Wie benutze ich SharePoint, um Projekte zu verfolgen?

Suchen Sie eine effektive Möglichkeit, Projekte in Ihrem Unternehmen im Auge zu behalten? SharePoint ist ein hervorragendes Werkzeug für diesen Zweck. Es handelt sich um eine webbasierte kollaborative Plattform, die eine leistungsstarke und sichere Umgebung bietet, um Daten zu speichern und zu teilen, Projekte zu verfolgen und Dokumente zu verwalten. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie SharePoint verwendet wird, um Projekte zu verfolgen, einschließlich der Einrichtung der Plattform, des Erstellens von Projektseiten und dem Hinzufügen von Projektmitgliedern. Wir werden auch diskutieren, wie SharePoint verwendet wird, um den Projektfortschritt zu überwachen und die Interessengruppen auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie also bereit sind, loszulegen, lassen Sie uns in die Verwendung von SharePoint zum Verfolgen von Projekten eintauchen!

So verwenden Sie SharePoint, um Projekte zu verfolgen

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für Projektmanagement und Tracking. Es kann Organisationen aller Größen helfen, organisiert zu bleiben und zusätzlich zu ihren Projekten. In diesem Artikel werden wir erklären, wie Sie SharePoint verwenden, um Projekte zu verfolgen.

Erstellen einer Projektseite in SharePoint

Der erste Schritt, um SharePoint für die Verfolgung von Projekten zu verwenden, besteht darin, eine Projektseite zu erstellen. Dazu müssen Sie auf das SharePoint Admin Center zugreifen und eine neue Website erstellen. Sobald die Website erstellt wurde, können Sie damit beginnen, Inhalte hinzuzufügen und an Ihre Anforderungen anzupassen. Sie können Dateien, Dokumente, Bilder und andere Inhalte hinzufügen, die mit dem Projekt zusammenhängen. Sie können der Website auch benutzerdefinierte Listen und Bibliotheken hinzufügen, mit denen Sie Aufgaben, Fristen und andere Projektinformationen im Auge behalten können.

Projektbezogene Dokumente zugänglich machen

Sobald die Projektseite erstellt wurde, können Sie anfangen, Projektdokumente zur Verfügung zu stellen. Dies kann Projektpläne, Anforderungsdokumente, Statusberichte und mehr umfassen. Für jedes Projekt können Sie auch eine Dokumentbibliothek erstellen, mit der Sie die erforderlichen Dokumente leicht finden und zugreifen können. Darüber hinaus können Sie eine Dokumentversionierung einrichten, damit Sie Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit nachverfolgen können.

Aufgaben erstellen und verwalten

SharePoint bietet auch die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und zu verwalten. Sie können Aufgaben für das Team erstellen, Einzelpersonen zuweisen und deren Fortschritte verfolgen. Sie können auch Fälligkeitstermine und Erinnerungen für Aufgaben festlegen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen sind. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen, mit denen Sie einen besseren Überblick über alle Aufgaben des Projekts erhalten können.

Verfolgung des Projekts Fortschritt

SharePoint bietet auch eine Möglichkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen. Sie können die Projektseite nutzen, um den Gesamtstatus des Projekts zu verfolgen. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Dashboards und Berichte erstellen, um die erzielten Fortschritte besser zu verstehen. Dies kann besonders hilfreich sein, um den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Zusammenarbeit mit Teammitgliedern

SharePoint bietet auch die Möglichkeit, mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Sie können Diskussionsrettbeamte und Teamseiten erstellen, mit denen Sie mit Teammitgliedern kommunizieren und Informationen teilen können. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Formulare erstellen, um Daten von Teammitgliedern zu sammeln, mit denen der Fortschritt nachverfolgt und Entscheidungen getroffen werden kann.

Integration in andere Tools

SharePoint kann auch zur Integration in andere Tools verwendet werden. Sie können beispielsweise Projektmanagement -Tools wie Microsoft Project oder Trello integrieren. Auf diese Weise können Sie Aufgaben, Fristen und Projektfortschritte an einem einzigen Ort im Auge behalten. Darüber hinaus können Sie SharePoint verwenden, um sich in andere Systeme wie CRM -Systeme (Customer Relationship Management) zu integrieren.

Erstellen von benutzerdefinierten Berichten

SharePoint bietet auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Dies kann verwendet werden, um den Projektfortschritt zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Sie können Berichte erstellen, die auf bestimmten Kriterien basieren, z. B. Projektstatus oder Projekttyp. Darüber hinaus können Sie Berichte basierend auf benutzerdefinierten Feldern erstellen, die verwendet werden können, um eine Gesamtansicht des Projekts zu erhalten.

Benachrichtigungen erstellen

SharePoint bietet auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen an Teammitglieder zu senden. Sie können Benachrichtigungen für Aufgaben, Fristen und andere Projektinformationen erstellen. Dies wird dazu beitragen, dass die Teammitglieder über den Status des Projekts auf dem Laufenden bleiben. Darüber hinaus können Sie die Benachrichtigungen verwenden, um die Teammitglieder an bevorstehende Aufgaben und Fristen zu erinnern.

Verwendung SharePoint für das Projektmanagement

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für Projektmanagement und Tracking. Es kann Organisationen aller Größen helfen, organisiert zu bleiben und zusätzlich zu ihren Projekten. Durch das Erstellen einer Projektseite, das Erstellen von projektbezogenen Dokumenten, das Erstellen und Verwalten von Aufgaben, die Verfolgung des Projektfortschritts, die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, das Integrieren in andere Tools, das Erstellen von benutzerdefinierten Berichten und das Erstellen von Benachrichtigungen können SharePoint zum Verwalten von Projekten verwendet werden.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Cloud-basierte Plattform von Microsoft, mit der Unternehmen und Unternehmen Daten und Dokumente speichern, verwalten und teilen können. Es bietet ein zentrales Repository für Dokumente, Bilder und andere digitale Inhalte, auf die Benutzer von Benutzern mit geeigneten Berechtigungen zugegriffen und geändert werden können. SharePoint bietet auch leistungsstarke Tools für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation.

SharePoint enthält Funktionen wie Team -Sites, Projektseiten, Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten und Kalender, mit denen Teams dabei helfen können, organisiert zu bleiben und ihre Projekte erfolgreich zu verwalten. Es umfasst auch Workflow -Funktionen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und einen zentralen Standort für Teams zur Verfügung zu stellen, um Ideen auszutauschen und an Projekten zusammenzuarbeiten.

Wie kann SharePoint verwendet werden, um Projekte zu verfolgen?

SharePoint kann verwendet werden, um Projekte zu verfolgen, indem Projektseiten, Aufgabenlisten und Workflows erstellt werden. Mit diesen Tools können Teams eine Projektzeitleiste einrichten und bestimmten Mitgliedern Aufgaben zuweisen. Projektseiten bieten einen zentralen Ort für Teams, um Dokumente, Bilder und andere digitale Inhalte im Zusammenhang mit ihrem Projekt zusammenzuarbeiten und zu teilen.

Aufgabenlisten bieten den Teams eine Möglichkeit, bestimmten Mitgliedern Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Sie können verwendet werden, um die Fertigstellung von Aufgaben zu verfolgen, Fristen festzulegen und Ressourcen zu verwalten. Mit Workflows können Teams Geschäftsprozesse automatisieren und eine einfache Möglichkeit bieten, mit Projektstakeholdern zusammenzuarbeiten. Durch die Nutzung dieser Tools können Teams den Fortschritt ihrer Projekte problemlos verfolgen und sicherstellen, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Verfolgung von Projekten?

