Comment créer une bibliothèque dans SharePoint en ligne?

Cherchez-vous un moyen de stocker et d'organiser tous les documents et les ressources de votre organisation en un seul endroit? SharePoint Online vous offre un moyen facile et efficace de le faire. Dans cet article, vous apprendrez à créer une bibliothèque dans SharePoint en ligne, afin que vous puissiez facilement accéder et partager toutes les informations nécessaires. Avec quelques étapes simples, vous pouvez créer une bibliothèque complète qui vous aidera, vous et votre équipe, à rester organisé et productif.

Création d'une bibliothèque dans SharePoint en ligne

SharePoint Online est une puissante plate-forme cloud utilisée par des organisations du monde entier pour stocker, gérer, partager et collaborer sur des documents et d'autres informations. Avec SharePoint Online, vous pouvez facilement créer des bibliothèques pour stocker, partager et gérer des documents. Cet article expliquera comment créer une bibliothèque dans SharePoint en ligne.

Étape 1: Connectez-vous à SharePoint en ligne

La première étape de la création d'une bibliothèque dans SharePoint Online consiste à se connecter à votre compte SharePoint Online. Vous pouvez le faire en naviguant vers le site en ligne SharePoint de votre organisation et en vous connectant avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Étape 2: Créez une nouvelle bibliothèque

Une fois que vous vous êtes connecté à votre compte SharePoint Online, vous pouvez créer une nouvelle bibliothèque en cliquant sur l'onglet «Libraries» en haut de la page, puis en cliquant sur «Créer une nouvelle bibliothèque». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez saisir le nom de votre bibliothèque et choisir un modèle. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez ou non autoriser le versioning pour les documents et autres paramètres pour votre bibliothèque.

Étape 3: Ajouter du contenu à la bibliothèque

Une fois que vous avez créé votre bibliothèque, vous pouvez y ajouter du contenu en cliquant sur l'onglet «Fichiers» en haut de la page, puis en cliquant sur «Télécharger le document». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez sélectionner le fichier que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez également ajouter des documents de votre ordinateur ou d'un lien. Une fois que vous avez ajouté le document, vous pouvez ajouter du contenu supplémentaire tel que des images, des vidéos et des liens.

Étape 4: Personnalisez les paramètres de la bibliothèque

Une fois que vous avez ajouté du contenu à votre bibliothèque, vous pouvez personnaliser les paramètres en cliquant sur l'onglet «Paramètres» en haut de la page, puis en cliquant sur «Paramètres de la bibliothèque». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez définir des autorisations pour votre bibliothèque, choisir les colonnes visibles et personnaliser les vues.

Étape 5: Partagez la bibliothèque

Une fois que vous avez personnalisé les paramètres de votre bibliothèque, vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs en cliquant sur le bouton «Partage» en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez saisir les noms des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la bibliothèque et définir les autorisations pour chaque utilisateur.

Étape 6: Gérer la bibliothèque

Une fois que vous avez partagé votre bibliothèque avec d'autres utilisateurs, vous pouvez le gérer en cliquant sur l'onglet «Gérer» en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez définir des règles et des alertes, afficher le journal des activités et gérer le contenu de la bibliothèque.

Étape 7: surveiller l'utilisation de la bibliothèque

Une fois votre bibliothèque configurée et que les utilisateurs y accédent, vous pouvez surveiller l'utilisation en cliquant sur l'onglet «Utilisation» en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez afficher le nombre de fichiers accessibles, le nombre d'utilisateurs qui ont accédé à la bibliothèque et d'autres informations d'utilisation.

Étape 8: Ajouter des colonnes personnalisées

Vous pouvez ajouter des colonnes personnalisées à votre bibliothèque en cliquant sur l'onglet «Colonnes» en haut de la page, puis en cliquant sur «Créer la colonne». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez saisir le nom de la colonne, sélectionner le type de données et définir les critères de la colonne.

Étape 9: définir les politiques de rétention

Vous pouvez définir des politiques de rétention pour votre bibliothèque en cliquant sur l'onglet «Rétention» en haut de la page, puis en cliquant sur «Créer une stratégie». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez saisir le nom de la politique, définir la durée et déterminer l'action à prendre lorsque la politique est déclenchée.

Étape 10: Afficher les rapports

Vous pouvez afficher des rapports sur l'utilisation de votre bibliothèque en cliquant sur l'onglet «Rapports» en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez afficher les rapports sur le nombre de fichiers accessibles, le nombre d'utilisateurs qui ont accédé à la bibliothèque et d'autres informations d'utilisation.

Questions fréquemment posées

Question 1: Qu'est-ce que SharePoint en ligne?

Réponse: SharePoint Online est un service basé sur le cloud qui fait partie de la suite Office 365 des applications. Il est construit sur la technologie SharePoint Server de Microsoft et offre aux organisations une plate-forme sécurisée et hébergée pour stocker, gérer, partager et publier du contenu, ainsi que pour collaborer avec des collègues et des partenaires. SharePoint Online prend en charge la création de sites, bibliothèques, listes et autres composants, et fournit également des fonctionnalités telles que le partage de documents, le versioning et la recherche.

