Comment définir les autorisations dans SharePoint?

Cherchez-vous un moyen de gérer l'accès à vos documents et fichiers dans SharePoint? La définition des autorisations dans SharePoint peut vous aider à contrôler qui a accès à vos informations, ainsi que définir des restrictions sur la visualisation, l'édition et la suppression des fichiers. Dans cet article, nous discuterons de la façon de définir des autorisations dans SharePoint et de la gestion de l'accès que les utilisateurs ont à vos fichiers.

Comment définir les autorisations dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme puissante pour la gestion des documents, la collaboration et le partage de fichiers. Il offre aux organisations un moyen sécurisé et organisé de stocker, de partager et de gérer des documents. L'un des aspects les plus importants de SharePoint est sa capacité à définir des autorisations pour les documents et les dossiers. En définissant les autorisations, les utilisateurs peuvent contrôler qui peut afficher, modifier, supprimer ou même accéder à certains documents.

Comprendre les autorisations et les niveaux d'accès

Les autorisations dans SharePoint sont définies par les niveaux d'accès. Il y a quatre niveaux d'accès principaux: afficher, contribuer, concevoir et contrôler le plein. Le niveau d'accès détermine les actions que les utilisateurs peuvent entreprendre dans une bibliothèque de documents. Par exemple, un utilisateur avec l'accès à vue ne peut afficher que des documents dans la bibliothèque, tandis qu'un utilisateur avec un accès contributif peut afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des documents dans la bibliothèque.

Le niveau d'accès complet à contrôler est le plus puissant, car il permet aux utilisateurs de gérer la bibliothèque, y compris la définition des autorisations et la gestion des documents. Ce niveau d'accès est généralement accordé au propriétaire ou à l'administrateur de la bibliothèque.

Définition des autorisations dans SharePoint

La définition des autorisations dans SharePoint est un processus simple. Commencez par accéder à la bibliothèque de documents où vous souhaitez définir les autorisations. Sélectionnez l'onglet «Library», puis cliquez sur «Autorisations». Cela ouvrira la page des autorisations, où vous pouvez voir la liste des utilisateurs et leurs niveaux d'accès respectifs.

Pour ajouter un nouvel utilisateur ou un nouvel groupe à la bibliothèque, cliquez sur «Ajouter des utilisateurs». Vous pouvez rechercher des utilisateurs ou des groupes par nom ou adresse e-mail. Après avoir sélectionné l'utilisateur ou le groupe, vous pouvez sélectionner le niveau d'accès approprié. Une fois que vous avez fini d'ajouter des utilisateurs et des groupes, cliquez sur «OK» pour enregistrer les modifications.

Gestion des autorisations dans SharePoint

La gestion des autorisations dans SharePoint est un processus simple. Pour modifier les autorisations d'un utilisateur ou d'un groupe, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe dans la liste de la page Autorisations. Vous pouvez ensuite sélectionner le niveau d'accès souhaité pour cet utilisateur ou groupe.

Vous pouvez également gérer les autorisations d'un document ou d'un dossier spécifique. Pour ce faire, accédez au document ou au dossier, sélectionnez l'onglet «Fichiers», puis cliquez sur «Autorisations». Cela ouvrira la page des autorisations, où vous pouvez modifier les niveaux d'accès des utilisateurs et des groupes.

Héritage des autorisations dans SharePoint

Dans SharePoint, les autorisations peuvent être héritées du dossier parent. Cela signifie que les paramètres d'autorisation du dossier parent seront appliqués à tous ses sous-plier et documents. Pour activer cette fonctionnalité, sélectionnez l'onglet «Library», puis cliquez sur «Autorisations». Sur la page des autorisations, sélectionnez la case «Hériter des autorisations» pour activer cette fonctionnalité.

Partage de documents dans SharePoint

SharePoint permet également aux utilisateurs de partager des documents avec des utilisateurs externes. Pour ce faire, sélectionnez le document que vous souhaitez partager, cliquez sur le bouton «Partage», puis entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le document. L'utilisateur recevra une notification par e-mail avec un lien vers le document. Ils peuvent ensuite accéder au document avec le lien fourni.

Définition des alertes dans SharePoint

SharePoint permet aux utilisateurs de définir des alertes pour les informer des modifications des documents et des dossiers. Pour définir une alerte, accédez au document ou au dossier et sélectionnez l'onglet «Fichiers». Cliquez ensuite sur «Alert Me» et sélectionnez le type d'alerte que vous souhaitez définir. Vous pouvez également sélectionner la fréquence de l'alerte et les utilisateurs ou les groupes que vous souhaitez être informé.

