Wie speichern Sie Outlook -E -Mails in SharePoint?

Wenn Sie Probleme haben, Ihre Outlook -E -Mails auf SharePoint zu speichern, machen Sie sich keine Sorgen. Du bist nicht allein. Viele Menschen kämpfen mit diesem Thema, aber die gute Nachricht ist, dass es relativ einfach mit den richtigen Werkzeugen zu tun ist. In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie Sie Outlook -E -Mails schnell und einfach auf SharePoint speichern können, damit Sie Ihre Arbeit fortsetzen können.

So speichern Sie Outlook -E -Mails in SharePoint

Das Speichern von Outlook -E -Mails in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, wichtige E -Mails von überall aus zu speichern und zugreifen zu können. Sie können Sie einfach organisieren, zusammenarbeiten und E -Mails mit dem Rest der Organisation teilen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook -E -Mails in SharePoint speichern.

Schritt 1: Richten Sie SharePoint ein

Bevor Sie Outlook -E -Mails in SharePoint speichern können, müssen Sie ein Konto einrichten. Wenn Sie Office 365 verwenden, können Sie auf SharePoint zugreifen, indem Sie sich beim Office 365 -Portal anmelden. Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie eine neue SharePoint -Site erstellen und diese nach Ihren Anforderungen konfigurieren.

Sobald Sie Ihre SharePoint -Site eingerichtet haben, müssen Sie sicherstellen, dass jeder in der Organisation Zugriff darauf hat. Sie können dies tun, indem Sie eine SharePoint -Gruppe einrichten und alle relevanten Benutzer dazu hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf denselben Inhalt hat.

Schritt 2: Fügen Sie das SharePoint-Add-In zu Outlook hinzu

Sobald Sie Ihre SharePoint-Site eingerichtet und die zuständigen Benutzer hinzugefügt haben, müssen Sie das SharePoint-Add-In zu Outlook hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Outlook -App und gehen Sie zur Registerkarte "Store". Suchen Sie hier nach dem Add-In "SharePoint" und klicken Sie auf "Hinzufügen". Sobald das Add-In installiert ist, können Sie auf der Registerkarte "Home" darauf zugreifen.

Sobald das SharePoint-Add-In installiert ist, können Sie Outlook-E-Mails auf Ihrer SharePoint-Website speichern. Öffnen Sie dazu die E -Mail, die Sie speichern möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „SharePoint“ im Band. Dadurch wird das Fenster "Speichern in SharePoint" geöffnet, in dem Sie den Ordner auswählen können, um die E -Mail zu speichern.

Schritt 3: Wählen Sie einen Ordner aus

Sobald Sie das Fenster "Speichern in SharePoint" geöffnet haben, müssen Sie den Ordner auswählen, um die E -Mail zu speichern. Sie können entweder einen vorhandenen Ordner auswählen oder einen neuen erstellen. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Ordners auf die Schaltfläche „Neue Ordner“ und geben Sie einen Namen für den Ordner ein.

Sobald Sie den Ordner ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die E -Mail in SharePoint zu speichern. Die E -Mail steht jetzt allen in der SharePoint -Gruppe zur Verfügung. Sie können auf die E -Mail aus dem Ordner zugreifen, in dem Sie sie gespeichert haben.

Schritt 4: Teilen Sie die E -Mail mit

Sobald Sie die E -Mail auf SharePoint gespeichert haben, können Sie sie mit dem Rest der Organisation teilen. Öffnen Sie dazu den Ordner, in dem Sie die E -Mail gespeichert haben, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“. Dadurch wird das Fenster "Share" geöffnet, in dem Sie die Namen der Personen eingeben können, mit denen Sie die E -Mail teilen möchten.

Sobald Sie die Namen der Personen eingegeben haben, mit denen Sie die E -Mail weitergeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen", um ihnen eine E -Mail mit einem Link zum freigegebenen Ordner zu senden. Sie können dann auf den Ordner und die E -Mail zugreifen, die Sie darauf gespeichert haben.

