Comment configurer un flux de travail dans SharePoint?

Avoir un flux de travail efficace dans SharePoint peut être un excellent atout pour rationaliser vos processus métier. Mais comment allez-vous en créer un? Dans cet article, nous fournirons des instructions étape par étape sur la façon de créer un flux de travail réussi dans SharePoint. Nous couvrirons les bases de la configuration du flux de travail, de la façon de créer et de configurer les tâches, et comment tester le workflow pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. À la fin de cet article, vous aurez une compréhension complète de la façon de créer un flux de travail dans SharePoint qui peut bénéficier à votre entreprise.

Comment configurer un flux de travail dans SharePoint?

SharePoint est une puissante plate-forme de collaboration qui permet aux organisations de créer et de gérer facilement les workflows. Un workflow est un processus automatisé qui permet aux utilisateurs de gérer et d'effectuer rapidement diverses tâches. Avec SharePoint, les utilisateurs peuvent créer et gérer des flux de travail en quelques étapes simples.

Étape 1: configurer une liste ou une bibliothèque

La première étape pour configurer un flux de travail dans SharePoint consiste à configurer une liste ou une bibliothèque. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque que vous souhaitez configurer. Ensuite, cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit de la page. À partir d'ici, vous pouvez configurer la liste ou la bibliothèque en ajoutant des colonnes, en définissant les autorisations, etc.

Étape 2: Créez un workflow

Une fois que vous avez configuré la liste ou la bibliothèque, vous pouvez ensuite créer un workflow. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque et cliquez sur le lien Workflows sur le côté gauche de la page. De là, vous pouvez créer un nouveau flux de travail. Il vous sera ensuite demandé de choisir le type de workflow que vous souhaitez créer. SharePoint propose une variété d'options de flux de travail, y compris l'approbation, l'examen des documents et les workflows de gestion des tâches.

Étape 3: Concevoir le flux de travail

Une fois que vous avez créé le flux de travail, vous pouvez ensuite le concevoir. Cela implique la configuration des différentes tâches, l'attribution d'autorisations, etc. Vous pouvez également ajouter des conditions, telles que les instructions si / alors, pour personnaliser davantage le flux de travail. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez enregistrer le workflow et il sera prêt à l'emploi.

Étape 4: tester et publier le workflow

L'étape suivante consiste à tester le flux de travail pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la fonction «Test» dans SharePoint. Cela vous permettra d'exécuter le flux de travail et de voir comment cela fonctionne. Une fois que vous êtes satisfait du flux de travail, vous pouvez ensuite le publier afin qu'il soit disponible pour les utilisateurs de votre organisation.

Étape 5: surveiller le flux de travail

Une fois que vous avez publié le flux de travail, vous pouvez ensuite le surveiller. SharePoint vous permet d'afficher l'état du flux de travail, ainsi que de visualiser toutes les erreurs qui auraient pu se produire. Vous pouvez également voir qui est affecté quelles tâches et quand elles sont dues. Cela vous permettra de garder un œil sur le flux de travail et de vous assurer qu'il fonctionne bien.

Étape 6: Modifiez le flux de travail

Si vous devez apporter des modifications au workflow, vous pouvez le faire en le modifiant. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque et cliquez sur le lien Workflows sur le côté gauche de la page. De là, vous pouvez modifier le flux de travail au besoin. Une fois que vous avez apporté les modifications, vous pouvez ensuite enregistrer le flux de travail et il sera mis à jour.

Étape 7: Partagez le flux de travail

Une fois que vous avez créé et testé le flux de travail, vous pouvez ensuite le partager avec d'autres utilisateurs de votre organisation. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque et cliquez sur le lien de partage dans le coin supérieur droit de la page. De là, vous pouvez inviter les utilisateurs à afficher et à utiliser le flux de travail.

Étape 8: Ajouter des notifications

Enfin, vous pouvez ajouter des notifications au flux de travail afin que les utilisateurs soient alertés lorsque les tâches sont dues ou lorsque le flux de travail est terminé. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque et cliquez sur le lien de notifications sur le côté gauche de la page. De là, vous pouvez ajouter des notifications pour les utilisateurs, telles que les notifications par e-mail ou les notifications de site.

Étape 9: Déployez le flux de travail

Une fois que vous avez configuré le workflow, l'avoir testé et ajouté des notifications, vous pouvez ensuite déployer le workflow. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque et cliquez sur le lien de déploiement dans le coin supérieur droit de la page. De là, vous pouvez déployer le flux de travail aux utilisateurs de votre organisation.

