Comment créer un calendrier partagé dans SharePoint?

Vous recherchez un moyen facile de gérer et de partager plusieurs calendriers avec votre équipe? SharePoint est une excellente plate-forme en ligne qui vous permet de créer un calendrier partagé, vous permettant à vous et à votre équipe de rester organisé et au-dessus des événements à venir. Dans ce guide, nous allons voir comment vous pouvez créer un calendrier partagé dans SharePoint, ainsi que comment le personnaliser et le gérer pour répondre aux besoins de votre équipe.

Comment créer un calendrier partagé dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme puissante et flexible qui vous permet de créer et de gérer un calendrier partagé, ainsi que d'autres outils collaboratifs, tels que les listes de tâches et les bibliothèques de documents. La plate-forme convient aux équipes de toutes tailles et est conçue pour rationaliser la gestion de tout projet.

Dans cet article, nous expliquerons le processus de création d'un calendrier partagé dans SharePoint. Nous vous guiderons à travers les étapes de mise en place d'un calendrier, de création d'événements et de le partager avec vos collègues.

Étape 1: Créez un calendrier

La première étape de la création d'un calendrier partagé dans SharePoint est de créer le calendrier lui-même. Pour ce faire, vous devrez vous connecter à votre site SharePoint et accéder à l'option «Calendriers».

Une fois que vous y êtes, cliquez sur le bouton «nouveau calendrier». Cela affichera une nouvelle fenêtre où vous pouvez personnaliser le calendrier. Ici, vous pouvez nommer le calendrier, spécifier le fuseau horaire et choisir le type de calendrier. Vous pouvez également choisir de montrer ou non le calendrier dans la barre de navigation du site de l'équipe.

Étape 2: Ajouter des événements au calendrier

Une fois que vous avez créé le calendrier, il est temps de commencer à ajouter des événements. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «+ nouveau» et sélectionnez «Event» dans la liste déroulante. Cela ouvrira un formulaire où vous pourrez remplir les détails de l'événement, tels que le titre, la date, l'heure et l'emplacement. Vous pouvez également ajouter une description et spécifier le type d'événement.

Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur «Enregistrer» pour ajouter l'événement au calendrier. Vous pouvez répéter ce processus autant de fois que vous devez ajouter plusieurs événements au calendrier.

Étape 3: Partagez le calendrier

Une fois que vous avez ajouté tous vos événements au calendrier, il est temps de le partager avec vos collègues. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Partager» en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez inviter les gens à afficher ou à modifier le calendrier.

Vous pouvez inviter des gens en entrant leurs adresses e-mail ou en entrant les noms des groupes SharePoint. Vous pouvez également définir des autorisations pour chaque personne ou groupe, par exemple s'ils peuvent afficher ou modifier le calendrier. Une fois que vous avez ajouté tout le monde, cliquez sur «Partage» pour envoyer les invitations.

Étape 4: Gérez le calendrier

Une fois le calendrier partagé, vous pouvez le gérer à partir de l'onglet «Gérer». Ici, vous pouvez afficher, modifier et supprimer des événements, ainsi que affecter des tâches aux gens. Vous pouvez également définir des rappels pour les événements à venir et afficher le journal des activités pour voir qui a apporté des modifications au calendrier.

Étape 5: Accédez au calendrier sur mobile

Si vous souhaitez accéder au calendrier en déplacement, vous pouvez le faire avec l'application mobile SharePoint. Vous pouvez télécharger l'application depuis l'App Store d'Apple ou Google Play Store. Une fois que vous avez installé l'application, vous pouvez vous connecter avec vos informations d'identification SharePoint et afficher le calendrier.

Étape 6: Intégrez le calendrier dans d'autres sites

Si vous souhaitez intégrer le calendrier dans d'autres sites, tels que le site Web ou l'intranet de votre entreprise, vous pouvez le faire avec la fonction «intégrer». Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Incorporer» en haut de la page et copier le code fourni. Vous pouvez ensuite coller ce code dans le HTML de l'autre site.

Étape 7: Personnalisez le calendrier

Si vous souhaitez personnaliser l'apparence du calendrier, vous pouvez le faire avec l'onglet «Apparence». Ici, vous pouvez modifier les couleurs et les polices du calendrier, ainsi que ajouter un logo ou une image d'arrière-plan.

Étape 8: Créez plusieurs calendriers

Si vous avez besoin de créer plusieurs calendriers, vous pouvez le faire avec l'onglet «Calendriers». Ici, vous pouvez créer et gérer plusieurs calendriers, ainsi que les voir côte à côte.

Étape 9: Automatiser les tâches avec le flux

Si vous souhaitez automatiser les tâches liées au calendrier, vous pouvez le faire avec Microsoft Flow. Flow vous permet de créer des workflows automatisés qui peuvent être déclenchés par des événements du calendrier. Par exemple, vous pouvez configurer un workflow pour envoyer automatiquement des rappels par e-mail pour les événements à venir.

Étape 10: intégrer à d'autres services

Enfin, vous pouvez intégrer le calendrier à d'autres services, tels que Outlook et Google Calendar. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Intégration» et suivez les instructions pour lier le calendrier à l'autre service.

