Wie markiert ich ein Dokument in SharePoint?

Suchen Sie eine einfache und effektive Möglichkeit, Ihre in SharePoint gespeicherten Dokumente zu organisieren? Das Markieren von Dokumenten ist eine großartige Möglichkeit, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Dokumente schnell und einfach zu verwalten und zu finden. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie ein Dokument, das in SharePoint gespeichert ist, und wie es Ihnen helfen kann, Ihre Dokumente besser zu organisieren.

So markieren Sie ein Dokument in SharePoint

Das Markieren von Dokumenten in Microsoft SharePoint bietet eine organisierte, durchsuchbare Möglichkeit zum Speichern und Freigeben elektronischer Dateien. SharePoint ist ein webbasiertes Dokumentverwaltungssystem, das die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, das Dokumenten-Tagging und den einfachen Zugriff auf freigegebene Dokumente ermöglicht. Durch das Markieren von Dokumenten können Benutzer schnell Dokumente finden, anzeigen und zugreifen, die innerhalb einer Organisation oder mit externen Partnern gemeinsam genutzt werden.

Was ist Tagging?

Tagging ist eine Möglichkeit, ein Dokument oder eine Datei mit einem Schlüsselwort oder einer Phrase zu kennzeichnen. Dieses Schlüsselwort oder diese Phrase wird verwendet, um Dokumente zu kategorisieren und zu organisieren, wodurch sie einfacher zu finden und zugreifen können. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument über Kundeninformationen haben, können Sie es mit dem Ausdruck „Kundendaten“ oder „Kundeninformationen“ markieren. Dies würde es einfacher machen, das Dokument bei der Suche nach Kundeninformationen zu finden. Das Markieren von Dokumenten in SharePoint ist eine effiziente Möglichkeit, um große Datenmengen zu organisieren und den Benutzern die Suche nach dem, was sie benötigen, zu erleichtern.

Schritte zum Markieren von Dokumenten in SharePoint

Schritt 1: Öffnen Sie die Dokumentbibliothek

Der erste Schritt, um Dokumente in SharePoint zu markieren, besteht darin, die Dokumentbibliothek zu öffnen. Gehen Sie dazu zur SharePoint -Startseite und klicken Sie auf den Link „Dokumente“. Von dort aus können Sie auf die Dokumentbibliothek zugreifen.

Schritt 2: Wählen Sie das Dokument aus

Sobald Sie die Dokumentbibliothek geöffnet haben, können Sie das Dokument auswählen, das Sie markieren möchten. Klicken Sie dazu auf das Kontrollkästchen neben dem Namen des Dokuments. Dadurch wird das Dokument zum Tagging ausgewählt.

Schritt 3: Geben Sie das Tag ein

Sobald das Dokument ausgewählt ist, können Sie das Tag eingeben. Klicken Sie dazu oben in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche "Tag". Ein Fenster öffnet, wo Sie das Tag eingeben können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern", um das Tag zu speichern.

Schritt 4: Fügen Sie weitere Tags hinzu

Wenn Sie weitere Tags hinzufügen müssen, können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche "Tag hinzufügen" unten im Fenster "Tag" klicken. Sie können so viele Tags hinzufügen, wie Sie das Dokument kategorisieren und organisieren müssen.

Schritt 5: Zeigen Sie das Tagged -Dokument an

Sobald Sie das Dokument getaggt haben, können Sie das Tagged -Dokument anzeigen, indem Sie oben in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Anzeigen“ klicken. Dadurch wird das Tagged -Dokument in einem neuen Fenster geöffnet, in dem Sie die markierten Informationen anzeigen können.

Schritt 6: Suche nach Tagged Dokumenten

Wenn Sie nach Tagged -Dokumenten suchen müssen, können Sie dies mit der Schaltfläche „Suche“ oben in der Dokumentbibliothek verwenden. Dadurch wird ein Suchfenster geöffnet, in dem Sie ein Schlüsselwort oder eine Phrase eingeben können, die sich mit dem gesuchten Dokument bezieht. Die Suchergebnisse enthalten Dokumente, die mit dem von Ihnen eingegebenen Schlüsselwort oder Phrase markiert wurden.

