Wie schalte ich die Versionierung in SharePoint ein?

Suchen Sie eine einfache Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokument- oder Listenelements zu erhalten und wiederherzustellen, das in Ihrer SharePoint -Bibliothek gespeichert ist? Versioning ist eine großartige Funktion, die in Ihrer SharePoint -Bibliothek aktiviert werden kann, damit Sie in die Zeit zurückkehren und verschiedene Versionen des gespeicherten Inhalte wiederherstellen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Versionierung in SharePoint aktivieren, damit Sie die in Ihrer Bibliothek gespeicherten Inhalte besser verwalten können.

So schalten Sie die Versionierung in SharePoint ein

Mit SharePoint Versioning können Benutzer Änderungen an Dokumenten, die in SharePoint gespeichert sind, im Auge behalten. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten. Mit Versioning können Benutzer zu früheren Versionen von Dokumenten zurückkehren und prüfen, wer die Änderungen vorgenommen hat. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie die Versioning in SharePoint aktivieren.

Aktivierung der Versionierung in SharePoint aktivieren

Um die Versionierung in SharePoint zu aktivieren, müssen Sie zuerst die Dokumentbibliothek öffnen, in der das Dokument gespeichert wird. Sie können dies tun, indem Sie in die Bibliothek im linken Navigationspanel navigieren und dann auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken. Dadurch wird die Bibliothekseinstellungen geöffnet.

Sobald Sie in den Bibliothekseinstellungen in den Abschnitt "Versioning -Einstellungen" nach unten scrollen können. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben „Erstellen Sie Major- und Moll -Versionen (Entwurf). Dadurch können Sie die Versionierung in der Dokumentbibliothek ermöglichen und Benutzern alle Änderungen an Dokumenten im Auge behalten. Sie können auch die Anzahl der beibehaltenen Versionen festlegen und die Genehmigungsanforderungen für Dokumente festlegen. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Verwendung der Versionierung in SharePoint

Sobald die Versioning in der Bibliothek aktiviert wurde, können Benutzer in früheren Versionen von Dokumenten anzeigen und zurückkehren. Um die Versionen eines Dokuments anzuzeigen, klicken Sie auf das Ellipsis -Symbol (…) neben dem Dokumentnamen. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem alle Versionen des Dokuments angezeigt werden, zusammen mit dem Datum, an dem sie geändert wurden. Um zu einer früheren Version zurückzukehren, klicken Sie erneut auf das Ellipsis -Symbol und wählen Sie "Auf diese Version zurückkehren".

Sie können auch die Änderungen anzeigen, die in ein Dokument vorgenommen wurden, indem Sie auf das Ellipsis -Symbol klicken und die Option „Versionsverlauf“ auswählen. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem ein Seite an Seite der aktuellen und früheren Versionen des Dokuments angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Änderungen vorgenommen wurden und von wem.

Einchecken und Einchecken aus Dokumenten

Wenn die Versionierung in einer SharePoint -Bibliothek aktiviert ist, müssen Benutzer ein Dokument überprüfen, bevor sie Änderungen daran vornehmen können. Um ein Dokument zu überprüfen, klicken Sie auf das Ellipsis -Symbol und wählen Sie "Schauen Sie sich" aus. Dies verhindert, dass andere Benutzer Änderungen am Dokument vornehmen, bis es wieder eingecheckt wird.

Sobald Sie Änderungen am Dokument vorgenommen haben, klicken Sie auf das Ellipsis -Symbol und wählen Sie "Check -In" aus. Dadurch wird die Änderungen im Dokument gespeichert und es anderen Benutzern zur Bearbeitung verfügbar. Sie können dem Check-in auch Kommentare hinzufügen, um die vorgenommenen Änderungen zu erläutern.

Beschränkung des Zugriffs auf Dokumente

Sie können auch den Zugriff auf Dokumente in einer SharePoint -Bibliothek einschränken. Öffnen Sie dazu die Dokumentbibliothek und klicken Sie auf das Ellipsis -Symbol neben dem Dokument, das Sie einschränken möchten. Dadurch wird ein Popup-Fenster mit mehreren Optionen geöffnet. Wählen Sie "Berechtigungen verwalten", um das Fenster "Berechtigungen" zu öffnen.

Im Fenster "Berechtigungen" können Sie auswählen, welche Benutzer oder Gruppen Zugriff auf das Dokument haben. Sie können auch die Ebene des Zugriffs jeder Benutzer oder der Gruppe auswählen. Wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Aktivität in einer Dokumentbibliothek anzeigen

Sie können auch Aktivitäten in einer SharePoint -Dokumentbibliothek anzeigen. Öffnen Sie dazu die Dokumentbibliothek und klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Aktivität". Dies wird eine Liste der jüngsten Aktivitäten in der Bibliothek eröffnen, z.

Aktivierung der Prüfung in einer Dokumentbibliothek aktivieren

Sie können auch die Prüfung für eine SharePoint -Dokumentbibliothek aktivieren. Auf diese Weise können Sie die Benutzeraktivität in der Bibliothek verfolgen und überwachen, wer auf Dokumente zugegriffen und geändert hat. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Dadurch wird die Bibliothekseinstellungen geöffnet.

