Comment créer des rapports dans SharePoint?

La création de rapports peut être une tâche écrasante pour de nombreuses entreprises. Mais avec l'aide de SharePoint, cela peut être rendu beaucoup plus facile. SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le cloud qui permet aux entreprises de stocker, de partager et de collaborer sur des documents, des tâches et d'autres informations. Il fournit également un puissant outil de rapport qui peut être utilisé pour générer des rapports rapidement et facilement. Dans cet article, nous examinerons comment créer des rapports dans SharePoint afin que vous puissiez faire le travail rapidement et efficacement.

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Comment créer des rapports dans SharePoint?

SharePoint est un puissant outil de collaboration qui permet aux entreprises de créer des rapports rapidement et facilement. Les rapports peuvent être utilisés pour suivre les progrès des projets, analyser les tendances et fournir une visibilité sur les données de l'organisation. SharePoint offre une variété d'options pour créer des rapports, y compris des solutions prêtes à l'emploi, des solutions personnalisées et des solutions tierces.

Comprendre les rapports SharePoint

Les rapports SharePoint sont créés à l'aide de données stockées dans une bibliothèque ou une liste. Ces données sont accessibles directement ou via une requête construite à l'aide du Builder de requête. Les rapports peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs et peuvent être filtrés et triés pour fournir des informations spécifiques. Les rapports peuvent être personnalisés pour afficher les données dans une variété de formats, y compris les tables, les graphiques et les graphiques. Les rapports peuvent être utilisés pour suivre les progrès des projets, analyser les tendances et fournir une visibilité sur les données de l'organisation.

Création de rapports dans SharePoint

SharePoint offre un certain nombre d'options pour créer des rapports, y compris des solutions prêtes à l'emploi, des solutions personnalisées et des solutions tierces. Les solutions prêtes à l'emploi incluent le constructeur de rapports, qui permet aux utilisateurs de créer et de personnaliser les rapports rapidement et facilement. Les solutions personnalisées peuvent être créées à l'aide de SharePoint Designer, et des solutions tierces incluent des produits de Microsoft Partners, tels que Power BI.

Utilisation du générateur de rapport

Le constructeur de rapports est un outil gratuit qui peut être utilisé pour créer des rapports dans SharePoint. Il fournit une interface glisser-déposer facile à utiliser, permettant aux utilisateurs de sélectionner et d'organiser des champs de données, ainsi que d'appliquer des filtres et du tri. Rapport Builder permet également aux utilisateurs de personnaliser l'apparence du rapport, y compris l'ajout de graphiques et de graphiques. Les rapports peuvent être enregistrés sous forme de modèles et partagés avec d'autres utilisateurs.

Création de rapports personnalisés dans SharePoint

En plus d'utiliser le constructeur de rapports, les utilisateurs de SharePoint peuvent également créer des rapports personnalisés à l'aide de SharePoint Designer. SharePoint Designer fournit une interface intuitive pour créer des solutions de rapport personnalisées, notamment la création de requêtes, la personnalisation de la mise en page et de la conception et l'intégration des données provenant d'autres sources. Les rapports créés dans SharePoint Designer peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs.

Utilisation de solutions tierces pour les rapports dans SharePoint

SharePoint prend également en charge les solutions tierces, telles que Power BI. Power BI est un puissant outil d'intelligence d'affaires qui fournit une variété de fonctionnalités pour créer, partager et analyser les données. Les rapports créés dans Power BI peuvent être intégrés à SharePoint, permettant aux utilisateurs d'accéder et d'analyser les données stockées dans SharePoint. Les rapports peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs et peuvent être filtrés et triés pour fournir des informations spécifiques.

Gérer les rapports dans SharePoint

Une fois les rapports créés dans SharePoint, ils peuvent être gérés à l'aide de l'interface utilisateur SharePoint. Les rapports peuvent être organisés dans des dossiers et les utilisateurs peuvent avoir accès à des rapports spécifiques. Les rapports peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs et peuvent être filtrés et triés pour fournir des informations spécifiques. Les rapports peuvent également être planifiés pour s'exécuter régulièrement et peuvent être envoyés par e-mail à des utilisateurs spécifiques.

Planification des rapports dans SharePoint

Des rapports peuvent être prévus pour s'exécuter régulièrement dans SharePoint. Les rapports peuvent être prévus pour s'exécuter quotidiennement, hebdomadaire ou mensuel, et peuvent être définis pour s'exécuter à des moments précis. Les rapports planifiés peuvent être envoyés par e-mail à des utilisateurs spécifiques et peuvent être définis pour s'exécuter sur une base récurrente. Les rapports peuvent également être définis pour s'exécuter à la demande, permettant aux utilisateurs de les exécuter chaque fois qu'ils en ont besoin.

Affichage des rapports dans SharePoint

Une fois les rapports créés, ils peuvent être affichés dans SharePoint. Les rapports peuvent être consultés dans une variété de formats, y compris des tables, des graphiques et des graphiques. Les rapports peuvent être filtrés et triés pour fournir des informations spécifiques, et peuvent être exportées vers d'autres formats, notamment PDF, Excel et CSV. Les rapports peuvent également être imprimés, permettant aux utilisateurs d'accéder et d'analyser facilement les données.

Partage des rapports dans SharePoint

Une fois les rapports créés, ils peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs. Les rapports peuvent être partagés avec des utilisateurs spécifiques et peuvent être définis pour expirer après une date spécifique. Les rapports peuvent également être partagés avec des utilisateurs externes, leur permettant d'accéder et d'analyser les données stockées dans SharePoint. Les rapports peuvent également être partagés par e-mail, permettant aux utilisateurs de partager rapidement et facilement des données avec d'autres.

Sécurité et autorisation pour les rapports dans SharePoint

SharePoint fournit un certain nombre d'options pour contrôler la sécurité et les autorisations pour les rapports. Les rapports peuvent être définis pour être accessibles uniquement aux utilisateurs spécifiques et peuvent être définis pour expirer après une date spécifique. Les rapports peuvent également être définis pour être accessibles uniquement aux utilisateurs de groupes spécifiques et peuvent être définis pour nécessiter une authentification. Les rapports peuvent également être définis pour être accessibles uniquement aux utilisateurs avec des autorisations spécifiques, telles que la vue, l'édition ou la suppression.

Conclusion

La création de rapports dans SharePoint est un processus rapide et facile. SharePoint offre une variété d'options pour créer des rapports, y compris des solutions prêtes à l'emploi, des solutions personnalisées et des solutions tierces. Les rapports peuvent être gérés et partagés avec d'autres utilisateurs, et peuvent être filtrés et triés pour fournir des informations spécifiques. Les rapports peuvent également être programmés pour s'exécuter régulièrement et peuvent être sécurisés avec les autorisations et l'authentification.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web de Microsoft qui propose une variété de services, notamment la gestion des documents et des fichiers, des réseaux sociaux et des calendriers partagés. Il est couramment utilisé pour les applications commerciales, telles que les intranets, les portails d'entreprise et les systèmes de gestion de contenu. Il permet aux utilisateurs de stocker, d'accéder et de partager des fichiers dans un environnement sécurisé. Il propose également une gamme de fonctionnalités, notamment des bibliothèques de documents, une automatisation de workflow et des outils de collaboration.

SharePoint peut être utilisé pour créer des rapports, car il propose une large gamme de fonctionnalités et d'outils. Il dispose d'un outil de génération de rapports, qui permet aux utilisateurs de créer et de partager rapidement des rapports dans divers formats, tels que HTML, CSV et PDF. Il dispose également d'un large éventail de sources de données, telles que des bases de données, des feuilles de calcul et des services Web, qui peuvent être utilisés pour créer des rapports.

Comment créer des rapports dans SharePoint?

La création de rapports dans SharePoint est relativement facile. Tout d'abord, vous devez accéder à l'outil de génération de rapports, qui peut être trouvé dans le Centre d'administration SharePoint. Une fois que vous avez accédé à l'outil, vous pouvez sélectionner la source de données pour votre rapport, comme une base de données, une feuille de calcul ou un service Web. Vous pouvez ensuite saisir les données que vous souhaitez inclure dans votre rapport et sélectionner le format pour le rapport, tel que HTML, CSV ou PDF.

