Wie archiviere ich Dokumente in SharePoint 2016?

Suchen Sie eine Möglichkeit, Ihre Dokumente sicher und effizient zu organisieren und zu speichern? Wenn ja, ist SharePoint 2016 eine großartige Lösung. Es bietet eine benutzerfreundliche Plattform zum Archivieren und Organisieren von Dokumenten auf sichere und effiziente Weise. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Dokumente in SharePoint 2016 und die Vorteile dazu archiviert werden. Also fangen wir an!

Wie archiviere ich Dokumente in SharePoint 2016?

Überblick

SharePoint 2016 bietet den Benutzern die Möglichkeit, Dokumente und andere Inhalte für den langfristigen Speicher zu archivieren. Auf diese Weise können Benutzer Dokumente speichern, die nicht regelmäßig verwendet werden, aber dennoch aus rechtlichen, Einhaltung oder anderen Gründen erhalten bleiben müssen. Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint 2016 ist ein einfacher Prozess, der von Administratoren und Endbenutzern gleichermaßen abgeschlossen werden kann.

Konfigurieren von SharePoint 2016 für die Archivierung

Bevor Dokumente in SharePoint 2016 archiviert werden können, muss die Archivfunktion aktiviert sein. Dies kann vom SharePoint -Administrator durchgeführt werden, indem Sie zur Seite zentraler Verwaltung und Auswahl der „allgemeinen Anwendungseinstellungen“ im Menü ausgewählt werden. Wählen Sie dort die Option zum Aktivieren der Dokumentarchivierung aus.

Sobald die Funktion aktiviert ist, muss der Administrator die Archiveinstellungen konfigurieren. Dies beinhaltet das Einstellen des Archivziels, die maximale Größe des Archivs und die Anzahl der Tage vor einem Dokument als „abgelaufen“ und wird automatisch in das Archiv verschoben.

Archivierungsdokumente in SharePoint 2016

Sobald die Archivfunktion aktiviert und konfiguriert wurde, können Benutzer mit der Archivierung ihrer Dokumente beginnen. Dies erfolgt durch Navigieren in die Dokumentbibliothek, die Auswahl der zu archivierten Dokumente und die Auswahl der Option „Archiv“ in der Symbolleiste. Die Dokumente werden dann in das Archiv verschoben.

Benutzer können auch Regeln einrichten, um automatisch Dokumente zu archivieren, auf die für eine bestimmte Anzahl von Tagen nicht zugegriffen wurde. Dies erfolgt durch Auswahl der Einstellungen für Informationsverwaltungsrichtlinien aus der Tibbon -Symbolleiste und dann die Option „Archiv“. Von dort aus können Benutzer die Anzahl der Tage angeben, bevor ein Dokument automatisch archiviert wird.

Anzeigen archivierter Dokumente in SharePoint 2016

Sobald Dokumente in SharePoint 2016 archiviert wurden, können sie leicht gesehen und abgerufen werden. Dies erfolgt durch Navigieren in die Archivbibliothek und die Auswahl der Option „Archivieren anzeigen“ in der Tibbon -Symbolleiste. Dadurch werden alle archivierten Dokumente in der Bibliothek angezeigt.

Wiederherstellung archivierter Dokumente in SharePoint 2016 wiederherstellen

Wenn ein Benutzer ein archiviertes Dokument wiederherstellen muss, kann er dies tun, indem er in die Archivbibliothek navigiert und das zu restaurierte Dokument auswählt. Wählen Sie dann die Option "Wiederherstellung" aus der Tibbon -Symbolleiste aus. Das Dokument wird dann in die Bibliothek wiederhergestellt, aus der es ursprünglich archiviert wurde.

Löschen von archivierten Dokumenten in SharePoint 2016

Wenn ein Benutzer ein archiviertes Dokument löschen muss, kann er dies tun, indem er in die Archivbibliothek navigiert und das zu gelöschte Dokument auswählt. Wählen Sie dann die Option "Löschen" aus der Tibbon -Symbolleiste aus. Das Dokument wird dann dauerhaft gelöscht.

