Wie archivieren Sie Dateien in SharePoint?

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Dateien in SharePoint zu organisieren und zu speichern? Das Archivieren von Dateien in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Dokumente organisiert und sicher zu halten. In diesem Artikel werden wir die Schritte zum Archivieren von Dateien in SharePoint erörtern. Wir werden die verschiedenen Methoden und die Vorteile von Archivierungsdateien in SharePoint diskutieren. Lesen Sie also weiter, um herauszufinden, wie Sie SharePoint verwenden können, um Ihre Dateien organisiert und sicher zu halten.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine microsoft-webbasierte kollaborative Plattform, die sich in Microsoft Office integriert. Es wird verwendet, um Informationen von jedem Gerät von jedem Gerät zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zugreifen zu können. Es ist über jeden Webbrowser zugegriffen und kann zum Erstellen von Websites verwendet werden. SharePoint bietet auch Tools zum Verwalten von Dokumenten, zum Organisieren von Inhalten, zum Verwalten von Aufgaben und zum Erstellen von Team -Websites.

Wie archivieren Sie Dateien in SharePoint?

Das Archivieren von Dateien in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre wichtigen Dokumente und Informationen sicher gehalten werden. Sie können auch jederzeit von überall und von überall und von überall zugreifen. Hier sind die Schritte zum Archivieren von Dateien in SharePoint:

Schritt 1: Erstellen Sie einen Archivordner

Der erste Schritt besteht darin, einen Archivordner in SharePoint zu erstellen. Dies ist der Hauptordner, in dem alle archivierten Dateien gespeichert werden. Um einen Ordner zu erstellen, navigieren Sie zur Seite "Site Inhalt" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue". Wählen Sie in der Liste der Optionen "Ordner" aus und nennen Sie den Ordner "Archiv".

Schritt 2: Dateien hochladen

Sobald der Archivordner erstellt wurde, können Sie mit dem Hochladen von Dateien damit beginnen. Um Dateien hochzuladen, wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Ordners die Schaltfläche „Hochladen“ aus. Sie können dann die Dateien auswählen, die Sie von Ihrem Computer aus archivieren möchten, und klicken Sie auf "Hochladen".

Schritt 3: Verschieben Sie Dateien in den Archivordner

Sobald die Dateien auf die Website hochgeladen wurden, können Sie sie in den Archivordner verschieben. Um eine Datei zu verschieben, wählen Sie die Option "Verschieben" im Kontextmenü der Datei. Wählen Sie den Archivordner als Ziel aus und klicken Sie auf "Verschieben". Die Datei wird dann in den Archivordner verschoben.

Schritt 4: Ablauf der Datei festlegen

Sobald die Dateien in den Archivordner verschoben wurden, können Sie ein Ablaufdatum für die Dateien festlegen. Um ein Ablaufdatum festzulegen, wählen Sie im Kontextmenü der Datei die Option "Ablauf festlegen". Geben Sie das Datum ein, an dem die Datei gelöscht werden soll, und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 5: Konfigurieren Sie Zugriffseinstellungen

Sobald die Ablauf der Datei festgelegt wurde, können Sie die Zugriffseinstellungen für den Ordner konfigurieren. Um die Zugriffseinstellungen zu konfigurieren, wählen Sie die Option "Zugriff verwalten" im Kontextmenü des Ordners. Wählen Sie die Benutzer und Gruppen aus, die Zugriff auf den Ordner haben sollten, und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 6: Benachrichtigungen festlegen

Sie können auch Benachrichtigungen für den Ordner konfigurieren. Um Benachrichtigungen zu konfigurieren, wählen Sie die Option "Benachrichtigungen verwalten" im Kontextmenü des Ordners. Wählen Sie die Benutzer und Gruppen aus, die Benachrichtigungen erhalten sollten, wenn Dateien aus dem Ordner hinzugefügt oder entfernt werden, und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 7: Überwachen Sie die Nutzung

Um sicherzustellen, dass die Dateien im Archivordner nicht ohne Erlaubnis zugegriffen werden, können Sie die Verwendung überwachen. Um die Nutzung zu überwachen, wählen Sie die Option "Verwaltung verwalten" im Kontextmenü des Ordners. Wählen Sie die Benutzer und Gruppen aus, die überwacht werden sollten, und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 8: Retentionspolitik verwalten

Sie können auch Retentionsrichtlinien für den Ordner konfigurieren. Um Retentionsrichtlinien zu konfigurieren, wählen Sie die Option "Retention verwalten" im Kontextmenü des Ordners. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Dateien beibehalten werden sollten, und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 9: Backup -Dateien

Um sicherzustellen, dass die Dateien im Archivordner sicher sind, können Sie sie sichern. Um Dateien zu sichern, wählen Sie die Option "Backup" im Kontextmenü des Ordners aus. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie sichern möchten, und klicken Sie auf "Back Up".

Schritt 10: Dateien wiederherstellen

Wenn Sie jemals eine Datei aus dem Archivordner wiederherstellen müssen, können Sie dies mit der Option "Wiederherstellen" tun. Um eine Datei wiederherzustellen, wählen Sie die Option "Wiederherstellen" im Kontextmenü des Ordners. Wählen Sie die Datei aus, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf "Wiederherstellen".

Verwandte FAQ

Was ist Dateiarchivierung?

Die Dateiarchivierung ist das Verschieben von selten verwendeten oder veralteten Dateien in einen separaten Speicherbereich für die langfristige Aufbewahrung. Das Archivieren hilft bei der Reduzierung der Lagerkosten und zur Verbesserung der Speicherleistung. Es hilft auch bei der Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften zur Datenbindung und zur Verringerung des Risikos von Datenverlust.

Das Archivieren ist auch hilfreich, um Platz auf Servern zu befreien und die Effizienz von Backup -Operationen zu verbessern. Durch die Archivierung selten verwendeter Dateien können Unternehmen die Zeit verkürzen, die für die Sicherung ihrer Systeme und die Kosten des Sicherungsprozesses benötigt wird.

Wie archivieren Sie Dateien in SharePoint?

Das Archivieren von Dateien in SharePoint ist ein einfacher Prozess, der entweder mit der Weboberfläche oder der PowerShell durchgeführt werden kann. Um Dateien mithilfe der Weboberfläche zu archivieren, müssen Benutzer in die Bibliothek gehen, in der sich die zu archivierte Datei befindet, die Datei auswählen und dann die Option „Verschieben“ auswählen. Als nächstes müssen sie die Bibliothek oder den Ordner auswählen, in dem sie die Datei verschieben möchten. Schließlich müssen sie die Schaltfläche „Verschieben“ auswählen. Die Datei wird dann an den ausgewählten Speicherort verschoben.

Mit PowerShell müssen Benutzer den Befehl „MOVE-SPFILE“ verwenden, um Dateien von einer Bibliothek in eine andere zu verschieben. Der Befehl erfordert, dass die URL der Datei verschoben wird, die URL des Zielorts und die Überschreibflagge. Die Datei wird dann an den Zielort verschoben.

Was sind die Vorteile von Archivierungsdateien in SharePoint?

Archivierungsdateien in SharePoint können Unternehmen helfen, die Speicherkosten zu senken, die Speicherleistung zu verbessern und die Vorschriften für die Datenbindung einzuhalten. Es hilft auch dabei, Platz auf Servern zu befreien und die Effizienz von Sicherungsvorgängen zu verbessern. Durch die Archivierung selten verwendeter Dateien können Unternehmen die Zeit verkürzen, die für die Sicherung ihrer Systeme und die Kosten des Sicherungsprozesses benötigt wird.