Une fois que vous avez créé votre rapport, vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez le faire en utilisant les options de partage dans l'outil de génération de rapports. Ici, vous pouvez sélectionner les utilisateurs qui peuvent accéder au rapport et les autorisations dont ils disposent. Vous pouvez également définir les dates d'expiration et afficher les restrictions. De plus, vous pouvez planifier des rapports à envoyer régulièrement aux utilisateurs spécifiés.

Quels sont les avantages de la création de rapports dans SharePoint?

La création de rapports dans SharePoint présente un certain nombre d'avantages. Premièrement, il permet aux utilisateurs de créer rapidement et facilement des rapports dans divers formats, tels que HTML, CSV et PDF. Il permet également aux utilisateurs d'accéder et de partager des données à partir d'une gamme de sources, telles que des bases de données, des feuilles de calcul et des services Web. De plus, il permet aux utilisateurs de partager en toute sécurité des rapports avec d'autres utilisateurs, car il propose une gamme d'options de partage.

Un autre avantage de la création de rapports dans SharePoint est qu'il permet aux utilisateurs d'automatiser le processus de création et de partage de rapports. Cela peut être fait avec la fonctionnalité de rapports planifiée, qui permet aux utilisateurs de créer et de planifier des rapports à envoyer régulièrement aux utilisateurs spécifiés. Cela peut faire gagner du temps et des efforts des utilisateurs, car ils n'ont pas à créer et à partager manuellement des rapports à chaque fois.

Quels outils sont nécessaires pour créer des rapports dans SharePoint?

Le principal outil nécessaire pour créer des rapports dans SharePoint est l'outil de génération de rapports, qui peut être trouvé dans le centre d'administration SharePoint. Cet outil permet aux utilisateurs de sélectionner la source de données pour leur rapport, de saisir les données qu'ils souhaitent inclure et de sélectionner le format pour le rapport. De plus, il permet aux utilisateurs de partager le rapport avec d'autres utilisateurs, car il propose une gamme d'options de partage.

Les autres outils qui peuvent être nécessaires pour créer des rapports dans SharePoint comprennent une base de données, une feuille de calcul ou un service Web. Ceux-ci peuvent être utilisés pour fournir les données du rapport. De plus, les utilisateurs peuvent avoir besoin d'utiliser d'autres outils, tels que Microsoft Excel, s'ils ont besoin de modifier ou de manipuler les données avant de créer le rapport.

Comment partager les rapports dans SharePoint?

Les rapports qui ont été créés dans SharePoint peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs à l'aide des options de partage dans l'outil de génération de rapports. Ici, les utilisateurs peuvent sélectionner les utilisateurs qui peuvent accéder au rapport et les autorisations dont ils disposent. De plus, ils peuvent définir les dates d'expiration et afficher les restrictions.

Une fois le rapport partagé, les utilisateurs peuvent y accéder en se connectant à leur compte SharePoint. Ils peuvent ensuite afficher, modifier et télécharger le rapport. De plus, les utilisateurs peuvent utiliser la fonctionnalité de rapports planifiée pour configurer des rapports réguliers à envoyer aux utilisateurs spécifiés. Cela garantira qu'ils ont toujours accès aux rapports les plus récents.

Quelles sont les limites de la création de rapports dans SharePoint?

Bien que la création de rapports dans SharePoint soit relativement facile, il y a certaines limites à considérer. Premièrement, il est limité aux types de sources de données qui peuvent être utilisées. Par exemple, il ne peut pas être utilisé pour créer des rapports à partir de sources de données externes, telles que les services Web, qui peuvent être nécessaires pour certains types de rapports.

De plus, il peut être difficile de modifier ou de manipuler des données avant de créer un rapport. Cela peut être nécessaire si les données doivent être formatées d'une certaine manière avant de pouvoir être utilisées pour générer le rapport. Pour ce faire, les utilisateurs peuvent avoir besoin d'utiliser des outils supplémentaires, tels que Microsoft Excel.

La création de rapports dans SharePoint est un outil extrêmement utile et facile à utiliser qui peut aider à rationaliser les processus métier et à augmenter la productivité. En utilisant les fonctionnalités de SharePoint, vous pouvez générer rapidement et facilement des rapports qui peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins. Avec quelques étapes simples, vous pouvez créer des rapports puissants et informatifs dans SharePoint qui peuvent être utilisés pour prendre des décisions éclairées et améliorer l'efficacité de votre entreprise.