Archivierstellen in SharePoint 2016

Neben der Archivierungsdokumente ermöglicht SharePoint 2016 auch Benutzern, ganze Websites zu archivieren. Dies erfolgt durch die Navigation zur Website und die Auswahl der Option „Archiv -Site“ in der Tibbon -Symbolleiste. Dadurch wird die gesamte Site einschließlich aller Dokumente und Inhalte archiviert.

Anzeigen archivierter Websites in SharePoint 2016

Sobald eine Website in SharePoint 2016 archiviert wurde, kann er leicht gesehen und abgerufen werden. Dies erfolgt durch Navigieren in die Archivbibliothek und die Auswahl der Option „Archivierte Websites anzeigen“ aus der Tibbon -Symbolleiste. Dadurch werden alle archivierten Websites in der Bibliothek angezeigt.

Wiederherstellung archivierter Websites in SharePoint 2016

Wenn ein Benutzer eine archivierte Site wiederherstellen muss, kann er dies tun, indem er zur Archivbibliothek navigiert und die zu restaurierte Website auswählt. Wählen Sie dann die Option "Site wiederherstellen" aus der Tibbon -Symbolleiste aus. Die Website wird dann in die Bibliothek wiederhergestellt, aus der sie ursprünglich archiviert wurde.

Löschen von archivierten Websites in SharePoint 2016

Wenn ein Benutzer eine archivierte Site löschen muss, kann er dies tun, indem er in die Archivbibliothek navigiert und die zu gelöschte Site auswählt. Wählen Sie dann die Option "Site löschen" aus der Tibbon -Symbolleiste aus. Die Website wird dann dauerhaft gelöscht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Dokumentarchivierung?

Das Dokumentarchivieren ist der Prozess, Dokumente auf organisierte Weise für die langfristige Erhaltung zu speichern. Dies ist eine Möglichkeit, Dokumente organisiert zu speichern und bei Bedarf einen schnellen Abrufen von Dokumenten zu ermöglichen. Der Zweck der Dokumentarchivierung besteht darin, Dokumente als zukünftige Referenz oder Abruf sicher zu behalten.

Das Archivieren von Dokumenten ist für jede Organisation wichtig, da sichergestellt wird, dass wichtige Dokumente schnell und einfach zugegriffen werden können und dass die Dokumente sicher in einem digitalen Format gespeichert werden, das leicht zugänglich und verwendet werden kann.

Wie kann SharePoint 2016 verwendet werden, um Dokumente zu archivieren?

SharePoint 2016, die Cloud-basierte Kollaborationsplattform von Microsoft, ist eine großartige Option für Archivierungsdokumente. Mit SharePoint 2016 können Benutzer Dokumente an einem Ort speichern, verfolgen und verwalten, wodurch es einfach ist, Dokumente schnell und einfach zu finden. Es bietet auch Sicherheits- und Compliance -Maßnahmen, einschließlich Datenverschlüsselung und Prüfung, sodass Dokumente sicher und sicher gehalten werden.

Mit SharePoint 2016 können Benutzer auch Dokumentbibliotheken erstellen, in denen Dokumente schnell gespeichert, organisiert und abgerufen werden können. Dokumente können einfach mit anderen geteilt werden und Benutzer können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten. Mit SharePoint 2016 können Benutzer auch Berechtigungen festlegen, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen und diese ändern können.

Was sind die Vorteile von Archivierungsdokumenten in SharePoint 2016?

Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint 2016 bietet viele Vorteile. Durch die Verwendung von SharePoint 2016 können Dokumente sicher gespeichert und leicht zugreifen, wodurch die Zeit, die benötigt wird, um ein Dokument zu finden, verringert werden. Mit SharePoint 2016 können Benutzer auch Berechtigungen festlegen, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen und diese ändern können. Darüber hinaus bietet SharePoint 2016 Datenverschlüsselungs- und Prüfungsfunktionen, was es zu einer sicheren und konformen Option für Archivierungsdokumente macht.

