Comment créer un flux de travail dans SharePoint?

La création d'un flux de travail réussi dans SharePoint peut être un processus complexe, mais il n'est pas nécessaire. Avec les bons conseils, vous pouvez facilement créer un flux de travail qui aidera votre entreprise à exécuter plus efficacement et à automatiser les tâches pour vous aider à économiser du temps et des ressources. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un flux de travail dans SharePoint, de la mise en place d'un environnement au test et au déploiement. Avec les étapes décrites dans cet article, vous pourrez créer un flux de travail réussi dans SharePoint qui répond aux besoins de votre entreprise.

langue.

Comment créer un flux de travail dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme puissante pour créer et gérer les workflows. Il fournit une interface facile à utiliser pour la création de workflows, l'attribution de tâches et le suivi des progrès. Avec SharePoint, vous pouvez créer des workflows pour tout type de projet, de simple à complexe. Dans ce guide, nous vous montrerons comment créer un flux de travail dans SharePoint.

Comprendre les flux de travail SharePoint

Avant de créer un flux de travail dans SharePoint, il est important de comprendre les bases du fonctionnement du système de flux de travail. Un workflow est un ensemble de tâches qui sont liées entre elles et exécutées dans un ordre spécifique. Les tâches sont affectées à des individus ou à des groupes, et le flux de travail est géré par SharePoint. Le flux de travail peut être déclenché manuellement ou automatiquement, selon les paramètres.

Les workflows SharePoint sont créés dans le concepteur SharePoint. Il s'agit d'un outil Web qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des workflows. Le concepteur fournit une représentation visuelle du flux de travail, ce qui le rend facile à comprendre et à gérer.

Création d'un flux de travail SharePoint

Une fois que vous comprenez les bases des workflows SharePoint, vous pouvez commencer à créer le vôtre. Commencez par ouvrir le concepteur SharePoint et naviguer vers l'onglet «Workflows». Sélectionnez l'option «Créer» et choisissez un modèle de workflow à utiliser. Cela vous donnera un point de départ pour votre flux de travail.

L'étape suivante consiste à ajouter des tâches à votre flux de travail. Vous pouvez ajouter des tâches manuellement ou utiliser un modèle. Pour ajouter des tâches manuellement, sélectionnez l'option «Ajouter la tâche» et entrez les détails de la tâche. Vous pouvez également attribuer une tâche à un utilisateur ou à un groupe. Pour attribuer une tâche à un groupe, sélectionnez l'option «Attribuer au groupe». Vous pouvez également définir les dates de début et de fin pour la tâche.

Une fois que vous avez ajouté des tâches à votre flux de travail, vous pouvez les relier ensemble. Pour lier les tâches, sélectionnez l'option «Lien» et choisissez les tâches qui doivent être liées. Vous pouvez également spécifier des conditions pour le lien. Cela vous permet de contrôler le flux du flux de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une tâche ne doit être exécutée que si une certaine condition est remplie.

Configuration d'un flux de travail SharePoint

Une fois que vous avez créé votre flux de travail, vous pouvez le configurer. Les options de configuration vous permettent de contrôler la façon dont le flux de travail est exécuté. Par exemple, vous pouvez spécifier comment le flux de travail doit être déclenché, s'il doit fonctionner sur un calendrier et combien de temps il faut prendre pour terminer. Vous pouvez également spécifier qui doit être informé lorsque le flux de travail est terminé.

Vous pouvez également configurer les paramètres de chaque tâche. Cela comprend la définition des dates de démarrage et de fin, d'attribuer des tâches aux utilisateurs ou aux groupes et à la définition des conditions de la tâche. Cela vous permet de contrôler la façon dont le flux de travail est exécuté et qui est responsable de la fin de chaque tâche.

Tester et déployer un flux de travail SharePoint

Une fois que vous avez configuré votre flux de travail, vous pouvez le tester. Cela vous permet de vous assurer que le flux de travail fonctionne correctement. Pour tester votre flux de travail, sélectionnez l'option «Tester» et entrez les données de test. Une fois que vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez déployer le workflow.

Pour déployer le workflow, sélectionnez l'option «Déployer» et entrez les détails du déploiement. Cela inclut le nom du flux de travail, les utilisateurs ou les groupes qui devraient avoir accès au flux de travail et à l'environnement dans lequel le flux de travail doit être déployé. Une fois le déploiement terminé, le workflow est prêt à être utilisé.

Surveillance d'un flux de travail SharePoint

Une fois que vous avez déployé votre flux de travail, vous pouvez suivre ses progrès. Pour ce faire, sélectionnez l'option «Moniteur» et affichez la progression du workflow. Cela vous permettra de voir comment les tâches sont exécutées et d'identifier tout problème qui pourrait survenir.

Vous pouvez également afficher les journaux pour chaque tâche. Cela vous permettra de voir ce qui s'est passé lors de l'exécution de la tâche. Ceci est utile pour dépanner les erreurs qui auraient pu se produire.

Édition d'un flux de travail SharePoint

Si vous devez apporter des modifications à votre flux de travail, vous pouvez le faire dans le concepteur SharePoint. Pour modifier le workflow, sélectionnez l'option «Modifier» et effectuez les modifications souhaitées. Une fois que vous êtes satisfait des modifications, vous pouvez enregistrer le flux de travail.