SharePoint Online est une plate-forme flexible, évolutive et conviviale qui permet aux organisations de personnaliser la façon dont ils travaillent et collaborent. Avec SharePoint Online, les utilisateurs peuvent accéder à leur contenu et collaborer avec des collègues de n'importe quel appareil, à tout moment. Cela en fait une plate-forme idéale pour les entreprises qui ont une main-d'œuvre distribuée ou celles qui ont besoin de mobilité.

Question 2: Comment créer une bibliothèque dans SharePoint en ligne?

Réponse: La création d'une bibliothèque dans SharePoint Online est facile et simple. La première étape consiste à ouvrir le site SharePoint dans lequel vous souhaitez créer la bibliothèque, puis cliquez sur l'onglet «Bibliothèque». Cela ouvrira la boîte de dialogue «New Library» qui vous invitera pour le nom et l'URL de la bibliothèque. Une fois que vous avez entré les détails requis, cliquez sur «Créer» pour créer la bibliothèque.

Une fois la bibliothèque créée, vous pouvez configurer les paramètres de la bibliothèque en fonction de vos besoins. Cela comprend la configuration du versioning, des types de contenu, de la navigation et d'autres paramètres. Vous pouvez également ajouter des colonnes à la bibliothèque pour stocker et gérer les métadonnées, ainsi que créer des vues pour filtrer et trier le contenu de la bibliothèque.

Question 3: Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint en ligne?

Réponse: SharePoint Online fournit aux organisations une plate-forme sécurisée et hébergée pour stocker, gérer, partager et publier du contenu, ainsi que collaborer avec des collègues et des partenaires. Il s'agit d'une plate-forme flexible, évolutive et conviviale qui permet aux organisations de personnaliser la façon dont ils travaillent et collaborent. Avec SharePoint Online, les utilisateurs peuvent accéder à leur contenu et collaborer avec des collègues de n'importe quel appareil, à tout moment.

SharePoint Online offre également aux organisations une gamme de fonctionnalités et d'outils pour rendre la collaboration plus facile et plus efficace. Il s'agit notamment du partage de documents, du versioning et de la recherche, ainsi que la possibilité de créer des sites, des bibliothèques, des listes et d'autres composants. Il offre également une intégration avec d'autres applications Office 365, telles que Outlook et OneDrive, ce qui facilite la gestion et le partage des fichiers et des documents.

Question 4: Dans quelle mesure SharePoint est-il sécurisé en ligne?

Réponse: SharePoint Online offre aux organisations une plate-forme sécurisée et fiable pour stocker, gérer, partager et publier du contenu. Il est construit sur la technologie SharePoint Server de Microsoft et offre aux organisations des fonctionnalités de sécurité robustes telles que le chiffrement des données, le contrôle d'accès, la gestion de l'identité et la protection des logiciels malveillants.

De plus, SharePoint Online est conforme à une gamme de normes de l'industrie, notamment ISO / IEC 27001, ISO / IEC 27017, ISO / IEC 27018 et les modèles de l'UE. Ces normes fournissent aux organisations un ensemble complet de contrôles de sécurité et de confidentialité qui peuvent être utilisés pour protéger leurs données et garantir la conformité aux lois et réglementations applicables.

Question 5: Quelles sont les exigences d'utilisation de SharePoint en ligne?

Réponse: Pour utiliser SharePoint Online, les organisations doivent avoir un abonnement Office 365. Cet abonnement comprend une gamme d'applications de bureau, ainsi que des outils de stockage et de collaboration cloud, tels que SharePoint Online. Les organisations devront également s'assurer que leur matériel et leurs logiciels sont compatibles avec SharePoint Online et qu'ils ont une connexion Internet fiable.

De plus, les organisations devraient tenir compte du coût de l'utilisation de SharePoint en ligne. Ce coût dépendra du nombre d'utilisateurs, des exigences de stockage et d'autres facteurs. Les organisations devraient également prendre en compte les coûts de maintenance et de soutien en cours, ainsi que le coût de toute fonctionnalité ou services supplémentaires dont ils peuvent avoir besoin.

Tutoriel SharePoint - Créez une bibliothèque de documents

En conclusion, la création d'une bibliothèque dans SharePoint Online est un excellent moyen d'organiser et de stocker des données et des documents. Avec les bonnes étapes, vous pouvez rapidement configurer une bibliothèque dans SharePoint Online et commencer à gérer et partager facilement vos documents. En profitant des fonctionnalités proposées par SharePoint Online, vous pouvez vous assurer que votre bibliothèque est bien organisée et sécurisée. Avec une bibliothèque dans SharePoint Online, vous pouvez stocker, organiser et partager facilement vos documents.