Wie speichere ich automatisch E -Mails von Outlook auf SharePoint?

Versuchen Sie, eine effiziente Möglichkeit zu finden, E -Mails von Outlook bis SharePoint automatisch zu sparen? Wenn ja, dann sind Sie am richtigen Ort gekommen! In diesem Artikel werden wir die Schritte erörtert, die Sie ausführen müssen, um ein automatisiertes System einzurichten, um E -Mails von Outlook zu SharePoint zu sparen. Wir werden auch untersuchen, wie dieses System funktioniert und welche Vorteile es für Ihre Organisation bringen kann. Also, lass uns anfangen!

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Wie speichere ich automatisch E -Mails von Outlook auf SharePoint?

Das Speichern von E -Mails von Outlook bis SharePoint kann eine großartige Möglichkeit sein, wichtige E -Mails und Dokumente zu organisieren und zu speichern. Sie können alle Ihre E -Mails an einem zentralen Ort aufbewahren, sodass sie einfacher zugänglich sind und sie mit anderen Benutzern teilen können. Der Prozess des automatischen Speicherns von E -Mails von Outlook auf SharePoint ist relativ einfach und unkompliziert. Hier werden wir die erforderlichen Schritte zum Einrichten eines automatisierten E -Mail -Speichervorgangs besprechen.

Schritt 1: Verbinden Sie Outlook mit Ihrem SharePoint -Konto

Der erste Schritt beim automatischen Speichern von E -Mails von Outlook zu SharePoint besteht darin, Ihr Outlook -Konto mit Ihrem SharePoint -Konto zu verbinden. Dies kann durch Anmeldung in Ihr Outlook -Konto und die Navigation zur Registerkarte "Einstellungen" erfolgen. Dort müssen Sie die Option „Connected Services“ auswählen. Dadurch wird eine Liste von Diensten angezeigt, die Sie mit Ihrem Outlook -Konto, einschließlich SharePoint, eine Verbindung herstellen können. Wählen Sie die Option "SharePoint" aus und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Verbindungsvorgang abzuschließen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Ordner in SharePoint

Sobald Sie Ihr Outlook -Konto erfolgreich mit Ihrem SharePoint -Konto verbunden haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Ordner in SharePoint zu erstellen. Dieser Ordner wird verwendet, um alle E -Mails zu speichern, die automatisch aus Outlook gespeichert werden. Um einen Ordner zu erstellen, navigieren Sie einfach in SharePoint zur Registerkarte "Ordner". Von dort aus können Sie die Option „Ordner erstellen“ auswählen, um den Vorgang zu starten. Geben Sie dem Ordner einen Namen und wählen Sie dann die Schaltfläche „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern.

Schritt 3: Einrichten Sie automatisch für E-Mails

Der letzte Schritt beim automatischen Speichern von E-Mails von Outlook zu SharePoint besteht darin, automatisch für E-Mails einzurichten. Dazu müssen Sie in Outlook zur Registerkarte "Optionen" navigieren. Wählen Sie dort die Option "Auto-Save" aus. Dadurch werden eine Liste der Optionen angezeigt, die Sie konfigurieren können, um automatisch E -Mails von Outlook in Ihren SharePoint -Ordner zu speichern. Wählen Sie die Option "SharePoint" aus und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Einrichtungsvorgang abzuschließen.

Schritt 4: Testen Sie die Auto-Save-Funktionalität

Sobald Sie die automatische Save-Funktionalität für Ihre Outlook-E-Mails erfolgreich eingerichtet haben, ist es wichtig, sie zu testen, um sicherzustellen, dass sie richtig funktioniert. Senden Sie dazu einfach eine E -Mail von Ihrem Outlook -Konto und warten Sie, bis sie in Ihrem SharePoint -Ordner gespeichert wird. Wenn die E-Mail erfolgreich gespeichert wird, funktioniert die automatische Save-Funktionalität korrekt. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise die Einstellungen überprüfen und sicherstellen, dass alles richtig konfiguriert ist.

