Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint?

La création d'un fichier Excel dans SharePoint peut être un moyen utile de s'assurer que tout le monde de votre équipe a accès au même document, peu importe où ils se trouvent. Ce guide vous montrera comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint, ainsi que les avantages de l'utilisation de ce système. Avec ce guide, vous pourrez profiter des avantages de partager un fichier Excel dans SharePoint et d'apprendre les étapes simples pour y arriver.

Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint?

SharePoint est un puissant outil de collaboration basé sur le cloud qui permet aux organisations de stocker, d'accéder et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et d'autres actifs numériques. De nombreuses entreprises utilisent SharePoint pour héberger leurs données et documents dans le cloud, et c'est un excellent outil pour partager des feuilles de calcul Excel avec des collègues et des partenaires externes.

La création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint est facile et simple, et cela ne nécessite que quelques étapes simples. Dans cet article, nous expliquerons exactement comment le faire.

Étape 1: Téléchargez le fichier Excel sur SharePoint

La première étape pour créer un fichier Excel partagé dans SharePoint consiste à télécharger le fichier sur le site SharePoint. Pour ce faire, vous devrez vous connecter à votre compte SharePoint et accéder à la bibliothèque de documents où vous souhaitez stocker le fichier. Une fois que vous êtes dans la bibliothèque de documents, cliquez sur le bouton "Télécharger" et sélectionnez le fichier Excel dans votre ordinateur.

Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez lui donner un nom et ajouter toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez stocker sur le fichier. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Enregistrer» et le fichier sera téléchargé sur le site SharePoint.

Étape 2: Définissez la sécurité et les autorisations

Une fois le fichier téléchargé sur SharePoint, l'étape suivante consiste à définir la sécurité et les autorisations du fichier. Cela déterminera qui peut accéder au fichier et ce qu'ils peuvent en faire. Pour définir la sécurité et les autorisations, cliquez sur le bouton «Paramètres» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Autorisations».

De là, vous pouvez définir les autorisations du fichier. Par exemple, vous pouvez rendre le fichier «public» afin que toute personne ayant le lien puisse y accéder, ou vous pouvez le rendre privé et restreindre l'accès à des personnes spécifiques. Vous pouvez également définir des niveaux d'autorisation spécifiques, tels que «lire» ou «modifier», pour différents utilisateurs ou groupes.

Étape 3: Partagez le fichier Excel

Une fois la sécurité et les autorisations définies, l'étape suivante consiste à partager le fichier Excel. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Partager» dans la bibliothèque de documents et entrez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message pour expliquer pourquoi vous partagez le fichier.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Envoyer» et le fichier sera partagé avec les personnes que vous avez spécifiées. Ils recevront un e-mail avec un lien vers le fichier, et ils pourront y accéder à l'aide de leur compte SharePoint.

Étape 4: Définir les notifications de fichiers

Une fois le fichier Excel partagé, l'étape suivante consiste à définir les notifications de fichiers. Cela vous permettra d'être averti chaque fois que quelqu'un apportera des modifications au fichier. Pour définir les notifications de fichiers, cliquez sur le bouton «Paramètres» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Alertes».

De là, vous pouvez choisir les types de notifications que vous souhaitez recevoir. Par exemple, vous pouvez être informé chaque fois que le fichier est modifié, lorsque quelqu'un commente le fichier ou lorsque quelqu'un crée une nouvelle version. Une fois les notifications définies, vous serez alerté chaque fois que quelqu'un apportera des modifications au fichier.

Étape 5: Collaborez sur le fichier Excel

La dernière étape consiste à collaborer sur le fichier Excel. SharePoint facilite la collaboration sur les fichiers en temps réel, et vous pouvez le faire avec le fichier Excel que vous venez de créer. Pour commencer la collaboration, cliquez sur le bouton «Collaborer» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Modifier dans le navigateur».

Cela ouvrira le fichier Excel dans le navigateur, et vous et vos collaborateurs pourrez apporter des modifications au fichier en temps réel. Vous pouvez également discuter entre eux dans la fenêtre de chat et toutes les modifications seront enregistrées automatiquement.

Étape 6: Téléchargez le fichier Excel

Lorsque vous avez terminé de collaborer sur le fichier Excel, vous pouvez le télécharger sur votre ordinateur. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Télécharger» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Télécharger comme Excel». Cela téléchargera le fichier sur votre ordinateur, et vous pouvez ensuite l'utiliser comme vous le souhaitez.

Étape 7: Gérer le contrôle de la version

SharePoint facilite également la gestion du contrôle de version pour le fichier Excel. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Paramètres» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Historique des versions». Cela ouvrira une liste de toutes les versions du fichier, et vous pouvez afficher les modifications apportées au fichier au fil du temps.

Vous pouvez également restaurer une version précédente du fichier si vous en avez besoin. Pour ce faire, sélectionnez la version que vous souhaitez restaurer, cliquez sur «Restaurer» et la version sera restaurée à son état précédent.

Étape 8: Supprimer le fichier Excel

Lorsque vous avez fini de travailler avec le fichier Excel, vous pouvez le supprimer de SharePoint. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Paramètres» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Supprimer». Cela supprimera en permanence le fichier du site SharePoint, et il ne sera plus disponible pour afficher ou télécharger.

Étape 9: Gérer l'espace de stockage

Lorsque vous avez terminé la gestion du fichier Excel, vous pouvez gérer votre espace de stockage pour vous assurer d'avoir suffisamment d'espace pour tous vos fichiers. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Stockage» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Gérer le stockage».

De là, vous pouvez afficher la quantité d'espace de stockage que vous avez utilisé et la quantité d'espace de stockage qui vous reste. Vous pouvez également supprimer des fichiers dont vous n'avez plus besoin de libérer de l'espace de stockage.

Étape 10: Surveiller l'activité du fichier

Enfin, vous pouvez surveiller l'activité des fichiers pour vous assurer que vos fichiers sont accessibles et utilisés de manière appropriée. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Activité» dans la bibliothèque de documents et sélectionnez «Moniteur». Cela vous montrera qui a accédé au fichier et quand, ainsi que toutes les modifications apportées au fichier.

Vous pouvez également définir des alertes à notifier chaque fois que quelqu'un accède au fichier ou apporte des modifications. Cela vous aidera à garder une trace de qui accéder au fichier et ce qu'ils en font.

FAQ connexe

Comment créer un fichier de partage Excel dans SharePoint?

Répondre:
La création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint est un excellent moyen de collaborer avec d'autres sur un projet ou de stocker des données importantes. La première étape consiste à créer un site SharePoint. Vous pouvez le faire en vous connectant au portail Office 365 et en créant un nouveau site SharePoint. Une fois le site créé, vous pouvez ajouter le fichier Excel à votre site en le téléchargeant dans la bibliothèque Documents. Vous pouvez ensuite partager ce fichier avec les autres utilisateurs en leur donnant des autorisations de modification. Cela leur permettra d'afficher, de modifier et de commenter le fichier partagé. Une fois le fichier partagé, toutes les modifications apportées par toute personne seront reflétées dans le fichier.

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En conclusion, la création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint est un processus simple et simple. Avec l'aide de ce guide, vous pouvez facilement créer un fichier Excel partagé pour partager et collaborer avec vos collègues. Cela vous permet de garder une trace de toutes les informations importantes en un seul endroit, ce qui rend la collaboration plus efficace et plus productive. En quelques clics et quelques minutes de votre temps, vous pouvez rapidement créer un fichier Excel partagé dans SharePoint.