Gestion des documents dans SharePoint

SharePoint fournit une variété d'outils pour gérer les documents. Dans la bibliothèque de documents, les utilisateurs peuvent trier les documents, filtrer les documents et rechercher des documents. Pour trier les documents, sélectionnez l'onglet «Fichiers», puis cliquez sur le menu déroulant «Trier par» pour sélectionner l'option de tri souhaitée. Pour filtrer les documents, sélectionnez l'onglet «Fichiers», puis cliquez sur le bouton «Filtrer». Vous pouvez ensuite sélectionner l'option de filtre souhaitée. Pour rechercher des documents, entrez le terme de recherche souhaité dans la case «Recherche».

Conclusion

La définition des autorisations dans SharePoint est un processus simple. En comprenant les différents niveaux d'accès et en gérant les autorisations, les utilisateurs peuvent s'assurer que les bonnes personnes ont accès aux bons documents. De plus, les utilisateurs peuvent partager des documents avec des utilisateurs externes et définir des alertes pour être informée des modifications des documents. Enfin, SharePoint fournit une variété d'outils pour gérer des documents, tels que le tri, le filtrage et la recherche. Avec ces outils, les utilisateurs peuvent gérer rapidement et facilement des documents dans SharePoint.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est un service basé sur le cloud développé par Microsoft. Il permet aux utilisateurs de collaborer et de partager des informations de manière sécurisée et organisée. Il comprend des fonctionnalités telles que des bibliothèques de documents, des portails Web et d'autres outils de collaboration. SharePoint est un excellent outil pour les équipes pour travailler ensemble dans un emplacement central, à la fois au bureau ou à distance.

Comment définir les autorisations dans SharePoint?

La définition des autorisations dans SharePoint est relativement simple. Tout d'abord, vous devez déterminer qui a accès à votre site SharePoint et quel niveau d'accès ils ont. Vous pouvez le faire en configurant des groupes d'utilisateurs et en attribuant les autorisations appropriées à chaque groupe. Une fois que vous avez configuré les groupes d'utilisateurs, vous pouvez attribuer des utilisateurs individuels au groupe approprié. Cela vous permettra de contrôler qui a accès à votre site SharePoint et quel type d'accès ils ont.

Quels sont les différents niveaux d'autorisation dans SharePoint?

Il existe plusieurs niveaux d'autorisation différents dans SharePoint. Ceux-ci incluent le contrôle complet, la conception, la contribution, la lecture et la vue uniquement. Le contrôle complet permet aux utilisateurs d'apporter des modifications au site, tandis que la conception permet aux utilisateurs d'apporter des modifications à l'apparence du site. Contribuer permet aux utilisateurs d'ajouter, de modifier et de supprimer les éléments, tandis que la lecture permet aux utilisateurs de visualiser le site, mais de ne pas modifier. Affichage permet uniquement aux utilisateurs de visualiser le site mais de ne pas modifier.

Comment définir des autorisations pour un utilisateur spécifique?

Si vous souhaitez définir des autorisations pour un utilisateur spécifique, vous pouvez le faire en accédant à la page «Paramètres du site» et en sélectionnant «People and Group». De là, vous pourrez ajouter ou supprimer des utilisateurs individuels et leur attribuer un niveau d'autorisation spécifique. Vous pouvez également attribuer le même niveau d'autorisation à plusieurs utilisateurs en sélectionnant l'option «Groupe» et en créant un nouveau groupe.

Quelle est la différence entre un site et une bibliothèque de documents?

Un site est une collection de pages Web accessibles par les utilisateurs. Il se compose généralement d'une page d'accueil et d'autres pages avec des informations liées à un sujet spécifique. Une bibliothèque de documents est un référentiel pour les documents auxquels les utilisateurs peuvent accéder. Il contient généralement des dossiers et des sous-dossiers dans lesquels les documents peuvent être stockés et partagés. Les bibliothèques de documents sont généralement accessibles via un site SharePoint, tandis que les sites sont accessibles via un navigateur Web.

✅ Comment définir les autorisations SharePoint - Tutoriel

La définition des autorisations dans SharePoint peut être un processus complexe, il est donc important de comprendre les options disponibles et les approches qui créeront le résultat souhaité. En prenant le temps de comprendre les différents niveaux d'autorisation, les utilisateurs et les groupes spécifiques et le type d'accès nécessaire, les propriétaires de sites SharePoint peuvent s'assurer que leurs sites sont sécurisés et que les utilisateurs ont accès aux ressources dont ils ont besoin. Avec une planification et une exécution appropriées, les autorisations SharePoint peuvent être utilisées pour protéger les données et s'assurer que les utilisateurs ont l'accès dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches.