Comment créer une structure de dossiers dans SharePoint?

Vous recherchez un moyen efficace d'organiser et de stocker de grandes quantités de données dans SharePoint? La création d'une structure de dossiers dans SharePoint peut être un moyen efficace de gérer les informations, ce qui permet un accès rapide et facile à des documents importants. Dans ce guide, nous donnerons un aperçu des étapes nécessaires pour créer une structure de dossiers dans SharePoint, ainsi que quelques conseils sur la façon de s'assurer qu'il est optimisé pour une utilisation rapide et facile.

langue

Création d'une structure de dossiers dans SharePoint

SharePoint est une solution de cloud puissante et polyvalente pour une gestion efficace des documents. Il fournit un référentiel central sécurisé pour les fichiers, les données et autres contenus et permet aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement, stocker et partager des informations. Une façon de créer une structure de dossiers efficace dans SharePoint est d'utiliser une liste hiérarchique de dossiers pour organiser et gérer les documents et autres contenus.

Une structure de dossiers dans SharePoint peut être créée dans l'expérience moderne ou classique. L'expérience moderne est l'interface par défaut lors de la création d'un nouveau site dans SharePoint. C'est une expérience plus moderne, intuitive et riche en fonctionnalités par rapport à l'expérience classique. L'expérience classique peut être utilisée si vous préférez la méthode traditionnelle de gestion des documents et d'autres contenus. Quelle que soit l'expérience que vous choisissez, les étapes pour créer une structure de dossier dans SharePoint sont les mêmes.

Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à créer une structure de dossier dans SharePoint.

Étape 1: Connectez-vous à SharePoint

La première étape consiste à se connecter à votre compte SharePoint. Une fois connecté, vous serez emmené sur la page du tableau de bord principal. De là, vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités que SharePoint a à offrir.

Étape 2: Créez une bibliothèque

L'étape suivante consiste à créer une bibliothèque. Une bibliothèque est une collection de fichiers et d'autres contenus qui peuvent être utilisés pour stocker et organiser des documents. Vous pouvez créer une bibliothèque en cliquant sur le bouton «nouveau» et en sélectionnant «Library» dans le menu. Entrez un nom pour la bibliothèque et cliquez sur «Créer».

Étape 3: Créer des dossiers

Maintenant que vous avez créé une bibliothèque, vous pouvez commencer à créer des dossiers. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez «Dossier» dans le menu. Entrez un nom pour le dossier et cliquez sur «Créer». Vous pouvez créer autant de dossiers que vous devez créer une structure de dossiers efficace.

Étape 4: ajouter des fichiers aux dossiers

Une fois que vous avez créé des dossiers, vous pouvez commencer à leur ajouter des fichiers. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez «Fichier» dans le menu. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger et cliquez sur «Ouvrir». Vous pouvez ensuite sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez que le fichier soit stocké et cliquer sur «Enregistrer».

Étape 5: Créer des groupes

Les groupes sont un excellent moyen de contrôler l'accès à vos fichiers et à d'autres contenus. Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton «nouveau» et sélectionnez «Groupe» dans le menu. Entrez un nom pour le groupe et cliquez sur «Créer». Vous pouvez ensuite ajouter des membres au groupe et leur attribuer diverses autorisations.

Étape 6: Ajouter les autorisations

Une fois que vous avez créé des groupes, vous pouvez commencer à attribuer des autorisations aux dossiers et aux fichiers. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Autorisations» et sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez attribuer des autorisations. Vous pouvez ensuite sélectionner le type d'accès que le groupe doit avoir (afficher, modifier, supprimer, etc.) et cliquer sur «Enregistrer».

Étape 7: Créer des vues

Les vues sont un excellent moyen d'organiser et de gérer vos fichiers et autres contenus. Pour créer une vue, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez «Afficher» dans le menu. Entrez un nom pour la vue et sélectionnez le type de vue que vous souhaitez (liste, bibliothèque, calendrier, etc.) et cliquez sur «Créer». Vous pouvez ensuite personnaliser la vue à votre goût.

Étape 8: Créer des alertes

Les alertes sont un excellent moyen de rester à jour avec des modifications apportées à votre site SharePoint. Pour créer une alerte, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez «Alerte» dans le menu. Sélectionnez le type d'alerte que vous souhaitez (nouveau, modifié, supprimé, etc.) et cliquez sur «Créer». Vous pouvez ensuite personnaliser l'alerte à votre goût.

Étape 9: Gérer l'historique des versions

L'historique des versions est un excellent moyen de suivre les modifications apportées aux fichiers et autres contenus. Pour gérer l'historique des versions, cliquez sur le bouton «Gérer» et sélectionnez «Historique des versions» dans le menu. Vous pouvez ensuite afficher l'historique de la version pour chaque fichier et restaurer toutes les versions précédentes.

Étape 10: Créer des workflows

Les flux de travail sont un excellent moyen d'automatiser les tâches et les processus dans SharePoint. Pour créer un workflow, cliquez sur le bouton «nouveau» et sélectionnez «Workflow» dans le menu. Sélectionnez le type de workflow que vous souhaitez créer et cliquez sur «Créer». Vous pouvez ensuite personnaliser le flux de travail à votre goût.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme d'application Web créée par Microsoft qui fournit une large gamme de services, notamment la gestion de contenu, les portails intranet et les systèmes de gestion de documents. SharePoint permet aux organisations de partager, stocker et gérer les informations et les documents, ainsi que de collaborer sur des projets. Il est utilisé par les entreprises, les organisations et les particuliers pour une variété de tâches.

SharePoint peut également être utilisé pour créer une structure de dossiers pour organiser le contenu. Il permet aux utilisateurs de créer des dossiers et des sous-dossiers, attribuer des autorisations et contrôler l'accès aux fichiers. Cela facilite le suivi du contenu et facilite la recherche et l'accès.

