Comment créer un dossier partagé sur SharePoint?

Vous recherchez un moyen facile et sécurisé d'accéder et de partager des fichiers avec des collègues? SharePoint est un excellent outil pour les entreprises car il vous permet de créer facilement des dossiers partagés et de gérer la collaboration d'équipe. Dans cet article, nous discuterons de la façon de créer un dossier partagé sur SharePoint et des divers avantages de l'utilisation de cette plate-forme. Lisez la suite pour en savoir plus sur SharePoint et comment en tirer le meilleur parti.

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Comment créer un dossier partagé sur SharePoint?

SharePoint est une puissante plate-forme de collaboration qui permet aux utilisateurs de partager des documents et des données avec d'autres. C'est un excellent outil pour les organisations pour gérer, stocker et accéder à tous leurs fichiers dans un référentiel centralisé, tout en offrant un accès contrôlé aux utilisateurs autorisés. L'un des composants essentiels de SharePoint est la possibilité de créer des dossiers partagés et de leur accorder un accès à d'autres utilisateurs. Dans cet article, nous discuterons de la façon de créer un dossier partagé sur SharePoint.

Étape 1: Connectez-vous à SharePoint

La première étape pour créer un dossier partagé sur SharePoint est de se connecter à votre compte. Vous devrez utiliser votre adresse e-mail et votre mot de passe pour vous connecter. Une fois que vous vous êtes connecté, vous devriez voir la page d'accueil de SharePoint. De là, vous pouvez accéder au dossier où vous souhaitez créer le dossier partagé.

Étape 2: Créez un nouveau dossier

Une fois que vous avez accédé au dossier dans lequel vous souhaitez créer le dossier partagé, vous devrez créer un nouveau dossier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez l'option «Dossier». Vous serez ensuite invité à saisir un nom pour le dossier. Entrez le nom souhaité et cliquez sur «Créer» pour créer le dossier.

Étape 3: Partagez le dossier

Maintenant que vous avez créé le dossier, vous devrez le partager avec d'autres utilisateurs. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez «Partage». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez spécifier les utilisateurs qui auront accès au dossier. Vous pouvez choisir de rendre le dossier public ou privé, selon vos besoins. Une fois que vous avez spécifié les utilisateurs, cliquez sur le bouton «Partager» pour partager le dossier.

Étape 4: Ajouter des éléments au dossier

Une fois que vous avez partagé le dossier avec les utilisateurs souhaités, vous pouvez commencer à y ajouter des éléments. Pour ce faire, faites glisser et déposez simplement les fichiers et les dossiers que vous souhaitez inclure dans le dossier partagé. Vous pouvez également utiliser l'option «Ajouter un élément» pour ajouter des éléments un à la fois.

Étape 5: Gérer les autorisations d'accès

La dernière étape consiste à gérer les autorisations d'accès pour le dossier partagé. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez «Gérer les autorisations d'accès». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez spécifier le type d'accès que chaque utilisateur ou groupe a au dossier. Vous pouvez choisir d'autoriser ou de refuser l'accès au dossier pour chaque utilisateur ou groupe.

Étape 6: Afficher le dossier partagé

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous pouvez désormais afficher le dossier partagé de l'un des utilisateurs qui y ont accès. Connectez-vous simplement à leur compte SharePoint et accédez au dossier. Le dossier doit être visible et ils devraient être en mesure d'ouvrir et de visualiser le contenu du dossier.

Étape 7: Gardez le dossier à jour

Une fois que vous avez créé le dossier partagé, il est important de le garder à jour. Comme de nouveaux documents et fichiers sont ajoutés au dossier, vous devez vous assurer qu'ils sont partagés avec les autres utilisateurs qui ont accès au dossier. Cela garantira que tout le monde a accès aux informations les plus à jour.

Étape 8: Surveillez l'activité dans le dossier

Vous devez également surveiller l'activité dans le dossier partagé pour vous assurer que les informations contenues ne sont pas utilisées à mauvais escient ou partagées de manière inappropriée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la fonction de surveillance des activités de SharePoint, qui vous fournira une vue détaillée de toutes les activités qui se déroulent dans le dossier.

Étape 9: Créez une sauvegarde du dossier

Enfin, vous devez également créer une sauvegarde du dossier partagé. Cela garantira que vous pouvez restaurer le dossier et son contenu en cas de perte de données d'urgence ou inattendue. Pour créer une sauvegarde du dossier, vous pouvez utiliser la fonction de sauvegarde intégrée de SharePoint.

Étape 10: Finaliser la configuration

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous pouvez désormais finaliser la configuration du dossier partagé. Pour ce faire, vous devrez accorder l'accès au dossier à tous les utilisateurs qui ont besoin d'accès. Vous pouvez également configurer des mesures de sécurité supplémentaires, telles que l'authentification à deux facteurs, pour vous assurer que le dossier partagé est sécurisé.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est un service basé sur le cloud qui aide les organisations à partager et à collaborer sur des documents, des tâches et d'autres informations. Il est construit au-dessus de Microsoft Office 365 et est utilisé par de nombreuses entreprises et organisations. SharePoint permet aux utilisateurs de stocker, d'organiser et de partager des fichiers avec des collègues, des partenaires et des clients. Il donne également accès à de puissants outils de collaboration et de communication, tels que les forums de discussion, les enquêtes et les pièces Web.