Étape 10: Archiver le flux de travail

Enfin, vous pouvez archiver le flux de travail une fois qu'il n'est plus utilisé. Pour ce faire, accédez à la liste ou à la bibliothèque et cliquez sur le lien d'archive dans le coin supérieur droit de la page. De là, vous pouvez supprimer ou archiver le workflow. Cela garantira qu'il n'est plus disponible pour les utilisateurs de votre organisation.

FAQ connexe

Qu'est-ce qu'un flux de travail SharePoint?

Un flux de travail SharePoint est un ensemble d'instructions qui automatise les actions et les processus basés sur des critères spécifiés. Il s'agit d'une série d'étapes qui peuvent être utilisées pour gérer les processus commerciaux et les flux de travail, tels que l'approbation des documents, la collecte de données et l'attribution des tâches. Avec SharePoint Workflows, les utilisateurs peuvent créer et gérer des processus automatisés qui peuvent être utilisés pour rationaliser les tâches et simplifier les processus métier complexes.

Les flux de travail SharePoint peuvent également être utilisés pour suivre et gérer les tâches et les activités, ainsi que pour attribuer des tâches à des utilisateurs spécifiques. Cela permet aux utilisateurs de mieux gérer leurs tâches et de collaborer plus efficacement.

Que nécessaire pour configurer un flux de travail dans SharePoint?

Afin de configurer un flux de travail dans SharePoint, vous devrez avoir un site SharePoint avec une fonction de flux de travail actif. Vous devrez également avoir un modèle de workflow ou créer un workflow personnalisé. Si vous créez un flux de travail personnalisé, vous devrez avoir des connaissances sur l'application SharePoint Designer, qui est utilisée pour créer et gérer des workflows.

Vous devrez également avoir une compréhension du processus et des tâches qui doivent être effectuées dans le flux de travail. Cela impliquera de comprendre les étapes et les actions qui doivent être achevées, ainsi que les critères qui déclencheront le flux de travail. Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez ensuite créer le workflow et configurer les paramètres appropriés.

Comment configurez-vous un flux de travail dans SharePoint?

Pour configurer un flux de travail dans SharePoint, vous devrez d'abord créer un modèle de workflow ou créer un workflow personnalisé. Une fois que le modèle de workflow ou le flux de travail personnalisé a été créé, il peut ensuite être déployé sur le site SharePoint.

Une fois le workflow déployé, vous pouvez ensuite configurer les paramètres de workflow. Cela impliquera la configuration des paramètres du flux de travail, tels que les critères qui déclenchent le flux de travail, les tâches qui doivent être effectuées et les utilisateurs qui se verront attribuer des tâches. Une fois le workflow configuré, vous pouvez ensuite publier le workflow et commencer à l'utiliser.

Quels sont les avantages de la mise en place d'un flux de travail dans SharePoint?

La configuration d'un flux de travail dans SharePoint peut aider à rationaliser les tâches et à simplifier les processus métier complexes. Les workflows peuvent être utilisés pour automatiser les processus et les tâches, permettant aux utilisateurs de mieux gérer leurs tâches et de collaborer plus efficacement.

Les workflows peuvent également être utilisés pour suivre et gérer les tâches et les activités, ainsi que pour attribuer des tâches à des utilisateurs spécifiques. Cela peut aider à améliorer l'efficacité et la précision des tâches, ainsi que pour s'assurer que les tâches sont effectuées dans le temps et dans le budget.

Y a-t-il des limites lors de la mise en place d'un flux de travail dans SharePoint?

Oui, il y a certaines limites lors de la mise en place d'un flux de travail dans SharePoint. Par exemple, les workflows ne peuvent être utilisés qu'avec certaines versions de SharePoint et certaines versions de l'application SharePoint Designer. De plus, la fonction de workflow doit être active sur le site SharePoint afin d'utiliser des workflows.

De plus, la complexité du flux de travail peut également limiter la capacité de configurer et de gérer le flux de travail. Par exemple, des workflows complexes peuvent nécessiter des ressources et une expertise supplémentaires pour configurer et gérer le flux de travail. Cela peut impliquer un temps et des dépenses supplémentaires afin de configurer et de maintenir correctement le flux de travail.

Introduction du workflow SharePoint

La mise en place d'un flux de travail dans SharePoint est un excellent moyen de rationaliser et d'automatiser vos processus métier. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement configurer un workflow qui vous aidera, et votre équipe, à être plus productif et plus efficace. Avec la bonne configuration, SharePoint peut être un outil puissant pour gérer les processus métier et s'assurer que les bonnes tâches sont effectuées à temps. Avec son large éventail de fonctions et de capacités, SharePoint peut vous aider, vous et votre équipe, à rester organisé et au-dessus de votre travail.