Comment ajouter des utilisateurs externes à SharePoint en ligne?

Alors que les entreprises dépendent de plus en plus des outils de collaboration numérique, SharePoint Online est un choix populaire pour partager le contenu et la gestion de projet. Mais comment ajoutez-vous des utilisateurs externes à SharePoint en ligne? Dans cet article, nous explorerons les différentes façons dont vous pouvez ajouter des utilisateurs externes à SharePoint Online, en les invitant à rejoindre des groupes existants à leur donner accès à des sites individuels. Avec ce guide, vous apprendrez comment ajouter facilement et en toute sécurité les utilisateurs externes à SharePoint Online, en vous assurant que vos projets et documents sont accessibles à toutes les personnes impliquées.

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Comment ajouter des utilisateurs externes à SharePoint en ligne?

Les organisations se tournent de plus en plus vers SharePoint Online pour gérer la collaboration et le partage de documents de leur équipe. Mais cela peut être un défi si vous devez ajouter des utilisateurs externes à votre environnement SharePoint. Heureusement, il est facile d'ajouter des utilisateurs externes à SharePoint en ligne et de s'assurer que tout le monde peut accéder aux documents et aux informations dont ils ont besoin.

Comprendre les utilisateurs externes

Les utilisateurs externes sont des utilisateurs qui n'ont pas déjà de compte Microsoft Office 365 existant. Ce sont souvent des entrepreneurs, des consultants ou des fournisseurs qui ont besoin d'accéder à votre environnement SharePoint. Il est important de comprendre que les utilisateurs externes ne sont pas les mêmes que les utilisateurs invités, qui sont des utilisateurs qui ont déjà un compte Office 365 existant. Les utilisateurs invités peuvent être invités à accéder à un site SharePoint en utilisant leur compte existant, tandis que les utilisateurs externes doivent être ajoutés en tant qu'utilisateur séparé avec un compte unique.

Création d'un compte utilisateur externe

La première étape pour ajouter un utilisateur externe est de créer un nouveau compte dans votre environnement Office 365. Pour ce faire, vous devrez vous connecter au centre d'administration Office 365 et cliquer sur l'onglet Utilisateurs. De là, vous pouvez sélectionner l'option Ajouter une utilisateur et saisir les informations de l'utilisateur. Cela créera un nouveau compte pour l'utilisateur externe, que vous pouvez ensuite utiliser pour l'ajouter à SharePoint.

Ajout d'un utilisateur externe à un site SharePoint

Une fois que vous avez créé le compte de l'utilisateur externe, vous pouvez les ajouter à un site SharePoint. Pour ce faire, connectez-vous au site SharePoint et accédez à la page Paramètres. À partir de là, sélectionnez l'option Autorisations du site et cliquez sur l'option Inviter People. Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur externe et cliquez sur le bouton Inviter. L'utilisateur externe recevra ensuite une invitation pour accéder au site SharePoint et peut se connecter à l'aide de son nouveau compte.

Ajout d'un utilisateur externe à un groupe

Une autre façon d'ajouter un utilisateur externe à SharePoint est de les ajouter à un groupe. Les groupes sont un excellent moyen de donner à plusieurs utilisateurs accès aux mêmes informations et paramètres, et ils peuvent également être utilisés pour ajouter des utilisateurs externes. Pour ce faire, connectez-vous au site SharePoint et accédez à la page Paramètres. À partir de là, sélectionnez l'option Groupes et cliquez sur l'option Ajouter une option de groupe. Entrez un nom pour le groupe et sélectionnez l'adresse e-mail de l'utilisateur externe dans la liste des utilisateurs disponibles. L'utilisateur externe sera ensuite ajouté au groupe et aura accès aux mêmes informations et paramètres que les autres membres.

Gérer les utilisateurs externes

Une fois qu'un utilisateur externe a été ajouté à un site ou un groupe SharePoint, il peut être géré comme tout autre utilisateur dans l'environnement. Cela comprend l'octroi et la révocation de l'accès, la définition des autorisations et l'ajout ou la suppression des utilisateurs du site ou du groupe. Il est important de noter que les utilisateurs externes ne sont pas les mêmes que les utilisateurs réguliers et doivent être gérés en conséquence.

Utilisation de groupes de sécurité SharePoint

Les groupes de sécurité SharePoint sont un autre moyen de gérer les utilisateurs externes dans votre environnement SharePoint. Les groupes de sécurité sont un moyen de regrouper les utilisateurs et de leur attribuer un accès à des sites ou des ressources spécifiques. Cela facilite l'accès des utilisateurs externes aux informations dont ils ont besoin, tout en gardant les autres domaines de l'environnement sécurisés. Pour créer un groupe de sécurité, connectez-vous au site SharePoint et accédez à la page Paramètres. De là, sélectionnez l'option Group de sécurité et cliquez sur l'option Ajouter une option de groupe de sécurité. Entrez un nom pour le groupe et sélectionnez l'adresse e-mail de l'utilisateur externe dans la liste des utilisateurs disponibles. L'utilisateur externe sera ensuite ajouté au groupe de sécurité et aura accès aux ressources associées au groupe.

Surveillance de l'activité utilisateur externe

Il est important de suivre les activités des utilisateurs externes dans votre environnement SharePoint. Cela vous aidera à vous assurer qu'ils n'accéderont qu'aux informations dont ils ont besoin et n'accéder à aucune donnée sensible ou confidentielle. Pour surveiller l'activité utilisateur externe, connectez-vous au site SharePoint et accédez à la page des rapports. De là, vous pouvez sélectionner le rapport d'activité utilisateur externe pour afficher une liste de toutes les activités utilisateur externes sur le site.

Comprendre les licences en ligne SharePoint

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs externes à SharePoint en ligne, vous devrez vous assurer que vous avez la bonne licence en place. Selon la version de SharePoint Online que vous utilisez, vous devrez peut-être acheter des licences supplémentaires pour les utilisateurs externes. Pour plus d'informations sur les licences SharePoint Online, visitez le site Web Microsoft Office 365.

Gérer les utilisateurs externes en vrac

Si vous devez ajouter plusieurs utilisateurs externes à SharePoint en ligne, vous pouvez le faire en vrac. Pour ce faire, connectez-vous au Centre d'administration Office 365 et cliquez sur l'onglet Utilisateurs. À partir de là, vous pouvez sélectionner l'option Ajouter en vrac et télécharger un fichier contenant la liste des utilisateurs externes. Cela vous permettra d'ajouter rapidement plusieurs utilisateurs à votre environnement SharePoint à la fois.

En utilisant une solution tierce

Une autre option pour ajouter des utilisateurs externes à SharePoint Online est d'utiliser une solution tierce. Des solutions tierces telles que Sharegate ou MetaloGix peuvent vous aider à ajouter rapidement et facilement des utilisateurs externes à SharePoint en ligne. Ces solutions peuvent automatiser le processus de création de comptes d'utilisateurs et de les ajouter à SharePoint, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint en ligne?

SharePoint Online est un service basé sur le cloud offert par Microsoft. Il s'agit d'une plate-forme sécurisée qui permet aux organisations de stocker et de collaborer sur du contenu, des documents et d'autres données. C'est un excellent moyen pour les entreprises de gérer leurs documents et leurs ressources, ainsi que de communiquer avec leur personnel et leurs partenaires. SharePoint Online fournit également un moyen sécurisé et efficace d'accéder, de partager et de collaborer sur des documents de n'importe quel appareil, n'importe où.

SharePoint Online propose également une variété d'outils et de fonctionnalités, tels que le partage de documents, la collaboration de documents et la personnalisation du site. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises d'accéder plus facilement à leurs données et de collaborer sur des projets.

Comment ajouter des utilisateurs externes à SharePoint en ligne?

L'ajout d'utilisateurs externes à SharePoint Online est un processus simple. Tout d'abord, vous devez vous rendre au Centre d'administration SharePoint et sélectionner l'option «Partage externe» dans le volet de navigation de gauche. À partir d'ici, vous pouvez sélectionner le type d'utilisateur que vous souhaitez ajouter et entrer leur adresse e-mail. Une fois que vous aurez ajouté l'utilisateur, il recevra une invitation à rejoindre votre site en ligne SharePoint.

Une fois que l'utilisateur a accepté l'invitation, il pourra accéder à votre site et collaborer avec vous sur des documents et des projets. Vous pouvez également gérer les autorisations et les droits d'accès de l'utilisateur, tels que les documents qu'ils peuvent afficher et modifier. Cela garantira que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données sensibles de l'entreprise.

Quelles autorisations peuvent être définies pour les utilisateurs externes?

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs externes à SharePoint en ligne, vous pouvez définir différents niveaux d'autorisations pour chaque utilisateur. Ces autorisations peuvent aller de la «vue» au «contrôle complet», en fonction du niveau d'accès que vous souhaitez que l'utilisateur ait.

Par exemple, vous pouvez donner à un utilisateur des autorisations «Afficher», ce qui ne lui permettra que d'afficher des documents et des éléments, mais pas de les modifier ou de les supprimer. Alternativement, vous pouvez donner à un utilisateur des autorisations de «contrôle complet» si vous voulez qu'ils puissent modifier et supprimer des documents et des éléments. Vous pouvez également personnaliser les autorisations pour chaque utilisateur, en fonction de leur rôle et des tâches qu'ils doivent accomplir.

Quelle est la différence entre les utilisateurs internes et externes?

Les utilisateurs internes sont des employés ou des membres d'une organisation qui ont accès à son site en ligne SharePoint. Ils ont généralement accès au site en fonction de leur rôle ou de leur travail au sein de l'organisation.

Les utilisateurs externes, en revanche, sont des personnes qui ne font pas partie de l'organisation mais qui ont besoin d'accéder à son site en ligne SharePoint. Ils ont généralement accès à un cas par cas, et leurs autorisations sont généralement plus limitées que celles des utilisateurs internes.

Quels sont les avantages d'ajouter des utilisateurs externes à SharePoint en ligne?

L'ajout d'utilisateurs externes à SharePoint Online peut être un excellent moyen de collaborer avec des partenaires et des clients externes. Il vous permet de partager en toute sécurité des documents et des ressources, ainsi que de collaborer sur des projets. Cela peut être particulièrement bénéfique si vous travaillez avec des clients ou des partenaires situés dans différentes parties du monde.

Il peut également être avantageux pour les entreprises d'utiliser SharePoint en ligne pour stocker et partager en toute sécurité les données de l'entreprise sensibles. Cela peut aider à garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données, en réduisant le risque de violation de données.

Les utilisateurs externes peuvent-ils créer de nouveaux documents ou éléments?

Oui, les utilisateurs externes peuvent créer de nouveaux documents ou éléments dans SharePoint Online, selon les autorisations qui leur ont été données. S'ils ont reçu des autorisations de «contrôle complet», ils pourront créer, modifier et supprimer des documents et des éléments. S'ils ont reçu des autorisations «Afficher», ils ne pourront que voir les documents et les éléments, mais ne pas les créer ou les modifier.

Comment partager les sites en ligne SharePoint avec des utilisateurs externes

En conclusion, l'ajout d'utilisateurs externes à SharePoint Online est un processus simple et simple. Avec les bonnes étapes et ressources, vous pouvez rapidement ajouter des utilisateurs externes à votre environnement en ligne SharePoint et vous assurer que tout le monde a l'accès dont ils ont besoin pour collaborer et partager des informations. Avec une planification et des conseils supplémentaires, vous pouvez vous assurer que vos utilisateurs externes ont une expérience en ligne SharePoint sécurisée et réussie.