Die Verwendung von SharePoint zur Verfolgung von Projekten bietet viele Vorteile. Es bietet ein zentrales Repository für alle projektbezogenen Dokumente und Dateien, mit der Änderungen verfolgt und organisiert bleiben können. SharePoint bietet auch leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Workflow -Automatisierung, die es den Teams erleichtern, zusammenzuarbeiten und auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Darüber hinaus bietet SharePoint Berichterstellungsfunktionen, mit denen Teams ihren Projektfortschritt problemlos sehen können. Dies umfasst Visualisierungen wie Aufgabenlisten, Zeitpläne und Dashboards, die einen Überblick über den Status des Projekts bieten. Dies erleichtert den Teams, potenzielle Probleme zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Wie sicher ist SharePoint für die Projektverfolgung?

SharePoint ist eine sichere Plattform für die Projektverfolgung. Es wird Sicherheitsmaßnahmen wie Authentifizierung, Autorisierung und Verschlüsselung verwendet, um sicherzustellen, dass die Daten sicher gehalten werden. Darüber hinaus bietet SharePoint die Möglichkeit, Benutzerzugriffsberechtigungen zu konfigurieren, mit denen Teams kontrollieren können, wer auf Projektdaten zugreifen und ändern kann.

SharePoint bietet außerdem zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Virus -Scan- und Datenverlustprävention. Diese Maßnahmen schützen Daten vor böswilligen Angriffen und stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Projektdaten anzeigen und ändern können. Darüber hinaus wird SharePoint regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsmaßnahmen auf dem neuesten Stand sind und Daten vor den neuesten Bedrohungen schützen können.

Welche Funktionen sind in SharePoint für die Projektverfolgung erhältlich?

SharePoint bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Projektverfolgung. Dies umfasst Team -Websites, Projektseiten, Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten und Kalender. Mit diesen Tools können Teams eine Projektzeitleiste einrichten und bestimmten Mitgliedern Aufgaben zuweisen. Darüber hinaus bietet SharePoint leistungsstarke Zusammenarbeits- und Kommunikationsinstrumente sowie Workflow -Funktionen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

SharePoint bietet auch Berichtsfunktionen, mit denen Teams ihren Projektfortschritt problemlos sehen können. Dies umfasst Visualisierungen wie Aufgabenlisten, Zeitpläne und Dashboards, die einen Überblick über den Status des Projekts bieten. Darüber hinaus bietet SharePoint die Möglichkeit, Benutzerzugriffsberechtigungen zu konfigurieren, mit der Teams kontrollieren können, wer auf Projektdaten zugreifen und ändern kann.

Was ist der Unterschied zwischen einer Teamseite und einer Projektseite in SharePoint?

Eine Team -Site ist eine Art von Site in SharePoint, mit der Dokumente und andere digitale Inhalte gespeichert und gemeinsam genutzt werden. Es bietet ein zentrales Repository für Dateien, die sich auf ein bestimmtes Team oder ein bestimmtes Projekt beziehen. Team -Websites werden in der Regel für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumente verwendet.

Eine Projektseite ist eine Art von Site in SharePoint, die speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde. Es bietet Tools wie Aufgabenlisten, Workflows und Kalender, mit denen Teams dabei helfen, organisiert zu bleiben und ihre Projekte erfolgreich zu verwalten. Darüber hinaus bieten Projektstandorte leistungsstarke Zusammenarbeits- und Kommunikationsinstrumente sowie Berichterstellungsfunktionen, um den Projektfortschritt anzuzeigen.

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie und Ihr Team mit Ihren Projekten organisiert und auf dem richtigen Weg bleiben können. Es kann Ihnen helfen, Aufgaben zu verwalten und Verantwortlichkeiten zu delegieren, alle in der Schleife zu halten und den Projektfortschritt zu verfolgen. Mit der intuitiven Benutzeroberfläche und der robusten Anpassungsoptionen können Sie SharePoint einfach einen Workflow erstellen, der für Sie und Ihr Team funktioniert. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie SharePoint verwenden, um Ihr nächstes Projekt zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie bis zum Ende auf dem Laufenden bleiben.