Scrollen Sie in den Bibliothekseinstellungen nach unten zum Abschnitt Überprüfungseinstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Auditing aktivieren“ und wählen Sie die Aktivitäten aus, die Sie prüfen möchten. Sie können auch alle Benutzer oder nur bestimmte Benutzer oder Gruppen auswählen. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Aktivieren Sie den Workflow in einer Dokumentbibliothek

Sie können auch einen Workflow in einer SharePoint -Dokumentbibliothek aktivieren. Auf diese Weise können Sie eine Reihe von Regeln erstellen, die bestimmen, wie Dokumente erstellt, geändert und genehmigt werden. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek, um einen Workflow zu aktivieren, und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnradsymbol. Dadurch wird die Bibliothekseinstellungen geöffnet.

Scrollen Sie in den Bibliothekseinstellungen zum Abschnitt "Workflow -Einstellungen". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Workflow aktivieren“ und wählen Sie den Workflow -Typ, den Sie aktivieren möchten. Sie können auch einen Genehmigungsworkflow ermöglichen, bei dem die Dokumente von einem oder mehreren Benutzern genehmigt werden müssen, bevor sie veröffentlicht werden können. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Abschluss

Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie die Versionierung, ein Check-in und einchecken, den Zugriff einschränken, Aktivitäten anzeigen und den Workflow in einer SharePoint-Dokumentbibliothek aktivieren. Auf diese Weise können Sie Änderungen an Ihren Dokumenten verfolgen, sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sicherstellen, dass alle Änderungen genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht werden.

Verwandte FAQ

Was ist Versioning in SharePoint?

Versioning in SharePoint ist eine Funktion, mit der Benutzer frühere Versionen einer Datei speichern, verfolgen und wiederherstellen können. Es ermöglicht Benutzern, zu sehen, wer Änderungen an einer Datei vorgenommen hat, wenn sie vorgenommen wurden und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Die Versionierung kann verwendet werden, um Änderungen an einer Datei zu verwalten, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Änderungen vorgenommen werden und dass alle vorgenommenen Änderungen nachverfolgt werden und bei Bedarf zurückgekehrt werden können.

Wie schalte ich die Versionierung in SharePoint ein?

Um die Versionierung in SharePoint einzuschalten, gehen Sie zunächst in die Bibliothek oder die Liste, in der Sie die Versionierung aktivieren möchten. Wählen Sie anschließend die Registerkarte "Bibliothek oder Liste aus der Bandes aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bibliothekseinstellungen oder Listeneinstellungen. Klicken Sie auf der Seite "Einstellungen" auf den Link "Versioning -Einstellungen". Auf der Seite "Versioning -Einstellungen" können Sie dann die Versionungsoptionen auswählen, die Sie aktivieren möchten. Sie können die Versionierung für wichtige Versionen und kleinere Versionen aktivieren und auch die Anzahl der gespeicherten Versionen einschränken.

Sobald Sie die Versionsoptionen ausgewählt haben, die Sie aktivieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern. Die Versionierung wird nun für die von Ihnen ausgewählte Bibliothek oder Liste aktiviert.

Was sind die Vorteile der Versionierung in SharePoint?

Der Hauptvorteil der Versionierung in SharePoint besteht darin, dass Benutzer Änderungen nachverfolgen können, die an einer Datei vorgenommen werden. Dies hilft sicherzustellen, dass alle vorgenommenen Änderungen genehmigt werden und dass die ursprüngliche Version der Datei bei Bedarf wiederhergestellt werden kann.

Mit der Versionierung können Benutzer auch sich schnell von zufälligen Änderungen oder Fehlern erholen. Wenn ein Fehler gemacht wird, können Benutzer die Datei einfach in eine frühere Version wiederherstellen. Dies kann Zeit und Mühe sparen, die erforderlich sind, um den Fehler manuell zu beheben.

Was sind die Einschränkungen der Versionierung in SharePoint?

Die Hauptbeschränkung der Versionierung in SharePoint besteht darin, dass es viel Stauraum einnehmen kann. Da mehr Versionen einer Datei gespeichert und gespeichert werden, kann die von der Datei verwendete Speichermenge erheblich zunehmen. Dies kann ein Problem sein, wenn der Speicherplatz begrenzt ist.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass Versioning nur Änderungen verfolgt, die an einer Datei vorgenommen werden. Es verfolgt nicht, wer die Änderungen vorgenommen hat oder wann die Änderungen vorgenommen wurden. Dies kann es schwierig machen, festzustellen, wer Änderungen an einer Datei vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurden.

Was sind die Best Practices für die Versionierung in SharePoint?

Die beste Praxis für die Versionierung in SharePoint besteht darin, die Anzahl der gespeicherten Versionen zu begrenzen. Dies kann dazu beitragen, den von einer Datei verwendeten Speicherplatz zu verringern und sicherzustellen, dass nur die neuesten Versionen einer Datei verfügbar sind.

Eine weitere Best Practice besteht darin, sicherzustellen, dass Benutzer sich der Versionsversionsfunktion und der Funktionsweise bewusst sind. Dies kann dazu beitragen, dass Benutzer die Versionungsoptionen kennen und sicherstellen, dass Änderungen ordnungsgemäß nachverfolgt und genehmigt werden.

Durch das Einschalten der Versioning in SharePoint können Sie frühere Dokumentversionen problemlos verwalten und wiederherstellen sowie Änderungen in Ihren Dokumenten verfolgen. Wenn Versioning aktiviert ist, können Sie frühere Versionen einer Datei mit ein paar einfachen Klicks problemlos speichern und wiederherstellen. Mit dieser Funktion sind Sie produktiver und selbstbewusster, dass Ihre Dokumente ordnungsgemäß gespeichert und verwaltet werden.