Comment archiver les éléments de liste dans SharePoint en ligne?

Essayez-vous d'organiser vos données dans SharePoint en ligne? Il peut s'agir d'une tâche intimidante, mais l'archivage des éléments de la liste dans SharePoint Online facilite la gestion et le suivi de vos informations. Dans cet article, nous expliquerons comment archiver les éléments de répertorie dans SharePoint en ligne afin que vous puissiez garder vos données organisées et accessibles. Nous discuterons des avantages de l'archivage des éléments de liste et de la façon de le faire de la manière la plus efficace. Avec ces connaissances, vous pourrez garder rapidement et facilement vos données en ligne SharePoint organisées et accessibles.

et expliquer le sujet donné.

Comment archiver les éléments de liste dans SharePoint en ligne

Microsoft SharePoint Online est une puissante plate-forme cloud largement utilisée pour stocker, partager et gérer les informations commerciales. C'est un choix populaire pour les entreprises, car il permet aux utilisateurs de créer et de stocker des documents, de gérer des projets et de collaborer sur des tâches. L'une des fonctionnalités de SharePoint Online est qu'elle permet aux utilisateurs d'archiver les éléments de liste, ce qui est un excellent moyen de garder une trace des informations et des documents importants. Cet article expliquera comment archiver les éléments de répertorie dans SharePoint en ligne.

Qu'est-ce que l'archivage dans SharePoint en ligne?

L'archivage dans SharePoint Online permet aux utilisateurs de stocker des données ou des documents dans un référentiel sécurisé basé sur le cloud. Il permet aux utilisateurs de stocker des documents et d'autres contenus d'une manière organisée facile à accéder et à gérer. Il aide également à minimiser le risque de perte de données ou d'accès non autorisé. En archivant des données ou des documents, les utilisateurs peuvent s'assurer que les informations restent sécurisées et sont accessibles en cas de besoin.

Comment archiver les éléments de liste dans SharePoint en ligne

Les éléments de la liste des archives dans SharePoint Online sont un processus simple. Pour commencer, les utilisateurs devront ouvrir la liste qu'ils souhaitent archiver. Une fois la liste ouverte, les utilisateurs peuvent cliquer sur l'onglet «Paramètres de liste» dans le ruban en haut de la page. À partir de là, ils peuvent sélectionner «Archives List des éléments» dans les options disponibles.

Instructions étape par étape

Étape 1: ouvrez la liste

La première étape de l'archivage des éléments de la liste dans SharePoint Online consiste à ouvrir la liste qui contient les éléments à archiver. Pour ce faire, les utilisateurs devront accéder à la liste dans SharePoint en ligne et cliquer dessus pour l'ouvrir.

Étape 2: Sélectionnez les paramètres de la liste

Une fois la liste ouverte, les utilisateurs peuvent sélectionner l'onglet «Paramètres de liste» dans le ruban en haut de la page. Cet onglet affichera une liste de paramètres que les utilisateurs peuvent configurer pour la liste.

Étape 3: Sélectionnez l'option des éléments de liste des archives

Dans la liste des paramètres, les utilisateurs doivent sélectionner l'option «Archive List Items». Cela ouvrira une fenêtre où les utilisateurs peuvent sélectionner les éléments qu'ils souhaitent archiver.

Étape 4: Sélectionnez les éléments à archiver

Dans la fenêtre qui s'ouvre, les utilisateurs peuvent sélectionner les éléments qu'ils souhaitent archiver. Une fois les éléments sélectionnés, les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton «Archive» pour archiver les éléments.

Étape 5: Confirmer l'archive

Enfin, les utilisateurs peuvent confirmer l'archive en cliquant sur le bouton «OK» dans la fenêtre de confirmation. Cela déplacera les éléments sélectionnés dans le dossier «Archive» dans SharePoint Online.

Options supplémentaires pour l'archivage des éléments de liste

En plus d'archiver les éléments de liste, les utilisateurs peuvent également utiliser l'option «Expire List des éléments» pour expirer automatiquement les éléments de la liste après une certaine période de temps. Cela peut être utile pour les éléments qui doivent être supprimés de la liste après une certaine période de temps, tels que des contrats ou des documents expirés.

Avantages des éléments de liste d'archivage

Les éléments de la liste des archives dans SharePoint Online offrent de nombreux avantages aux entreprises. Il peut aider à réduire l'encombrement en gardant des documents et des informations importants organisés et sécurisés. Il peut également aider à suivre les documents et les données importants, car les éléments archivés peuvent être facilement accessibles en cas de besoin. De plus, les éléments de la liste des archives peuvent aider à garantir que la liste reste organisée et à jour.

Conclusion

Les articles de liste d'archivage dans SharePoint Online sont un excellent moyen d'organiser et de stocker des documents et d'autres contenus. Il peut aider à garantir que les informations et les documents importants sont sécurisés et faciles d'accès en cas de besoin. De plus, les éléments de liste d'archivage peuvent aider à réduire l'encombrement et à maintenir la liste organisée.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint en ligne?

SharePoint Online est un service basé sur le cloud qui fait partie de la suite d'applications Microsoft Office 365. Il s'agit d'une plate-forme de collaboration qui permet aux utilisateurs de stocker, de partager et de gérer des documents et d'autres contenus. Il fournit également aux utilisateurs des outils supplémentaires pour créer et collaborer sur des projets, ainsi que pour partager facilement des informations avec des collègues.

SharePoint Online permet également aux utilisateurs de créer et de gérer leurs propres sites et pages, personnaliser leurs sites pour correspondre à leur marque d'entreprise et à protéger leur contenu avec des paramètres de sécurité. Il s'agit d'un outil essentiel pour les entreprises qui ont besoin de partager et de collaborer sur des documents et d'autres contenus de manière efficace et sécurisée.

Comment archiver les éléments de liste dans SharePoint en ligne?

Archiver un élément de liste dans SharePoint Online est un processus simple qui peut être achevé en quelques étapes. Pour commencer, ouvrez la liste dans laquelle se trouve l'élément et sélectionnez l'élément que vous souhaitez archiver. Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur l'élément et sélectionnez l'option «Archive». Cela déplacera l'article vers une bibliothèque d'archives où elle peut être stockée jusqu'à ce qu'elle soit à nouveau nécessaire.

En plus d'archiver un seul élément, vous pouvez également archiver plusieurs éléments dans la même liste. Pour ce faire, sélectionnez les éléments que vous souhaitez archiver, cliquez avec le bouton droit sur eux et sélectionnez l'option «Archive». Cela déplacera tous les éléments sélectionnés dans la bibliothèque des archives où ils peuvent être stockés jusqu'à ce qu'ils soient à nouveau nécessaires.

Quels sont les avantages de l'archivage des éléments de liste dans SharePoint en ligne?

Les articles de liste d'archivage dans SharePoint Online présentent plusieurs avantages. En archivant les articles, les utilisateurs peuvent réduire la quantité d'encombrement dans leur liste et faciliter la recherche des éléments dont ils ont besoin. De plus, les éléments d'archivage peuvent aider à économiser l'espace de stockage et à améliorer les performances, car les éléments archivés sont stockés dans une bibliothèque distincte et ne sont pas chargés de mémoire lorsque la liste est chargée.

Les éléments de liste d'archivage peuvent également aider à améliorer la sécurité, car les éléments archivés ne sont pas accessibles par les utilisateurs non autorisés. Cela permet aux utilisateurs de stocker des informations sensibles dans la bibliothèque des archives et de s'assurer que seuls ceux avec les autorisations appropriées peuvent y accéder.

Les éléments de liste archivés sont-ils accessibles?

Oui, les éléments de liste archivés sont toujours accessibles. Pour accéder à un élément archivé, ouvrez la bibliothèque des archives et localisez l'élément que vous souhaitez afficher. Une fois située, vous pouvez ouvrir l'article et afficher son contenu.

En plus de visualiser les éléments archivés, les utilisateurs peuvent également les modifier et les supprimer. Pour ce faire, sélectionnez simplement l'élément que vous souhaitez modifier ou supprimer et cliquez sur l'action appropriée. Notez que les utilisateurs doivent avoir les autorisations appropriées pour modifier ou supprimer des éléments archivés.

Puis-je restaurer un élément dans sa liste d'origine?

Oui, les articles archivés dans SharePoint Online peuvent être restaurés dans leur liste d'origine. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque des archives et localisez l'élément que vous souhaitez restaurer. Ensuite, sélectionnez l'élément et cliquez sur le bouton «Restaurer». Cela fera passer l'élément à sa liste d'origine.

Notez que l'élément sera restauré dans son état d'origine, ce qui signifie que toutes les modifications apportées à l'élément de la bibliothèque d'archives ne seront pas reflétées dans la liste d'origine. En outre, les utilisateurs doivent avoir les autorisations appropriées pour restaurer les éléments dans leur liste d'origine.

Puis-je archiver plusieurs éléments de liste à la fois?

Oui, les utilisateurs peuvent archiver plusieurs éléments de liste à la fois dans SharePoint Online. Pour ce faire, sélectionnez les éléments que vous souhaitez archiver, cliquez avec le bouton droit sur eux et sélectionnez l'option «Archive». Cela déplacera tous les éléments sélectionnés dans la bibliothèque des archives où ils peuvent être stockés jusqu'à ce qu'ils soient à nouveau nécessaires.

Notez que les utilisateurs doivent avoir les autorisations appropriées pour archiver plusieurs éléments à la fois. De plus, les éléments archivés peuvent être restaurés à leur liste d'origine à tout moment, à condition que l'utilisateur ait les autorisations appropriées.

Les éléments de la liste des archives dans SharePoint Online sont un processus facile qui peut aider à garder votre site SharePoint organisé et efficace. Il vous permet de stocker des documents et des informations importants auxquels vous devrez peut-être accéder ultérieurement, sans avoir à les supprimer. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez archiver rapidement et facilement la liste des éléments dans SharePoint Online. Avec cette nouvelle capacité, vous pouvez vous assurer que tous vos documents et informations importants sont sûrs et facilement accessibles, chaque fois que vous en avez besoin.