Schritt 5: Teilen Sie E -Mails mit anderen Benutzern

Sobald Sie die automatische Save-Funktionalität für Ihre Outlook-E-Mails erfolgreich eingerichtet haben, können Sie diese E-Mails mit anderen Benutzern weitergeben. Navigieren Sie dazu einfach in SharePoint zur Registerkarte "Sharing". Von dort aus können Sie die Option „Personen einladen“ auswählen, um andere Benutzer einzuladen, die E -Mails anzuzeigen, die Sie in Ihrem SharePoint -Ordner gespeichert haben. Geben Sie die E -Mail -Adressen der Benutzer ein, die Sie einladen möchten, und wählen Sie dann die Schaltfläche „Einladung senden“, um die Einladungen zu senden.

Schritt 6: Greifen Sie auf E -Mails auf mobilen Geräten zu

Sobald Sie die automatische Save-Funktionalität für Ihre Outlook-E-Mails erfolgreich eingerichtet haben, können Sie auch auf diese E-Mails auf Ihren mobilen Geräten zugreifen. Laden Sie dazu einfach die SharePoint Mobile App auf Ihrem Gerät herunter und installieren Sie sie einfach. Nach der Installation können Sie sich in Ihrem SharePoint -Konto anmelden und auf die E -Mails zugreifen, die Sie in Ihrem SharePoint -Ordner gespeichert haben.

Schritt 7: Archiv alte E -Mails archivieren

Sobald Sie die automatische Save-Funktionalität für Ihre Outlook-E-Mails eingerichtet haben, möchten Sie möglicherweise auch in Betracht ziehen, alte E-Mails zu archivieren. Dies kann durchgeführt werden, indem einfach die Option „Archiv“ im SharePoint -Ordner ausgewählt wird. Dadurch werden die von Ihnen ausgewählten E -Mails in einen Archivordner verschoben, sodass sie in Zukunft einfacher zu finden und zugreifen können.

Schritt 8: E -Mail -Benachrichtigungen verwalten

Sobald Sie die Auto-Save-Funktionen für Ihre Outlook-E-Mails eingerichtet haben, möchten Sie möglicherweise auch die Verwaltung Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen in Betracht ziehen. Dies kann durch Navigieren auf die Registerkarte "Benachrichtigungen" in SharePoint erfolgen. Von dort aus können Sie die Option „Benachrichtigungen verwalten“ auswählen, um die Arten von Benachrichtigungen zu konfigurieren, die Sie empfangen möchten.

Schritt 9: Sicherung Ihrer E -Mails

Um sicherzustellen, dass Ihre E -Mails sicher und sicher sind, ist es wichtig, Ihre E -Mails regelmäßig zu sichern. Dazu können Sie die Option "Backup & Restore" in SharePoint verwenden. Auf diese Weise können Sie eine Sicherung Ihrer E -Mails erstellen und an einem sicheren Ort speichern.

Schritt 10: Leistung überwachen

Schließlich ist es wichtig, die Leistung Ihres automatisierten E -Mail -Speichervorgangs zu überwachen. Dazu können Sie die Option "Performance Monitor" in SharePoint verwenden. Auf diese Weise können Sie die Leistung Ihres automatisierten E -Mail -Speichervorgangs verfolgen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Dokumente und andere Inhalte speichern, teilen und verwalten können. Es ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Informationen innerhalb einer Organisation organisiert, geteilt und verwaltet werden können sowie mit externen Partnern zusammenarbeiten können. SharePoint ist als Cloud-basierter Dienst, als lokale Lösung oder als Mischung von beidem verfügbar.

SharePoint kann für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden, wie z. B. Dokumenten- und Content -Management, Projektmanagement, Dokumentenzusammenarbeit und mehr. Es bietet Benutzern auch Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen und Tools wie Workflow -Tools, Suchfunktionen und reichhaltige Webteile.

Wie speichere ich automatisch E -Mails von Outlook auf SharePoint?

Sie können automatisch E-Mails von Outlook zu SharePoint speichern, indem Sie das Outlook-Add-In mit dem Titel "An SharePoint senden" verwenden. Mit diesem Add-In können Sie problemlos E-Mails von Outlook in die Bibliothek Ihrer Wahl in SharePoint speichern. Um das Add-In einzurichten, müssen Sie es in Outlook installieren und dann so konfigurieren, dass E-Mails auf SharePoint gespeichert werden. Sobald das Add-In installiert und konfiguriert ist, werden E-Mails automatisch in SharePoint gespeichert, wenn sie in Outlook gesendet oder empfangen werden.