En plus de stocker et de partager des documents, SharePoint permet également aux utilisateurs de créer et de maintenir des sites Web, des calendriers et d'autres contenus. Il est conçu pour aider les utilisateurs à organiser et à gérer leurs données et documents, ainsi que pour collaborer avec des collègues, des partenaires et des clients.

Comment créer un dossier partagé sur SharePoint?

La création d'un dossier partagé sur SharePoint est un processus simple et simple. Tout d'abord, vous devrez vous connecter à votre compte SharePoint. Une fois que vous êtes connecté, vous devrez naviguer vers la bibliothèque où vous souhaitez créer le dossier partagé. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet «Libraries» sur le côté gauche de la page.

Une fois que vous êtes dans la bibliothèque, vous devrez cliquer sur le bouton «nouveau» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez sélectionner le type de fichier que vous souhaitez créer. Sélectionnez «dossier» puis entrez un nom pour le dossier. Une fois que vous avez entré le nom du dossier, cliquez sur «Créer» pour créer le dossier.

Comment donner des autorisations au dossier partagé?

Une fois que vous avez créé le dossier partagé, vous devrez y attribuer des autorisations. Pour ce faire, vous devrez cliquer sur l'onglet «Autorisations» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez sélectionner qui devrait avoir accès au dossier. Vous pouvez attribuer des autorisations aux utilisateurs individuels ou à des groupes entiers.

Une fois que vous avez sélectionné les utilisateurs ou les groupes qui devraient avoir accès au dossier, vous devrez sélectionner le type d'accès qu'ils devraient avoir. Vous pouvez choisir de donner aux utilisateurs un accès «lire» ou «écrire». Si vous souhaitez donner aux utilisateurs la possibilité de télécharger et de modifier des fichiers, vous devrez sélectionner un accès «écrire». Lorsque vous avez fini d'attribuer des autorisations, cliquez sur «Enregistrer» pour appliquer les modifications.

Comment accéder au dossier partagé?

Une fois que vous avez créé le dossier partagé et lui attribué des autorisations, les utilisateurs pourront accéder au dossier à partir de leur ordinateur ou de leur appareil mobile. Pour accéder au dossier, les utilisateurs devront se connecter à leur compte SharePoint. Une fois qu'ils sont connectés, les utilisateurs peuvent accéder à la bibliothèque où se trouve le dossier et cliquez sur le dossier pour l'ouvrir.

Les utilisateurs avec un accès «Read» pourront afficher les fichiers du dossier, tandis que les utilisateurs avec un accès «écrire» pourront télécharger et modifier des fichiers dans le dossier. Une fois qu'un utilisateur a téléchargé un fichier, il sera accessible à tous les utilisateurs qui ont obtenu l'accès au dossier.

Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint?

SharePoint est un outil puissant qui peut aider les organisations à collaborer et à partager des informations plus efficacement. Il offre aux utilisateurs un accès facile aux fichiers et documents, ce qui peut les aider à travailler plus efficacement. Il permet également aux utilisateurs de collaborer sur des projets et des tâches en temps réel, ce qui peut aider à accroître la productivité.

De plus, SharePoint fournit aux utilisateurs des outils de communication et de collaboration puissants, tels que les forums de discussion, les enquêtes et les pièces Web. Ces outils peuvent aider les utilisateurs à obtenir rapidement les commentaires des collègues et des clients, ce qui peut les aider à prendre de meilleures décisions. Enfin, SharePoint est facile à gérer et peut être utilisé pour stocker et organiser de grandes quantités de données et de documents.

Quelles sont les limites de l'utilisation de SharePoint?

Bien que SharePoint soit un outil puissant et utile, il a certaines limites. Par exemple, SharePoint peut être lent et difficile à utiliser si vous avez un grand nombre d'utilisateurs. De plus, SharePoint peut être coûteux à maintenir et à mettre à niveau, car il nécessite beaucoup de ressources de serveur.

Enfin, SharePoint peut être difficile à personnaliser et nécessite un certain niveau d'expertise technique à utiliser. Cela peut rendre difficile pour les organisations avec des ressources techniques limitées d'utiliser pleinement la plate-forme. De plus, SharePoint n'est pas compatible avec certains types de fichiers, tels que les fichiers audio et vidéo.

La création d'un dossier partagé sur SharePoint est un processus facile qui peut vous aider à rationaliser votre flux de travail et à partager des documents plus facilement avec votre équipe. Avec un dossier partagé, vous pouvez organiser vos documents dans les bons dossiers, définir des autorisations pour restreindre l'accès aux informations sensibles et collaborer facilement avec votre équipe. Avec l'aide de ce guide, vous pouvez désormais créer un dossier partagé sur SharePoint avec facilité et confiance. Commencez à profiter de cet outil puissant et profitez de votre travail aujourd'hui!