Das Archivieren von Dateien in SharePoint kann Organisationen auch helfen, die Sicherheit zu verbessern und das Risiko eines Datenverlusts zu verringern. Durch Archivieren sensibler oder vertraulicher Dokumente können Organisationen sie vor nicht autorisierten Zugang schützen und sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter darauf zugreifen können. Darüber hinaus kann die Archivierung dazu beitragen, die Zeit für die Suche nach Dokumenten zu verringern, da archivierte Dateien an einem separaten Ort gespeichert werden.

Was sind die Nachteile von Archivierungsdateien in SharePoint?

Das Archivieren von Dateien in SharePoint kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, da es manuelle Eingriffe erfordert. Darüber hinaus können Archivierungsdateien in SharePoint zusätzliche Kosten für die Speicherung von archivierten Dateien annehmen. Dies bedeutet, dass die Organisation für zusätzliche Speicherkapazitäten zum Speichern der archivierten Dateien bezahlen muss.

Darüber hinaus können Archivierungsdateien in SharePoint kompliziert sein, da die Verwendung von PowerShell -Befehlen erforderlich ist. Dies bedeutet, dass Organisationen einen SharePoint -Experten einstellen müssen, der ihnen bei der Archivierungsdateien helfen kann. Darüber hinaus können Archivierungsdateien in SharePoint zu Datenverlust führen, wenn die Dateien an einen falschen Speicherort verschoben werden oder wenn sie versehentlich gelöscht werden.

Wie archivieren Sie Dateien in SharePoint sicher?

Organisationen können ihre archivierten Dateien in SharePoint sichern, indem sie den Zugriff auf die archivierten Dateien einschränken. Dies kann durch Einrichten von Berechtigungsstufen erfolgen, mit denen nur autorisierte Mitarbeiter auf die Dateien zugreifen können. Darüber hinaus können Unternehmen die Verschlüsselungsfähigkeiten von SharePoint nutzen, um die archivierten Dateien vor nicht autorisierten Zugriff zu schützen.

Organisationen können auch Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten verwenden, um archivierte Dateien vor versehentlicher Löschung oder Änderung zu schützen. Sie können auch Überwachungstools verwenden, um den Zugriff auf die archivierten Dateien zu verfolgen und alle nicht autorisierten Versuche zu erkennen, auf die Dateien zuzugreifen. Darüber hinaus können Unternehmen Backup -Lösungen verwenden, um ihre archivierten Dateien zu sichern und sicherzustellen, dass sie im Falle eines unerwarteten Datenverlusts nicht verloren gehen.

Was sind Best Practices für die Archivierung von Dateien in SharePoint?

Organisationen sollten eine Datenbindungspolitik erstellen, die die Regeln und Verfahren für die Archivierung von Dateien in SharePoint beschreibt. Diese Richtlinie sollte die Arten von Dateien enthalten, die archiviert werden sollten, die Häufigkeit, bei der Dateien archiviert werden sollten, und der Ort, an dem die Dateien gespeichert werden sollten.

Organisationen sollten auch einen Sicherungsplan für ihre archivierten Dateien erstellen, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines unerwarteten Datenverlusts nicht verloren gehen. Darüber hinaus sollten Unternehmen Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um ihre archivierten Dateien vor nicht autorisierten Zugriff zu schützen. Dies kann durch die Einrichtung von Berechtigungsstufen und durch Nutzung der Verschlüsselungsfähigkeiten von SharePoint erfolgen. Schließlich sollten Unternehmen die archivierten Dateien regelmäßig überwachen und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um Sicherheits- oder Compliance -Probleme anzugehen.

Das Archivieren von Dateien in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente bei Bedarf gespeichert und zugänglich sind. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, Speicherplatz zu sparen und Dokumente organisiert und sicher zu halten. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Dateien in SharePoint problemlos archivieren und sicherstellen, dass Ihre Organisation bei Bedarf weiterhin auf sie zugreifen kann. Mit SharePoint können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente immer organisiert und sicher sind!