Abschluss

Tagging -Dokumente in Microsoft SharePoint sind eine effiziente Möglichkeit, Dateien zu organisieren und zu teilen. Wenn Sie den oben beschriebenen Schritten befolgen, können Sie Dokumente problemlos markieren und sie erleichtern, um zu finden und zugreifen zu können. Mit Hilfe von Tags können Sie schnell Dokumente suchen und auf die benötigten Informationen zugreifen.

Verwandte FAQ

Was ist markiert in SharePoint?

Das Markieren in SharePoint ist eine Möglichkeit, Inhalte in Kategorien oder Themen zu organisieren. Es ermöglicht Benutzern, Inhalte zu kategorisieren, ohne die herkömmliche Ordnerstruktur verwenden zu müssen. Tags sind Schlüsselwörter oder Phrasen, die mit einem Inhalt verbunden sind. Mit dem Tagging können Benutzer schnell suchen und Inhalte finden, die sich mit dem von ihnen gesuchten Tag zusammenhängen.

Tags können Dokumenten, Bildern, Videos, Webseiten und anderen in SharePoint gespeicherten Inhalten hinzugefügt werden. Dies erleichtert den Benutzern, den Inhalt schnell zu finden, den sie suchen.

Wie markiere ich ein Dokument in SharePoint?

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie in der SharePoint -Bibliothek markieren möchten. Klicken Sie dann oben im Dokument auf die Schaltfläche "Tag". Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie alle Schlüsselwörter oder Phrasen eingeben können, die Sie mit dem Dokument in Verbindung bringen möchten.

Sobald Sie Ihre Tags eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern". Dies speichert die Tags im Dokument und erleichtert es anderen Benutzern, es in Zukunft zu finden. Sie können auch alle Tags anzeigen, die einem bestimmten Dokument zugeordnet sind, indem Sie auf die Schaltfläche "Tags anzeigen" oben im Dokument klicken.

Kann ich Dokumente nach Tags in SharePoint durchsuchen?

Ja, Sie können Dokumente nach Tags in SharePoint durchsuchen. Öffnen Sie dazu die Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Tags". Dadurch wird ein Suchfeld geöffnet, in dem Sie die Schlüsselwörter oder Phrasen eingeben können, die dem Dokument zugeordnet sind. SharePoint sucht dann die Bibliothek nach Dokumenten mit diesen Tags.

Sie können auch das Tags -Suchfeld verwenden, um schnell Dokumente zu finden, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten im Zusammenhang mit "Marketing" suchen, können Sie das Tag "Marketing" eingeben, und SharePoint zeigt alle Dokumente an, die mit diesem Schlüsselwort markiert wurden.

Kann ich mehrere Dokumente in SharePoint Tags hinzufügen?

Ja, Sie können mehrere Dokumente in SharePoint Tags hinzufügen. Wählen Sie dazu die Dokumente aus, die Sie taggen möchten, und klicken Sie dann oben in der Bibliothek auf die Schaltfläche "Tag". Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Tags eingeben können, die Sie mit den Dokumenten in Verbindung bringen möchten. Sie können auch die Option "Bewerben" auswählen, um dieselben Tags auf mehrere Dokumente anzuwenden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Tags in den ausgewählten Dokumenten zu speichern. Dies erleichtert es den Benutzern, in Zukunft schnell verwandte Dokumente zu finden.

Kann ich Tags aus Dokumenten in SharePoint löschen?

Ja, Sie können Tags aus Dokumenten in SharePoint löschen. Öffnen Sie dazu das Dokument, aus dem Sie die Tags löschen möchten, und klicken Sie oben im Dokument auf die Schaltfläche "Löschen". Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Tags auswählen können, die Sie löschen möchten. Sobald Sie die Tags ausgewählt haben, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Tags im Dokument zu löschen.

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint ist ein einfacher Prozess, der Ihnen dabei helfen kann, Dokumente schnell zu organisieren und zu finden. Es ist ein wesentlicher Schritt, mit dem Sie Ihre Dokumente besser verwalten und sie leichter zugänglich machen können. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie die Dokumente in SharePoint schnell und effizient markieren, sodass Sie die benötigten Informationen einfacher finden und weitergeben können.