Mit SharePoint 2016 können Benutzer auch in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten und Dokumente einfach mit anderen teilen. Darüber hinaus können Benutzer Dokumentbibliotheken erstellen, in denen Dokumente schnell gespeichert, organisiert und abgerufen werden können. Diese Funktionen machen SharePoint 2016 zu einer idealen Option für Archivierungsdokumente.

Wie richte ich Dokumentarchivierung in SharePoint 2016 ein?

Das Einrichten der Dokumentenarchivierung in SharePoint 2016 ist relativ einfach. Der erste Schritt besteht darin, eine Bibliothek in SharePoint 2016 zu erstellen, in der Dokumente gespeichert werden können. Sobald die Bibliothek erstellt wurde, können Benutzer Dokumente in die Bibliothek hochladen. Von dort aus können Dokumente organisiert und leicht zugänglich sein.

Als nächstes können Benutzer Berechtigungen für die Bibliothek festlegen, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen und diese ändern können. Darüber hinaus können Benutzer Datenverschlüsselungs- und Prüfungsfunktionen einrichten, damit die Dokumente sicher gehalten werden. Schließlich können Benutzer Dokumente mit anderen teilen und in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten.

Was sind die Best Practices für die Dokumentarchivierung in SharePoint 2016?

In SharePoint 2016 gibt es mehrere Best Practices für die Archivierung von Dokumenten. Es ist wichtig, eine Dokumentbibliothek zu erstellen, in der Dokumente gespeichert, organisiert und leicht zugänglich sind. Darüber hinaus sollten Benutzer Berechtigungen für die Bibliothek festlegen, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen und diese ändern können. Es ist auch wichtig, Datenverschlüsselungs- und Prüfungsfunktionen einzurichten, damit Dokumente sicher und sicher gehalten werden.

Benutzer sollten auch die Kollaborationsfunktionen von SharePoint 2016 nutzen und Dokumente mit anderen teilen und in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten. Darüber hinaus sollten Benutzer die Dokumentbibliothek regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß organisiert und gespeichert werden. Nach diesen Best Practices wird sichergestellt, dass Dokumente in SharePoint 2016 sicher gespeichert und leicht zugänglich sind.

Wie rufe ich in SharePoint 2016 archivierte Dokumente ab?

Das Abrufen von archivierten Dokumenten in SharePoint 2016 ist relativ einfach. Der erste Schritt besteht darin, auf die Dokumentbibliothek zuzugreifen, in der Dokumente gespeichert werden. Von dort aus können Benutzer nach dem Dokument suchen, nach dem sie suchen, oder durch die Bibliothek durchsuchen, um das Dokument zu finden.

Sobald das Dokument gefunden wurde, können Benutzer das Dokument öffnen oder das Dokument auf den lokalen Computer herunterladen. Darüber hinaus können Benutzer die Kollaborationsfunktionen von SharePoint 2016 verwenden, z. B. das Teilen von Dokumenten mit anderen oder in Echtzeit an Dokumenten. Durch die Ausführung dieser Schritte können Benutzer in SharePoint 2016 problemlos archivierte Dokumente abrufen.

Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint 2016 ist ein wesentlicher Bestandteil des Dokumentverwaltungssystems eines Unternehmens. Mit den richtigen Schritten können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Dokumente sicher und effizient gespeichert werden. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Ihre Dokumente in SharePoint 2016 schnell und einfach archivieren und Ihnen beruhigen, dass Ihre Dokumente sicher sind. Mithilfe von SharePoint 2016 können Sie auf Ihre Dokumente leicht zugreifen und archivieren und Ihnen ein effizienteres, organisierteres und zuverlässigeres Dokumentverwaltungssystem bieten.