Das Add-In „Senden an SharePoint“ bietet auch zusätzliche Funktionen, z. B. die Möglichkeit, E-Mails als PDFs zu speichern, automatische Benachrichtigungen einzurichten, wenn E-Mails gespeichert sind, und mehr. Es ist ein nützliches Tool, mit dem Sie Zeit sparen und die Effizienz erhöhen können, wenn es darum geht, E -Mails in SharePoint zu verwalten.

Was sind die Vorteile des automatischen Speicherns von E -Mails auf SharePoint?

Der Hauptvorteil des automatischen Speicherns von E -Mails auf SharePoint besteht darin, dass Sie Ihre E -Mails organisiert und leicht zu finden halten. Wenn E -Mails in SharePoint gespeichert werden, werden sie in einer zentralisierten Bibliothek gespeichert und können bei Bedarf durchsucht, sortiert und gefiltert werden. Dies erleichtert es, E -Mails zu finden, wenn Sie sie benötigen, anstatt Ihren Posteingang oder andere Ordner durchsuchen zu müssen.

Darüber hinaus trägt das Speichern von E -Mails auf SharePoint auch dazu bei, dass E -Mails gesichert werden und in Zukunft zugegriffen werden können. Dies ist besonders wichtig für E -Mails, die wichtige Informationen enthalten oder Teil eines rechtlichen Verfahrens sind. Durch automatisches Speichern von E -Mails auf SharePoint können Sie sicherstellen, dass die E -Mails immer verfügbar sind, auch wenn Ihre lokalen Outlook -Daten verloren gehen oder beschädigt sind.

Wie sicher ist es, E -Mails auf SharePoint zu sparen?

Das Speichern von E -Mails in SharePoint ist ein sicherer Prozess, da es durch dieselben Sicherheitsmaßnahmen geschützt ist, die alle in SharePoint gespeicherten Daten schützen. SharePoint unterstützt eine Vielzahl von Authentifizierungsmethoden wie Einzel-Sign-On, Multi-Factor-Authentifizierung und mehr. Darüber hinaus unterstützt SharePoint die Verschlüsselung beim Ruhe- und Transit, um sicherzustellen, dass alle Daten sicher und geschützt sind.

SharePoint bietet auch eine Vielzahl anderer Sicherheitsfunktionen wie Datenverlustprävention, Malware -Erkennung und mehr. Infolgedessen können Sie sicher sein, dass Ihre E -Mails und andere Daten bei der gespeicherten SharePoint gespeichert sind.

Gibt es noch etwas, das ich darüber wissen sollte, dass ich automatisch E -Mails auf SharePoint speichere?

Ja, es gibt einige andere Dinge, die Sie kennen sollten, bevor Sie automatisch E -Mails auf SharePoint speichern. Stellen Sie zunächst immer sicher, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um E -Mails auf SharePoint zu sparen. Darüber hinaus sollten Sie sich auch von Größenbeschränkungen für E -Mails und Dokumente bewusst sein, wenn Sie sie auf SharePoint speichern. Schließlich ist es auch wichtig, dass E -Mails und Dokumente, die in SharePoint gespeichert sind, im Auge behalten, da es schwierig sein kann, sie ohne ein gutes Anmeldesystem zu finden.

Insgesamt kann das Speichern von E -Mails auf SharePoint eine großartige Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass E -Mails organisiert, gesichert und sicher sind. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass Sie die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen verstehen und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, bevor Sie automatisch E -Mails auf SharePoint speichern.

Die Antwort auf die Frage "Wie kann ich automatisch E -Mails von Outlook zu SharePoint speichern" ist relativ einfach. Durch die Verwendung von Microsoft Flow können Benutzer diesen Vorgang problemlos automatisieren. Diese Lösung ist nicht nur einfach zu verwenden und zu konfigurieren, sondern bietet auch eine sichere und zuverlässige Möglichkeit, E -Mails in SharePoint zu speichern. Mit dieser Lösung können Benutzer sicher sein, dass ihre E -Mails in SharePoint sicher und sicher gespeichert werden, was es bei Bedarf erheblich erleichtert und darauf zugreift.