Kann ich SharePoint an externe Benutzer teilen?

Mit dem Aufstieg der Fernarbeit und der Notwendigkeit, mit externen Stakeholdern zusammenzuarbeiten, ist es wichtig, die Möglichkeit, Dokumente sicher zu teilen und mit externen Nutzern zusammenzuarbeiten, von wesentlicher Bedeutung. SharePoint ist für diesen Zweck eine immer beliebtere Plattform, aber ist es möglich, mit externen Nutzern zu teilen? In diesem Artikel werden wir die besten Möglichkeiten untersuchen, SharePoint mit externen Nutzern und den zu berücksichtigenden Sicherheitsüberlegungen zu teilen.

Ja, Sie können SharePoint an externe Benutzer teilen. Dazu müssen Sie die SharePoint External Sharing -Einstellungen konfigurieren. Sie können externe Benutzer zugreifen, indem Sie sie zur Website einladen oder einen Link mit ihnen teilen. Sie können auch Berechtigungen für externe Benutzer festlegen, z. B. Lesen, Bearbeiten und Ansicht. Darüber hinaus können Sie das Ablaufdatum des externen Benutzerzugriffs angeben.

SharePoint ist eine äußerst leistungsstarke und vielseitige kollaborative Plattform, die von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet wird, um ihre Daten, Dokumente und andere Inhalte zu verwalten. Kein Wunder also, dass viele Organisationen die Frage stellen - kann ich SharePoint mit externen Nutzern teilen? Die Antwort lautet Ja, es ist möglich, SharePoint mit externen Benutzern zu teilen, aber es gibt einige wichtige Überlegungen, die berücksichtigt werden müssen.

SharePoint verstehen

SharePoint gibt es schon seit vielen Jahren und wird von vielen Organisationen für das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit verwendet. Es handelt sich um eine webbasierte Plattform, mit der Benutzer inhaltlich speichern, organisieren, zugreifen und zusammenarbeiten können. Abhängig von der Version von SharePoint, die Sie verwenden, kann es zum Speichern von Dokumenten, Bildern, Audio und Videos verwendet werden. Es kann auch verwendet werden, um Projekte zu verwalten, Aufgaben zu verwalten und Workflows zu erstellen.

SharePoint mit externen Benutzern teilen

Das Teilen von SharePoint an externe Benutzer erfordert eine zusätzliche Planung und Konfiguration. Es ist wichtig, die verschiedenen Arten von externen Benutzern und die potenziellen Risiken zu verstehen, die mit dem Teilen von Inhalten mit ihnen verbunden sind. Es gibt drei Hauptkategorien externer Benutzer - externe Mitarbeiter, externe Kunden und externe Anbieter. Jeder dieser Benutzertypen hat unterschiedliche Anforderungen und muss entsprechend verwaltet werden.

Zugriffskontrolle und Authentifizierung

Wenn es darum geht, SharePoint mit externen Benutzern zu teilen, sind Zugriffskontrolle und Authentifizierung der Schlüssel. Es ist wichtig sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf den Inhalt haben und dass jeder Benutzer ordnungsgemäß authentifiziert ist. Die Einstellungen für Zugriffskontrolle und Authentifizierung sollten gemäß den Sicherheitsrichtlinien der Organisation konfiguriert werden.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz und Sicherheit sind auch kritische Überlegungen, wenn sie SharePoint mit externen Benutzern teilen. Alle Inhalte, die mit externen Benutzern gemeinsam genutzt werden, sollten ordnungsgemäß verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Organisation sollte auch sicherstellen, dass Daten, die an externe Benutzer gemeinsam genutzt werden, auf den Servern der Organisation nicht gespeichert werden.

Daten Governance -Richtlinien

Organisationen sollten auch Richtlinien zur Datenverwaltung erstellen und implementieren, wenn sie SharePoint mit externen Benutzern teilen. Diese Richtlinien sollten angeben, wer auf den Inhalt zugreifen kann, wie er verwendet werden kann und wie er geschützt werden sollte. Diese Richtlinien sollten auch allen externen Nutzern mitgeteilt werden und von der Organisation durchgesetzt werden.

Externe Benutzerverwaltung

Unternehmen sollten auch ein System für die Verwaltung externer Benutzer haben. Dieses System sollte Prozesse zum Onboarding und Offboarding externe Benutzer, zur Verfolgung der Benutzeraktivitäten und zur Überwachung des Benutzerzugriffs enthalten. Dieses System sollte auch in die Sicherheitssysteme der Organisation integriert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf den Inhalt zugreifen.

Anwendungen von Drittanbietern

Organisationen sollten auch in Betracht ziehen, Drittanbieter Anwendungen zur Verwaltung der Freigabe von SharePoint an externe Benutzer zu verwalten. Es stehen eine Reihe von Anwendungen zur Verfügung, mit denen Unternehmen die Freigabe von SharePoint mit externen Benutzern sicher und effizient verwalten können.

Abschluss

Das Teilen von SharePoint mit externen Benutzern ist möglich, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung. Unternehmen sollten die verschiedenen Arten externer Benutzer verstehen, geeignete Zugriffskontroll- und Authentifizierungsmaßnahmen implementieren, Datengovernance-Richtlinien erstellen und Anwendungen von Drittanbietern verwenden, um die Freigabe von SharePoint an externe Benutzer zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich SharePoint an externe Benutzer teilen?

Ja, Sie können SharePoint an externe Benutzer teilen. Mit dem richtigen Setup können Sie eine sichere und kontrollierte Umgebung für Ihre externen Benutzer erstellen, um auf Ihre SharePoint -Umgebung zugreifen zu können. SharePoint bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um externen Benutzern Zugriff auf Ihre Inhalte zu gewähren, einschließlich anonymer Zugriff, sichere Websites und sogar Erstellen benutzerdefinierter Berechtigungen.

Damit externe Benutzer auf SharePoint zugreifen können, müssen Sie einen Identitätsanbieter wie Microsoft Azure Active Directory einrichten. Auf diese Weise können Sie Benutzerkonten konfigurieren und jedem Benutzer die erforderlichen Berechtigungen zuweisen. Sobald dies erledigt ist, können Sie die integrierten Funktionen von SharePoint verwenden, um den Zugriff für Ihre externen Benutzer zu verwalten und zu steuern. Dies beinhaltet die Gewährung des Zugriffs auf bestimmte Inhalte, das Festlegen von Ablaufdaten für den Zugriff und das Verwalten von Benutzerprofilen.

Zusammenfassend kann SharePoint ein großartiges Tool zum Austausch von Informationen mit externen Benutzern sein. Es bietet eine benutzerfreundliche Plattform zum Erstellen und Verwalten von Inhalten sowie für die sichere Freigabe mit Benutzern außerhalb Ihres Unternehmens. Mit dem richtigen Setup kann es ein unschätzbares Werkzeug für die Zusammenarbeit und Kommunikation sein.