Comment créer un flux d'approbation dans SharePoint?

Vous recherchez un moyen de rationaliser les processus métier dans votre organisation? Cherchez-vous un moyen efficace d'obtenir des approbations pour les documents dans SharePoint? Si c'est le cas, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous discuterons de la façon de créer un flux d'approbation dans SharePoint, des différentes composantes d'un flux d'approbation et de la façon d'en configurer une dans votre organisation. À la fin de cet article, vous aurez les connaissances et les outils pour mettre en place un flux d'approbation efficace dans SharePoint. Alors, commençons!

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Qu'est-ce qu'un flux d'approbation dans SharePoint?

Un flux d'approbation dans SharePoint est un outil puissant qui aide à rationaliser le processus d'approbation des documents et d'autres types de contenu. Avec cette fonctionnalité, un utilisateur peut créer un flux de travail automatisé qui nécessite l'approbation de plusieurs parties prenantes avant qu'un document puisse être publié ou partagé. Cela permet de s'assurer plus facilement que toutes les parties impliquées dans la création et la publication d'un document ont été consultées et que des approbations appropriées ont été obtenues.

La fonction de flux d'approbation dans SharePoint est un excellent moyen de s'assurer que les documents et d'autres types de contenu répondent aux exigences nécessaires avant d'être partagées. Il aide également à s'assurer que le document est exact, à jour et approuvé par les bonnes personnes. Cela permet d'économiser du temps et des ressources et garantit que les informations importantes sont partagées en temps opportun.

Comment créer un flux d'approbation dans SharePoint

La création d'un flux d'approbation dans SharePoint est un processus simple qui peut être achevé en quelques étapes. La première étape consiste à ouvrir la page «Contenu du site» dans SharePoint et à cliquer sur «Workflows». Cela ouvrira une page avec l'option pour créer un nouveau workflow.

L'étape suivante consiste à choisir un «modèle» dans les options fournies. Cela ouvrira une page qui montre les différents workflows disponibles. L'utilisateur doit choisir le flux de travail le plus approprié pour ses besoins.

Une fois que l'utilisateur a choisi le flux de travail approprié, il doit ensuite cliquer sur «Suivant». Cela ouvrira une page qui demandera à l'utilisateur de fournir des détails sur le flux de travail tels que le nom et la description du flux de travail, la liste ou la bibliothèque auquel le flux de travail sera associé et les utilisateurs ou les groupes qui seront impliqués dans le processus d'approbation.

Guide étape par étape

1. Ouvrez la page «Contenu du site» dans SharePoint et cliquez sur «Workflows».

2. Choisissez un «modèle» dans les options fournies.

3. Entrez le nom et la description du workflow, la liste ou la bibliothèque auquel le flux de travail sera associé et les utilisateurs ou les groupes qui seront impliqués dans le processus d'approbation.

4. Cliquez sur «Suivant» pour ouvrir la page où l'utilisateur peut configurer le workflow.

5. Sur la page «Configurer le flux de travail», l'utilisateur doit sélectionner les «options de démarrage», par exemple lorsque le flux de travail doit démarrer et qui doit être informé lorsque le flux de travail est démarré.

6. L'utilisateur doit ensuite sélectionner les «actions», telles que qui doit être informée lorsque le flux de travail est en cours, qui doit approuver le document et qui doit être averti lorsque le document est approuvé.

7. Une fois que l'utilisateur a configuré le workflow, il doit cliquer sur «Enregistrer» pour enregistrer le workflow.

8. L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «Publier» pour publier le workflow.

9. L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «Démarrer» pour démarrer le workflow.

10. L'utilisateur doit ensuite surveiller le flux de travail pour s'assurer qu'il fonctionne comme prévu.

Tester le workflow

Une fois le flux de travail publié, il est important de le tester pour s'assurer qu'il fonctionne comme prévu. Pour tester le workflow, l'utilisateur doit ouvrir la liste ou la bibliothèque où le workflow est associé et sélectionnez le document qui doit être traité.

L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «Démarrer le workflow» pour initier le workflow. Cela ouvrira une page qui affiche l'état actuel du workflow. L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «Afficher l'historique» pour afficher l'historique du workflow.

L'utilisateur doit ensuite examiner l'historique pour s'assurer que le flux de travail est en cours d'exécution comme prévu. Si des problèmes sont trouvés, l'utilisateur doit prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes.

Dépannage des problèmes communs

Si l'utilisateur rencontre des problèmes lors de l'utilisation du flux d'approbation dans SharePoint, il devrait d'abord essayer de dépanner le problème. Les problèmes courants qui peuvent survenir incluent le flux de travail qui ne commence pas, le flux de travail ne se termine pas ou le flux de travail ne fonctionne pas comme prévu.

Si le workflow ne démarre pas, l'utilisateur doit vérifier les options de démarrage pour s'assurer que le flux de travail est configuré correctement. L'utilisateur doit également vérifier que les utilisateurs ou groupes nécessaires ont été ajoutés au flux de travail.

Si le flux de travail ne se termine pas, l'utilisateur doit vérifier les actions pour s'assurer que toutes les actions nécessaires ont été terminées. L'utilisateur doit également vérifier que tous les utilisateurs ou groupes nécessaires ont pris les mesures nécessaires.

Si le flux de travail ne fonctionne pas comme prévu, l'utilisateur doit passer en revue l'historique du flux de travail pour identifier les erreurs ou problèmes. L'utilisateur doit ensuite prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème.

Gérer le flux de travail

Une fois le flux de travail en cours d'exécution comme prévu, l'utilisateur doit gérer le workflow pour s'assurer qu'il continue d'exécuter comme prévu. L'utilisateur doit surveiller le flux de travail pour s'assurer que tous les utilisateurs ou groupes nécessaires prennent les mesures nécessaires.

L'utilisateur doit également vérifier l'historique du flux de travail pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires ont été prises. Si des problèmes sont trouvés, l'utilisateur doit prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes.

Utilisation du flux de travail pour plusieurs documents

Le flux d'approbation dans SharePoint peut être utilisé pour plusieurs documents. Pour utiliser le workflow pour plusieurs documents, l'utilisateur doit ouvrir la liste ou la bibliothèque où le flux de travail est associé. L'utilisateur doit ensuite sélectionner les documents qu'il souhaite traiter et cliquer sur «Démarrer le workflow».

L'utilisateur doit ensuite surveiller le flux de travail pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises. Si des problèmes sont trouvés, l'utilisateur doit prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes.

Affichage de l'histoire du workflow

L'utilisateur peut afficher l'historique du workflow en ouvrant la liste ou la bibliothèque où le flux de travail est associé et la sélection du document. L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «Afficher l'historique» pour afficher l'historique du workflow.

L'utilisateur doit ensuite examiner l'historique pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires ont été prises. Si des problèmes sont trouvés, l'utilisateur doit prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes.

Planification des workflows

L'utilisateur peut planifier un workflow pour s'exécuter à intervalles réguliers en ouvrant la page «Contenu du site» dans SharePoint et en cliquant sur «Workflows». L'utilisateur doit ensuite sélectionner le workflow qu'il souhaite planifier et cliquer sur «Planifier».

L'utilisateur doit ensuite saisir les détails du moment où le flux de travail doit s'exécuter, tel que la date de début, la date de fin et la fréquence. L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «Enregistrer» pour enregistrer le programme de workflow.

Utilisation du flux d'approbation dans SharePoint avec Microsoft Flow

Le flux d'approbation dans SharePoint peut être utilisé conjointement avec Microsoft Flow. Microsoft Flow est une puissante plate-forme d'automatisation qui aide les utilisateurs à créer des workflows automatisés qui peuvent être utilisés pour déclencher des notifications, envoyer des e-mails, etc.

Pour utiliser le flux d'approbation dans SharePoint avec Microsoft Flow, l'utilisateur doit ouvrir la liste ou la bibliothèque où le workflow est associé et sélectionnez le document. L'utilisateur doit ensuite cliquer sur «flux» pour ouvrir la page Microsoft Flow.

L'utilisateur doit ensuite créer un flux pour le document et ajouter les étapes nécessaires, telles que l'envoi de courriels ou de notifications aux parties prenantes nécessaires, pour terminer le flux de travail. Une fois le flux créé, l'utilisateur doit cliquer sur «Enregistrer» pour enregistrer le flux.

Surveillance et dépannage des flux

Une fois le flux créé, l'utilisateur doit surveiller le débit pour s'assurer qu'il fonctionne comme prévu. L'utilisateur doit également vérifier l'historique du flux pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires ont été prises.

Si des problèmes sont trouvés, l'utilisateur doit prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes. L'utilisateur doit également vérifier les paramètres du flux pour s'assurer que tous les paramètres nécessaires sont configurés correctement.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'un flux d'approbation dans SharePoint?

Un flux d'approbation dans SharePoint est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de créer un flux de travail personnalisé pour leurs documents ou éléments. Ce flux de travail est conçu pour automatiser le processus d'approbation et suivre la progression du processus d'approbation. Le flux d'approbation est configuré à l'aide d'une interface utilisateur graphique et peut être utilisé pour acheminer des documents et des éléments entre les utilisateurs, les groupes ou les départements.