Comment créer une structure de dossiers dans SharePoint?

La création d'une structure de dossiers dans SharePoint est un processus simple. Tout d'abord, connectez-vous au site SharePoint et sélectionnez l'onglet «Contenu du site». À partir de là, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez «dossier». Un nouveau dossier sera créé à l'emplacement actuel. Pour créer un sous-dossier, sélectionnez le nouveau dossier et cliquez sur «Nouveau» et sélectionnez à nouveau «dossier». Cela créera un sous-dossier situé dans le premier dossier.

Pour attribuer des autorisations à un dossier ou à un sous-dossier, sélectionnez le dossier et cliquez sur «Partager avec». Cela ouvrira la boîte de dialogue «Autorisations». Ici, vous pouvez ajouter des utilisateurs ou des groupes au dossier et définir les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe. Les autorisations peuvent être définies pour la lecture, l'écriture, la suppression ou le contrôle complet. Une fois les autorisations définies, cliquez sur «Enregistrer» pour appliquer les modifications.

Quels sont les avantages de la création d'une structure de dossiers dans SharePoint?

La création d'une structure de dossiers dans SharePoint peut aider les organisations à organiser leur contenu et à faciliter l'accès. En créant des dossiers et des sous-dossiers, les utilisateurs peuvent stocker du contenu de manière organisée, ce qui facilite la recherche et l'accès. De plus, l'attribution des autorisations aux dossiers peut aider à protéger les informations sensibles et à garantir que seuls les utilisateurs autorisés y ont accès.

La création d'une structure de dossiers dans SharePoint peut également aider les utilisateurs à collaborer plus facilement. En attribuant des autorisations aux dossiers, les utilisateurs peuvent partager des informations avec des collègues et travailler ensemble sur des projets. Cela facilite l'organisation et s'assurer que tout le monde a accès aux ressources correctes.

Quels sont les différents types d'autorisations disponibles dans SharePoint?

SharePoint propose plusieurs types d'autorisations différents qui peuvent être affectées aux dossiers et aux sous-dossiers. Les types les plus courants sont la lecture, l'écriture, la suppression et le contrôle complet. Les autorisations de lecture permettent aux utilisateurs de visualiser le contenu d'un dossier ou d'un sous-dossier, mais de ne pas apporter de modifications. Les autorisations d'écriture permettent aux utilisateurs de visualiser et de modifier le contenu d'un dossier ou d'un sous-dossier. Supprimer les autorisations permet aux utilisateurs de supprimer des fichiers d'un dossier ou d'un sous-dossier. Enfin, les autorisations de contrôle complètes donnent aux utilisateurs la possibilité d'afficher, d'éditer et de supprimer des fichiers d'un dossier ou d'un sous-dossier.

En plus de ces autorisations, SharePoint permet également aux utilisateurs d'attribuer des autorisations au niveau de l'utilisateur. Ce type d'autorisation permet aux utilisateurs de créer et de supprimer des dossiers et d'attribuer des autorisations à d'autres utilisateurs. Les autorisations de niveau utilisateur peuvent également être utilisées pour attribuer des autorisations spécifiques aux utilisateurs individuels. Par exemple, un utilisateur peut avoir un accès en lecture seule à un dossier tandis qu'un autre utilisateur a un contrôle complet.

Pouvez-vous créer une structure de dossiers dans SharePoint sur mobile?

Oui, il est possible de créer une structure de dossiers dans SharePoint sur un appareil mobile. Le processus est similaire à la création d'une structure de dossiers sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable. Tout d'abord, connectez-vous au site SharePoint et sélectionnez l'onglet «Contenu du site». À partir de là, cliquez sur le bouton «Nouveau» et sélectionnez «dossier». Un nouveau dossier sera créé à l'emplacement actuel.

Pour créer un sous-dossier, sélectionnez le nouveau dossier et cliquez sur «Nouveau» et sélectionnez à nouveau «dossier». Cela créera un sous-dossier situé dans le premier dossier. Pour attribuer des autorisations à un dossier ou à un sous-dossier, sélectionnez le dossier et cliquez sur «Partager avec». Cela ouvrira la boîte de dialogue «Autorisations», où vous pouvez ajouter des utilisateurs ou des groupes et définir les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe. Une fois les autorisations définies, cliquez sur «Enregistrer» pour appliquer les modifications.

Comment trouvez-vous et accédez-vous aux fichiers dans SharePoint?

La recherche et l'accès à des fichiers dans SharePoint est facile. Tout d'abord, connectez-vous au site SharePoint et sélectionnez l'onglet «Contenu du site». Cela ouvrira une liste de dossiers et de sous-dossiers. Pour accéder à un fichier, cliquez simplement sur le dossier ou le sous-dossier qui contient le fichier.

Une fois le dossier ou le sous-dossier ouvert, les fichiers contenus seront visibles. Pour ouvrir un fichier, cliquez simplement dessus et il s'ouvrira dans le programme associé. Si un fichier n'est pas visible, il se peut que l'utilisateur n'ait pas la permission de le visualiser. Dans ce cas, ils devront contacter le dossier ou le propriétaire du sous-dossier pour demander l'accès.

La création d'une structure de dossiers dans SharePoint peut être un excellent moyen d'organiser et de stocker le contenu, les documents et les données de votre entreprise. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement créer une structure de dossier qui vous permet de trouver et d'accéder facilement au contenu dont vous avez besoin. Avec la bonne structure de dossiers, vous pouvez vous assurer que votre contenu est organisé et sécurisé. Avec SharePoint, vous pouvez rester facilement en sachant que votre contenu est organisé et sécurisé.