Was bedeutet Checkout in SharePoint?

Das Überprüfen von Dokumenten in SharePoint ist eine wichtige Funktion, mit der Teams ihre Dokumente verfolgen und sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. In diesem Artikel werden wir diskutieren, welche Dokumente in SharePoint untersucht werden und wie es Ihnen und Ihrem Team helfen kann.

In SharePoint ist Checkout eine Funktion, mit der ein Benutzer ein Dokument sperren kann, damit niemand sonst bearbeiten kann. Dies ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass zwei Personen nicht gleichzeitig versuchen, dasselbe Dokument zu bearbeiten. Sobald ein Benutzer ein Dokument überprüft, kann niemand es bearbeiten, bis es erneut eingecheckt wird. Dies ist besonders in großen Organisationen hilfreich.

SharePoint ist eine webbasierte kollaborative Plattform, mit der Dokumente an einem sicheren Ort gespeichert und Informationen mit Kollegen geteilt werden können. Dadurch können Benutzer einfach mit Dokumenten und anderen Inhalten mit einer Internetverbindung zusammenarbeiten. Eine der Funktionen von SharePoint ist die Möglichkeit, Dokumente und Dateien zu „überprüfen“. Dies ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass mehrere Benutzer nicht gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten.

Was macht "Check out"?

Wenn ein Benutzer ein Dokument oder eine Datei in SharePoint überprüft, übernimmt er im Wesentlichen das Eigentum des Dokuments und verhindert, dass andere Änderungen daran vornehmen. Dies kann bei der Arbeit an sensiblen Dokumenten oder wenn zwei oder mehr Benutzer gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, zeigt SharePoint ein Sperrsymbol neben dem Dokumentnamen an, das angibt, dass das Dokument ausgecheckt wurde.

So sehen Sie sich ein Dokument in SharePoint an

Es ist einfach, ein Dokument in SharePoint zu überprüfen. Öffnen Sie zunächst die Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert wird. Wählen Sie dann das Dokument aus, das Sie überprüfen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Schauen Sie sich an“. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Dauer der Kasse angeben können. Sie können wählen, ob das Dokument auf unbestimmte Zeit überprüft wird, oder wie lange es überprüft bleiben sollte. Wenn Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK", um den Checkout -Vorgang abzuschließen.

So einchecken Sie ein Dokument in SharePoint ein

Wenn Sie ein Dokument in SharePoint ausgecheckt haben, müssen Sie es wieder einchecken, wenn Sie fertig sind. Öffnen Sie dazu die Dokumentbibliothek und wählen Sie das Dokument aus, das Sie einchecken möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Check -in“. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie Kommentare zu den von Ihnen vorgenommenen Änderungen eingeben können. Wenn Sie Ihre Kommentare eingegeben haben, klicken Sie auf "OK", um den Check-in-Vorgang abzuschließen.

Was sind die Vorteile der Überprüfung von Dokumenten in SharePoint

Der Hauptvorteil der Überprüfung von Dokumenten in SharePoint besteht darin, dass mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen am selben Dokument vornehmen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie an sensiblen Dokumenten arbeiten oder wenn mehrere Benutzer Änderungen an einem einzigen Dokument vornehmen müssen. Darüber hinaus stellt es sicher, dass Benutzer Änderungen an Dokumenten vornehmen können, ohne sich Sorgen um jemand anderes zu machen, der ihre Arbeit überschreibt.

Was sind die Nachteile der Überprüfung von Dokumenten in SharePoint?

Der Hauptnachteil der Überprüfung von Dokumenten in SharePoint ist, dass es zeitaufwändig und unbequem sein kann. Benutzer müssen daran denken, Dokumente zu überprüfen und sie wieder einzuprobieren, wenn sie Änderungen vornehmen. Wenn ein Benutzer vergisst, ein Dokument zu überprüfen, kann er möglicherweise erst geändert werden, bis der aktuelle Benutzer es wieder eingecheckt hat.

So einrichten

Das Einrichten von Dokumenten in SharePoint ist einfach. Öffnen Sie zunächst die Dokumentbibliothek, in der die Dokumente gespeichert werden. Wählen Sie dann das Dokument oder die Dokumente aus, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Schauen Sie sich an“. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Dauer der Kasse angeben können. Sobald Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK", um das Setup abzuschließen.

Wer kann Dokumente in SharePoint überprüfen?

In den meisten Fällen kann jeder Benutzer mit Zugriff auf die Dokumentbibliothek Dokumente in SharePoint überprüfen. Einige Organisationen können jedoch den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner einschränken. In diesem Fall können nur bestimmte Benutzer Dokumente überprüfen. Darüber hinaus verlangen einige Organisationen möglicherweise, dass Benutzer einen gültigen Grund für die Überprüfung eines Dokuments angeben.

Was passiert, wenn ein Dokument in SharePoint ausgecheckt wird?

Wenn ein Dokument in SharePoint ausgecheckt wird, wird das Dokument als „Checked“ gekennzeichnet und ein Sperrsymbol neben dem Dokumentnamen angezeigt. Darüber hinaus wird das Dokument für die Bearbeitung gesperrt und keine anderen Benutzer können Änderungen daran vornehmen. Das Dokument bleibt überprüft, bis es wieder eingecheckt wird.

Wie kann Dokument beheben, wie sie Probleme in SharePoint ansehen?

Wenn Sie Probleme haben, Dokumente in SharePoint zu überprüfen, können Sie einige Dinge tun, um das Problem zu beheben. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, um das Dokument zu überprüfen. Versuchen Sie außerdem, das Dokument aus einem anderen Browser oder Gerät auszuprobieren. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an Ihren SharePoint -Administrator, um Unterstützung zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Checkout in SharePoint?

Checkout in SharePoint ist eine Funktion, mit der Benutzer eine Datei sperren können, damit niemand anderes sie bearbeiten kann. Wenn eine Datei überprüft wird, können andere Benutzer nur die Datei anzeigen, sie können keine Änderungen vornehmen, wenn sie wieder eingecheckt wird. Dies ist eine nützliche Funktion, um zu verhindern voneinander.

Mit Checkout können Benutzer auch einen gesamten Ordner und alle darin enthaltenen Dateien überprüfen. Dies stellt sicher, dass der Ordner oder seinen Inhalt während der Bearbeitung keine zufälligen Änderungen vorgenommen werden. Nach Abschluss der Änderungen können der Ordner und alle seine Inhalte wieder eingecheckt werden. Es ist wichtig, den Ordner und den Inhalt einzuchecken, damit andere Benutzer auf die neueste Version der Dateien zugreifen können.

Zusammenfassend ist die Funktion „Checkout“ in SharePoint eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass in einer Bibliothek gespeicherte Dokumente nicht versehentlich gelöscht oder geändert werden. Es bietet Benutzern eine sichere Möglichkeit, in einer kollaborativen Umgebung an Dokumenten zu arbeiten, und verhindert auch, dass mehrere Versionen desselben Dokuments erstellt werden. Mit dieser Funktion können Teams sicherstellen, dass nur das aktuellste Dokument für ein bestimmtes Projekt verwendet wird.