Vous pouvez également supprimer un workflow si vous n'en avez plus besoin. Pour supprimer un workflow, sélectionnez l'option «Supprimer» et confirmez la suppression. Le workflow sera enlevé en permanence de SharePoint.

Création d'un flux de travail personnalisé dans SharePoint

En plus des workflows intégrés, vous pouvez également créer des workflows personnalisés dans SharePoint. Pour ce faire, sélectionnez l'option «personnalisée» et entrez les détails du workflow. Vous pouvez ensuite créer des tâches et les lier ensemble comme vous le souhaitez. Une fois que vous êtes satisfait du flux de travail, vous pouvez le sauvegarder et le déployer comme d'habitude.

Utilisation de workflows SharePoint pour l'automatisation

Les flux de travail SharePoint peuvent être utilisés pour automatiser les tâches, telles que l'envoi de courriels, la mise à jour des données et la création de documents. Pour ce faire, vous devez créer un flux de travail qui comprend les tâches souhaitées. Une fois le flux de travail déployé, il sera déclenché au besoin.

Vous pouvez également utiliser SharePoint Workflows pour créer des formulaires personnalisés. Cela vous permet de collecter des données auprès des utilisateurs et de les stocker dans SharePoint. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour déclencher des workflows ou automatiser les tâches.

Partage d'un flux de travail SharePoint

Une fois que vous avez créé un flux de travail, vous pouvez le partager avec d'autres. Pour ce faire, sélectionnez l'option «Partage» et entrez l'utilisateur ou le groupe qui devrait avoir accès au workflow. Vous pouvez également spécifier des autorisations pour chaque utilisateur ou groupe. Cela vous permet de contrôler qui peut afficher, modifier et supprimer le workflow.

Vous pouvez également exporter un flux de travail et le partager avec d'autres. Pour ce faire, sélectionnez l'option «Exporter» et entrez le type de fichier. SharePoint générera ensuite un fichier qui peut être partagé avec d'autres.

Conclusion

La création d'un flux de travail dans SharePoint est facile et simple. Avec le designer SharePoint, vous pouvez créer et gérer les flux de travail rapidement et facilement. Vous pouvez également configurer le flux de travail en fonction de vos besoins, le tester et le déployer. De plus, vous pouvez partager le flux de travail avec d'autres et l'utiliser pour automatiser les tâches.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme Web conçue pour les entreprises et les organisations pour partager et gérer des documents. Il s'agit d'un outil de collaboration qui aide les gens à rester organisés et connectés les uns aux autres. Il permet également aux utilisateurs de créer des workflows, qui sont un ensemble d'étapes qui doivent être effectuées afin d'atteindre un objectif. SharePoint est un excellent outil pour les entreprises qui ont besoin de gérer facilement les documents et les tâches.

Comment créer un flux de travail dans SharePoint?

La création d'un flux de travail dans SharePoint est un processus simple. Tout d'abord, vous devrez accéder à la page Workflows dans SharePoint et cliquer sur le bouton «Créer un flux de travail». Ensuite, il vous sera demandé de saisir le nom du workflow et de sélectionner le type de workflow que vous souhaitez créer. Après cela, vous pourrez ajouter les étapes et les conditions pour le flux de travail. Une fois que vous avez terminé la création du flux de travail, vous pouvez l'enregistrer et il sera disponible pour une utilisation.

Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint pour les workflows?

L'utilisation de SharePoint pour les workflows offre plusieurs avantages pour les entreprises. Premièrement, il permet aux utilisateurs de créer et de gérer facilement les workflows, ce qui peut gagner du temps et des efforts. De plus, SharePoint facilite le suivi et le suivi de la progression d'un flux de travail, ainsi que pour faciliter les modifications ou les mises à jour d'un flux de travail. Enfin, l'utilisation de SharePoint aide à garantir que les entreprises suivent les étapes nécessaires afin de terminer leurs tâches.

Quels types de workflows puis-je créer dans SharePoint?

SharePoint permet aux utilisateurs de créer une variété de différents types de workflows. Ceux-ci peuvent inclure des workflows d'approbation, des workflows d'examen des documents, des workflows de gestion des tâches et bien d'autres. Selon le type de flux de travail nécessaire, les utilisateurs peuvent personnaliser le flux de travail pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Y a-t-il des limites à l'utilisation de SharePoint pour les workflows?

Oui, il y a certaines limites à l'utilisation de SharePoint pour les workflows. SharePoint ne prend pas en charge l'utilisation de services ou d'applications externes, ce qui peut limiter les types de workflows qui peuvent être créés. De plus, SharePoint peut être difficile à utiliser pour des flux de travail complexes, car il n'est pas aussi flexible que certains autres outils de flux de travail. Enfin, SharePoint n'est pas aussi convivial que certains autres outils de workflow, ce qui peut rendre difficile pour les utilisateurs de se lancer rapidement.

Il est clair que SharePoint est un outil puissant pour créer un workflow. Avec sa capacité à automatiser les processus, à affecter des tâches et à tenir tout le monde à jour, il peut aider toute équipe plus productive et efficace. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez facilement créer un flux de travail dans SharePoint qui est adapté aux besoins de votre entreprise. Avec la bonne configuration, vous et votre équipe pouvez tirer le meilleur parti de SharePoint et créer un flux de travail qui contribuera à augmenter la productivité et la collaboration.