Schritt 5: Verwalten Sie die E -Mail

Sobald Sie die E -Mail mit den zuständigen Personen geteilt haben, können Sie sie von der SharePoint -Website verwalten. Öffnen Sie dazu den Ordner, in dem Sie die E -Mail gespeichert haben, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verwalten“. Dadurch wird das Fenster „verwalten“ geöffnet, in dem Sie die Liste der Personen anzeigen können, die Zugriff auf den Ordner und die E -Mail haben.

Von hier aus können Sie Personen aus der Liste hinzufügen oder entfernen sowie neue Ordner erstellen und die E -Mail in andere Ordner verschieben. Sie können die E -Mail auch über den Ordner oder die gesamte SharePoint -Site löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Schritt 6: Synchronisation Outlook und SharePoint

Sobald Sie die E -Mail auf SharePoint gespeichert haben, können Sie Outlook und SharePoint synchronisieren, um sicherzustellen, dass die neuesten E -Mails immer verfügbar sind. Öffnen Sie dazu die Outlook -App und gehen Sie auf die Registerkarte "Einstellungen". Klicken Sie im Abschnitt "Synchronisation" auf die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren", um den Synchronisierungsvorgang zu starten.

Sobald der Synchronisierungsvorgang abgeschlossen ist, sind die neuesten E -Mails sowohl in Outlook als auch in SharePoint verfügbar. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder in der Organisation Zugriff auf die neuesten E -Mails hat, unabhängig davon, welche App er verwendet.

Schritt 7: Sichern Sie die E -Mails

Es ist wichtig, Ihre E -Mails zu sichern, falls etwas mit der SharePoint -Website passiert. Öffnen Sie dazu die Outlook -App und gehen Sie zur Registerkarte "Datei". Wählen Sie hier die Option "Backup" und wählen Sie einen Speicherort, um die Sicherungsdatei zu speichern.

Sobald die Sicherungsdatei erstellt wurde, können Sie sie an einem sicheren Ort speichern oder zum zusätzlichen Schutz in einen Cloud -Speicherdienst hochladen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre E -Mails sicher sind, auch wenn etwas mit der SharePoint -Website passiert.

Schritt 8: Planen Sie Sicherungen

Um sicherzustellen, dass Ihre E -Mails immer gesichert sind, können Sie regelmäßige Sicherungen planen. Öffnen Sie dazu die Outlook -App und gehen Sie auf die Registerkarte "Einstellungen". Klicken Sie im Abschnitt "Sicherung" auf die Schaltfläche "Zeitplan", um einen regulären Sicherungsplan einzurichten.

Sobald Sie den Sicherungsplan eingerichtet haben, werden Ihre E -Mails automatisch gesichert. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre E -Mails immer geschützt sind, auch wenn Sie vergessen, sie manuell zu sichern.

Schritt 9: Überwachen Sie die SharePoint -Site

Sobald Sie Ihre E -Mails auf SharePoint gespeichert haben, ist es wichtig, die Website im Auge zu behalten. Öffnen Sie dazu die SharePoint -Site und gehen Sie auf die Registerkarte "Aktivität". Hier können Sie die Aktivitäten auf der Website anzeigen, einschließlich aller vorgenommenen Änderungen und wer sie vorgenommen hat.

Auf diese Weise können Sie alle Änderungen, die an der Website vorgenommen wurden, sowie alle E -Mails, die hinzugefügt oder gelöscht wurden, im Auge behalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Website immer auf dem neuesten Stand ist.

Schritt 10: Archiv -E -Mails archivieren

Schließlich können Sie E -Mails archivieren, um Ihre SharePoint -Site zu organisieren und Unordnung zu reduzieren. Öffnen Sie dazu die Outlook -App und gehen Sie zur Registerkarte "Datei". Wählen Sie hier die Option "Archiv" und wählen Sie die E -Mails aus, die Sie archivieren möchten. Sobald Sie die E -Mails ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Archiv", um sie in den Archivordner zu verschieben.

