Wie schützen Sie eine Datei in SharePoint?

Wenn Sie ein SharePoint -Benutzer sind und eine sichere Umgebung für Ihre vertraulichen Dateien erstellen möchten, sind Sie am richtigen Ort gekommen. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie das Passwort eine Datei in SharePoint schützt. Wir werden die Schritte abdecken, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien vor unbefugtem Zugriff sicher sind. Darüber hinaus werden wir uns einige der Tools und Techniken ansehen, mit denen Sie Ihre Dateien weiter sichern können. Mit Hilfe dieses Artikels können Sie Ihre Dateien mühelos in SharePoint schützen.

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Wie man Passwort schützt eine Datei in SharePoint

Überblick

SharePoint ist ein Online -Tool für die Zusammenarbeit, das von vielen Organisationen verwendet wird, um Dokumente zu teilen, zu speichern und zu verwalten. Es ist eine großartige Möglichkeit, mit anderen mit anderen zusammenzuarbeiten, die sich nicht am selben Ort befinden. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie sicherstellen müssen, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben, und hier kommt der Kennwortschutz ins Spiel. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie eine Datei eine Datei in SharePoint schützt, damit nur diejenigen mit Das richtige Passwort kann auf die Datei zugreifen.

SharePoint einrichten

Bevor Sie eine Datei in SharePoint Passwort schützen können, müssen Sie sicherstellen, dass die SharePoint -Site ordnungsgemäß eingerichtet ist. Dies beinhaltet sicher, dass die Berechtigungen für die Website korrekt eingestellt sind und dass die Benutzer, die Zugriff auf die Datei benötigen, zur Website hinzugefügt werden. Sie müssen auch sicherstellen, dass sich die Datei in einem sicheren Ordner befindet, auf dem nicht jeder zugänglich ist.

Erstellen eines Passworts

Sobald die SharePoint -Site ordnungsgemäß eingerichtet ist, können Sie ein Kennwort für die Datei erstellen, indem Sie zur Seite „Einstellungen“ wechseln und die Option „Kennwortschutz“ auswählen. Hier können Sie ein Passwort eingeben und bestätigen. Dieses Passwort wird zum Schutz der Datei verwendet und muss jedes Mal eingegeben werden, wenn jemand auf die Datei zugreifen möchte.

Benutzer mit Zugriff hinzufügen

Sobald das Kennwort erstellt wurde, können Sie Benutzer hinzufügen, die Zugriff auf die Datei haben. Gehen Sie dazu zur Seite "Einstellungen" und wählen Sie die Option "Berechtigungen" aus. Hier können Sie die Benutzer hinzufügen, die Zugriff auf die Datei haben sollten. Sie können ihnen auch verschiedene Zugriffsebenen gewähren, z. B. schreibgeschützte oder vollständige Kontrolle.

Einrichten eines Kennwortablaufs

Wenn Sie eine Kennwortablauf für die Datei festlegen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Seite "Einstellungen" wechseln und die Option "Kennwortablauf" auswählen. Hier können Sie das Ablaufdatum für das Kennwort festlegen, damit es nach dem angegebenen Datum automatisch abläuft. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Datei sicher ist und nur diejenigen mit dem richtigen Passwort darauf zugreifen können.

Begrenzung des Zugangs zu bestimmten Personen

Wenn Sie den Zugriff auf die Datei auf bestimmte Personen beschränken möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Seite "Einstellungen" gehen und die Option "Berechtigungen" auswählen. Hier können Sie die Benutzer hinzufügen, die Zugriff auf die Datei haben und dann die Berechtigungen festlegen sollten, damit nur diese Benutzer auf die Datei zugreifen können. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur die Personen, die Zugriff auf die Datei benötigen, sie haben.

Beschränkung des Zugriffs von bestimmten IP -Adressen

Wenn Sie den Zugriff auf die Datei von bestimmten IP -Adressen einschränken möchten, können Sie dies tun, indem Sie zur Seite „Einstellungen“ gehen und die Option „IP -Beschränkungen“ auswählen. Hier können Sie die IP -Adressen eingeben, die aus dem Zugriff auf die Datei blockiert werden sollten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen auf die Datei zugreifen können, unabhängig davon, ob sie das Passwort kennen oder nicht.

Hinzufügen einer Anmeldeseite

Wenn Sie eine Anmeldeseite für die Datei hinzufügen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Seite "Einstellungen" gehen und die Option "Anmeldeseite" auswählen. Hier können Sie eine Seite erstellen, auf der Benutzer ihren Benutzernamen und ihr Passwort eingeben müssen, bevor sie auf die Datei zugreifen können. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit den richtigen Anmeldeinformationen auf die Datei zugreifen können.

Verwenden von Verschlüsselung

Wenn Sie der Datei eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen möchten, können Sie die Verschlüsselung verwenden. Gehen Sie dazu zur Seite "Einstellungen" und wählen Sie die Option "Verschlüsselung" aus. Hier können Sie die Art der Verschlüsselung auswählen, die Sie verwenden möchten, und einen Schlüssel eingeben, mit dem die Datei verschlüsselt wird. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit dem richtigen Schlüssel auf die Datei zugreifen können.

Prüfungszugriff auf die Datei

Wenn Sie verfolgen möchten, wer auf die Datei zugreift, können Sie dies tun, indem Sie auf die Seite "Einstellungen" gehen und die Option "Auditing" auswählen. Hier können Sie den Zugriff auf die Datei prüfen und sehen, wer darauf zugegriffen hat und wann. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um zu sehen, wer auf die Datei zugreift, und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen.

