Comment configurer SharePoint pour les petites entreprises?

Êtes-vous un propriétaire d'une petite entreprise à la recherche d'un moyen fiable, rentable et convivial de partager des fichiers et de collaborer avec vos collègues? SharePoint est la solution parfaite pour vous. Dans ce guide, vous apprendrez à configurer SharePoint pour votre petite entreprise et les nombreux avantages qu'il offre. Vous obtiendrez également quelques conseils et astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil puissant. Alors, commençons!

Comment configurer SharePoint pour les petites entreprises

SharePoint est une puissante plate-forme de collaboration qui peut aider les petites entreprises à augmenter la productivité et l'efficacité. Avec quelques étapes simples, vous pouvez configurer un environnement SharePoint qui fonctionne pour vos besoins commerciaux.

Étape 1: Déterminez vos exigences

La première étape pour configurer SharePoint pour votre petite entreprise consiste à déterminer vos exigences spécifiques. Considérez les types d'activités que vous souhaitez soutenir avec SharePoint, tels que le partage de documents, la gestion de projet ou la gestion de la relation client. Chacune de ces activités nécessitera différents types de solutions SharePoint, telles que les bibliothèques de documents, les listes de tâches ou les portails clients.

Étape 2: Choisissez un plan SharePoint

Ensuite, choisissez un plan SharePoint qui correspond à vos besoins commerciaux. Les plans SharePoint varient en fonctionnalités, en capacité de stockage et en tarification. Certains plans peuvent inclure des fonctionnalités et des applications dont vous n'avez pas besoin, alors assurez-vous de rechercher les plans et de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Étape 3: Configurez votre environnement SharePoint

Une fois que vous avez choisi un plan, il est temps de configurer votre environnement SharePoint. Cette étape nécessite une expertise technique, vous devrez donc peut-être embaucher un spécialiste informatique pour vous aider. Le spécialiste informatique vous aidera à installer et à configurer le serveur SharePoint, à configurer les applications nécessaires et à créer les comptes d'utilisateurs.

Étape 4: Créez votre structure de site

Maintenant, il est temps de créer la structure de votre site. Cela comprend la création de la hiérarchie du site, la configuration des types de contenu et la création de bibliothèques et de listes de documents. Commencez par créer le site principal, puis créez des sous-sites pour chaque département ou équipe. Les bibliothèques et listes de documents doivent être configurées en fonction des exigences spécifiques de chaque département ou équipe.

Étape 5: Concevoir l'interface utilisateur

Ensuite, concevez l'interface utilisateur pour votre environnement SharePoint. La conception de l'interface utilisateur comprend la création de dispositions de page, la configuration de la navigation et l'ajout de pièces Web. Cette étape nécessite une certaine connaissance de HTML et CSS, vous devrez donc peut-être embaucher un développeur Web pour vous aider.

Étape 6: Personnalisez vos solutions SharePoint

Une fois l'interface utilisateur conçue, il est temps de personnaliser vos solutions SharePoint. Cette étape implique la création de formulaires personnalisés, la configuration des workflows et la configuration des paramètres de sécurité. Si vous avez des exigences spécifiques, vous devez également créer des solutions personnalisées pour répondre à ces besoins.

Étape 7: tester et déployer

Une fois toutes les solutions personnalisées, il est temps de les tester et de les déployer. Testez les solutions sur un environnement de test pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement. Une fois les solutions testées et vérifiées, déployez-les dans l'environnement de production.

Étape 8: Formez vos utilisateurs

Une fois l'environnement SharePoint configuré, il est temps de former vos utilisateurs. Cette étape est essentielle pour s'assurer que vos utilisateurs sont en mesure d'utiliser efficacement les solutions SharePoint. Envisagez de créer du matériel de formation, tel que des tutoriels vidéo ou des guides utilisateur, pour aider vos utilisateurs à se développer rapidement.

Étape 9: surveiller et maintenir

Enfin, surveillez votre environnement SharePoint et maintenez-le régulièrement. Assurez-vous que les solutions fonctionnent correctement et que tous les correctifs et mises à jour de sécurité sont installés. Vous devez également surveiller l'utilisation de votre environnement SharePoint pour vous assurer qu'il est utilisé efficacement.

Étape 10: Obtenez un support

Si vous rencontrez un problème ou avez besoin d'aide avec votre environnement SharePoint, assurez-vous d'obtenir le soutien d'un consultant SharePoint qualifié. Ils peuvent vous aider à résoudre les problèmes et à fournir des conseils et des conseils pour vous assurer que votre environnement SharePoint fonctionne bien.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration Web développée par Microsoft. Il fournit une suite d'outils qui permettent aux utilisateurs de stocker, de partager et de gérer des documents et d'autres contenus au sein d'une organisation. SharePoint offre également la possibilité de personnaliser la plate-forme avec des modules complémentaires, permettant aux entreprises d'adapter la plate-forme à leurs besoins spécifiques.

