie können die Berichtstools verwenden, um alle Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Es handelt sich um eine sichere Plattform, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente zu speichern und freizugeben, Websites zu erstellen, zu verwalten und freizugeben sowie Aufgaben zu verfolgen und zu verwalten. Darüber hinaus können Benutzer Workflows erstellen, Kalender verwalten und Projektdokumente verwalten. SharePoint wird von Organisationen verwendet, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und einfachen Zugriff auf Daten und Dokumente zu ermöglichen.

Mit SharePoint können Sie verschiedene Arten von Websites erstellen, z. B. Teamwebsites, Dokumentbibliotheken und Websites für die Zusammenarbeit. Außerdem bietet es Tools zum Verwalten von Inhalten, z. B. Webparts, Vorlagen und Designs. Darüber hinaus bietet es eine Plattform zum Entwickeln benutzerdefinierter Anwendungen, z. B. Webparts, Workflows und Webdienste.

Wie strukturiere ich SharePoint?

Zum Strukturieren von SharePoint gehört das Erstellen einer Hierarchie von Sites, Bibliotheken und Listen. Die Struktur muss für Benutzer leicht navigierbar und verständlich sein und den Anforderungen der Organisation entsprechen. Um SharePoint zu strukturieren, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Art von Sites, Bibliotheken und Listen Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise eine Teamsite erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Dokumentbibliothek, eine Aufgabenliste und ein Diskussionsforum.

Sobald Sie die benötigten Sites, Bibliotheken und Listen identifiziert haben, können Sie die Struktur erstellen. Dazu müssen Sie Sites erstellen und sie in einer Hierarchie organisieren. Sie können den Sites auch Bibliotheken und Listen hinzufügen. Sie können auch Webparts und Workflows erstellen, um die Sites anzupassen und ihre Verwendung zu vereinfachen. Darüber hinaus können Sie Designs erstellen, um das Erscheinungsbild der Sites anzupassen.

Welche Vorteile bietet die Strukturierung von SharePoint?

Die Strukturierung von SharePoint bietet viele Vorteile, beispielsweise eine bessere Organisation von Daten und Dokumenten sowie eine verbesserte Zusammenarbeit. Die Strukturierung von SharePoint erleichtert Benutzern das Suchen und Zugreifen auf Dokumente und Daten sowie die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern. Außerdem können Benutzer Dokumente einfacher freigeben und Aufgaben verwalten. Darüber hinaus können Benutzer damit einfacher Anwendungen wie Workflows und Webparts entwickeln.

Durch die Strukturierung von SharePoint werden auch die Sicherheit und Leistung der Plattform verbessert. Sie erleichtert die Zugriffskontrolle auf Sites, Bibliotheken und Listen und erleichtert auch die Leistungsüberwachung. Durch die Strukturierung von SharePoint wird auch die Verwaltung von Inhalten wie Webparts, Vorlagen und Designs vereinfacht. Darüber hinaus wird die Anpassung von SharePoint an die Anforderungen der Organisation erleichtert.

Welche Vorteile bietet die Strukturierung von SharePoint?

Die Strukturierung von SharePoint bietet viele Vorteile, z. B. eine verbesserte Organisation von Daten und Dokumenten sowie eine verbesserte Zusammenarbeit. Die Strukturierung von SharePoint erleichtert Benutzern das Suchen und Zugreifen auf Dokumente und Daten sowie die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern. Darüber hinaus wird die Steuerung des Zugriffs auf Websites, Bibliotheken und Listen sowie die Überwachung der Leistung vereinfacht. Die Strukturierung von SharePoint vereinfacht auch die Verwaltung von Inhalten wie Webparts, Vorlagen und Designs.

Ein weiterer Vorteil der Strukturierung von SharePoint besteht darin, dass SharePoint dadurch einfacher an die Anforderungen der Organisation angepasst werden kann. Die Strukturierung von SharePoint vereinfacht auch die Entwicklung von Anwendungen wie Workflows und Webparts. Darüber hinaus erleichtert sie die Integration von SharePoint in andere Anwendungen wie Microsoft Office und andere webbasierte Anwendungen.

Was sind die Nachteile der Strukturierung von SharePoint?

Die Strukturierung von SharePoint kann zeitaufwändig und komplex sein und erfordert gute Kenntnisse der Plattform. Darüber hinaus kann es schwierig sein, die Struktur beizubehalten, da aufgrund veränderter Anforderungen der Organisation möglicherweise Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn die Struktur nicht richtig implementiert ist, kann dies außerdem zu Fehlern und Leistungsproblemen führen.

Wenn die Struktur nicht richtig implementiert wird, kann es außerdem zu Datenbeschädigungen kommen. Wenn eine Struktur nicht richtig gepflegt wird, kann dies auch die Leistung der Plattform beeinträchtigen und den Zugriff auf Daten und Dokumente erschweren. Daher ist es wichtig, die Plattform gut zu verstehen, bevor man versucht, SharePoint zu strukturieren.

Welche Tools können zur Strukturierung von SharePoint verwendet werden?

SharePoint bietet verschiedene Tools zur Strukturierung der Plattform, z. B. Webparts, Vorlagen und Designs. Darüber hinaus können mit SharePoint Designer benutzerdefinierte Workflows und Webparts erstellt werden. Darüber hinaus können mit Microsoft Visual Studio benutzerdefinierte Anwendungen erstellt werden.

SharePoint bietet außerdem eine Reihe von Drittanbieter-Tools, die bei der Strukturierung der Plattform helfen, wie etwa SharePoint Manager und SharePoint Manager Plus. Darüber hinaus können Drittanbieter-Tools verwendet werden, um SharePoint in andere Anwendungen wie etwa Microsoft Office und andere webbasierte Anwendungen zu integrieren. Darüber hinaus können Drittanbieter-Tools verwendet werden, um das Erscheinungsbild der Plattform anzupassen.

SharePoint ist ein unglaublich leistungsstarkes Tool zur Verwaltung von Informationen und Daten. Wenn es richtig strukturiert ist, kann es das Leben von Teams, Abteilungen und Organisationen einfacher und effizienter machen. Mit dem richtigen Wissen können Teams das Beste aus SharePoint herausholen und eine Plattform erstellen, die für sie funktioniert. Durch das Verständnis der Grundlagen von SharePoint, einschließlich seiner Architektur, Tools und Funktionen, können Teams eine Struktur erstellen, die ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen.