Comment configurer des workflows dans SharePoint?

Cherchez-vous un moyen d'augmenter l'efficacité et la productivité sur votre lieu de travail? Êtes-vous intéressé à apprendre à créer des flux de travail dans SharePoint? SharePoint est un outil puissant qui peut vous aider à créer des workflows automatisés, rationaliser les processus et tirer le meilleur parti de vos ressources. Dans cet article, nous décrire les étapes que vous pouvez prendre pour configurer des flux de travail dans SharePoint et fournir des conseils pour tirer le meilleur parti de la plate-forme. Lisez la suite pour apprendre à démarrer avec SharePoint Workflows.

Comment configurer des workflows dans SharePoint

SharePoint est un puissant outil de collaboration utilisé par les entreprises de toutes tailles. Il permet aux équipes d'accéder et de partager facilement des documents, de collaborer sur des projets, de gérer les tâches et bien plus encore. L'une des fonctionnalités de SharePoint est la possibilité de créer et de gérer des workflows, qui sont des processus automatisés qui sont utilisés pour gérer ou rationaliser un processus métier. Dans cet article, nous discuterons de la façon de créer des workflows dans SharePoint.

Étape 1: Préparez votre flux de travail

Avant de pouvoir configurer un flux de travail dans SharePoint, vous devez d'abord préparer le flux de travail lui-même. Cela implique de comprendre le processus que vous souhaitez automatiser et les étapes qui doivent être prises pour la terminer. Vous devez également considérer qui sera impliqué dans le flux de travail et les tâches dont ils devront accomplir.

Étape 2: Accédez aux paramètres du flux de travail

Une fois que vous êtes prêt à configurer le workflow, vous devrez accéder aux paramètres de workflow dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez le site SharePoint et cliquez sur l'icône «Paramètres». Dans la page Paramètres, sélectionnez «Workflows».

Étape 3: Créez le flux de travail

Sur la page Workflow, vous verrez une liste des workflows existants, ainsi qu'un lien pour en créer un nouveau. Cliquez sur le lien «Créer un workflow» et entrez un nom pour votre nouveau workflow. Vous pourrez alors choisir le type de workflow que vous souhaitez créer.

Étape 4: Configurer les paramètres de flux de travail

Une fois que vous avez choisi le type de workflow, vous pourrez configurer les paramètres pour celui-ci. Cela comprend la sélection des utilisateurs qui seront impliqués dans le flux de travail, la configuration des tâches et des délais et la définition des conditions pour le moment où le flux de travail doit être déclenché.

Étape 5: Ajouter des actions et des étapes

Une fois que vous avez configuré les paramètres, vous pourrez ajouter des actions et des étapes au workflow. Une action est une tâche qui doit être effectuée dans le flux de travail, tandis qu'une étape est un groupe de tâches qui seront terminées en séquence.

Étape 6: tester et publier le workflow

Lorsque vous avez fini de configurer et d'ajouter des actions et des étapes au workflow, vous devrez la tester pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement. Une fois que vous êtes satisfait du workflow, vous pouvez le publier afin qu'il puisse être utilisé par les autres utilisateurs du site.

Étape 7: surveiller et gérer le flux de travail

Une fois le workflow publié, vous pourrez le surveiller et le gérer à partir de la page Workflow. Ici, vous pouvez voir les progrès du flux de travail, ainsi que des mesures si nécessaire. Vous pouvez également modifier les paramètres de workflow ou supprimer le workflow s'il n'est plus nécessaire.

Étape 8: Créez un modèle de flux de travail

Si vous souhaitez réutiliser un workflow, vous pouvez l'enregistrer en tant que modèle. Cela vous permettra de créer facilement un nouveau flux de travail basé sur les mêmes paramètres, actions et étapes que l'original. Pour créer un modèle, cliquez simplement sur le bouton «Enregistrer sous le modèle» de la page Workflow.

Étape 9: Partagez le flux de travail avec d'autres utilisateurs

Si vous souhaitez partager le flux de travail avec d'autres utilisateurs, vous pouvez le faire en utilisant les options de partage sur la page de workflow. Ici, vous pouvez sélectionner les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le flux de travail et les autorisations qu'ils auront.

Étape 10: Modifier ou supprimer le workflow

Si vous devez modifier ou supprimer le workflow, vous pouvez le faire à partir de la page de workflow. Ici, vous pouvez cliquer sur les boutons «Modifier» ou «Supprimer» pour apporter des modifications ou supprimer le workflow. Vous pouvez également exporter le flux de travail en tant que modèle si vous souhaitez l'enregistrer pour une utilisation ultérieure.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint Workflows?

Les flux de travail SharePoint sont des processus automatisés qui aident à rationaliser et à gérer le flux d'informations et de tâches au sein d'une organisation. Les workflows peuvent être utilisés pour automatiser un large éventail de processus et d'activités commerciaux, tels que la gestion des documents, la gestion de projet, le service client, etc. Les workflows peuvent être créés et personnalisés pour répondre aux besoins et aux exigences uniques de toute organisation.

Comment configurer des flux de travail dans SharePoint?

La configuration des workflows dans SharePoint est facile et simple. Il existe plusieurs façons de créer un flux de travail, en fonction du type de workflow et de la complexité du processus. Pour les workflows simples, le concepteur SharePoint peut être utilisé pour créer et personnaliser le flux de travail, sans codage requis. Pour les workflows complexes, les applications Microsoft Flow, Visual Studio et SharePoint peuvent être utilisées pour créer et personnaliser le flux de travail, avec un codage requis.

Quels sont les avantages de la mise en place de flux de travail dans SharePoint?

La mise en place de workflows dans SharePoint peut offrir de nombreux avantages à une organisation. Il peut aider à améliorer l'efficacité en rationalisant les processus, en automatisant les tâches répétitives et en s'assurant que les tâches sont effectuées à temps. De plus, il peut aider à améliorer la communication et la collaboration au sein d'une organisation, ainsi que d'améliorer la visibilité des progrès des projets.

Quels sont les différents types de flux de travail dans SharePoint?

Il existe différents types de flux de travail dans SharePoint. Les types les plus courants sont les workflows séquentiels, les flux de travail de la machine d'état et les workflows réutilisables. Les flux de travail séquentiels sont le type le plus élémentaire et sont utilisés pour des processus simples qui nécessitent des étapes linéaires. Les workflows de la machine d'état sont utilisés pour des processus plus complexes qui nécessitent une logique de ramification, et les workflows réutilisables sont utilisés pour les processus qui doivent être répétés plusieurs fois.

Quelles sont les limites de la mise en place de flux de travail dans SharePoint?

Les flux de travail SharePoint ont certaines limites qui doivent être prises en compte lors de leur configuration. La limitation la plus notable est que les workflows ne sont pas en mesure d'interagir avec des systèmes ou des bases de données externes, ce qui signifie que toutes les données qui doivent être accessibles ou mises à jour en dehors de SharePoint doivent être effectuées manuellement. De plus, des workflows complexes nécessitant beaucoup de logique de branchement peuvent être difficiles à configurer et à maintenir.

La configuration des workflows dans SharePoint est un excellent moyen de rationaliser et d'automatiser vos processus métier. Avec l'aide des différents outils et fonctionnalités offerts dans SharePoint, vous pouvez créer plusieurs workflows et les personnaliser en fonction de vos besoins. En créant des workflows dans SharePoint, vous gagnez non seulement du temps mais améliorez également l'efficacité de vos opérations commerciales. En quelques clics, vous pouvez désormais configurer des workflows simples et complexes qui peuvent automatiser vos tâches commerciales et vous aider à rester organisé et productif.