Le flux d'approbation peut être utilisé pour s'assurer que tous les documents ou éléments ont été examinés et approuvés avant d'être publiés ou déplacés vers d'autres endroits. Il peut également être utilisé pour automatiser les tâches telles que l'envoi de notifications et de rappels aux utilisateurs, et pour gérer l'état des documents ou des éléments à mesure qu'ils progressent dans le processus d'approbation.

Comment créer un flux d'approbation dans SharePoint?

La création d'un flux d'approbation dans SharePoint nécessite l'utilisation du concepteur SharePoint. Il s'agit d'un outil Web qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des workflows personnalisés. Le concepteur SharePoint peut être utilisé pour créer un nouveau flux d'approbation à partir de zéro ou pour modifier un flux d'approbation existant.

Pour créer un flux d'approbation, les utilisateurs doivent d'abord définir les étapes du flux de travail, y compris les utilisateurs et les groupes qui doivent être impliqués dans le processus d'approbation. Ils doivent également configurer des conditions qui seront utilisées pour déterminer quand le flux de travail doit être déclenché et définir les actions qui auront lieu lorsque le flux de travail sera déclenché. Une fois le workflow configuré, les utilisateurs peuvent ensuite publier le workflow sur SharePoint et commencer à l'utiliser pour leurs documents et éléments.

Comment tester un flux d'approbation dans SharePoint?

Une fois qu'un flux d'approbation a été créé dans SharePoint, les utilisateurs peuvent le tester en créant une nouvelle instance du flux de travail. Cela permet aux utilisateurs de tester le flux de travail et de s'assurer qu'il fonctionne comme prévu. Pour tester le flux d'approbation, les utilisateurs doivent créer un nouveau document ou élément, puis lancer le flux de travail. Cela commencera le processus d'approbation, et l'utilisateur peut ensuite observer comment le flux de travail progresse et apporter les modifications nécessaires.

Le concepteur SharePoint fournit également un environnement de test, qui permet aux utilisateurs d'exécuter une simulation du flux d'approbation. Cela permet aux utilisateurs de tester en toute sécurité le flux de travail et de s'assurer qu'il fonctionne comme prévu avant de le publier. Une fois le flux d'approbation testé et prêt à être utilisé, il peut être publié sur SharePoint et utilisé pour de vrais documents et éléments.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un flux d'approbation dans SharePoint?

L'utilisation d'un flux d'approbation dans SharePoint offre de nombreux avantages aux utilisateurs. En automatisant le processus d'approbation, les utilisateurs peuvent gagner du temps et des efforts et s'assurer que tous les documents et éléments sont examinés et approuvés correctement. Un flux d'approbation peut également être utilisé pour garder une trace de la progression du processus d'approbation et pour envoyer des notifications et des rappels aux utilisateurs si nécessaire.

De plus, l'utilisation d'un flux d'approbation dans SharePoint permet aux utilisateurs de configurer le flux de travail à leurs besoins spécifiques. Cela donne aux utilisateurs plus de contrôle sur le processus d'approbation et leur permet de personnaliser le flux de travail pour leurs exigences spécifiques. En outre, le concepteur SharePoint fournit une interface utilisateur graphique, ce qui facilite la création et la gestion de leurs flux d'approbation.

Quelles sont les limites de l'utilisation d'un flux d'approbation dans SharePoint?

Bien qu'un flux d'approbation dans SharePoint offre de nombreux avantages aux utilisateurs, il a également certaines limites. Les flux d'approbation ne peuvent être utilisés que pour approuver les documents et les éléments, et ne peuvent pas être utilisés pour approuver d'autres types de contenu. De plus, les flux d'approbation sont limités aux utilisateurs et aux groupes qui ont été mis en place dans le flux de travail.

De plus, les flux d'approbation sont limités aux actions qui peuvent être configurées dans le flux de travail. Cela signifie que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter d'actions supplémentaires ou modifier les actions qui ont déjà été configurées. Enfin, les flux d'approbation ne peuvent être utilisés que sur des documents et des articles qui ont déjà été stockés dans SharePoint et ne peuvent pas être utilisés pour les documents et les éléments stockés en dehors de SharePoint.

Créer des flux d'approbation de documents simples à l'aide de Power Automate & SharePoint

En conclusion, la création d'un flux d'approbation dans SharePoint est un excellent moyen de rationaliser le processus d'approbation des documents et autres tâches. Il s'agit d'un processus simple qui vous permet de configurer rapidement et facilement un processus d'approbation pour tout type de contenu stocké dans SharePoint. Avec la possibilité de personnaliser le flux pour répondre à vos besoins spécifiques, le flux d'approbation de SharePoint est un actif inestimable pour toute organisation.