SharePoint est généralement utilisé par les entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises, afin de rationaliser la communication et la collaboration entre leurs équipes.

Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint pour les petites entreprises?

Les petites entreprises peuvent bénéficier de l'utilisation de SharePoint de plusieurs manières. Tout d'abord, il peut aider à rationaliser la collaboration entre les équipes en permettant aux utilisateurs de partager des documents et d'autres contenus dans un environnement sécurisé. Cela peut aider à réduire le temps consacré aux tâches qui pourraient autrement prendre plus de temps lors de l'utilisation par e-mail ou d'autres méthodes de communication. De plus, SharePoint peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise, permettant la flexibilité et l'évolutivité.

SharePoint peut également aider à réduire les coûts associés à la gestion des documents et à d'autres contenus. En fournissant un référentiel centralisé pour tous les documents, les entreprises peuvent économiser sur les coûts de stockage, ainsi que sur le coût du matériel et des logiciels. De plus, SharePoint est une solution rentable pour les entreprises car il n'y a pas de frais de licence supplémentaires, car le logiciel est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft Office 365.

Comment configurer SharePoint pour les petites entreprises?

La mise en place de SharePoint pour une petite entreprise est relativement simple. La première étape consiste à s'inscrire à un abonnement Microsoft Office 365 qui comprend SharePoint. Une fois l'abonnement actif, l'entreprise peut commencer à configurer la plate-forme en créant de nouveaux sites et comptes d'utilisateurs.

L'entreprise doit également configurer la plate-forme pour répondre à ses besoins spécifiques. Cela comprend la création de bibliothèques et de listes personnalisées, de configurer les autorisations et la sécurité et l'ajout de modules complémentaires nécessaires. Une fois la plate-forme configurée, l'entreprise peut commencer à l'utiliser pour la collaboration et le partage de contenu.

Quelles ressources sont disponibles pour la mise en place de SharePoint?

Microsoft fournit une variété de ressources pour aider les entreprises à installer et à utiliser SharePoint. Cela comprend des tutoriels, des guides utilisateur et des articles d'aide sur le site Web de Microsoft Office. De plus, il existe un certain nombre de ressources tierces disponibles, telles que des livres et des vidéos, qui peuvent fournir des instructions étape par étape et les meilleures pratiques.

Pour les entreprises qui nécessitent une assistance supplémentaire, il existe également un certain nombre de sociétés de conseil SharePoint qui peuvent fournir une assistance pour la configuration et la personnalisation. Ces consultants peuvent aider à s'assurer que la plate-forme est correctement configurée et que les entreprises tirent le meilleur parti de la plate-forme.

Quels sont les défis communs de la mise en place de SharePoint?

L'un des défis les plus courants de la mise en place de SharePoint est de configurer la plate-forme pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise. Bien que la plate-forme puisse être personnalisée, il peut être difficile de déterminer la meilleure configuration pour garantir que la plate-forme répond aux besoins de l'entreprise. De plus, certaines entreprises peuvent avoir du mal à configurer la sécurité et les autorisations de la plate-forme, car cela nécessite une compréhension du fonctionnement de la plate-forme.

Un autre défi commun est la gestion des documents et d'autres contenus de la plate-forme. Cela comprend la garantie que les documents sont correctement stockés et qu'ils sont mis à jour régulièrement. De plus, les entreprises peuvent avoir du mal à gérer les comptes d'utilisateurs, ainsi que pour s'assurer que les comptes d'utilisateurs sont correctement sécurisés.

La mise en place de SharePoint pour les petites entreprises peut être une tâche écrasante, mais avec les bonnes conseils et les bonnes ressources, il peut être une solution facile et efficace pour gérer les documents et les communications d'une entreprise. En suivant les étapes décrites dans cet article, les propriétaires de petites entreprises peuvent facilement configurer leur propre solution SharePoint et tirer le meilleur parti de cet outil puissant. Avec SharePoint, les entreprises peuvent mieux gérer leurs documents, rationaliser leurs processus internes et permettre à leurs employés de collaborer et de communiquer plus efficacement. En bref, SharePoint est un outil inestimable pour les petites entreprises et avec la bonne configuration, elle peut aider les propriétaires d'entreprise à réussir.