Verwenden der Multi-Faktor-Authentifizierung

Wenn Sie der Datei eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen möchten, können Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung verwenden. Gehen Sie dazu zur Seite "Einstellungen" und wählen Sie die Option "Multi-Factor-Authentifizierung" aus. Hier können Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung ermöglichen und Benutzer dazu verlangen, sowohl einen Benutzernamen als auch ein Passwort sowie einen sekundären Authentifizierungsfaktor einzugeben, z. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit den richtigen Anmeldeinformationen auf die Datei zugreifen können.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Microsoft Cloud -Plattform, die einen sicheren Ort zum Speichern, Organisieren, Teilen und Zugriff auf Informationen von jedem Gerät bietet. Es soll Unternehmen helfen, mit Kollegen, Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten. Es handelt sich um eine sichere, skalierbare und erweiterbare Plattform, mit der Dokumente gespeichert, verwaltet und gemeinsam genutzt werden können sowie Projekte verwaltet, Anwendungen erstellen und in andere Systeme integriert werden können.

SharePoint ist auch eine sehr anpassbare Plattform mit einer Reihe von Funktionen, die auf die individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden können. Es ist auch in Office 365 integriert, was die Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden erleichtert.

Wie schütze ich eine Datei in SharePoint Passwort?

In SharePoint können Sie eine Datei kennwort schützen, indem Sie ein Kennwort für die Datei einstellen, wenn Sie sie auf die Plattform hochladen. Dazu müssen Sie die Datei in der Bibliothek auswählen und dann die Option "Zugriff verwalten" auswählen. Sie können dann wählen, um der Datei ein Passwort hinzuzufügen und ein Kennwort dafür festzulegen. Sobald Sie das Passwort festgelegt haben, wird die Datei geschützt.

Sie können auch Berechtigungen in der Datei festlegen, damit nur bestimmte Personen auf die Datei zugreifen können. Sie können Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Gruppen festlegen und auch Berechtigungen für den anonymen Zugriff festlegen. Dies stellt sicher, dass nur die von Ihnen angegebenen Personen Zugriff auf die Datei haben. Es ist wichtig, daran zu denken, ein starkes Passwort festzulegen, um die Datei zu schützen und sicherzustellen, dass die Berechtigungen korrekt festgelegt werden.

Was passiert, wenn ich das Passwort für eine Datei in SharePoint vergesse?

Wenn Sie das Passwort für eine Datei in SharePoint vergessen, können Sie den Link "Passwort vergessen" verwenden, um das Kennwort zurückzusetzen. Dazu müssen Sie einige identifizierende Informationen wie Ihren Namen, Ihre E -Mail -Adresse oder andere Kontaktdaten angeben. Sobald die Informationen überprüft wurden, können Sie das Kennwort für die Datei zurücksetzen.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass Sie das Passwort möglicherweise nicht zurücksetzen können, wenn Sie Berechtigungen für eine Datei in SharePoint festlegen, wenn Sie es vergessen. Dies liegt daran, dass die Berechtigungen auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe festgelegt werden. Wenn der Benutzer oder die Gruppe keinen Zugriff mehr auf die Datei mehr hat, kann das Kennwort nicht zurückgesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie sich an den Eigentümer der Datei wenden und die Berechtigungen zurücksetzen, damit Sie das Passwort zurücksetzen können.

Unterstützt SharePoint Multi-Factor-Authentifizierung für Dateien?

Ja, SharePoint unterstützt die Multi-Faktor-Authentifizierung für Dateien. Dies bedeutet, dass ein Benutzer, wenn er versucht, auf eine Datei zuzugreifen, zusätzliche Informationen wie PIN oder biometrische Informationen bereitstellen muss, um Zugriff zu erhalten. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für die Datei und hilft sicherzustellen, dass nur der beabsichtigte Benutzer auf die Datei zugreifen kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Multi-Faktor-Authentifizierung nur für Dateien verfügbar ist, die in SharePoint online gespeichert sind, und nicht für Dateien, die in der lokalen Version von SharePoint gespeichert sind. Wenn Sie die lokale Version von SharePoint verwenden, müssen Sie eine alternative Authentifizierungsmethode wie die kennwortbasierte Authentifizierung verwenden, um Ihre Dateien zu schützen.

Kann ich eine Datei in SharePoint mit jemandem teilen, der kein Konto hat?

Ja, Sie können eine Datei in SharePoint mit jemandem freigeben, der kein Konto hat. Dazu müssen Sie einen anonymen Link für die Datei einrichten. Dieser Link kann von jedem verwendet werden, um auf die Datei zuzugreifen, ohne sich bei der Plattform anzumelden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Einrichtung eines anonymen Links die Sicherheit der Datei verringert, da jeder darauf zugreifen kann.

Sie können auch Berechtigungen für die Datei festlegen, damit nur bestimmte Personen auf die Datei zugreifen können. Auf diese Weise können Sie steuern, wer auf die Datei zugreifen kann, und stellt sicher, dass nur die Personen, die Sie angeben, Zugriff haben. Es ist wichtig, daran zu denken, ein starkes Passwort festzulegen, um die Datei zu schützen und sicherzustellen, dass die Berechtigungen korrekt festgelegt werden.

Sobald Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, sollten Sie jetzt in der Lage sein, Ihre Datei in SharePoint zu schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur diejenigen mit dem richtigen Kennwort auf die Datei zugreifen können, wodurch Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene bereitstellen können. Wenn Sie jemals das Passwort ändern müssen, können Sie dies einfach tun, indem Sie die Berechtigungen der Datei bearbeiten. Passwortschutz ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Dateien in SharePoint sicher bleiben.