Une fois que vous avez terminé ces étapes, votre calendrier partagé dans SharePoint est prêt à l'emploi. C’est un excellent moyen de rester organisé et de collaborer avec vos collègues.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme d'application Web développée par Microsoft qui est utilisée pour stocker, organiser, partager et accéder aux informations avec des collègues et des équipes. Il s'agit d'un outil puissant qui est souvent utilisé pour la collaboration et la gestion des documents, ainsi qu'une plate-forme de gestion de contenu, de portails et de sites Web.

SharePoint propose également une gamme d'outils et de fonctionnalités conçus pour aider les organisations à gérer et à partager des données et des documents de manière plus efficace et sécurisée. Cela inclut la possibilité de créer et de gérer des calendriers partagés, des listes de tâches, des contacts, etc.

Comment créer un calendrier partagé dans SharePoint?

La création d'un calendrier partagé dans SharePoint est relativement simple. Tout d'abord, vous devrez vous connecter à SharePoint et accéder à l'onglet «Calendriers». Une fois sur place, vous pourrez créer un nouveau calendrier en cliquant sur le bouton «nouveau calendrier». Vous pouvez ensuite nommer le calendrier et le configurer avec les paramètres souhaités, tels que la vue par défaut et les types d'événements.

Une fois le calendrier créé, vous pouvez commencer à ajouter des événements. Pour ce faire, cliquez simplement sur le bouton «Ajouter l'événement» et remplissez les informations requises. Vous pouvez également ajouter d'autres utilisateurs au calendrier en sélectionnant l'option «Partager avec». Cela vous permettra de partager le calendrier avec des collègues et des équipes afin qu'ils puissent le visualiser et le modifier.

Comment gérer mon calendrier partagé?

Une fois votre calendrier configuré et que vous avez ajouté des événements, vous pouvez le gérer de différentes manières. Vous pouvez afficher le calendrier en sélectionnant l'onglet «Calendrier» dans SharePoint. Cela affichera une liste de tous les événements du calendrier, et vous pouvez cliquer sur n'importe quel événement pour afficher plus d'informations ou les modifier.

Vous pouvez également gérer le calendrier en cliquant sur l'onglet «Gérer». Cela affichera une liste d'options, telles que «Modifier les événements» et «Supprimer les événements». Vous pouvez également ajouter ou supprimer les utilisateurs du calendrier et ajouter ou supprimer les balises. De plus, vous pouvez configurer des notifications par e-mail pour les événements, qui peuvent être envoyés à tous les utilisateurs ou à un groupe spécifique d'utilisateurs.

Quelles autres fonctionnalités proposent SharePoint?

En plus des calendriers partagés, SharePoint propose une gamme d'autres fonctionnalités conçues pour aider les organisations à gérer et à partager des données et des documents de manière plus efficace et sécurisée. Il s'agit notamment des listes de tâches, des listes de contacts, des tableaux de discussion, des bibliothèques de documents, etc.

SharePoint propose également une gamme d'outils et de fonctionnalités conçus pour aider les utilisateurs à collaborer plus efficacement. Cela comprend la possibilité de créer et de gérer des espaces de travail, de partager des documents et de tenir des réunions en ligne. De plus, SharePoint propose également une gamme de fonctionnalités de sécurité et d'authentification, telles que l'authentification multi-facteurs, le chiffrement des données, etc.

Puis-je accéder à mon calendrier partagé depuis n'importe quel appareil?

Oui, SharePoint permet aux utilisateurs d'accéder à leurs calendriers partagés à partir de n'importe quel appareil avec une connexion Internet. Cela comprend des PC, des ordinateurs portables, des tablettes et des smartphones.

Lorsque vous accédez au calendrier à partir d'un appareil, les utilisateurs pourront afficher et modifier le calendrier, ainsi que l'ajout ou supprimer les utilisateurs. De plus, les utilisateurs peuvent également configurer des notifications pour les événements, qui peuvent être envoyés à tous les utilisateurs ou à un groupe spécifique d'utilisateurs.

Puis-je partager mon calendrier avec d'autres applications?

Oui, SharePoint permet aux utilisateurs de partager leurs calendriers partagés avec d'autres applications, telles que Outlook et Google Calendar. Pour ce faire, cliquez simplement sur le bouton «Partager» dans SharePoint et sélectionnez l'application souhaitée.

Une fois le calendrier partagé, les utilisateurs pourront afficher et modifier le calendrier dans l'autre application. De plus, les utilisateurs peuvent également configurer des notifications pour les événements, qui peuvent être envoyés à tous les utilisateurs ou à un groupe spécifique d'utilisateurs.

La création d'un calendrier partagé dans SharePoint est un excellent moyen de gérer les tâches et les horaires de votre équipe. Il est facile à faire et fournit une seule source de vérité à votre équipe. En créant un calendrier partagé, vous pouvez vous assurer que les tâches sont effectuées en temps opportun, que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que la communication est cohérente et efficace. Avec la bonne configuration, SharePoint peut être un outil inestimable pour gérer les tâches et les horaires de votre équipe.