Das Archiving -E -Mails ist eine großartige Möglichkeit, Ihre SharePoint -Site organisiert zu halten und Unordnung zu reduzieren. Es wird Ihnen auch helfen, sicherzustellen, dass jeder in der Organisation Zugriff auf die wichtigsten E -Mails hat.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft, die zum Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Personen innerhalb einer Organisation verwendet wird. Es bietet eine integrierte Reihe von Tools und Anwendungen, wie z. B. Dokumentenbibliotheken und -listen, um Unternehmen bei der Speicherung, Organisation, Verfolgung und Verwaltung von Dokumenten und Verwalten von Unternehmen zu unterstützen. Es bietet auch Workflow- und Zusammenarbeitsfunktionen wie Teamseiten und Wikis, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu verbessern.

Wie speichere ich Outlook -E -Mails vor SharePoint?

Um Outlook -E -Mails in SharePoint zu speichern, müssen Sie Ihr Outlook -Konto mit Ihrer SharePoint -Website verbinden. Sobald Sie angeschlossen sind, können Sie E -Mails oder Anhänge von Outlook direkt in Ihre SharePoint -Dokumentbibliothek ziehen und fallen lassen. Sie können auch einzelne E -Mail -Nachrichten oder Anhänge auf SharePoint mithilfe der Option speichern. Diese Option finden Sie in der Registerkarte "Datei" des Outlook -Bandes. Sie können auch einen gesamten E -Mail -Ordner in SharePoint speichern, indem Sie den Wechsel zur Option verwenden. Diese Option finden Sie auf der Registerkarte "Home" des Outlook -Bandes.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Outlook -E -Mails auf SharePoint gesichert sind?

Um sicherzustellen, dass Ihre Outlook -E -Mails auf SharePoint gesichert sind, müssen Sie eine Bibliothek oder Liste in SharePoint konfigurieren, um Ihre E -Mails zu speichern. Sobald die Bibliothek oder Liste konfiguriert ist, können Sie die Drag & Drop -oder speichern als Funktion verwenden, um E -Mails und Anhänge in die Bibliothek oder die Liste zu speichern. Darüber hinaus können Sie den Wechsel zu Feature verwenden, um ganze E -Mail -Ordner in der Bibliothek oder der Liste zu speichern. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie E -Mails manuell in SharePoint verschieben müssen, um sie zu sichern.

Was sind die Vorteile des Sparen von Outlook -E -Mails auf SharePoint?

Das Speichern von Outlook -E -Mails auf SharePoint bietet eine Reihe von Vorteilen. Durch das Speichern von E -Mails und Anhängen in SharePoint können Sie sicherstellen, dass die Dokumente von überall sicher und zugänglich sind. Darüber hinaus kann SharePoint zusätzliche Funktionen wie die Versionskontrolle und Workflow -Automatisierung liefern, die dazu beitragen können, die Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern. Schließlich kann SharePoint eine einfachere Möglichkeit bieten, E -Mails zu durchsuchen und zu organisieren, sodass es einfacher ist, E -Mails zu finden.

Muss ich Software installieren, um Outlook -E -Mails auf SharePoint zu speichern?

Nein, Sie müssen keine zusätzliche Software installieren, um Outlook -E -Mails auf SharePoint zu speichern. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihr Outlook -Konto mit der Funktion „Connect to Outlook Connect to Outlook herstellen“ an Ihre SharePoint -Site zu verbinden. Sobald Sie verbunden sind, können Sie die Drag & Drop oder Speichern als Funktion verwenden, um E -Mails und Anhänge auf SharePoint zu speichern. Darüber hinaus können Sie den Wechsel zu Feature verwenden, um ganze E -Mail -Ordner auf SharePoint zu speichern.

Zusammenfassend ist das Speichern von Outlook -E -Mails auf SharePoint eine einfache und effiziente Möglichkeit, Ihre E -Mails zu speichern und zu organisieren. Dies kann erfolgen, indem entweder die E-Mails auf Ihren Computer heruntergeladen und dann auf SharePoint hochgeladen werden oder ein Add-In-Drittanbieter verwendet werden, das Ihre Outlook-E-Mails direkt mit SharePoint synchronisiert. Für die Route, die Sie einnehmen, können Sie sicher sein, dass Ihre Outlook -E -Mails sicher in SharePoint gespeichert und einfach zugänglich sind, wann immer Sie sie benötigen.